аналитический центр Как организовать учет командировок по новым правилам Челябинск, сентябрь 2015 Хронология последних изменений в правилах оформления командировок 2 Основные документы, регулирующие особенности командирования • Трудовой кодекс РФ; • Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749; • Налоговый кодекс РФ; • Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н; • Приложение к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-0911/06-5250 Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат. 3 Понятие «командировка» • Командировкой признается разовая поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). • Служебные поездки сотрудников, работа которых носит разъездной характер, нельзя относить к командировкам (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). • Оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора с сотрудником (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Соответственно, основное отличие разъездной работы от командировок состоит в том, что разъездная работа непосредственно входит в составную часть трудовой функции сотрудника. 4 Отличия разъездного характера работ от командирования (статья 168.1 Трудового кодекса РФ) К работам с разъездным характером относятся работы, которые: Разъездной характер носят работы, при которых: • происходят в пути; • предполагают постоянные разъезды; • выполняются в полевых условиях. • у сотрудника нет неподвижного рабочего места; • большая часть рабочего времени проходит в поездках (перемещениях). 5 Поездки внештатных лиц • Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, не может быть направлен в командировку. • Трудовое законодательство не распространяется на граждан, работающих по гражданско-правовым договорам (ст. 11 ТК РФ). Поэтому их поездки, связанные с исполнением заключенных договоров, командировками не являются. Это следует из положений статьи 166 Трудового кодекса РФ. • Если для выполнения задания человека нужно направить в другую местность, условия поездки следует обязательно прописать в договоре. И самое главное – в нем нужно оговорить порядок возмещения затрат, связанных с такой поездкой. • Если заранее предусмотреть поездку нельзя, необходимые условия нужно внести в договор после того, как он заключен (ст. 450 ГК РФ). Дополнения оформите в виде письменного соглашения и приложите к договору. 6 С 8 января 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749: 1. Отменена необходимость оформления: - командировочного удостоверения; - служебного задания; - отчета о командировке. 2. В связи с отменой оформления командировочного удостоверения фактический срок пребывания в командировке стал определяться по проездным документам или указываться сотрудником в служебной записке, если он добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае дополнительно необходимо прикладывать к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). 7 С 8 августа 2015 г. Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771 внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749: 1. Отменена необходимость ведения журнала учета командированных сотрудников. 2. Направление работника в командировку должно производиться на основании письменного решения работодателя, при этом решение о командировке должно содержать сведения о способе проезда. 3. Командировка на личном и служебном транспорте должна быть подтверждена служебной запиской. 4. В перечень прилагаемых к служебной записке документов добавлен маршрутный лист (в том случае, если в путевом листе не приведены места следования работника). 5. В том случае, если по возвращении из поездки у работника не оказалось проездных документов, фактический срок командировки могут подтвердить квитанция, талон из гостиницы или любой другой документ о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. 8 Особенности признания расходов на командировки для целей налогообложения 9 Налог на прибыль организаций На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. 10 Расходы на проезд • В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин привел положения ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. • В соответствии с положениями Федерального закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. • Чиновники финансового ведомства особо подчеркнули, что в случае отсутствия документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, налогоплательщик не вправе признать указанные расходы для целей налогообложения прибыли организаций. 11 Расходы на наем жилого помещения • В Письме от 03.03.2015 № 03-03-07/11015 Минфин уточнил, что согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. • Принимая во внимание положения названных статей, а также нормы ст. 252 и 264 НК РФ, налогоплательщик вправе учесть расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения, при их подтверждении первичными учетными документами, оформленными в установленном порядке. 12 Как подтвердить срок командировки? • Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. 13 Как подтвердить срок командировки? • В Письме от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251 Минфин, рассмотрев вопрос о подтверждении срока командировки при проезде на стороннем транспорте, высказал следующее мнение: в случае проезда работника к месту командирования и обратно к месту работы на транспорте сторонней автотранспортной организации, оказывающей налогоплательщику услуги по перевозке сотрудника, с учетом того, что перечень оправдательных документов не закрыт, подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке, а также использования указанного транспорта могут быть любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно на указанном транспорте. 