Чудов Станислав, начальник Службы автоматизации
реклама
Рынок СЭД 2011: рост продолжается 29.11.2011 г. Москва Особенности реализации СЭД-проектов в крупных организациях Чудов Станислав Александрович начальник службы автоматизации хозяйственной деятельности Оперативно-диспетчерское управление Единой энергетической системой России 2 ОАО Системный оператор Единой энергетической системы (ОАО «СО ЕЭС») – специализированная организация, которая единолично осуществляет централизованное оперативно-диспетчерское управление в Единой энергетической системе (ЕЭС) России. В структуру Системного оператора входят: ■ Центральное диспетчерское управление (ЦДУ) в структуре Исполнительного аппарата, г. Москва; ■ 7 Объединенных диспетчерских управлений (ОДУ); ■ 59 Региональных диспетчерских управлений (РДУ). ОДУ Северо-Запада ОДУ Центра Московское РДУ Белгородское РДУ Владимирское РДУ Воронежское РДУ Ивановское РДУ Костромское РДУ Курское РДУ Липецкое РДУ Рязанское РДУ Смоленское РДУ Тамбовское РДУ Тверское РДУ Тульское РДУ Ярославское РДУ Вологодское РДУ ОДУ Юга Кубанское РДУ Астраханское РДУ Ростовское РДУ Волгоградское РДУ Дагестанское РДУ Северокавказское РДУ Технологическиизолированные энергосистемы ЕЭС РОССИИ Ленинградское РДУ Кольское РДУ Балтийское РДУ Новгородское РДУ Архангельское РДУ Карельское РДУ Коми РДУ ОДУ Востока Амурское РДУ Приморское РДУ Хабаровское РДУ ОДУ Средней Волги Пензенское РДУ Самарское РДУ Саратовское РДУ Ульяновское РДУ Нижегородское РДУ Чувашское РДУ Марийское РДУ Мордовское РДУ Татарстана РДУ ОДУ Урала Тюменское РДУ Курганское РДУ Свердловское РДУ Челябинское РДУ Башкирское РДУ Удмуртское РДУ Кировское РДУ Оренбургское РДУ Пермское РДУ ОДУ Сибири Алтайское РДУ Бурятское РДУ Красноярское РДУ Хакасское РДУ Забайкальское РДУ Иркутское РДУ Кузбасское РДУ Новосибирское РДУ Омское РДУ Томское РДУ О проекте создания и внедрения Автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) Исполнительный аппарат ОДУ Востока ОДУ Урала ОДУ Северо-запада ОДУ Сибири ОДУ Средней Волги ОДУ Центра 3 филиала РДУ операционной зоны Востока ОДУ Юга 6 филиалов РДУ операционной зоны Юга Документы Деловые процессы - Входящие - Договоры - Создание документов - Исходящие - Доверенности - Регистрация - Служебные записки - Закупочная документация - Согласование - ОРД - Заявки - Подписание - Протоколы - Поручения - Контроль исполнения Сервисы Доставка документов, уведомление пользователей, поиск, аудит, построение отчетов 3 Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика 4 Процент просроченных операций по документам 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Исполнительный аппарат ОДУ Урала ОДУ Центра ОДУ Юга 5:28 26 3 2 0:04 0:04 20 24 15 16 13 8 5 0 ИА Филиалы ОДУ Среднее время доставки входящего документа адресату Рабочее время, часы 4 Рабочее время, дни Рабочее время, часы 5:36 5 16 16:13 12 8 9:53 5:10 3:09 4 0 ИА Филиалы ОДУ Среднее время выпуска ОРД ИА Филиалы ОДУ Среднее время доставки CЗ от исполнителя до конечного адресата Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика 5 Выбор СЭД Тип системы Соответствие требованиям Использование ЭЦП Необходимость доработок под индивидуальные требования Наличие интерфейсов: - On-Line, - Off-Line, - почтовый клиент, - клиент IPad, - интеграционные компоненты Результаты нагрузочных тестирований Документация, методология Результаты индивидуальных испытаний Наличие обучающих материалов Начало проекта. Выбор СЭД и поставщика 6 Выбор поставщика Опыт выполнения аналогичных проектов Команда проекта (опыт совместной работы, наличие сертификатов и ученых степеней) Наличие методологии внедрения и организации использования СЭД Методы внедрения СЭД 7 Единовременный переход к электронному документообороту Постепенный переход к электронному документообороту с параллельным ведением бумажного Переход к электронному документообороту по процессам Подготовка к внедрению СЭД 8 Документы Организационные Технические • Приказы о проведении испытаний, ввода в эксплуатацию • Паспорта технических и коммуникационных средств • Положение об электроном документообороте • Инструкции по установке и настройке СЭД • Положение об ЭЦП • Требования по форматам размещаемых в СЭД документов • Планы внедрения и взаимодействия • Инструкция по ДОУ • Регламенты по процессам Методические • Методические указания по применению СЭД по видам делопроизводственных операций и по видам документов • Методика работы в СЭД секретаря и руководителя • Регламенты и инструкции по резервному копированию и восстановлению Средства Service Desk Система дистанционного обучения Подготовка к внедрению СЭД 9 Обучение Администраторы • Обучение по группам: - Функциональные администраторы - Администраторы информационной безопасности - Системные администраторы • Организация дополнительного обучения в ходе установки и настройки системы Ключевые пользователи • Индивидуальное обучение ключевых пользователей по процессам и документам • Совместная проработка стандартных операций Пользователи • Массовое обучение пользователей в группах до 15 человек • Дистанционное обучение • Тестирование пользователей по результатам обучения Организация использования СЭД 10 Что ожидать в первые 4 недели эксплуатации СЭД • Активное сопротивление пользователей • Неизбежные ошибки оформления и доставки документов • Не оптимально регламентированные процессы Организация использования СЭД • Решение высшего руководителя предприятия об использовании СЭД • Создание точек отказа от бумаги • Готовность к оперативным изменениям в процессах • Организация мониторинга использования СЭД • Организация горячей линии поддержки пользователей • Организация регулярных совещаний с ключевыми пользователями СЭД
