Электронный документооборот: опыт, эффективность, результат

ПРАВИТЕЛЬСТВО
ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ
Электронный документооборот:
опыт, эффективность, результат
Усилов Михаил Валерьевич
Руководитель проекта
Начальник отдела управления информационных ресурсов
Правительства Ярославской области
Структура ЕСЭД Ярославской области
2
Этапы становления ЕСЭД
2008-2009
Концептуальный
Разработка концепции, построение моделей, разработка ТЗ, выбор
платформы
2009-2010
Пилотный
Внедрение СЭД в расширенной пилотной зоне
2011
Тиражный
Тиражирование решений на все структуры ОГВ
2012-2014
Масштабирование
Построение СЭД уровня субъекта РФ
3
Этап «Концептуальный»
2008
 Постановка задачи
Повышение эффективности управленческой деятельности органов
власти всех уровней за счёт оптимизации управления
электронными документами и деловыми процессами
 Система «грубыми мазками»: требования к ECM-системе
 регламентация и управление процессами органов власти Workflow
 создание и управление электронными архивами Document management
 управление образами документов Document Imaging
 создание и управление официальными документами Records management
 организация деятельности рабочих групп и проектных команд Documentcentric collaboration
4
Этап «Концептуальный»
2008-2009
 Утверждение Концепции
Концепция системы электронного документооборота органов
государственной власти Ярославской области утверждена
постановлением Правительства Ярославской области от
18.06.2008 № 276-п
 Создание моделей процессов в виде «как есть» и «как должно
быть»
• Анкетирование ОГВ по документационным процессам
• Построение моделей
• Анализ и оптимизация модели в команде проекта
• Определение границ системы: общие и специализированные
процессы
 Разработка технического задания по модели «как должно быть»
 Выбор платформы и компании-внедренца
5
Этап «Концептуальный» - выводы
2008-2009
 Концептуальное видение будущей системы, закрепленное в
документе
 Поддержка и контроль первых лиц
 Проектное управление, команда функциональных заказчиков
 Оптимизация бизнес-процессов
Информационный хаос автоматизировать нельзя!
Далеко не всё, что привычно и кажется единственно верным на текущий
момент, нужно и можно переносить в будущую систему.
6
Этап «Пилотный»
2010
 Август 2010
Разработка полнофункциональной модели СЭД, реализующей
основные делопроизводственные процессы Правительства
области. Принятие модели всеми функциональными заказчиками
(должностными лицами, отвечающими за различные процессы в
правительстве области).
 Октябрь 2010
Опытная эксплуатация в пилотной зоне, которая включала в себя
приемные высших должностных лиц (Губернатора области и его
заместителей), 4 управления Аппарата Правительства области и
2 Департамента (самостоятельных органов исполнительной
власти области). Общее число пользователей пилотного
проекта превысило 150.
 Декабрь 2010
Результаты пилотного этапа были признаны успешными и с
января 2011 года начался этап тиражирования системы на все
органы исполнительной власти области.
7
Этап «Пилотный» - выводы
2010
 Активное участие команды проекта во внедрении и
тестировании системы
 Обучение, консультирование, преодоление скрытого
сопротивления пользователей в условиях смешанного
документооборота
 Формирование собственной службы технической поддержки,
подготовка специалистов
 Принятие решения о внедрении системы (и оплате контракта) по
результатам пилотного этапа работ
8
Этап «Тиражный»
2011
 Январь - апрель
Подключение делопроизводителей всех ОГВ.
В январе в системе начал работать Губернатор области.
 Февраль-май
Обучение государственных служащих – пользователей ЕСЭД
(более 1300 сотрудников)
 Май
Издан Указ Губернатора Ярославской области от 27.05.2011 № 216 «О
переходе органов исполнительной власти Ярославской области на
единую систему электронного документооборота»
 Март-июль
Подключение к ЕСЭД всех сотрудников органов исполнительной
власти Ярославской области
 Июль
Подключение к ЕСЭД в режиме «удаленной точки взаимодействия»
администраций муниципальных районов области.
Подписание соглашений об информационном взаимодействии.
9
Этап «Тиражный»
2011
 Август – декабрь
Запущены процессы
 Подготовка, согласование исходящих и внутренних документов
 Согласование, регистрация, рассылка и исполнение НПА
 Подготовка и проведение совещаний
 Работа с обращениями граждан
 Исполнение федеральных НПА
 Подготовка договоров и соглашений
10
Этап «Тиражный» - выводы
2011
 Разработка мультимедийного обучающего курса по основным функциям
работы в ЕСЭД для самостоятельного обучения новых пользователей
 Полное документирование системы как государственной информационной
системы Ярославской области
 Разработка нормативно-правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭД:
Указ Губернатора, постановления Правительства, внесение изменений в
регламент Правительства и т.д.
