Тема 5 Планирование в среде информационной системы 2009
реклама
Планирование в среде информационной системы Тема 5 Процесс автоматизации (создания ИС) состоит из этапов: • Планирование • Контроль исполнения плана • Регулирование – анализ результатов и принятие решений. Стратегический план • Стратегический план является долгосрочным планом по созданию и развитию ИС (модернизации, перепроектирования, трансформации) • Стратегический план создания и развития ИС является составляющей общего стратегического плана предприятия и должен полностью вписываться в стратегию развития предприятия. Оперативный план • Оперативный план определяет задачи и способы их решения на текущий момент и краткосрочную перспективу. • Оперативный план, как правило, содержит план конкретных работ по реализации принятых стратегических решений, описанных в технических терминах. • Он включает в себя события, которые должны произойти, носит календарный характер (привязан к календарным датам) и сопровождается сметой расходов или графиком инвестирования средств. Процесс формирования стратегических целей планирования ИС Цели, принципы и стратегии предприятия, цели пользователей Анализ условий, результаты предварительного рассмотрения Стратегические цели в области ИС Стратегии ИС Оперативное планирование мероприятий в области ИС Планирование проекта ИС • Под отдельным проектом понимаем как мероприятия информационного менеджмента (ИМ) в отношении составляющих ИС предприятия, так и планирование проектных работ. • Планирование мероприятий обеспечивает согласование деятельности ИТ-подразделений и предприятия в целом. • Мероприятиями ИМ могут быть, например, – приобретение новых приложений для решения бизнес-задач, – приобретение технологического оборудования для выполнения отдельных функциональных задач, – обучение персонала ИТ-подразделений и конечных пользователей и др. Этапы стратегического планирования ИС Анализ окружения Анализ внутренней ситуации Определение целей, принципов, направлений развития ИС Выработка стратегии ИС Выбор мероприятий Определение отдельных проектов в области ИС и ОИ Анализ окружения Рассмотрение информационного взаимодействия предприятия с партнерами, конкурентами, клиентами и поставщиками, органами государственной власти • Оценка места ОИ и сложившейся ИС на предприятии, уровня использования ИТ в менеджменте. Под окружением предприятия понимают: • Собственников (их интересы) • Рыночную конъюнктуру, складывающуюся для предприятия • Правовое поле функционирования предприятия • Партнеров и конкурентов в бизнесе • Органы власти всех уровней. Анализ внешних условий работы ИС включает изучение внешней среды для выявления • перспективных возможностей для предприятия в целом (например, более эффективные формы решения проблем совершенствования основного производства с помощью новых технологий), • факторов, которые могут обусловить или ограничить сферу ОИ на предприятии (например, законодательные акты, общественное влияние, новые требования клиентов и поставщиков). • информационно-технологического развития в глобальном масштабе и предложения на рынке средств информатизации. При этом нужно руководствоваться, с одной стороны, возможными усовершенствованиями существующих приложений и, с другой стороны -новыми возможностями, предлагаемыми на рынке средств информатизации. Документация анализа окружения может включать • спецификацию имеющихся и ожидаемых требований законодателей, партнеров по рынку и партнеров-смежников; • общий обзор предложений на рынке средств информатизации («будущее» для изготовителя, сбытовика, консультантасоветчика и их продуктов); • описание шансов и риска на основе анализа состояния ИТ и прогноза информационнотехнологического развития; • диагноз риска и предложения по мероприятиям в целях снижения остроты риска. Анализ внутренней ситуации осуществляется по данным обследования предприятия: • Спецификации всех имеющихся ИС и всех задействованных ресурсов. • Исследование организационной структуры в области ОИ и ее функционирование. • Анализа бюджета, затрат и производительности в ИС Распределение данных и приложений В отношении данных должны исследоваться следующие аспекты: • объем и качество, т.е. сущность или состав данных и связей; • уровень разрозненности или степень интегрированности имеющихся данных относительно технологии банков и баз данных; • полнота и актуальность структур данных с позиций пользователя; • специфика структур данных в структуре управления (концептуальная модель, специфика языков банков данных. перечень данных, функции системы защиты данных, места сечения); • организационные и технологические пути доступа к данным; • защищенность данных (объем и качество мероприятий по сохранению полноты и корректности данных); • мероприятия по защите данных (политические, правовые, организационные, а также технические и технологические мероприятия). Описание приложений • С позиций структурного подхода целесообразно разделение ИС на центральные и децентрализованные подсистемы. • Внутри этих категорий составляют описание отдельных ИС в одинаковой степени детализации. Описание приложений • функциональное описание (постановку задач и функции программ); • структуры данных; • ввод и выдачу данных; • каркас данных; • связи с другими приложениями; • вид применения или обработки; • пользователей (их круг и частота обращений) и получаемый ими эффект; • историю развития; • констатацию того, является ли данный продукт собственным или «чужим»; • критику