«Документирование управления персоналом» кафедра управления персоналом и документоведения Преподаватель Смородникова Е.Ю. ВГУЭС Раздел II. Тема 4. Документы по движению персонала: состав, содержание, порядок подготовки и оформления ВГУЭС Понятие и классификация документов по движению персонала. документы по движению персонала – комплекс документов, которые отражают прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков и командирование работников. Ключевая классификация документов по движению персонала предполагает деление документации на 3группы: 1) приказы, опосредующие отношения по движению кадрового состава у работодателя; 2) документы к приказам по движению персонала; 3) отчётные документы о движении персонала ВГУЭС Приказы, опосредующие отношения по движению кадрового состава у работодателя 1 - о переводе на другую работу, 2 - о предоставлении отпуска, 3 - о проведении аттестации, 4 - об увольнении, 5 - о командировании, 6 - о поощрении, 7 - о привлечении к дисциплинарной ответственности 8 – об отмене дисциплинарного взыскания 9 – об отстранении от работы ВГУЭС Приказ о переводе на другую работу Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, если структурное подразделение указано в трудовом договоре, как при продолжении работы у того же работодателя, так и при переводе на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод оформляется приказом (распоряжением) унифицированная N Т-5 и Т-5 А ( на нескольких сотрудников) и обязательная для работодателей всех форм собственности, в которую работодатели могут вносить дополнительные реквизиты. ВГУЭС Приказ о предоставлении отпуска унифицированная форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»; является основанием для отметки в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка расчет о предоставлении отпуска работнику". ВГУЭС Приказ о проведении аттестации Приказ оформляется по общим требованиям и может содержать: сроки и место проведения аттестации персонала; список сотрудников, подлежащих аттестации; состав аттестационной комиссии; основания проведения аттестации (если аттестация внеплановая); регламент оформления результатов аттестации; сроки подготовки документов необходимых для аттестации.; порядок подготовки и передачи в аттестационную комиссию необходимых для аттестации сведений ВГУЭС Приказ об увольнении • • • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) носит унифицированную форму Т-8 и Т-8 А (на нескольких сотрудников). в графе "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства; в графе "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы). ВГУЭС Приказ о командировании • • приказ носит унифицированную форму Т-9 и Т-9 А (для нескольких сотрудников) и применяется для оформления и учета направления работников в командировку в приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку. ВГУЭС Приказ о поощрении • • унифицированная форма № Т-11 и Т-11 А (для нескольких работников). содержит мотив поощрения (за образцовое выполнение трудовых обязанностей, за многолетнюю и безупречную работу, пр.), вид поощрения (объявление благодарности, награждение почетной грамотой и т.д.) и основание для его издания (представление руководителя структурного подразделения, др.),иные распорядительные действия (например, указывается сумма премии и дополнительной строкой может быть включена запись об источниках премирования). ВГУЭС Приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности примерное содержание приказа: существо дисциплинарного проступка; время совершения и время обнаружения дисциплинарного проступка; вид применяемого взыскания; документы, подтверждающие совершение дисциплинарного проступка; документы, содержащие объяснения работника визирование проекта юристом; ознакомление с приказом в течение 3 дней с момента издания ВГУЭС Приказ об отмене дисциплинарного взыскания примерное содержание приказа о досрочном снятии дисциплинарного взыскания: причина снятия дисциплинарного взыскания, номер и дата приказа о наложении взыскания основание снятия взыскания виза юриста ВГУЭС Приказ об отстранении от работы примерное содержание приказа: обстоятельства, послужившие основанием отстранения работника документы, которые подтверждают такие основания. схема отстранения определить правомочия непосредственного руководителя работника по отстранению последнего при наличии соответствующих причин вменить в обязанность уведомление вышестоящего должностного лица о факте отстранения определить форму, содержание и сроки уведомления. ВГУЭС Документы к приказам по движению персонала 1 – заявления (об увольнении по собственному желанию, о предоставлении отпуска и пр.); 2 - представление на проведение аттестации в отношении конкретного работника; 3 - аттестационный лист; 4 - протокол аттестационной комиссии; 5 - график отпусков; 6 - служебное задание; 7 - командировочное удостоверение; 8 - акты (об отказе от подписи, об отсутствии работника на рабочем месте, о нарушении дисциплины и пр.); 9 – график проведения аттестации. ВГУЭС Заявление об увольнении по собственному желанию заявление пишется на имя руководителя с указанием: ФИО работника; должности; просьбы об увольнении (при наличии причины с ее освещением); работодатель должен быть уведомлен о желании работника уволиться по общему правилу, за 14 календарных дней (при увольнении руководителя – за 1 календарный месяц, при увольнении в период испытательного срока – за 3 календарных дня) ВГУЭС Заявление о предоставлении отпуска заявление о предоставлении основного ежегодного отпуска и дополнительных ежегодных отпусков не является обязательным для оформления (основа для оформления приказа – график отпусков); заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком является обязательным для оформления. ВГУЭС Представление при проведении аттестации в отношении конкретного работника примерное содержание представления: учетные данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, занимаемая должность на момент аттестации, дата назначения на должность, образование, общий трудовой стаж, стаж замещения должности, пр.); характеристики производственной (служебной) деятельности и квалификации работника; сведения о соответствии профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности (согласно результатам предыдущей аттестации); оценка результатов работы работника за период между аттестациями, в т.