Раструба Н.В. .

Раструба Н.В.
.





Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации».;
Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002;
Закон Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном
деле в Мурманской области».
Распоряжение Правительства Мурманской области от 20.12.2012 № 438-РП
«Об инструкции по делопроизводству в исполнительных органах
государственной власти Мурманской области»;
Памятка по составлению и оформлению описей дел, одобренная
решением
методической
комиссии
отдела архивов
Аппарата
Правительства Мурманской области от 11.03.2011 протокол № 3.
Документы кадрового
делопроизводства ИОГВ
Документы, подлежащие
хранению
Документы, подлежащие
уничтожению
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Дела
постоянного
хранения
2 года
Опись дел
хранения
Дела по личному
составу
2 года
постоянного
10 лет
Государственный
архив Мурманской
области
Опись дел по личному
составу
Дела временного
(свыше 10 лет)
хранения
Дела временного
(до 10 лет )
хранения
2 года
Опись дел временного
(свыше 10 лет) хранения
10 лет
Ведомственный
архив ИОГВ
ИОГВ
Акт о выделении
к уничтожению
ИОГВ
Акт о выделении
к уничтожению
После завершенного делопроизводственного года
в неупорядоченном состоянии можно хранить дела
не более 2 лет !!!
2013
2014
2015
2012
2013
2014
2011
2012
2013
2010
2011
2012







Экспертиза ценности документов дела;
Изъятие всех металлических скрепок;
Нумерация листов карандашом (не более 250);
Составление внутренней описи;
Составление листа-заверителя;
Подшивка дела на 4 прокола;
Оформление обложки дела
Всесторонняя оценка документов дела
в соответствии с критериями
происхождения;
 содержания;
 внешних особенностей

Расположение документов в
хронологической
последовательности
(январь-декабрь)
черновики
проекты
приложения
вторые
экземпляры
подписи
не
относящиеся
к делу
даты
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______
№
П/П
Индекс
док-та*
1.
124
12.04.2011
Об утверждении штатного
расписания
1-4
2.
125
16.04.2011
Об утверждении положения об
отделе правовой работы
5-11
3.
126
25.04.2011
О дежурстве в праздничные дни
12
Дата
док-та
Заголовок документа
Номера
листов
дела
Примеча
ние
*
Регистрационный номер документа (в приказах - № приказа; в переписке –
исходящий (входящий) № письма; в личных делах (карточках) – не заполняется)
Приложение № 25 к Инструкции
по делопроизводству
Лист-заверитель дела №______
В деле прошито и пронумеровано _203 (двести три)_________лист(ов)
№_1____ по № _201____
в том числе:
литерные номера листов___14а; 57а; 57б__________________________
пропущенные номера листов___138_______________________________
+ листов внутренней описи__2___________________________________
Особенности физического состояния и
формирования дела
Номера листов
Имеется вырезка из газеты
69
Наименование должности работника
«_____»_____________20____г.
______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Приложение № 26 к
Инструкции по
делопроизводству
Наименование исполнительного органа государственной власти
Наименование структурного подразделения
Д Е Л О № 00-11-04
Приказы руководителя по личному составу,
том 1,
(№ 1 - № 138)
Начато: 15.01.2011*
Окончено: 17.06.2011**
Хранить 75 лет
На 243 лист.
* дата первого документа
**дата последнего документа
Приложение № 24 к
Инструкции по
делопроизводству
Дела постоянного
хранения
Дела по личному
составу
Дела временного
(свыше 10 лет)
хранения
Опись дел
постоянного хранения
Опись дел
по личному составу
Опись дел
временного (свыше 10
лет) хранения
Приказы по основной
деятельности; документы к
приказам по основной
деятельности; протоколы
заседания конкурсной комиссии
по замещению вакантных
должностей и др.
Приказы по личному
составу; документы к
приказам по личному
составу; личные дела
уволенных; личные
карточки уволенных;
Протоколы заседаний
аттестационной комиссии;
документы по аттестации
рабочих мест; журнал учета
вводного инструктажа по
охране труда и др.
хранить-постоянно
хранить-75 лет
10лет< хранить<75 лет
Основа описи – номенклатура дел структурного
подразделения







Порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
Заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой
систематизации в номенклатуре дел;
Каждое дело под самостоятельным порядковым номером;
Если несколько томов, то указывается заголовок только первого тома,
последующие тома обозначаются словами «То же»;
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
В итоговой записи указывается количество дел цифрами и прописью;
Подписывается составителем, утверждается руководителем.
Наименование исполнительного
органа государственной власти
Наименование структурного подразделения
УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
структурного подразделения
______________И.О. Фамилия
«____»____________20___г.
Опись № _____
дел постоянного хранения
за 2011 год
№ п/п
Индекс
дела
за ________год
12.
00-11-04
Заголовок дела
Дата дела
Кол-во
листов
Приказы руководителя по основной
деятельности, том 1, с №1 по №154
10.01.2011
30.06.2011
243
13.
00-11-04
То же, том 2, с №155 по №201
01.07.2011
30.12.2011
201
14.
00-11-09
Протоколы заседаний с № 1 по № 4 конкурсной
комиссии по замещению вакантных
должностей и документы к ним (сообщения,
доклады, информации и др.)
14.02.2011
05.11.2011
49
В данный раздел описи внесено 3 (три) ед.хр. с № 12 по № 14
Должность составителя описи
Дата
_________
И.О. Фамилия
Наименование исполнительного
органа государственной власти
Опись № _____
дел по личному составу
за 2011 год
УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
ИОГВ ______________И.О. Фамилия
«____»________________20___г.
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Дата дела
Срок хранения
Кол-во
листов
19.
00-11-02
Приказы руководителя по личному
составу с № 1 по № 124
18.01.2011
30.12.2011
75 лет ЭПК
202
Личные дела уволенных работников
20.
00-11-12
Иванов Иван Иванович
18.12.2006
08.08.2011
75 лет ЭПК
103
21.
00-11-12
Петрова Ирина Ивановна
23.05.2001
12.05.2011
75 лет ЭПК
172
22.
00-11-13
Личные карточки уволенных
работников (ф. Т-2)
2011
75 лет ЭПК
5
В данный раздел описи внесено 4 (четыре) дела с № 19 по № 22
Должность составителя описи
Должность руководителя структурного подразделения
Дата
_________
_________
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Наименование исполнительного органа
государственной власти
Опись № ______
дел временного (свыше 10 лет)
хранения за 2011 год
УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя ИОГВ
_____________________И.О. Фамилия
«____»_______________20___г.
№
п/п
Индекс
дела
Заголовок дела
Дата дела
Срок
хранения
Кол-во
лист.
3.
00-11-32
Протоколы заседаний аттестационной
комиссии Аппарата Правительства
Мурманской области с № 1 по № 8
07.05.2011
01.12.2011
15 лет
ЭПК
84
В данный раздел описи внесено 1 (одна) ед.хр. с № 3 по № 3
Должность составителя описи
_________
Должность руководителя структурного подразделения
_________
Дата
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Подпись
составителя
Подпись
руководителя
структурного
подразделения
Согласование
ЭК (ЦЭК)
ИОГВ
В составе ЭК (ЦЭК) – работник
кадровой службы
Утверждение
(согласование)
ЭПК отдела
архивов
Утверждение
руководителем
ИОГВ
В акт включаются дела
 В соответствии с номенклатурой дел;
 Если срок хранения дел истек к 1 января года, в котором
составляется акт;
 С общим заголовком для группы однородных дел;
 С указанием общего количества дел, отнесенных к
группе однородных дел;
 С указанием срока хранения и № статьи по перечню
.
Исполнительный орган
государственной власти
УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя ИОГВ
___________________И.О. Фамилия
«___»______________________20___г.
АКТ
00.00.2014
№ ________
г. Мурманск
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании номенклатуры дел на 20____год, согласованной ЭПК, отобраны к
уничтожению документы временного хранения за _________ годы в количестве__________ед.хр.
№
п/п
Заголовок дела
(групповой заголовок)
док.
Крайние
даты
Номера
описей
Индекс дела
по ном-ре
(№ дела по
описи)
Кол-во ед.хр.
00-11-27
4
5 лет
ст. 709
00-11-42
1
1 год, ст. 693
1. Переписка о подготовке,
переподготовке
и 2006-2008
повышении квалификации
2.
Графики предоставления
отпусков
2010-2011
Сроки
хранения и №
ст. по перечню
Примечан
ие
Итого 5 (пять) ед.хр. за 2006-2011 гг. Описи дел постоянного хранения за 2006-2011 гг. утверждены
ЭПК (протокол от__ №__).
Должность
_______________
И.О. Фамилия
Подпись
составителя
Подпись
руководителя
структурного
подразделения
Согласование
ЭК (ЦЭК)
ИОГВ
Утверждение
руководителем
ИОГВ
Подпись
составителя
Подпись
руководителя
структурного
подразделения
Согласование
ЭК (ЦЭК)
ИОГВ
Согласование
ЭПК отдела
архивов
Утверждение
руководителем
ИОГВ





Оборудование
хранилища
стеллажами
(металлическими шкафами);
Наличие огнетушителя;
Выдача во временное пользование дел
(учет по журналу);
Проверка наличия дел с составлением акта;
Прием-передача дел по акту при увольнении
(перемещении) ответственных за хранение лиц
Дела постоянного
хранения
10 лет
ИОГВ
ГОКУ «Государственный
архив Мурманской
области»
Дела по личному
составу
Дела временного
(свыше 10 лет)
хранения
10 лет
ИОГВ
ИОГВ
Ведомственный архив ИОГВ