«Документирование управления персоналом» кафедра управления персоналом и документоведения Преподаватель Смородникова Е.Ю. ВГУЭС Раздел II. Тема 9. Регистрация и контроль исполнения документов по управлению персоналом ВГУЭС Понятие регистрации и индексирования кадровых документов Регистрация кадровых документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индексирование кадровых документов - присвоение документу индивидуального условного индекса, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. ВГУЭС Регистрация документов регистрация документа включает: - проставление даты; - проставление регистрационного индекса; - запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме. главное назначение регистрации документов: - придание им юридической силы; - подтверждение факта их создания; - подтверждение факта их поступления. цель регистрации документов: - обеспечить их учет; - контроль; - быстрый поиск. ВГУЭС Индексирование документов o o o o o Индексирование – это присвоение документу индивидуального условного индекса, обозначающего принадлежность к конкретной классификационной группе и порядковый номер в ней. в основе индексирования документов лежит номенклатура дел; обозначения производят только арабскими цифрами; простой индекс состоит из порядкового номера документа и индекса дела по номенклатуре; составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой; индекс ставят в регистрационном штампе на документе и в регистрационной форме учета. ВГУЭС Состав реквизитов (полей) для регистрации документов автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела. ВГУЭС Состав дополнительных реквизитов (полей) для регистрации документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения . ВГУЭС Организация контроля за сроками и качеством исполнения документов по управлению персоналом Контроль за исполнением документов и принятых решений – функция управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов. В контроле исполнения документов можно выделить: контроль по существу решения вопроса (осуществляет руководитель организации (подразделения); контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. ВГУЭС Этапы контроля исполнения документов • • • • • постановка документов на контроль; проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительная проверка и регулирование хода исполнения; снятие документов с контроля; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. ВГУЭС