Использование электронных ресурсов в библиотеках

ОСНОВНАЯ СТРАТЕГИЧЕСКИЯ ЦЕЛЬ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В ПЕРСКОМ КРАЕ
Целью создания системы управления
архивным делом в Пермском крае является
повышение эффективности деятельности
органа управления архивным делом и
государственных архивов по удовлетворению
потребности пользователей в ретроспективной
архивной информации посредством
автоматизации процессов ее хранения,
обработки, поиска и использования.
1
Основные задачи
Автоматизация основных процессов в органе управления архивным делом и
архивных учреждениях Пермского края при работе с архивными
документами в соответствии с Правилами (утв. приказом Министерства
культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 18 января
2007 г. № 19, зарегистрированных в Минюсте РФ 06 марта 2007 г.,
регистрационный № 9059):
• создание фонда пользования архивных документов;
• учет документов;
• создание научно-справочного аппарата к делам и документам
архивов;
• использование хранящихся в архивах документов и т.д.
Создание единой коммуникационной системы (среды),
позволяющей реализовать оперативный доступ пользователей к
информации архивных фондов, в том числе по каналам связи и сети
Интернет, на базе существующих в Пермском крае государственных
архивов с возможностью последующей интеграции в нее архивных
ресурсов муниципальных архивных учреждений.
2
Область применения
Автоматизация основной функциональной деятельности учреждений
государственной архивной службы Пермского края:
- анализ состояния и контроль за деятельностью подведомственных
архивных учреждений;
- проведение единой государственной политики в области организации
учета, хранения, комплектования и использования архивных
документов на территории Пермского края;
- организация формирования Архивного фонда Пермского края;
- информирование органов государственной власти и органов местного
самоуправления, иных органов, организаций и граждан о составе и
содержании документов Архивного Пермского края;
- организация нормативного хранения и централизованного
государственного учета документов Архивного фонда Пермского
края.
3
Достигаемые цели
- улучшение качества предоставляемых архивными учреждениями
услуг и сокращение сроков исполнения обращений граждан;
- оптимизация финансирования государственных архивных
учреждений;
- мониторинг информационных потребностей пользователей с целью
последующей организации информационных мероприятий,
проводимых учреждениями архивной службы;
- выявление фактов незаконного уничтожения документов Архивного
фонда Пермского края.
- организация контроля за перемещением единиц хранения архивных
учреждений, находящихся в использовании;
- организация контроля за правомерностью доступа граждан к
информации, хранящейся в архивах;
- организация подготовки статистических сведений о работе
читальных залов государственных архивов
4
Достигаемые цели
- автоматизация работы экспертно-проверочной комиссии
архивной службы, в т.ч.:
- упорядочение ведения документации и систематизация
работы экспертно-проверочной комиссии;
- оперативный мониторинг организаций, в срок не
утверждающих описи дел постоянного срока хранения и
не согласующих номенклатуры дел;
- обеспечение органов государственной власти и органов
местного самоуправления, юридических и физических
ли сведениями о составе, содержании и месте
хранения дел и документов Архивного фонда
Пермского края и путях получения информации.
5
Методы
- автоматизированное предоставление плановых и отчетных
сведений о направлениях и результатах деятельности архивных
учреждений;
- учет пользователей, зарегистрированных в автоматизированных
базах данных;
- учет пользовательских тем исследования;
- учет поступающих в архивные учреждения запросов;
- учет перемещения единиц хранения в архивных учреждениях;
- протоколирование заседаний экспертно-проверочных комиссий
архивной службы и архивов;
- ведение списка подведомственных архивных учреждений;
- ведение списка организаций-источников комплектования с
отраслевой привязкой и привязкой к архивным учреждениям,
принимающим документы организаций;
- ведение статистических сведений по направлениям деятельности
ЭПК.
6
Методы
- создание Регионального центра хранения данных – хранилища
данных открытого доступа, предоставляющего пользователям в
режиме on-line сведения об учреждениях архивной службы края,
составе, содержании и местах хранения документов Архивного
фонда Пермского края и порядке доступа к ним;
- реализация возможности приема обращений граждан посредством
«единого окна» Регионального центра хранения данных;
- публикация описей и каталогов о содержании дел и документов;
- подготовка документальных обзоров, обеспечивающих расширение
источниковедческой базы общественных наук, широкий доступ
граждан к получению ретроспективной информации;
- сканирование и ретроконверсия бумажных архивных документов;
- разработка и осуществление комплекса мер по ведению
государственного учета дел и документов архивного фонда;
- создание автоматизированной системы баз данных на основе
программных комплексов «Архивный фонд» и «Фондовый
7
каталог»;
Основные принципы создания
автоматизированных баз данных
- Масштабируемость
- Распределенность
- Модульность
- Открытость
- Гибкость
- Катастрофоустойчивое решение
8
Электронный
архив
ПЕРМСКОГО КРАЯ
9
Цель и задачи проекта
Цель: повышение эффективности деятельности объединенного
государственного архива по исполнению запросов органов власти,
учреждений и граждан на получение ретроспективной архивной
информации за счет внедрения средств автоматизации хранения,
обработки, поиска и выдачи электронных документов.
Основные задачи, решаемые ЭА:
Обеспечить интеграцию с действующими системами
документационного обеспечения управления органов власти края;
Создать страховой фонд архивных документов;
Обеспечить оперативный регламентированный доступ к хранимым
документам;
Формировать коллекции исторически и социально значимых архивных
документов и предоставлять возможность пользования ими, в том
числе через Интернет
10
1
Общие требования и структура
Электронного архива Пермского края
Участок
ввода
Преобразовать в электронный
вид
1
документов
Модуль
бумажные архивные документы и
текущего ввода
и дел
провести их ввод в Компонент
2
2 Обеспечить надежное хранение
электронных копий
документов
Хранилище
электронных
Модуль
архивных
хранения
документов
документов
3
3
Обеспечить оперативный поиск
электронных документов Агентства и
архивов
4
4
Модуль
Пользователи
Осуществить
интеграцию
с
внешних
интеграции
автоматизированных
с внешними
автоматизированными системами,
систем СЭД,
музеи,
органов власти края системами
библиотеки и др.
6
6
Модуль
Обеспечить автоматизацию архивного
автоматизации
дела, включая подготовку архивного
архивныхдела
Сотрудники
отчетных
документов
архивов
возможность поиска
3 Обеспечить
Модуль
документов
исследователей и
доступа
к документамнаселения
55
77
Модуль
Население края
Реализовать
управления защиту электронных
документов от
доступом
несанкционированный действий
Обеспечить управление
Модуль
Администри–
функционированием
Компонента
рования
(загрузка ресурса, резервное
копирование и восстановление данных
после сбоев)
11
Вариант организации хранения Объединенного информационного
ресурса
Объединенное хранилище
электронных документов
Преимущества:
Общедоступные архивные
документы ведомства 1
Портал, для
обеспечения
доступа граждан
Общедоступные архивные
документы ведомства 2
…
Общедоступные архивные
документы ведомства N
Документы Правительства
Среда электронного
взаимодействия
…
Хранилище ведомства 1
Хранилище ведомства 2
Хранилище ведомства N
Общедоступные архивные
документы
Общедоступные архивные
документы
Общедоступные архивные
документы
Локальные архивные
документы
Локальные архивные
документы
Локальные архивные
документы
-создания единого
информационного ресурса
документов
-создание одного
высоконадежного
хранилища с
возможностью создания
на местах «облегченных»
вариантов хранилищ
(снижение стоимости);
- повышение
оперативности и полноты
поиска документов;
-исключение
дублирования
документов.
Недостатки:
сложное
администрирование
системы.
12
Структура технических средств
АРМ архивистов, руководителя архивов и
сотрудников Агентства и читального зала
АРМ участка текущего
ввода документов и дел
Удаленные
пользователи
АРМ администратора
Интернет
Внешние информационные
системы Края
электронное
хранилище
страхового
фонда
RAID
Объединенная
сеть
Объединенное
хранилище
электронных
документов
Пользователи
внешних систем
(библиотеки,
музеи, учебные
учреждения)
13
Региональный центр хранения данных
и Интернет-портал

