Презентация «Проверка наличия

Архивное агентство
Красноярского края
Проверка наличия проводится в целях
 установления фактического наличия находящихся
на хранении архивных документов и выявления
отсутствующих документов для организации их
розыска;
 выявления и устранения недостатков в учете
архивных документов;
 выявления и учета архивных документов,
требующих реставрационной, консервационнопрофилактической и технической обработки
Сроки проведения проверки наличия
 уникальных документов - ежегодно;
 ОЦД на бумажной основе - раз в 10 лет;
 аудиовизуальных и МЧД - раз в 5 лет;
 кинодокументов на нитрооснове - раз в 2 года;
 плановая цикличная - раз в 10 лет;
 при смене специалистов, в случае стихийных
бедствий, перемещений архивов в другие
помещения - единовременно
Виды работ в ходе проверки наличия
 просмотр и сверка всех учетных документов;
 выемка дел;
 сверка описательных статей описи с шифром и





заголовками дел на обложках;
визуальный осмотр физического состояния дел;
сверка фактического наличия дел с итоговыми
записями в описях;
вложка дела;
заполнение листа проверки;
отметка в описи об окончании проверки наличия.
Выверка учетных документов
 установление полноты учетных документов
(список фондов, карточка фонда, уточняется
количество экземпляров описи и каждого годового
раздела описи, наличие сводной итоговой записи
к описи и итоговых записей по приему к годовым
разделам описи);
 сверка сопоставимых показателей учетных
документов;
 уточнение порядка нумерации единиц хранения
по описи дел и проверка правильности составления
их итоговых записей.
При проверке наличия необходимо
 сохранять порядок расположения архивных документов
на стеллажах и в первичных средствах хранения;
 возвращать на свои места обнаруженные во время проверки
неправильно подложенные единицы хранения данного
архивного фонда;
 изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела
других фондов, изучить документы по проверке наличия данного
фонда и проверить, не значатся ли эти дела в розыске, проверить
книги выдачи дел сотрудникам архива и в читальный зал –
не значатся ли данные дела в числе не списанных;
 изымать дела, зараженные плесенью или другими
биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
 изымать дела, не внесенные в опись дел, и помещать их в конец
архивного фонда для последующей обработки и описания.
В ходе проверки наличия не допускается
 вносить в опись дел неучтенные единицы
хранения;
 делать какие-либо пометы, исправления или
записи в описях дел, других учетных документах.
В ходе и по результатам проверки
обязательно составляются:
 лист проверки наличия и состояния архивных
документов ;
 акт проверки наличия и состояния архивных
документов
По результатам проверки при необходимости
составляются:
 акт о технических ошибках в учетных документах;
 акт об обнаружении архивных документов, не




относящихся к данному фонду;
акт об обнаружении архивных документов, не учтенных
ранее;
акт о неисправимых повреждениях архивных
документов и заключение об их физическом
состоянии;
акт о необнаружении документов, пути розыска
которых исчерпаны и справка о проведении розыска
необнаруженных дел по каждому фонду;
карточка учета необнаруженных архивных документов.
Для организации розыска рекомендуется:
 изучить дело фонда: проводилось ли усовершенствование и





переработка описей, экспертиза ценности,
расфондирование и объединение фондов и дел и т.д.;
проверить правильность итоговой записи в описи, по
которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть
допущены технические ошибки;
проверить дела, находящихся рядом фондов, аналогичных
фондов, чтобы исключить, возможно, неправильную
раскладку дел;
изучить учетные документы по выдаче дел из
архивохранилища;
изучить документы об объединении и делении фонда и дел;
организовать поиск в архивах организаций, откуда
документы поступили на хранение
На необнаруженные в ходе розыска
документы составляются:
 акт о необнаружении архивных документов, пути
розыска которых исчерпаны;
 перечень дел (документов), необнаруженных в
ходе проверки наличия и состояния фондов и
предлагаемых к списанию;
 справка о проведении розыска дел по фонду.
В справке о проведении розыска необходимо указать








номер, название и категорию фонда;
объем фонда на момент завершения проверки наличия;
крайние даты документов;
краткую историю фонда (дата поступления дел в архив,
состояние документов и качество их обработки, виды,
даты и результаты проведенных с фондом работ,
качество оформления итоговых учетных документов,
результаты предыдущих проверок наличия с указанием
дат их проведения и др.);
ход и пути розыска необнаруженных документов;
предполагаемые причины отсутствия документов;
возможность восполнения утраченной информации
(очень кратко со ссылкой на акт);
наличие страховых копий необнаруженных документов.
В акте о неисправимых повреждениях
документов в графе 6 «Сущность и причины
повреждения» указать сведения:
 о физическом состоянии документов и
подтверждение невозможности восстановления
основы документов и использования текстовой
и изобразительной информации;
 причины, приведшие к неисправимым
повреждениям документов.
Учет физического и технического состояния архивных
документов на бумажной основе отражается в:
 листе-заверителе;
 листе и акте проверки наличия и состояния
архивных документов;
 карточке учета архивных документов
с повреждениями носителя;
 карточке учета архивных документов
с повреждениями текста;
 картотеке (книге) учета физического состояния
архивных документов.
Основания для внесения изменений в учетные документы
 акт о технических ошибках в учетных документах;
 акт приема-передачи архивных документов на хранение;
 акт передачи архивных документов в другой архив;
 акт описания архивных документов, переработки описи;
 акт об обнаружении архивных документов;
 акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных
документов;
 акт о разделении, объединении дел, включении в дело
новых архивных документов;
 выписка из протокола комиссии о снятии с учета
необнаруженных дел и неисправимо поврежденных дел.
Типичные ошибки, допускаемые при проведении проверки
 Нарушение сводного учета по описям. Сводный учет должен
продолжаться при любом движении дел по фонду, по всем
экземплярам описей.
 При подсчете числа пропущенных номеров при большом
разрыве нумерации дел по описи. Количество пропущенных
номеров определяется разностью чисел между последним
пропущенным номером и последним в наличии номером
предыдущего раздела.
 Нечеткое оформление итоговых записей. Каждое
фиксирование движения дел по фонду должно быть со
ссылкой на соответствующий документ-основание
первичного учета, со ссылкой на номер документа и дату его
составления.
 Листы проверок и акты в пределах архивного фонда должны
иметь валовую нумерацию отдельно по каждому виду.
Спасибо за внимание!