Решение в области корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru тел. +7 (495) 644-24-13 Business Information eXperience Коротко Outlook Docflow – это Надстройка над Outlook (Exchange), добавляющая в инструмент для работы с почтой, задачами и календарями функции централизованной системы документооборота корпоративного уровня Microsoft Office 2003 System Microsoft Outlook 2000/ XP/ 2003/ 2007 Москва 2008 г. - 2- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Назначение решения Business Information eXperience Автоматизация коллективной работы с информацией для организаций с полностью или частично устоявшимися бизнеспроцессами: • • • • Документооборот (внутренние документопотоки организации); Делопроизводство (регистрация, контроль исполнения); Автоматизация сложных процессов взаимодействия при подготовке, согласовании и утверждении документов; Хранилище документов. Дополнительные возможные варианты использования Help desk – легкая версия Документооборот системы управления качеством Москва 2008 г. - 3- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Функциональность Автоматизация работы с документами Автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства, a) регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки); b) постановка документов на контроль и отслеживание их исполнения; c) отслеживание хода исполнения поручений; Организация потока работ (workflow) в Компании с осуществлением контроля за движением и исполнением документов; Автоматическая передача функций согласования и утверждения. Москва 2008 г. - 4- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Функциональность Контроль исполнения • Контроль доставки и прочтения задания; • Автоматические напоминания о необходимости выполнения задания; • Контроль выполнения задания; • Мониторинг задания (инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием, с поручениями, поставленными на основе его задания); • Автоматический контроль сроков исполнения; • Анализ истории выполнения заданий; • Контроль качества исполнения (система позволяет принимать или отклонять исполнение). Москва 2008 г. - 5- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Функциональность Оптимизация и стандартизация документопотоков • Гибкая маршрутизация документов; • Унификация и фиксация маршрутов согласования и утверждение документов; • Унификация и фиксация шаблонов документов и номенклатуры дел; • Создание и модификация многоуровневого классификатора для хранилища документов. Москва 2008 г. - 6- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Функциональность Управление документами и взаимодействием • Разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей • Подготовка и печать журналов, оперативных и аналитических отчетов • Интеллектуальные уведомления о движении документов • Работа с разными источниками входящих документов (бумажный документ, факс, email и т.д.); возможность подключения средств распознавания текста • Поиск документов по содержанию и любому из полей регистрационной карточки (полнотекстовый, с учетом морфологии) Москва 2008 г. - 7- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Состав решения Business Information eXperience Компоненты решения • Microsoft Exchange Server – современная полнофункциональная платформа для построения корпоративной системы документооборота • Модуль «Outlook Docflow», разработка компании BIX • Microsoft Outlook – единый инструмент пользователя (вся работа с системой документооборота происходит с помощью Microsoft Outlook) • Microsoft Visio – программа из пакета Microsoft Office, используется для составления и редактирования маршрутов движения документов • Microsoft Word, Microsoft Excel – тесно интегрированы с системой документооборота, используют единые корпоративные шаблоны для создания документов. Москва 2008 г. - 8- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Состав решения Microsoft Outlook Стандартная функциональность Карточки документов, представления и т.д. Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Visio Стандартная функциональность почтовые ящики (mailboxes) Серверный Агент (BIX Srv) Общие папки (public folders) Дополнительная панель (stensil) Механизм публикации Модуль «Outlook Docflow» - разработка компании BIX - представляет собой набор компонентов, работающих в рамках стандартных продуктов Microsoft Ключевым компонентом является Серверный Агент (BIX Srv), который позволяет: • Автоматически контролировать сроки, проставленные на карточке документа • Контролировать маршрут и правила перехода по статусам • Контролировать права доступа, изменяемые в соответствии с текущим статусом документа Москва 2008 г. - 9- Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience Архитектура решения Офисные Пользователи Единая IT политика Почта, Среда совместной работы, Документоооборот, Делопроизводство Администратор Системы документооборота b Access » line f f O м« C и tP еж e р k k– Windows Server oc o o P l t r u Active Directory O fo k o Exchange Server tlo u Sharepoint Portal Server * O e Outlook W Мобильный пользователь Москва 2008 г. На стадии разработки - 10 - Администратор IT