Опыт компании «РН-Учет» по созданию центра обработки финансовых данных Владислав Полев Руководитель практики внедрения ЭХД «Логика бизнеса 2.0» Сергей Губушкин Руководитель управления автоматизации учетных процессов и развития бизнеса «РН-Учет» Содержание Cитуация на начало проекта Предпосылки проекта Используемые технологии и решения Результаты проекта Планы по развитию проекта 2 Cитуация на начало проекта Централизованная бухгалтерия компании (десять филиалов и 57 ТУ) Один филиал обслуживает порядка 50 предприятий компании Всего на обслуживании порядка 500 предприятий и тысячи контрагентов Больше количество квалифицированного персонала в каждом филиале Отсутствие единой точки загрузки данных в учетную систему компании Большое количество первичных бухгалтерской документации 3 Предпосылки к реорганизации В Москве обслуживается порядка 60 предприятий — ДОРОГО В четырех регионах создается объединённый центр обработки (ОЦО), в том числе и Самаре С марта 2012 года 20 предприятий перейдут на обслуживание в Самаре Документы на бумажных носителях продолжат поступать в филиал в Москве Транспортировка «бумажных» документов — ДОРОГО и ДОЛГО Сканирование на местах и передача по почте, общедоступным ресурсам и прочим каналам — не приемлемо 4 Предложенные функциональные и организационные изменения Проект начинается с «пилотного» ОЦО в Самаре Квалифицированный персонал из филиалов сосредотачивается в ЕЦ Обслуживание предприятий компании переводят в Самару В филиалах остаются подразделения входного контроля Создается единая система ввода и хранения данных Создается единая учетная система 5 Пилотный проект: кто, что, когда и на каких технологиях Этап 1 – 1 месяц Аналитическое обследование объекта автоматизации Разработка архитектуры на пилот и на полный проект Разработка комплекта технической и эксплуатационной документации Этап 2 – 1 месяц Развертывание системы на двух площадках в Москве и Самаре Разработка гибких шаблонов для четырех видов документов Консультации пользователей системы Этап 3 – 1 месяц Тестовая эксплуатация Запуск пилота Москва – Самара 6 ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА СКАНИРОВАНИЯ, ПЕРЕДАЧИ, ХРАНЕНИЯ И РАСПОЗНАВАНИЯ ОБРАЗОВ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ Из Москвы в Самару за 1 минуту Сканирование пакета документов Атрибутивное распознавание Загрузка данных в хранилище Обработка пакета документов Ввод данных в учетную систему Принятие к учету и смена статуса пакета 7 Логика ECM. Финансовые документы Оперативная доставка документов из отдаленных подразделений и филиалов в централизованную бухгалтерию Исключение потери первичных финансовых документов, как на этапе сбора, так и при хранении Единый централизованный архив электронных копий финансовых документов Сокращение сроков поиска документов, сбора документов за период, подготовки финансовых отчетов и актов сверки Устранение затрат, связанных с децентрализованной обработкой финансовых документов 8 Результаты проекта (1) Интеграция подсистемы сканирования со справочниками контрагентов учетных систем Потоковый ввод документов в систему Карточки для типизируемых (атрибутивное распознавание) и нетипизируемых (полнотекстовое распознавание) документов Механизм формирования пакетов документов на основании данных, полученных из подсистемы сканирования и распознавания Автоматическая загрузка скан-образов и атрибутов документа в систему Гибкие шаблоны для распознавания четырех типов документов (с-ф, ТОРГ-12, КС-2, КС-3): шаблоны ориентированы на документы компании автоматическое выполнение арифметических проверок суммы НДС для счет-фактуры автоматическое извлечение атрибутов документа на бумажном носителе 9 Результаты проекта (2) Маршрут обработки документов между сотрудниками центрального офиса и филиалом в Самаре: полный жизненный цикл пакета документов автоматический запуск процесса согласования механизм групповой обработки документов Распределенная архитектура решения с сетевой топологией в не доверенных доменах Выборка данных из AD для аутентификации пользователей в системе Механизм штрихкодирования, уникальный формат штрихкода (архивирование документов, интеграция с учетными системами) Проверка наличия документа в системе при загрузке по ключевым атрибутам и обновление версий документа Автоматическое создание иерархической структуры хранения документов и размещения в ней документов Автоматическое назначение прав доступа на документы и операция над ними 10 Планы по развитию проекта Тираж системы в оставшиеся филиалы и территориальные управления Расширение функциональных возможностей системы Разработка гибких шаблонов для работы максимально возможного количества видов документов Интеграция с существующей учетной системой в компании Интеграция с системой согласования договоров Разработка процесса согласования и обработки документов для налогового и бухгалтерского учета 11 12 Спасибо за внимание! Вопросы? Владислав Полев Руководитель практики внедрения ЭХД «Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) vpolev@blogic20.ru