14 Как подтвердить срок командировки? • Аналогичные разъяснения представлены Министерством Финансов РФ в следующих письмах: • от 07.05.2015 № 03-03-06/1/26489, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23680, от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 – при рассмотрении вопроса об учете в целях налога на прибыль командировочных расходов на проезд работника к месту командирования и обратно к месту работы на личном транспорте; • от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840 – при рассмотрении вопроса о подтверждении фактического срока пребывания работника в командировке в случае проезда к месту командировки и обратно на служебном транспорте; 15 Налог на доходы физических лиц В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). 16 Налог на доходы физических лиц Расходы на проезд • В Письме от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918 Минфин пришел к выводу, что при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, суммы возмещения организацией-работодателем таких расходов подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Суточные • Размер суточных в целях расчета НДФЛ нормируется (п. 3 ст. 217 НК РФ.). • Не облагаются НДФЛ суточные в пределах: - 700 руб. за день нахождения в командировке в России; - 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке. • С суточных, выплаченных сверх установленных норм, необходимо исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. 17 Страховые взносы Частью 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ предусмотрено, что вся сумма выданных работнику суточных не облагается страховыми взносами. При этом нормы суточных (как и других расходов на командировки) определяются коллективным договором или иным локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). 18 Спорные ситуации Может ли организация отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, сумму суточных, выплаченных за однодневную командировку? Если раньше позиция Минфина России была не в пользу компаний, то после нескольких судебных решений, при вынесении которых суды вставали на сторону налогоплательщиков, ведомство поменяло свое мнение (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 г. № Ф07-2310/12 по делу № А56-48850/2011, постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 июня 2012 г. № Ф07-1200/12 по делу № А058580/2011). 19 Спорные ситуации Может ли организация отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, сумму суточных, установленную приказом руководителя, но превышающую лимит, закрепленный в коллективном договоре? Нормирование суточных для целей налога на прибыль было отменено еще с 1 января 2009 года (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ), а значит, организация может принять в расходы всю сумму суточных, выданных сотруднику на основании коллективного договора или локального нормативного акта. А вот все, что было выплачено сверх установленных компанией норм, в том числе и по приказу руководителя, к расходам отнести не удастся (письмо Департамента налоговой и таможеннотарифной политики Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206). 20 Спорные ситуации Можно ли учесть не подтвержденные документально расходы на проживание сотрудника в командировке в затратах по налогу на прибыль и нужно ли начислять НДФЛ на эти выплаты? Неподтвержденные документально затраты в расходах для целей налога на прибыль учесть нельзя. Затраты на наем жилого помещения можно отнести к расходам, уменьшающим налог на прибыль, в случае их документального подтверждения (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В качестве последнего могут выступать счета из гостиницы, кассовые чеки, договор найма жилого помещения и т. д. Если же во время командировки сотрудник поселился у частного лица, то подтверждающим документом может быть договор найма или иной документ, подтверждающий расходы по найму жилого помещения, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 февраля 2008 г. № А26-1621/2007). 21 Спорные ситуации Можно ли принять в расходы затраты командированного работника на оплату такси, и если да, то какими документами их подтвердить? Затраты на такси можно принять в расходы, если они были экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС Московского округа от 13 декабря 2013 г. № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012, письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223). Подтверждающими документами при этом будут чеки ККТ или квитанции об оплате проезда – один из этих документов таксист обязан выдать (п. 111 постановления Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 "Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом"). Вместе с ними сотрудник должен приложить служебную записку с пояснениями расходов на такси, указав маршрут и обоснование использования этого вида транспорта. 22 Схема документального оформления командировки: от А до Я 23 Этап 1. Документы, необходимые для направления работника в командировку • Приказ о направлении работника в командировку. Определяет срок и цель поездки. Организация может использовать унифицированную форму № T-9 (№ Т-9а), утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо разработать свою форму, утвердив ее в учетной политике. 24 25 Этап 2. Документы, необходимые для подтверждения командировки • Проездные документы. Определяют фактический срок пребывания в месте командирования. • Документы на проживание. При отсутствии билетов гостиничные документы могут подтвердить срок командировки. 26 Подтверждение командировки на личном или служебном транспорте Служебная записка. Форма служебной записки не приведена в положении № 749, поэтому организация должна сама разработать бланк и утвердить его приказом руководителя. В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника. Служебная записка необходима для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичной документации реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся: • наименование и дата составления документа, • название компании, • содержание хозяйственной операции, • величина натурального измерения — количество дней поездки, • подпись работника. 