ШПАРГАЛКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ УЧЕБНОГО ОФИСА Суриков С.И. Королькова И.Ю. Иванова В.А. Описание проекта • Таблицы, наглядно прописывающие алгоритмы выполнения основных задач учебного офиса (далее УО) в удобной форме. • Каждый процесс имеет свою отдельную таблицу. • Целевая аудитория: в первую очередь новые сотрудники УО. Текущая ситуация – 1) чрезмерная информативность Текущее меню «справочника УО» в ЛМС Текущее наполнение раздела «Отчисление» Текущая ситуация – 2) недостаточная информативность Текущее наполнение раздела «международная мобильность» Предпосылки к созданию ранний проект таблицы по процессу отчисления Предпосылки к созданию ранний проект таблицы по процессу международной мобильности РЕЗУЛЬТАТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ШПАРГАЛКИ Итоговый вариант шпаргалки по процессу «Отчисление студента по собственному желанию» 1) Получить: Заявление студента ★на имя Кузьминова Я.И. 1,2) Выдать обходной лист 2) Подготовить: Справка об успеваемости ★ на справке печать отделения + подпись Рук. УО ★ выгружается из АСАВ за весь текущий год обучения обучения 3) Запустить: СДОУ Приказ ★ Приказ №13 (Рощин С.Ю.) ★ Вид СДОУ: "По личному составу студентов". Подвид: "Об отчислении" ★ в основании приказа СДОУ (заявление); (справка) 4) Произвести в АСАВ: отчисление 5) Создать: ДС на расторжение в ИСПРО ★ Дата отчисления как в заявлении а не дата приказа ★ только коммерч. студенты (!) 4,2) Док-ты в дело студента и в папку приказов 5,2) Обработать запись в ИС-ПРО новым ДС 4,3) Запись в Журнал Приказов РЕЗУЛЬТАТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА ШПАРГАЛКИ Итоговый вариант шпаргалки по процессу «Отчисление студента по инициативе ВШЭ» Разработаны шпарглаки по процессам: • Процедуры отчисления студентов – По собств. Желанию – По инициативе вшэ • Процедуры восстановления отчисленных – Восст. Коммерч. – Восст. Бюдж. • Процедуры с академическими отпусками студентов – Предоставление ак. Отпуска – Выход из академ. Бюдж. Студента – Выход из академ. Коммерч. Студента • Процедуры перехода на ИУП – Переход на иуп коммерч. Студента – Переход на коммерч. Иуп бюдж. Студента – Переход на бюдж. Иуп бюдж. Студента • Процедуры переводов – Внутри вшэ бюдж. И коммерч, • КР, ВКР, СТИПЕНДИИ, ГИА, АКАДЕМ. МОБИЛЬНОСТЬ. Почему это нужно • Существенно снижает время «включения» нового сотрудника УО в работу; • Снижает вероятность ошибок и банального «забыл сделать»; • Позволяет опытным сотрудникам напомнить себе, “что нужно сделать”; • Создает общую картинку процесса для других участников процесса (студенты, ППС) • Дополнят текущий справочник УО в ЛМС наглядными пособиями по всем основным процессам, не заменяя «большие» регламенты и тексты. ОБЗОР ЧАСТИ ПРОЦЕССА Выход из академ. Коммерч. Студента Пример обзора 4 этапов процесса – красным выделены этапы, требующие от УО похода на Мясницкую. Анализ шапргалок может повлиять на процессы по оптимизации деятельности УО. Сложности и развитие • Требуется регулярное обновление шпаргалки в рамках изменений регламентов и правил; • Корректировка списков СДОУ в связи со сменой ответственных лиц и должностных обязанностей. • Особенности процессов других подразделений (МИЭМ). • Создание checklist для студентов и ППС • Включение ссылок на регламенты по каждому процессу, ссылки на все шаблоны, всех упомянутых в шпаргалке документов (справки, заявления и т.д.) Бонус – списки фамилий для работы с листом согласования и рассылки в СДОУ Текущая ситуация такова, что списки согласования/рассылки СДОУ официально есть в журнале форм приказов (без указания фамилий) Первичное составление списков очень проблематично для новых сотрудников без посторонней помощи. Множество инструкций (например изменения в списках по назначению стипендий), рассылаются только на почту. Данная шпаргалка решает все эти проблемы. Спасибо за внимание