ресурсов Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Пример внедрения распределенной системы Business Information eXperience Клиентские места Outlook Outlook Outlook Локальная сеть Защищенный канал Синхронизация: Каждые 2 часа ... MS Exchange Server почта, полностью документооборот Представлена архитектура системы, разработанной по заказу администрации одной из российских областей Москва 2008 г. хх часов 00 минут линия 1 MS Exchange Server - 11 - хх часов 45 минут линия n MS Exchange Server Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Примеры процесса Business Information eXperience Примеры построения систем и внешний вид программы можно увидеть в следующих презентациях: • Система управления документопотоками; • Система автоматизации задач делопроизводства; • Система контроля исполнения поручений; • Система автоматизации процесса обслуживания заявок; • Система управления заявками «Help Desk» ... и другие презентации доступны по адресу http://www.bix.ru/products/odf.html Москва 2008 г. - 12 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Преимущества решения Business Information eXperience 1. Уникальная функциональность, технологичность решения • Работа в режиме offline – возможность работать на ноутбуке вне офиса и синхронизировать выполненные действия и принятые решения с центральной базой документов; • Графический редактор маршрутов на основе Microsoft Visio; • Безопасность, интегрированная с Windows, на уровне отдельного документа; • Работа в распределенной среде (производится синхронизация баз документов, в том числе в условиях невысокого качества каналов связи); • Надежность, доступная за счёт использования промышленных IT систем (кластеризация, полноценное резервное копирование и восстановление; поддержка транзакций, в том числе при операциях с файлами; интеграция с антивирусным ПО). Москва 2008 г. - 13 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Преимущества решения Business Information eXperience 2. Низкая стоимость владения (TCO): • Решение работает на MS Exchange и MS Outlook поэтому для многих организаций не требует покупки дополнительных лицензий базового ПО; • Отсутствует необходимость дополнительного обучения сотрудников и технического персонала работы с программой (при этом остается необходимость обучения сотрудников новым функциям и регламенту работы в условиях корпоративной политики делопроизводства и документооборота); • Тесная интеграция в информационную инфраструктуру, а не автономная работа системы; • Большие возможности масштабирования, бесплатные клиентские лицензии; • Бизнес-процессы управляются пользователями (через Visio) без привлечения IT специалистов. Москва 2008 г. - 14 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Преимущества решения Business Information eXperience 3. Перспективность, минимальные риски • Возможность самостоятельно создавать принципиально новые бизнес процессы и модифицировать исходный код (передача полной технической документации и исходных кодов); • Открытость и большие интеграционные возможности (на текущий момент есть опыт интеграции с следующим ПО: EFAS, Microsoft Axapta, Project Server, Symantec WinFax и др.); • Система базируется на продуктах Microsoft лидера мирового рынка ПО (широкий быстроразвивающийся рынок смежного ПО, широкий рынок специалистов); • Соответствие строгой и целенаправленной корпоративной политике в области IT (гомогенность, однородность информационных систем). Москва 2008 г. - 15 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Технические характеристики Business Information eXperience Программные требования Microsoft Windows Server 2000-2003 Microsoft Exchange Server 2000-2003 Microsoft Outlook 2000 (XP, 2003) Аппаратные требования Клиент: от P2-300, 64М (рекомендуется от P2-500, 128М) Сервер: от P3-600, 256M (рекомендуется от P3-2G, 1024М) Требования к каналам связи Клиент-Сервер: от 10Мб Сервер-Сервер: от 33,6 Кб (при построении распределенной системы) Москва 2008 г. - 16 - Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Business Information eXperience О компании BIX - высокотехнологичная российская компания, присутствующая на рынке с 2000 года Компания BIX занимается внедрением бизнес-ориентированного программного обеспечения. Среди компаний, успешно эксплуатирующих наши решения, широко известны: • • • • • • • • • • • СУ 155 ГазЭкспорт СанИнтербрю РЕСО-Гарантия ГУТА-Страхование ИНКОМ-Недвижимость JT International Reemstma СладКо АКБ "ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНК“ ИД "Советский Спорт" Москва 2008 г. - 17 - Стратегия компании BIX – помогать своим заказчикам получать максимальную отдачу от используемых в бизнесе ИТ-систем. И получать отдачу не путем добавления новых подсистем и дополнительных инвестиций в ИТ, а путем придерживания взвешенной и дальновидной политики развития Корпоративной Информационной Системы Решение для корпоративного документооборота «Outlook Docflow» Спасибо!!! Вопросы? Для получения • • • дополнительной информации доступа к демонстрационному серверу консультаций и организации презентации системы обращайтесь: Константин Майоров Konstantin.Maiorov@bix.ru «БИКС» www.bix.ru тел. +7 (495) 644-24-13