27 Обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку? Нет, не обязательно. Однако служебную записку необходимо оформить, если: • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.; • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. 28 29 Этап 2. Документы, необходимые для подтверждения командировки • Авансовый отчет. Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). 30 31 Особенности оплаты труда за период командирования 32 Оплата труда за период командирования При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). 33 Оплата работы в выходной день в командировке ст. 153 ТК РФ • производить выплату исходя из тарифной ставки (оклада) сотрудника с учетом фактически отработанного времени ст. 167 ТК РФ • производить выплату исходя из среднего заработка Рекомендуется закрепить порядок привлечения командированного сотрудника к работе в выходные дни и оплаты этих дней в локальных документах организации. 34 Оплата труда при направлении в командировку совместителя Средний заработок сохраняется у того работодателя, который направляет сотрудника в командировку. Если сотрудник едет в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, то средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними. 35 Основные нарушения по учету командировок, выявляемые при аудиторских проверках 36 Нарушения, связанные с учетом командировок, как и любые нарушения по учету кадров и оплатой труда, в некоторых случаях влекут искажение базы для начисления страховых взносов, а также могут повлиять на размер налога на доходы физических лиц, подлежащий удержанию и перечислению в бюджет из доходов физического лица. 37 Мы выделяем 4 группы нарушений ①Нарушение прав работника и несоблюдение организацией обязанностей в рамках трудового законодательства РФ. ②Нарушения в сфере документального оформления первичных кадровых документов и документов по оплате труда. ③Ошибки, допущенные при расчете с персоналом по оплате труда. ④Экономическая необоснованность расходов по оплате труда. понесенных 38 Нарушения первой группы: При командировании работников не подтверждается документально факт переработки, а также обоснованность оплаты за работу в выходные дни. Допускается переработка в период командирования без надлежащего документального оформления и с нарушением статьи 110 Трудового кодекса РФ в части продолжительности еженедельного отдыха. 39 Нормы трудового законодательства при привлечении работников к сверхурочным работам: • работники могут быть привлечены к сверхурочным работам только с их письменного согласия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством; • не требуется согласие работников на сверхурочную работу в случаях, установленных статьей 99 ТК РФ (аварийные ситуации или необходимость производства общественно значимых работ); • продолжительность сверхурочной работы превышает 4 часа в течение двух дней подряд. 40 Нарушения второй группы: Формы первичных учетных документов и регистров по командировкам не утверждены учетной политикой организации в порядке, предусмотренном статьями 9 и 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Не оформляется расчет среднего заработка за период командирования в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда. Отсутствуют подписи работников с собственноручно указанными датами ознакомления на приказах о командировании, о работе в выходные дни, продлении командировки. Первичные документы (служебная записка) не содержат таких обязательных реквизитов как дата составления, должности и подписи ответственных лиц. 41 Нарушения третьей группы: Ошибки в расчетах среднего заработка при командировании: • неправильно определяется количество дней в расчетном периоде – не исключаются периоды, за которые работнику производится оплата по среднему заработку; • неверно определяется сумма выплат, участвующих в расчете среднего заработка: o премиальные начисления за год, квартал включаются общей суммой, в то время как их следует распределять по месяцам пропорционально; o в сумму выплат не включаются премиальные начисления за последний месяц расчетного периода, так как начисление производится до того, как формируются окончательные данные о начисленной заработной плате и причитающихся премиальных выплатах. 42 Нарушения третьей группы: При командировании сотрудников оплата труда производится с нарушением статьи 167 Трудового кодекса РФ – в соответствии с установленным окладом, а не по среднему заработку. Статьей 167 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. 43 Нарушения четвертой группы: Табель учета рабочего времени или хозяйственные операции не соответствуют иным кадровым документам: • в табеле не отмечаются как неявки дни командирования; • в табеле не фиксируется точное время работы в дни сверхурочных работ; Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, который подтверждает фактический выход работников и отработанное время, то есть является основанием для начисления оплаты труда, в том числе по всем дополнительным основаниям. 44 Нарушения четвертой группы: Расходы, связанные со служебными поездками работников, нельзя признать экономически обоснованными, по причине расхождения данных в первичных учетных документах, например, в табеле учета рабочего времени, приказе на командировании, командировочном удостоверении (до 2015 года), в служебных записках, авансовом отчете и путевых листах. 45 Ответственность за несоблюдение трудового законодательства РФ: Возможно привлечение организации к административной ответственности по пункту 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. 46 СПАСИБО за внимание 47 аналитический центр