Отчет на Ученом Совете

Задача : выявить слабые стороны и устранить их!
Аудит не следует путать с деятельностью по «надзору и
контролю»!
Аудит касается системы менеджмента качества
организации, а не оценки персонала.
Цель внутреннего аудита:
- не выявить нарушения и ошибки для последующих
выводов и наказания виновных, а увидеть и оценить
слабые стороны в работе и дать рекомендации,
направленные на повышение эффективности системы
качества.
Основные разделы аудита
1. Управление документацией и записями.
2. Деятельность руководства по управлению записями.
3. Управление персоналом.
4. Управление инфраструктурой.
5. Управление производственной средой.
6. Планирование.
7. Взаимодействие с потребителями.
8. Проектирование и разработка образовательных программ.
9. Реализация образовательных программ.
10.Управление средствами мониторинга и измерения.
11.Измерение, анализ и улучшение.
№
1.
Представленные объективные свидетельства
Планирование процессов (план работы кафедры,
Индивидуальный план работы преподавателя, План
стратегического развития НовГУ, Программа стратегического
развития НовГУ)
2.
Осуществление процессов (ООП: УМК по дисциплинам, учебные
планы)
3.
Управление процессами (Положения)
4.
Доступные и идентифицированные записи (Протоколы заседаний
кафедры, приказы)
5.
Политика в области качества, доведение информации на
заседаниях кафедр
6.
Анализ со стороны руководства в подразделении (годовой отчет
кафедры, отчет к рейтингу кафедры)
7.
Обеспечение СМК необходимыми ресурсами (штат кафедры,
заявки на оборудование для организации учебного процесса,
заявки на ремонт помещений, заявки на программное
обеспечение, заявки на литературу)
№
Представленные объективные свидетельства
8.
Требования потребителей (ФГОС, ООП, договора на практики,
договора о сотрудничестве по подготовке специалистов)
9.
Доведение политики в области качества НовГУ до персонала
(портал novsu.ru)
10.
Цели (план работы подразделения) измеримы и согласованы с
политикой НовГУ (определены ответственные и сроки, планы за 3
года)
11.
Соответствие сроков выполнения планам (отчетные данные о
деятельности кафедры, протоколы заседаний кафедры)
12.
Матрица полномочий и ответственности персонала
(распределение должностных обязанностей на кафедре,
должностные инструкции)
13.
Доведение ответственности и полномочий до персонала (лист
ознакомления с должностными инструкциями с подписями всех
сотрудников)
14.
Обмен информацией в подразделениях (на заседаниях кафедр,
информация на странице кафедры портала НовГУ)
№
Представленные объективные свидетельства
15.
Определение уровня необходимой компетентности персонала
(определены в ФГОС, в ООП, Политика в области качества НовГУ)
16.
Обеспечение подготовки персонала (планы по повышению
квалификации персонала)
17.
Оценка результативности проведенной подготовки
(разработанные и утвержденные УМК для ООП по ФГОС,
публикация ППС)
18.
Данные об образовании, подготовке, навыках и опыте персонала
(личная карточка)
19.
Обеспечение и поддержание инфраструктуры в рабочем
состоянии (состояние лабораторий, оборудования для
организации учебного процесса, определение потребностей в
развитии инфраструктуры в Плане работы кафедры)
20.
Управление факторами производственной среды (Инструкции по
ТБ в помещениях, при работе за ПК)
21.
Планирование бизнес-процессов в подразделении
(распределение учебной нагрузки среди персонала)
№
Представленные объективные свидетельства
22.
Записи о соответствии процессов выпуска и продукции
требованиям (отчеты ГАК)
23.
Анализ требований, относящихся к продукции (протоколы
заседаний кафедр по вопросам результатов 9-ой недели, сессии,
работы ГАК. Принятые решения в протоколах заседаний кафедр
по данным вопросам)
24.
Записи о результатах анализа и последующих действиях
(Протоколы заседаний кафедр, договора на целевую контрактную
подготовку, внесение изменений а Учебном плане)
25.
Мероприятия по поддержанию связи с потребителями (Ярмарки
вакансий, Дни открытых дверей, претензии со стороны
потребителей на качество подготовки выпускников)
26.
Планирование процесса «Проектирование и разработка
образовательных программ» (Приказ о подготовке к новому уч.