РЦХД - Объединенное хранилище информационного ресурса открытого доступа
государственных и муниципальных архивов Пермского края:
 Сводный фондовый каталог архивной службы Пермского края;
 Возможность взаимодействия с органами власти в части предоставления
индикативных показателей направлений и результатов деятельности архивной
службы;

Интернет-портал архивной службы Пермского края:
 Информация об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы,
ответственных сотрудниках учреждений;
 Законодательная база Пермского края в области архивного дела;
 Сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и порядке их
предоставления;
 Возможность подачи запроса в архивное учреждение, обратная связь;
 Поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с возможностью
просмотра электронных копий;
 Обслуживание пользователей архивов через «удаленный читальный зал».
14
Преимущества комплексного решения
автоматизации
■ Сокращение времени поиска архивной информации
■ Многопользовательский доступ
к информационному ресурсу
■ Интеграция со всеми автоматизированными
архивными системами
■ Получение неограниченное количество копий
архивных документов
■ Обеспечение высокого уровня безопасности
информационного ресурса
■ Гарантированная неизменность электронных копий
в течение всего срока хранения
■ Преемственность технологий архивного хранения
■ Сканирование новых поступлений и загрузка их в
систему
15
Преимущества использования архивного
электронного информационного ресурса
■ Реализация прав граждан и организаций на получение
информации
■ Повышение эффективности работы архивистов
■ Сохранность оригиналов документов за счет ограничения
физического доступа к ним
■ Возможность подготовки электронных публикаций,
выставок и коллекций
■ Автоматизация поиска архивной информации
в централизованной базе данных
16
Стратегические цели





Разработка ведомственной целевой программы электронных архивов
Пермского края;
Объединение локальных сетей органа управления и государственных
архивных учреждений Пермского края в единую корпоративную сеть
передачи данных, взаимодействующую с системой электронного
документооборота Правительства Пермского края;
Развитие и поддержка web-портала архивной службы Пермского края
с целью всестороннего информирования граждан и организаций о
деятельности архивных учреждений, оказания государственных услуг
в электронном виде и реализации принципов «электронного
правительства»;
Создание единого центра хранения и защищенного доступа
информационных архивных ресурсов и информационно-поисковой
системы Архивного фонда Пермского края на базе Регионального
центра хранения данных;
Обеспечение стандартизации используемых программных решений за
счет лицензирования и использования типовых решений.
17
Практические результаты внедрения
комплексного решения автоматизации
Внедрение автоматизированной системы управления архивным
делом в Пермском крае позволит:
■Эффективно исполнять нормативы на реализацию прав граждан
и организаций на получение архивной информации;
■Значительно сократить время на исполнение запросов
пользователей;
■Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан
к культурно-историческому документальному наследию;
■Повысить эффективность ведения учета и подготовки
отчетной документации за счет автоматизации процессов;
■Обеспечить надежное долговременное хранение электронных
копий документов архивов, исключающее их утрату, повреждение
или модификацию;
■Сократить затраты на восстановление физических оригиналов
НСА и документов архивных фондов за счет ограничения к ним
доступа.
18