 Обязательность заключения соглашений со сторонними абонентами ЕСЭД и
МЭДО для закрепление обмена электронными документами без
дублирования на бумажных носителях
11
Этап «Масштабирование»
2012-2014
 Ноябрь 2011 – Май 2012
 Внедрение Общероссийского классификатора обращений граждан
 Интеграция с СЭД DocsVision (мэрия г. Ярославля)
 Интеграция с МЭДО
 Подписание соглашений об информационном взаимодействии в ЕСЭД с
ТОФОИВ Ярославской области
 Май – Июнь 2012
Разработана типовая СЭД администрации муниципального района
 Июнь 2012- июнь 2014
Типовая СЭД внедрена в 16 муниципальных районах области
 Октябрь 2013
Проведена конвертация ЕСЭД в новую версию DIRECTUM 4.9.1
 Декабрь 2013
Началось внедрение решения iDecide DIRECTUM Document for iPad в
Правительстве Ярославской области.
12
Автоматизированные процессы
 Регистрация и направление адресатам входящих документов
 Выдача, исполнение поручений, контроль хода их исполнения
 Подготовка, согласование и регистрация исходящих документов
 Разработка, согласование, утверждение, рассылка и исполнение НПА
 Разработка, согласование, утверждение, рассылка и исполнение приказов
 Обмен корреспонденцией с удалёнными точками взаимодействия
 Обмен корреспонденцией с федеральными органами в системе МЭДО
 Контроль исполнительской дисциплины и загрузки персонала
 Организация, проведение и выдача поручений по совещаниям всех уровней
 Публикация документов на официальном портале
 Учет доверенностей
 Регистрация и рассмотрение обращений граждан по 59-ФЗ
 Регистрация и рассмотрение жалоб по 210-ФЗ
 Регистрация и рассмотрение запросов по 8-ФЗ
…
Более 20 процессов…
13
ЕСЭД цифрах
В ЕСЭД работают более 300 организаций и более 3400 пользователей.
За время эксплуатации в ЕСЭД было создано около 1.6 млн. документов
14
ЕСЭД цифрах
В ЕСЭД работают более 300 организаций и более 3400 пользователей
15
ЕСЭД цифрах
Установлено электронное взаимодействие с федеральными ведомствами абонентами МЭДО. Имеется возможность обмениваться документами в электронном
виде с Администрацией Президента РФ, Аналитическим центром при Правительстве
РФ, Минздравом, Минкомсвязи, Минкультуры, Миноборнауки, Минфином и другими
министерствами России. Помимо этого, в списке корреспондентов системы администрации Костромской и Смоленской областей, правительства Вологодской,
Воронежской, Калининградской, Московской, Тульской и других областей, Республики
Татарстан и Хабаровского края. Всего – 41 корреспондент.
Принято и зарегистрировано в МЭДО
2013
2014
Входящих писем
891
1604
Исходящих писем
1463
1558
Обращений граждан
2353
2482
16
ЕСЭД цифрах
В ЕСЭД ежемесячно создается более 15 000 исходящих и внутренних документов
Среднее время согласования документов составляет меньше одного рабочего дня
(до начала проекта 3-4 дня).
Сроки согласования проектов нормативно-правовых актов сократились более чем в
3 раза.
По ЕСЭД в ОГВ ЯО поступает 65% от всех входящих документов (дублирование
документов на бумажных носителях не превышает 6%).
В ЕСЭД готовится и согласовывается 93% всех исходящих документов.
52% всей исходящей корреспонденции отправляется исключительно в электронном
виде средствами ЕСЭД без дублирования на бумажных носителях.
Все пользователи системы при вынесении поручений, согласовании и подписании
документов используют средства электронной подписи. Удостоверяющим центром
Правительства области выдано около 4000 сертификатов ключей ЭП (усиленная
неквалифицированная ЭП).
17
ЕСЭД – самая масштабная IT-система,
используемая в органах власти области
В ЕСЭД работают более 300 организаций и более 3400
пользователей:
 Губернатор и Правительство области
 Органы государственной власти области
 ТОФОИВ Ярославской области
 Администрации муниципальных районов, их структурные подразделения,
администрации сельских поселений области
 Подведомственные государственные учреждения
18
Единая Система Электронного Документооборота
Ярославской области
Это - общая информационная среда, обеспечивающая единое
управленческое пространство субъекта Российской федерации.
Система обеспечивает межведомственный документооборот, объединяющий
все органы управления региона и интегрированный с федеральной системой
электронного документооборота (МЭДО).
ЕСЭД изначально создавалась не только для автоматизации классического
делопроизводства, сколько для технологической поддержки разработки,
принятия и реализации управленческих решений.
Проект внедрения ЕСЭД был признан самым масштабным ИТ-проектом в
Ярославской области и проектом, который коренным образом изменил
культуру работы всех государственных служащих.
19