1. Горизонтальное сжатие процесса

Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
1. Горизонтальное сжатие процесса
Несколько работ объединяются в одну
Модель существующего бизнеса
Отдел 1
…
Отдел 2
…
Отдел 3
Отдел 4
…
…
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Сотрудник + ИС
…
Отдел 5
…
Применение правила:
все шаги процесса
выполняются одним
человеком или
командой
Пример:
реинжинирнг процесса
обработки заявки в
компании IBM Credit
Последствия:
уменьшается
количество людей,
ускоряется выполнение
процесса (в 10 раз),
уменьшается
количество ошибок,
повышается
ответственность
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
2. Вертикальное сжатие процесса
Исполнители принимают самостоятельные решения
Организационная структура существующей компании
…
…
Применение правила:
в тех точках, где
исполнитель должен
обращаться к управленцам,
принимающим решения,
исполнитель принимает
решения самостоятельно
Последствия:
…
Реинжиниринг
Организационная структура новой компании
сокращается количество
управленцев,
уменьшаются временные
задержки,
снижается стоимость,
…
…
ускоряется реакция на
запросы клиента
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
3. Делинеаризация процесса
Шаги процесса выполняются в естественном порядке
Модель существующего бизнеса
Группа 1
Группа 2
…
…
Группа 3
Применение
правила:
Группа 4
…
Работы выполняются
последовательнопараллельно
…
Пример:
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Группа 1 +
CAD/CAM
Группа 2 + Группа проверки + Группа 3 +
CAD/CAM
CAD/CAM
CAD/CAM
Группа 4 +
CAD/CAM
Процесс разработки
новой фотокамеры в
компании Kodak
Последствия:
ускоряется
выполнение процесса
уменьшается время
на устранение
несоответствий
Устранение
несоответствий
…
…
…
…
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
4. Введение вариантов процесса
Процессы имеют различные варианты исполнения
Отдел 1
Модель существующего бизнеса
Отдел 2
Отдел 3
Отдел 4
…
…
Отдел 5
…
…
…
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Сотрудник + Информационная система
Эксперты
Применение правила:
Новые процессы должны
иметь различные версии
для различных ситуаций
Пример:
Процесс обработки заявки
в компании IBM Credit
Последствия:
Получение и
проверка запроса
простой запрос
сложный запрос
Обработка с
базой данных
Запрос
Обращение
средней
сложности к экспертам
Обработка с
экспертной
системой
Обработка
данных
ускоряется выполнение
процесса, т.к.
Экспертиза
отдельные версии процесса
являются ясными и
простыми
как правило, сложных
случаев не так уж много. –
менее 20%
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
5. Сдвиг работы между подразделениями
Работа выполняется там, где это наиболее целесообразно
Модель существующего бизнеса
Расчетный
отдел
Отдел
заказов
Подача
заявки
Продавец
товара
Покупка
Передача
товара
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Применение правила:
Работа может передаваться от одних
подразделений другим если это
целесообразно
Пример:
В одной из крупных компаний США
разрешили всем отделам
самостоятельно (а не через отдел
заказов) заказывать себе товары
стоимостью менее 500$.