году, в планах работы кафедр отражены мероприятия по
улучшению ООП, ответственность, полномочия, сроки выполнения)
№
Представленные объективные свидетельства
27.
Поддержание записей в рабочем состоянии «Проектирование и
разработка образовательных программ» (контингент студентов,
ФГОС ВПО, ГОС ВПО, требования потребителей)
28.
Соответствие образовательных программ входным требованиям
(ФГОС ВПО) (замечания предыдущего аудита исправлены, приняты
решения по отчетам председателей ГАК)
29.
Верификация проекта образовательной программы (согласование
ООП с работодателями на титульном листе)
30.
Валидация ООП (согласующие и утверждающие подписи на ООП)
31.
Средства мониторинга и измерений (контрольно-измерительные
материалы – экзаменационные билеты, …)
32.
Методы получения и использования информации об
удовлетворенности потребителей (анкеты, отзывы, результаты
социалогических исследований в НовГУ)
33.
Методы мониторинга и измерений процессов (показатели
рейтинга кафедр)
№
Представленные объективные свидетельства
34.
Осуществление мониторинга и измерения характеристик
продукции (записи о проведенных и запланированных
контрольных мероприятиях (результаты промежуточной
аттестации, результаты сессии, результаты работы ГАК)
35.
Анализ данных по характеристикам и тенденциям процессов
(отчет о работе кафедры)
36.
Свидетельства повышения результативности СМК (повышения
рейтинга кафедр по сравнению с прошлыми периодами)
Градация несоответствий
Результаты внутреннего аудита подразделений ИСХПР
Кафедра
Несоответствия
Значительные
Наблюдения
Малозначительные
КЭП
1
КББХ
1
КЛХ
7
КГСТ
5
КФПХ
1
1
1
КЖ
2
КР
3
КТСП
2
КМСХ
2
5
Всего по
ИСХПР
3
26
3
Кафедра экологии и природопользования
Малозначительное несоответствие:
- рассматриваемые вопросы в протоколах
заседаний кафедры не соответствуют вопросам
в плане работы кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б)
Кафедра биологии и биологической химии
Малозначительное несоответствие:
- договора на практику студентов и о
сотрудничестве по подготовке специалистов
устарели (ГОСТ ISO 9001 п. 7.2.б).
Кафедра лесного хозяйства
Малозначительные несоответствия:
- отсутствует номенклатура дел в подразделении, папки не
пронумерованы (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2);
- планы работы по СМК не утвержден и не согласован (ГОСТ ISO
9001 п. 4.2);
- в индивидуальных планах работы преподавателя отсутствует
оценка работы и подпись зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п.4.2.а);
- рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры
не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO
9001 п. 5.4.б);
- должностные инструкции не согласованы и нет листа
ознакомления работников (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);
- инструкции по технике безопасности устарели (2001г.) (ГОСТ
ISO 9001 п. 6.4 а);
- повышение квалификации персонала в профессиональной
деятельности не планируется, проводится только по
необходимости (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2.1).
Кафедра географии, страноведения и туризма
Наблюдение:
- вместо личной карточки ведется папка на каждого
преподавателя по показателям самооценки (ГОСТ ISO 9001 п.
6.2.2.г);
Малозначительные несоответствия:
- номенклатура дел не утверждена, папки не пронумерованы
(ГОСТ ISO 9001 п. 4.2);
- рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний
кафедры не соответствуют вопросам в плане работы кафедры
(ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);
- в планах работы показатели не соизмеримые, но есть графа
о выполнении работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4);
- отсутствуют должностные инструкции для УВП, лист
ознакомления с должностными инструкциями оформлен не
по требованиям (ГОСТ ISO 9001 п.5.5.1);
- отсутствует план повышения квалификации преподавателей
(ГОСТ ISO 9001 п. 4.2.1).
Кафедра фундаментальной и прикладной химии
Значительное несоответствие:
- отсутствует годовой отчет кафедры (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б);
Малозначительное несоответствие:
-некоторые документы не датированы (УМК) (ГОСТ ISO 9001 п.
6.2.2.в).
