Лекция 12 Внедрение и эксплуатация автоматизированных систем в коммерческой

Лекция 12
Внедрение и эксплуатация
автоматизированных систем
в коммерческой
деятельности
Основные этапы и принципы внедрения
автоматизированных систем
Этап 1 - стратегическое планирование
Формулировка
руководством
компании
стратегий на ближайшие 1-2 года.


своих
бизнес-целей
и
Этап 2 - формализация бизнес-процессов или предпроектное
обследование
Постановка задач автоматизации, т.е. кратко должно быть описано —
какие задачи будут автоматизированы и как.
Составляется от 5 до 15 схем движения информации (на каждую
функциональную область — планирование продаж, закупка, хранение и
т.д).
После завершения этого этапа готово первое формализованное,
системное представление бизнес-процессов. А значит, почти всегда
неоптимальное.
Основные этапы и принципы внедрения
автоматизированных систем


Этап 3 - оптимизация бизнес-процессов
В результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры
предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация и
реинжиниринг соответственно. В результате принятых решений можно
корректно определить перечень бизнес-процессов, подлежащих
автоматизации, и план работ по автоматизации.
Этап 4 - техническое задание (ТЗ)
Постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?»,
ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать?
В какие сроки необходимо это сделать?
Каковы условия сдачи-приемки выполненных работ? и др.».
Документировать данные и другие аспекты проводимой работы необходимо
как для самого Заказчика, так и для внедряющей компании.
Основные этапы и принципы внедрения
автоматизированных систем


Этап 5 - разработка концептуального дизайна
Это, в основном, внутреннее дело внедряющей организации.
При этом в своих действиях она опирается на утвержденное
ТЗ.
Этап 6 - подготовка и проведение контрольного примера
IT-подразделение совместно с ключевыми пользователями
подразделений составляют контрольный пример.
Целью которого является проведение в системе основных
операций и получение необходимого набора документов.
По результатам проведения контрольного примера делается
вывод о готовности системы для опытной эксплуатации.
Основные этапы и принципы внедрения
автоматизированных систем


Этап 7 - разработка инструкций пользователей
Необходимо разработать инструкции для каждой должностной
категории пользователей в целях их обучения работе с системой.
Обычно этим занимается внедряющая компания совместно с
ключевыми пользователями предприятия - Заказчика
Этап 8 - обучение пользователей
Сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому.
Их нужно не только известить о грядущих изменениях, но и
научить работать в новых условиях.
Необходимость этого этапа, заключается в преодолении
психологического сопротивления персонала переменам.
Основные этапы и принципы внедрения
автоматизированных систем


Этап 9 - опытная эксплуатация
Этап, на котором можно объективно оценить все
сделанное ранее.
Система начинает работать в реальных условиях, с
реальными данными.
Этап 10 - послепроектное обследование / мониторинг
На этом этапе ведется:
а) внимательное наблюдение за работой программы,
б) отслеживаются возможные недочеты,
в) проводятся заключительные корректировки,
г) подводятся итоги внедрения.
Основными принципами реализации
проекта внедрения являются
1. Эффективность внедрения необходимо оценивать, например, отдачей от
инвестиций («возвратом стоимости вложений»). При этом в общем случае
учитываются следующие показатели:
а) общая стоимость владения (total cost of ownership, TCO),
включающая ПО, аппаратные
средства,
стоимость
внешнего
обслуживания и расходов на зарплату;
б) время внедрения (time to implement, TTI), помимо которого надо
учитывать и время,
которое
потребовалось,
чтобы
окупить
внедрение (общее время называется time to benefit, TTB);
в) возврат инвестиций (return on investment, ROI);
г) чистая текущая стоимость внедрения КИС (net present value,
NPV), в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг,
зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.
Основными принципами реализации
проекта внедрения являются
2. Необходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика, в ходе
внедрения, игнорируя по возможности добавление в систему новых
необязательных требований, иначе реализация проекта внедрения КИС
затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить об
адекватной оценке эффективности внедрения КИС).
3. Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть скрупулезно
описаны и проанализированы перед внедрением, а не в процессе
выполнения проекта.
4. Внедрение должно выполняться по модульно и начинаться с модулей,
которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.
Основными принципами реализации
проекта внедрения являются
Внимательно
проанализировать
существующую
программно-аппаратную
платформу
в
процессе
обследования предприятия (в том числе, уже имеющееся,
пусть и устаревшее, ПО материального и финансового
учета). Определены пути ее интеграции (если это
необходимо) с внедряемой КИС (не следует забывать и про
перенос и конвертацию во внедряемую КИС важных
данных).
6. Успешное внедрение КИС возможно только при
тесной
обратной
связи
с заказчиком и полной
(реальной) поддержке группы внедрения руководством
предприятия.
5.
Методологические подходы к оценке
эффективности внедрения и применения
информационных систем

Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с
точки зрения востребованности и прибыльности.

Как правило, преимущества информационных технологий (ИТ) у
руководящего состава предприятий не вызывают сомнений.

Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топменеджмента компаний,

Однако, единой формулы подсчета эффективности информационных
систем на настоящий момент не существует.