Последствия:
Сокращение затрат
Расчетный
отдел
Продавец
товара
Покупка
Ускорение выполнения процесса
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
6. Уменьшение проверок и управляющих
воздействий
Модель
существующего
бизнес-процесса
Модель нового
бизнес-процесса
УЦ-действие 1
УЦ-действие 1
Проверка 1
УЦ-действие 2
Реинжиниринг
УЦ-действие 2
Комплексная
проверка
Проверка 2
УЦ-действие 3
УЦ-действие 3
Применение правила:
По возможности выполняются
только действия, увеличивающие
потребительскую ценность
продукта (УЦ-действия)
Пример:
Проверка не проводится, если
стоимость ее проведения
превосходит стоимость потерь,
которые бы имели место при ее
отсутствии
Последствия:
Сокращение затрат
Ускорение выполнения процесса
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
7. Минимизация согласований
Модель существующего бизнеса
Отдел
заказов /и
Применение правила:
1: Заказ на товар
Продавец
товара
4: накладная на товар
2: Копия
заказа
3: товар
6: чек об оплате
Отдел оплаты
счетов /и
5: Документ получения товара
Отдел получения
товара /и
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Отдел
заказов /и
2: Копия
заказа
ИС с базой
данных /и
1: Заказ на товар
4: отметка о получении товара
Пример:
В результате реинжиниринга
бизнес-процесса «Поставки»
компания Ford уменьшила
количество контактов с трех до
двух, устранив накладную на
товар
Последствия:
Продавец
товара
5: чек об оплате
минимизировать согласования
путем сокращения внешних
точек контакта
3: товар
Отдел получения
товара /и
Сокращение затрат
Ускорение выполнения
процесса
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
8. Введение уполномоченного менеджера
Уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта
Применение правила:
Модель существующего бизнеса
Сотрудник 1 /и
Сотрудник 2 /и
Клиент
клиент контактирует только с
уполномоченным
менеджером
Пример:
…
Сотрудник 3 /и
Последствия:
Реинжиниринг
Модель нового бизнеса
Сотрудник 1 /у
Уполномоченны
й менеджер /и
Сотрудник 2 /у
Клиент
Сотрудник 3 /у
Удобство клиента
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.1. Эвристические правила реконструкции бизнеса
9. Смешанный централизованный /
децентрализованный подход
Децентрализованное
принятие решений
Отделение Отделение
1
2
Прием
заявки
Прием
заявки
Принятие
решения
Принятие
решения
Исполнение
Исполнение
Централизованное
принятие решений
Отделение Центральное Отделение
1
2
руководство
Прием
заявки
Прием
заявки
Принятие
решения
Исполнение
Исполнение
Централизованное/децентрализованное
принятие решений
Отделение ИС с базой Отделение
данных
1
2
Прием
заявки
Прием
заявки
Поиск и
выдача
информации
Принятие
решения
Принятие
решения
Исполнение
Исполнение
Применение правила: с одной стороны, автономная работа подразделений, а, с другой стороны,
координирование подразделениями своих действий за счет возможности пользоваться
централизованными данными
Последствия: преимущества децентрализации (оперативность принятия решений, хороший
контакт с исполнителями и др.) и централизации (согласованность решений)
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Новые информационные технологии
Новые ИТ в реинжиниринге применяются не для автоматизации существующей
деятельности, а для автоматизации новых перепроектированных процессов.
Более того, само перепроектирование процессов становится возможным
только благодаря новым ИТ.
Три категории изменений, которые обеспечивает использование новых ИТ:
• изменения, улучшающие временные характеристики процессов без
модификации их содержания. Они позволяют автоматизировать работу, сократить
ручной труд, анализировать данные новыми методами, которые невозможно
применять вручную;
• изменения, не затрагивающие сами процессы, но позволяющие контролировать
каждый конкретный экземпляр процесса и выявлять, где он наталкивается на те
или иные проблемы. Такие изменения обеспечивают автоматизированные
системы мониторинга и диагностики;
• революционные изменения, заключающиеся в реорганизации бизнес-процессов.
Именно данная категория изменений является ядром реинжиниринга.
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Новые ИТ изменяют правила работы компаний
Технология
Телекоммуникационные
сети
Прежнее правило
Необходимо выбирать между
централизацией и
децентрализацией
Новое правило
Можно одновременно получать
преимущества от централизации
и децентрализации
Это сети передачи данных, связывающие компьютеры посредством линий связи.
Локальные сети связывают ряд компьютерных станций в одной локальной зоне,
глобальные сети отличаются более протяженными коммуникациями.
Использование сетей дает возможность работникам из различных подразделений организации
оперативно обмениваться информацией при помощи своих компьютеров
Технология
Беспроводная связь и
переносимые
компьютеры
Прежнее правило
Специалистам для получения,
хранения, поиска и передачи
информации требуется офис
Новое правило
Специалисты могут посылать и
получать информацию из того
места, где они находятся
Ноутбуки и связь, осуществляемая без кабельных линий посредством средств радиосвязи,
позволяют передавать, обрабатывать и получать информацию в любом месте, хоть в чистом
поле.
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Новые ИТ изменяют правила работы компаний
Технология
Распределенные базы
данных
Прежнее правило
Информация может появляться
в одно время в одном месте
Новое правило
Информация может появляться
одновременно в разных местах,
когда она необходима
Распределенная БД (Distributed Data Base, DDB) – это логически единая БД, физически
размещенная на двух или более компьютерах, являющихся узлами компьютерной сети.
С одной стороны, данные находятся в пунктах наибольшего их спроса, а, с другой стороны,
обеспечивается доступ к любым данным, независимо от того, где они расположены.