ч. оценка участия в реализации отдельных проектов, выполнении специальных заданий, оценка отношения работника к работе, личности работника, включая его профессиональные качества и индивидуальные способности; предварительные выводы о соответствии профессиональной подготовки работника квалификационным требованиям по должности и разряду оплаты труда на момент проведения аттестации. ВГУЭС График отпусков График отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. ВГУЭС Служебное задание имеет унифицированную форму N Т-10 А подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9 А). при прибытии из командировки составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением по форме № Т-10 и авансовым отчетом по форме № АО-1. ВГУЭС Командировочное удостоверение Командировочное удостоверение — это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы (служит оправданием о месте и времени нахождения в командировке и прилагается к авансовому отчету для начисления суточных и учета командировочных расходов). имеет унифицированную форму № Т-10 ВГУЭС График проведения аттестации примерное содержание графика проведения аттестации: наименование структурного подразделения, в котором работают работники; ФИО аттестуемых; даты проведения аттестации; дополнительно в график могут включаться сведения: о дате проведения последней аттестации; о дате и тематике проведения учебных мероприятий. рекомендуется в графике отвести графы для перечня необходимых документов и материалов, даты их представления, а также для должностей и фамилий работников, ответственных за подготовку и представление этих документов. ВГУЭС Аттестационный лист заполнение возлагается на секретаря аттестационной комиссии, содержание и порядок заполнения устанавливается соответствующими локальными нормативными актами, принятыми у конкретного работодателя; подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем аттестационной комиссии и всеми ее членами, присутствующими на заседании комиссии в день ее проведения; с содержанием аттестационного листа работник должен быть ознакомлен под роспись ВГУЭС Протокол заседания аттестационной комиссии протокол содержит: дату заседания; сведения о присутствующих членах аттестационной комиссии; ФИО, занимаемую должность и место работы (подразделение) аттестуемого; краткое содержание сообщения аттестуемого о работе по занимаемой должности, заданные ему вопросы и ответы на них; оценку деятельности аттестуемого и результаты голосования, количество голосов "за" и "против" конкретной оценки работы аттестуемого; рекомендации аттестационной комиссии. подписывается председателем и секретарем аттестационной комиссии. ВГУЭС Акты об отказе от подписи, об отсутствии работника на рабочем месте, о нарушении трудовой дисциплины примерное содержание акта об отказе от подписи: заголовочная часть — (наименование организации, вид документа «АКТ», дата и регистрационный индекс, место составления акта (название населенного пункта, заголовок); текст акта — состоит из двух логических частей: вводной (указываются основание составления акта, фамилии и должности лиц, составивших и присутствовавших при составлении акта) и констатирующей (указываются должность и фамилия работника, отказавшегося ознакомиться с актом, дата и индекс приказа, с которым отказался ознакомиться работник, мотив (причины) отказа, выраженный данным работником); подписи работников, составивших акт. ВГУЭС Отчётные документы о движении персонала Наиболее распространенными документами, отражающими движение персонала являются: 1 - справка о текучести персонала, 2 - обзор по кадрам, 3 - отчёт об уволенных сотрудниках. Данные документы позволяют: - обеспечивать отражение процессов движения персонала на любой момент времени, хранение всей персональной информации; - формировать информацию для использования в подсистемах, связанных с персональным учетом: расчета заработной платы, нормирования трудовых затрат, планирования производства, бухгалтерского учета. ВГУЭС Справка о текучести персонала Справка о текучести персонала - это документ, содержащий описание и подтверждение текучести кадров, носит информационный характер и не требует принятия каких-либо действий от руководителя, содержит обобщающие сведения. При подготовке проекта справки необходимо учесть: полноту и достоверность фактов и сведений; правильность оформления; точность датирования; соблюдение уровня подписания. ВГУЭС Отчет об уволенных сотрудниках имеет унифицированную форму (статистический отчет № П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»). данный отчет применяется в целях: - мониторинга ситуации на рынке труда; - оперативного получения информации о неполной занятости работников; - получения информации о высвобождении работников по собственному желанию. форму заполняют юридические лица – коммерческие и некоммерческие организации (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, основной вид деятельности которых относится к следующим разделам ОКВЭД: добыча полезных ископаемых, обрабатывающие производства, производство и распределение электроэнергии, газа и воды, строительство, транспорт и связь, оптовая и розничная торговля, ремонт автотранспортных средств, мотоциклов, бытовых изделий и предметов личного пользования, финансовая деятельность. ВГУЭС