Система автоматизации процесса обслуживания заявок
реклама
Система автоматизации процесса обслуживания заявок на базе платформы «Outlook Docflow» Сценарий использования Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru тел. +7 (495) 644-24-13 Назначение решения Business Information eXperience Назначение - автоматизация процесса обслуживания заявок: • Поддержка цикла жизни заявки – – – – • • • Создание, регистрация Согласование Исполнение Закрытие Уведомления и напоминания с учетом замещений Контроль дисциплины Быстрая настройка процесса при изменении организационной структуры Цели внедрения: • • • • • Повышение исполнительской дисциплины Исключение потерь времени на восстановление истории работы с заявкой Управление на основе прецедентов Сокращение потерь времени сотрудников на создание заявок Повышение производительности труда исполнителей Москва 2008 г. - 2- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Состав решения Business Information eXperience Компоненты решения Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота, Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Москва 2008 г. - 3- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Архитектура решения Офисные Пользователи Единая IT политика Почта, Среда совместной работы, Документоооборот, Делопроизводство Администратор Системы документооборота b Access » line f f O м« C и tP еж e р k k– Windows Server oc o o P l t r u Active Directory O fo k o Exchange Server tlo u Sharepoint Portal Server * O e Outlook W На стадии разработки Мобильный пользователь Москва 2008 г. - 4- Администратор IT ресурсов Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Схема обработки заявки Business Information eXperience Начало Создание заявки Регистрация заявки Исполнение заявки Да Наличие замечаний Нет Отчет об исполнении Да Наличие замечаний Нет Конец Москва 2008 г. - 5- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Пример процесса Прохождение, визирование, контроль исполнения заявки Сотрудник формирует заявку и вкладывает электронную копию документа, если такая существует. Секретарь ресепшн получает уведомление о поступившей заявке и осуществляет ее регистрацию в системе, после чего принимает заявку на исполнение. На этапе исполнения секретарь может отчитаться об исполнении либо отклонить заявку с указанием соответствующей причины. Москва 2008 г. - 6- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Группировки карточек документов, по умолчанию группируются по дате, пользователи могут менять группировки и сортировки на своем компьютере Карточки системы делопроизводства с прикрепленными документами и детальным описанием Папки системы делопроизводства Москва 2008 г. - 7- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Общий вид карточки заявки. Москва 2008 г. - 8- Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Вид карточки «Заявка на билеты» Москва 2008 г. - 9- Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Вид карточки «Заявка на гостиницу» Москва 2008 г. - 10 - Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Вид карточки «Заявка на курьера» Москва 2008 г. - 11 - Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Вид карточки «Заявка на такси» Москва 2008 г. - 12 - Business Information eXperience Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience 2 1 3 Прикрепление электронного документа к карточке Москва 2008 г. - 13 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience В системе предусмотрена возможность добавления скан-копии документа. Так выглядит закладка «Отсканированные документы» регистрационной карточки документа Москва 2008 г. - 14 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Для каждой карточки заявки любой сотрудник, работающий с ней, может посмотреть историю работы. Для этого необходимо открыть нужную карточку и переключиться на закладку «История» Москва 2008 г. - 15 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Отправка заявки на регистрацию Москва 2008 г. - 16 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Регистрация заявки: при нажатии на кнопку «Зарегистрировать» заявка приобретает статус «На исполнении», и карточка этой заявки закрывается. Москва 2008 г. - 17 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Сотрудник получает соответствующее уведомление о том, что заявка изменила статус. Москва 2008 г. - 18 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience При нажатии на соответствующее уведомление открывается карточка заявки. Заявка имеет статус «На утверждении». Москва 2008 г. - 19 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Для подтверждения исполнения заявки, сотруднику необходимо нажать кнопку «Утверждено». Результаты действий отправляется секретарю, и карточка этой заявки закрывается. Москва 2008 г. - 20 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Для отклонения и отправки на дополнительную обработку нужно перейти во вкладку «Правка». Москва 2008 г. - 21 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience В поле «Комментарии (Отчет)» указать причину отклонения заявки и нажать кнопку «Отклонено». Заявка отправляется секретарю на доработку, и карточка этой заявки закрывается». Москва 2008 г. - 22 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Подтверждение исполнения заявки: после обработки заявки необходимо нажать на кнопку «Исполнено». Москва 2008 г. - 23 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Подтверждение исполнения заявки. После обработки заявки секретарем ресепшен сотруднику приходит соответствующее уведомление на почту. Москва 2008 г. - 24 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience В Системе предусмотрен ряд отчетов для контроля исполнительской дисциплины. На данном экране – контроль деятельности сотрудников. Данные по отчету реестра документов можно выгрузить в Excel Москва 2008 г. - 25 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Результаты поиска Каждый участник процесса может осуществлять поиск по номеру документа, типу, дате создания, дате регистрации, по сотруднику и по истории документа Москва 2008 г. - 26 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Преимущества решения Business Information eXperience • Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО • Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников работе с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота); • Упрощается работа сотрудников (одна программа вместо двух-трех), (как результат – сокращение числа ошибок) • Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код (передача полной технической документации и исходных кодов) • Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО) • Уникальная функциональность работа в режиме offline, построение распределенной системы за счет сужествования распределенной доменной структуры Москва 2008 г. - 27 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Резюме демонстрационных примеров Business Information eXperience Решение не является коробочным продуктом + отсутствуют расходы на лицензирование ПО – требует полноценного внедрения Решение строится на Microsoft технологиях + очень быстро осваивается пользователями – необходимо наличие MS Office Решение тесно связано с IT инфраструктурой + просто в настройке и администрировании – необходимо наличие Active Directory и Exchange Москва 2005 г. - 28 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Технические характеристики Business Information eXperience Программные требования Microsoft Windows Server 2000-2003 Microsoft Exchange Server 2000-2003 Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы) Москва 2008 г. - 29 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Спасибо!!! Вопросы? Для получения • дополнительной информации • консультаций и организации презентации системы обращайтесь Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru тел. +7 (495) 644-24-13 Москва 2008 г. - 30 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow»