Технология
Средства поддержки
принятия решений
Прежнее правило
Все решения принимают
менеджеры
Новое правило
Принятие решений становится
частью работы каждого сотрудника
Это информационные системы, помогающие принимать решения (генерировать, оценивать).
Они сочетают традиционные методы доступа и обработки компьютерных данных с
возможностями решения задач на основе математических моделей.
В состав СППР наряду с СУБД входит подсистема моделирования
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Новые ИТ изменяют правила работы компаний
Технология
Экспертные системы
Прежнее правило
Сложную работу могут
выполнять только эксперты
Новое правило
Работу эксперта может выполнять
специалист по общим вопросам
Это информационные системы, которые моделируют с помощью компьютера процесс принятия
решения человеком-экспертом и выступают в роли консультанта для рядового специалиста.
Они используют для решения задач базы знаний, в которых хранятся знания эксперта,
например, в виде логических правил. На основе этих знаний и исходных данных выводятся
заключения, рекомендации.
Технология
Интерактивный
видеодиск
Прежнее правило
Новое правило
Лучший контакт с потенциальным
покупателем – личный контакт
Лучший контакт с потенциальным
покупателем – эффективный контакт
Технология интерактивных видеодисков - это слияние видео- и компьютерных технологий.
На диске комбинируются движущиеся имиджи, компьютерная графика, печатная информация и
др. При этом система реагирует на поведение пользователя.
Заменяет ли такой способ получения информации живое общение с продавцом – зависит, с
одной стороны, от компетентности продавца, с другой стороны – от качества видеодиска.
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Новые ИТ изменяют правила работы компаний
Технология
Технология автоматического
индексирования и
отслеживания
Прежнее правило
Новое правило
Для того, чтобы найти некую
сущность, необходимо знать,
где она находится
Сущности говорят вам, где
они находятся
Эта технология используется в системах электронного документооборота (СЭД) предприятия.
СЭД поддерживают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные,
видеоданные и Web-документы. СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и
распространения документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над
потоками документов в организации .
Технология
Высокопроизводительные
компьютеры
Прежнее правило
План пересматривается
периодически
Новое правило
План пересматривается оперативно
по мере необходимости
Современные интегрированные информационные системы планирования деятельности
предприятий (например, ERP - Enterprise Resource Planning) выполняют множество функций:
планирование продаж, планирование потребностей в сырье и материалах, планирование
производственных мощностей, планирование финансовых ресурсов и т.д.
Использование высокопроизводительных компьютеров предоставляет возможность
динамического анализа и динамического изменения плана по всей цепочке планирования.
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.2. Роль новых ИТ в РБП
Взаимосвязь бизнес- и ИТ-архитектур
Миссия отделов информационных технологий в фирмах и корпорациях смещается
от обслуживающих функций к формированию основ конкурентоспособности
компании. Их необходимо привлекать к стратегическому планированию .
Бизнес-архитектура
ИТ-архитектура
Глобализация бизнеса
Глобальные сети, бесперебойная 24×365 работа
Меньшее количество
уровней управления
Повсеместные телеконференции,
электронная почта. заметки
Интеграция цепочки
поставщиков
Приложения клиент/сервер от нескольких
поставщиков
Возросшая мобильность
служащих
Беспроводные коммуникации, сети,
Распределенные БД
Фокусировка на
обслуживании клиента
Быстрое развитие приложений,
бесперебойная 24×365 работа
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.3. Оргструктура новой компании
Процессная оргструктура
Процессы и ресурсы компании SAS– Скандинавские Авиалинии
Ресурсы (функциональные подразделения)
Отдел
регистраци
и
Авиарейс
№X
Команды
процесса
Авиарейс
№Y
Авиарейс
№Z
…
Отдел тех.
обслуживани
я
…
Отдел
выдачи
багажа
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.3. Оргструктура новой компании
Процессная оргструктура
Президент компании
Владельцы ресурсов
Операторы
процессов
Владельцы
процессов
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.3. Оргструктура новой компании
Роли и обязанности
Президент компании:
- отвечает за конечный результат выполнения всех процессов компании …
- определяет цели и стратегии бизнеса, обеспечивает развитие бизнеса;
- осуществляет общий контроль за бюджетом и финансами;
-- назначает владельцев ресурсов и владельцев процессов, контролирует их
деятельность.