Для многих руководителей компаний возврат на инвестицию в
информационные технологии не является главнейшим критерием для
принятия решения о реализации проектов.

Оценивают эффективность систем чаще с точки зрения повышения
производительности труда.
Методологические подходы к оценке
эффективности внедрения и применения
информационных систем
Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих
конкурентоспособных качеств компании:
1. Сокращение сроков поставок продуктов заказчикам.
2. Сокращение сроков ввода в производство новых
продуктовых линеек.
3. Гибкость в планировании производства продукции за
счет автоматизации управления материальными потоками.
4. Возможность управления себестоимостью продукции.
5. Автоматизация отношений с клиентами (CRM).
Портфельный подход к оценке
эффективности информационных систем

Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного
ИТ-портфеля для предприятия.

Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ
руководством компании на основании оценки, проведенной
специалистами ИТ-подразделения.

Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с
точки зрения производительности труда.

Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и
поддержке ИТ-решений.

Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в
простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную
информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ
на предприятии.
Бюджетный подход к оценке эффективности
информационных систем

Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о
гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных
процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за
расходом средств.

Данный подход применяется компаниями с уже сформировавшимся
ИТ-хозяйством.

Инвестиции
в
ИТ
распределяются
по
функциональным
подразделениям, которые при должной мотивации формируют
обоснование применения соответствующего ИТ - решения в привязке
к росту производительности труда.
Бюджетный подход к оценке эффективности
информационных систем

Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по
принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из
подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются
обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ,
«заказывает» разработку у ИТ-подразделения.

Основываясь на таком подходе, многие крупные консорциумы в
последние годы практикуют заключение сделок на аутсорсинг или
ауттаскинг (вынесение задач ИТ за пределы компании) ИТподразделения.

Российской Федерации ауттаскинг имеет самое широкое применение
среди небольших компаний. Причина проста – вынесение ИТ- бюджета
за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниям
конкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных
функциях, не занимаясь поддержкой (развитием) информационных
систем.
Проектный подход к оценке эффективности
информационных систем




Современная финансовая теория признает
четыре основных способа расчета
эффективности проекта и его ценности для
компании:
срок окупаемости,
возврат на инвестиции,
внутренняя рентабельность,
чистая прибыль от проекта с учетом стоимости
капитала, приведенная к сегодняшнему дню.
Проектный подход к оценке эффективности
информационных систем

Недостаток данной методологии заключается в том, что в рамках
горизонта функционального подразделения очень сложно
количественно оценить качественное изменение в сути бизнеспроцессов (как вариант, важное качественное изменение может
быть просто не замечено).

В связи с этим такая оценка зачастую бывает проигнорирована,
если проводится самостоятельно функциональными службами без
участия специалистов финансового подразделения.

Оценка ROI, проведенная в совокупности с оценкой рисков
внедрения информационной системы в компании, выдает
показатели вероятности того или иного значения ROI (например,
85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности успеха
на 70% ROI).
Эффект от внедрения
информационной системы (ROI)



Расчетный эффект
Эффект времени и производительности
«Тонкие» эффекты
Как правило, основной эффект от внедрения информационных
систем – это рост производительности труда
1. Экономия рабочего времени определенного рода
менеджеров.
2. Эффективное применение человеческих ресурсов на
предприятии.
3. Сокращение стоимости осуществления той или иной
трансакции на предприятии.
Эффект от внедрения ИТ,
производительность труда и капитала
Реализуемый эффект от ИТ представляет собой сложную
взаимосвязь
экономии
капитала,
роста
производительности
труда
и
создания
новой
добавленной стоимости.
Современная экономическая наука измеряет эффект от
ИТ на трех уровнях:
1. На макроэкономическом уровне
2. На уровне компании
3. На уровне исполнителя
Выводы по внедрению и эксплуатации
информационных систем

Оценка эффективности внедрения информационных
систем может быть проведена с различной глубиной
для различных задач.

Как правило, для политически ангажированных
инвесторов готовят обоснование, исходя из оценки
роста производительности труда. Такое обоснование в
наших условиях подготовить сложно, исходя из
естественного сопротивления персонала первичному
внедрению информационных систем уровня ERP.

Однако, исходя из общей практики для подобных
производств, такая оценка со значительной долей
погрешности и условностей может быть подготовлена.
Выводы по внедрению и эксплуатации
информационных систем

Расчет ROI в совокупности с оценкой рисков проекта является
наглядным обоснованием для собственников и инвесторов.
Подготовка такого обоснования представляется возможным в
допустимые сроки (от двух до четырех недель) с привлечением
внешних экспертов, имеющих опыт подготовки таких оценок.

Подготовка
портфельной
оценки
проекта,
как
правило,
осуществляется руководителями ИТ-подразделений, как подготовка к
тендерным процедурам или процедуре выбора поставщика ИТрешения. Адресатом такой оценки является руководитель
предприятия, принимающий решение о внедрении информационной
системы. Такая оценка дает представление руководителю о стоимости
проекта в разрезе всех (основных) ИТ-решений представленных на
рынке.
Спасибо за внимание!