Кафедра животноводства
Наблюдения:
- должностные инструкции для УВП разработаны в соответствии с
СМК, но не все согласования были на момент проверки (ГОСТ ISO 9001
п.5.5.1);
- личные карточки преподавателей в процессе оформления (ГОСТ ISO
9001 п. 6.2.2 е).
Кафедра растениеводства
Малозначительные несоответствия:
- рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры
не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO
9001 п. 5.4.б);
- в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения
результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б, п.
5.4);
- отчет о рейтинге кафедры находится только на электронном
носителе (не распечатан) (ГОСТ ISO 9001 п. 5.1.б).
Кафедра технологии сельскохозяйственного
производства
Малозначительные несоответствия:
- в отчете работы кафедры отсутствуют показатели достижения
результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);
- повышение квалификации персонала в профессиональной
деятельности не планируется, проводится только по
необходимости (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2.1).
Кафедра механизации сельского хозяйства
Значительные несоответствия:
- отсутствует номенклатура дел (ГОСТ ISO 9001 п. 4.2);
- отсутствует годовой отчет кафедры (ГОСТ ISO 9001 п.5.1.б).
Малозначительные несоответствия:
- рассматриваемые вопросы в протоколах заседаний кафедры
не соответствуют вопросам в плане работы кафедры (ГОСТ ISO
9001 п. 5.4.б);
- в индивидуальных планах работы преподавателя отсутствует
оценка работы и подпись зав. кафедрой (ГОСТ ISO 9001
п.4.2.а);
- в плане работы кафедры отсутствуют показатели достижения
результатов запланированных работ (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.б);
- отсутствуют должностные инструкции для УВП (ГОСТ ISO 9001
п.5.5.1);
- экзаменационные билеты не утверждены и не подписаны зав.
кафедрой (ГОСТ ISO 9001 п. 7.6).
Несоответствия общего уровня:
1-е значительное несоответствие: нет единой формы планов работ
кафедр. В большинстве имеющихся планах работ цели не
измеримы, ответственные и сроки не определены. В некоторых
подразделениях не формируются отчёты о проделанной работе за
год. (ГОСТ ISO 9001 п. 5.4.2, п. 5.4.1, п. 5.6.1)
Рекомендация – разработать типовой план работы подразделения
и отчётности по показателям плана работ.
2-е значительное несоответствие: Записи об образовании,
подготовке, навыках и опыте на большинстве кафедр отсутствуют.
Записи об образовании, подготовке, навыках и опыте в
большинстве подразделений не поддерживаются в рабочем
состоянии. (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 е))
Рекомендация – завести в подразделениях личную карточку
работников.
Несоответствия общего уровня:
1 –е малозначительное несоответствие: Подготовка
персонала во многих подразделениях проводится только по
технике безопасности, но не по профессиональной
деятельности. Крайне редко проводится подготовка
персонала во внешних организациях. (ГОСТ ISO 9001 п. 6.2.2 )
Рекомендация – Включить повышение квалификации
работников в планы работ подразделений.
Наблюдение: Лаборатория социологии проводит
исследования в целом по университету, что не позволяет
использовать результаты для повышения результативности
каждого института (ГОСТ ISO 9001 п. 8.2.1).
Области, требующие улучшений
1. Планирование. Требования п. 5.4 РК (СМК РК 1.01-12);
2. Управление записями. Требования п. 4.2. (СМК ДП 4.2–2.02–12);
3. Управление персоналом. Требования п. 6.2 (СМК РК 1.01-12).
Обязательные документы и процедуры для
каждого подразделения:
1. Планы работы подразделения (учебная, воспитательная,
профориентационная деятельности, СМК. Цели измеримы,
определены ответственные и сроки выполнения.
2. Отчеты подразделений (свидетельство о выполнении планов).
3. Номенклатура дел. Все документы утверждены, приняты на
заседаниях кафедр, папки пронумерованы и сшиты.
4. Должностные инструкции. Согласованы, лист ознакомления.
5. Журналы по ТБ. Повторный инструктаж проводится каждые 6
месяцев.
6. Контрольно-измерительные материалы (экзаменационные
билеты) утверждены и переутверждены (1 раз в год на заседании
кафедры – отражено в протоколе заседания кафедры).
7. Комиссии по пересдачам, защитам курсовых работ
утверждаются на заседаниях кафедр (отражено в протоколе
заседания кафедры).
Спасибо за внимание!