Владелец процесса:
- несет ответственность за выполнение определенного процесса, за его результат;
- ставит цели процесса, разрабатывает процесс и обеспечивает его выполнение;
- планирует бюджет процесса, распоряжается деньгами;
- набирает операторов процесса (заключает 3-хсторонние соглашения) и
организует их в команду;
- несет оперативную ответственность за привлекаемые им ресурсы (распределяет
работы и руководит их выполнением).
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.3. Оргструктура новой компании
Роли и обязанности
Владелец ресурса:
- несет долговременную ответственность за ресурсы, относящиеся к его функции;
- распределяет имеющиеся в его распоряжении ресурсы на различные бизнеспроцессы;
- заключает соглашения с операторами процессов и владельцами процессов ;
-- расходует деньги, получаемые от владельцев процессов, на выплату зарплаты
своим сотрудникам, на приобретение оборудования и т.д.;
- обеспечивает профессиональный рост своего персонала (составляет планы
обучения).
Оператор процесса:
-. выполняют работы в конкретных процессах;
- составляет совместно с владельцами процессов и владельцем ресурса
индивидуальный план участия в процессах.
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.3. Оргструктура новой компании
Достоинства процессной структуры
Отличия от матричной структуры:
1. Матричная структура применяется только для выполнения проекта (разовой
задачи). Руководитель проекта набирает временную команду.
Процессная структура используется не только для проектов, но и для
повторяющихся процессов. Команды создаются на длительное время.
2. В матричной структуре часто возникают конфликты между руководителем проекта
и линейными менеджерами, т.к. последние не хотят терять свои ресурсы.
В процессной структуре владельцы ресурсов заинтересованы в том, чтобы
предлагать владельцам процессов исполнителей, т.к. за это они получают деньги.
Основные достоинства процессной структуры:
- она ориентирована на потребности индивидуального, а не массового клиента;
- обеспечивается высокая согласованность и оперативность в работе команды;
- высокая ответственность сотрудников за конечный результат (работа оценивается
по результату).
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.4. Последствия реинжиниринга
Взаимовлияние аспектов бизнес-системы
Бизнеспроцессы
Организационная
структура
Убеждения и
ценности
Система
оценок
Содержание
работ
Функции
менеджеров
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.4. Последствия реинжиниринга
Последствия реинжиниринга
Изменение бизнес-процессов.
Реконструкция бизнес-процессов должна происходить в соответствии с
эвристическими правилами, с учетом возможностей новых ИТ
Изменение организационной структуры.
Новым перепроектированным бизнес-процессам наиболее соответствует
процессная оргструктура, предполагающая создание команд процессов
Можно выделить три типа команд:
- команда из сотрудников различных специальностей, создаваемая для
выполнения повторяющегося процесса. (этот тип используется компанией SAS);
- команда из сотрудников различных специальностей, создаваемая для решения
некоторой эпизодической задачи. (этот тип использовался компанией Kodak при
проектировании камеры);
- команда, состоящая из одного человека (этот тип использовался фирмой IBM
Credit).
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.4. Последствия реинжиниринга
Последствия реинжиниринга
Изменение содержания работ .
Работа меняется от простой к многоплановой.
Вместо контролируемого исполнения предписанных заданий от работника требуется
принятие самостоятельных решений;
Меняются требования к подготовке сотрудников (требуется непрерывное
образование сотрудников).
Изменение функций менеджеров
Задача менеджеров состоит теперь не в выдаче управляющих и контролирующих
воздействий, а в помощи членам команды решать возникающие проблемы.
Таким образом, менеджер выполняет функции тренера,
Уменьшается требуемое количество менеджеров. Менеджер-тренер может работать
примерно с 30-ю людьми.
Таким образом, сокращается количество управляющих уровней, оргструктура
становится более «плоской». .
Часть 3. Принципы РБП
Тема 3.4. Последствия реинжиниринга
Последствия реинжиниринга
Изменение системы оценок .
Работа команды оценивается и оплачивается в соответствии с полученным
результатом
Базовая зарплата сотрудника меняется мало, а размер премии целиком зависит от
эффективности выполненной работы. .
Продвижение по службе должно зависеть не от эффективности работы, а
исключительно от способностей сотрудника: «платим за эффективность,
продвигаем за способности»
Изменение убеждений и ценностей
Реинжиниринг требует от исполнителей убежденности, что они работают для
клиентов, а не для своих начальников
Сотрудники осознают рост своих полномочий и начинают чувствовать себя
предпринимателями