и предложения со стороны пользователей, а также впечатления самого аналитика. Степень поддержки систем обработки информации в каждой функциональной области • степень проникновения ИТ - число имеющихся на предприятии приложений ОИ • объем функций каждого приложения является индикатором возможностей для количественного и качественного информационного опроса и соответствующей оценки с точки зрения пользователя Результат анализа является исходным пунктом для планирования приложений. Распределение ресурсов Ресурсы ИС включают: • Технологический ресурс • Персонал сферы обработки информации (ОИ) • Бюджет сферы ОИ • Организационный ресурс В отношении технических средств анализируют аспекты: • • • • • • • • • • • • • • Типы, технические характеристики и мощность компьютеров Число, технические характеристики и емкость главных накопителей и высокопроизводительных принтеров Число, «интеллектуальность» и ориентированность дисплеев и принтеров на рабочих местах Число, технические характеристики остальных устройств ввода/вывода Внутренние сети и их компоненты Внешние телекоммуникационные связи Места установки технических средств Доступность и характерное время ответа (при нормальной и пиковой нагрузке) Загрузка центральных и периферийных ЭВМ (процессоров и памяти) «История развития» (доли прироста, развитие производительности и емкости) центральных и децентрализованных технических средств Данные по возможности расширения технических средств Данные по изготовителям и поставщикам (надежность и оценка пользователями) Данные по формам приобретения оборудования (покупка, аренда, лизинг) или продолжительности связей с поставщиками Данные по техническому обслуживанию и сервису Описание программных средств • ОС, расширения ОС, системы теледоступа • СУБД • Сетевое ПО и средства теледоступа, системы управления и коммуникации ПК • Вспомогательные программы • Инструменты конечного пользователя • Развитие окружения ИС (инструменты и языки анализа, дизайна и программирования, трансляторы с языков) • Системы сохранения и защиты данных • Используемые внешние программные средства • Данные по изготовителям и поставщикам ПС (надежность и удовлетворенность пользователей) • Данные по формам приобретения оборудования (покупка, аренда, лизинг) или продолжительности связей с поставщиками • Данные по техническому обслуживанию и сервису • Данные по возможности расширения ПС Оценка персонала сферы ОИ • Численность сотрудников (в среднем на область деятельности) • Направление деятельности для каждого сотрудника сферы ОИ • Качество руководства сферой ОИ • Загрузка и производительность работников • Уровень квалификации и образование работников сферы ОИ • Средства и уровень мотивации работников сферы ОИ • Производственный климат • Возрастная структура (возраст, стаж, опыт работы в сфере ОИ) Анализ бюджета ИС • Анализ расходов на ОИ в целом, отдельно на технические средства и ПС, техническое обслуживание, персонал и пр. • Развитие затрат на ОИ по сравнению с общими затратами • Планирование затрат в будущем • Системы расчета затрат на ОИ: приведенные затраты по каждой сфере деятельности, сопоставление затрат на ОИ с достигаемой производительностью • Фактическая структура затрат на ОИ Анализ эффективности организации и управления в сфере информатизации • эффективность существующей организации ОИ; • сотрудничество с пользователями (связи, заказы на развитие, сервис для пользователей и их обучение, вид и объем сервисных услуг); • организационное расчленение области СИ (развитие и эксплуатация ИС и обеспечение пользователей); • планирование и администрирование данных; • развитие применения ИС (образ действий, методы и инструменты для анализа, дизайна, программирования, тестирования и технического обслуживания, выдача приоритетов для развития ИС); • концепция приобретения, внедрения и обслуживания компонентов технических и программных средств; • мероприятия по обучению работников сферы ОИ; • объем и качество документации; • вид и объем кратко-, средне- и долгосрочного планирования и контроля в области ОИ; • вид распределения ресурсов ПС по конечным пользователям; • объем и качество защищенности, в том числе от катастроф. Документация по анализу ИС • Общий обзор наличных ИС и их ресурсов: центры тяжести их деятельности, мощности • Описание сильных и слабых сторон и предложений по улучшениям: наличные ИС и их ресурсы, развитие и обслуживание ИС, пользователей, а также планирование и организация ИС • Каталог идей и намерений для будущих стратегий в области ИС. Разработка ИТ-стратегии • ИТ-стратегия определяет долгосрочные цели и направление движения предприятия в области ИТ, в результате реализации которой обеспечивается успешное существование компании и ее конкурентные преимущества на рынке. • ИТ-стратегия должна непосредственно вытекать из стратегии компании и отвечать целям и задачам, которые стоят перед предприятием в сфере основного бизнеса. • При разработке ИТ-стратегии необходимо глубоко понимать бизнес-стратегию организации и роль ИТ в структуре предприятия. • При этом роль ИТ в организации может оцениваться в зависимости от вида деятельности от базовой поддержки и обеспечения бесперебойной работы ИТ-инфраструктуры и сервисов — до определяющей и жизненно важной в основных бизнес-процессах. • Правильно разработанная ИТ-стратегия может дать заметное преимущество предприятию. Организации зависят от своих ИС и большинство из них испытывают проблемы • неудовлетворенность текущим состоянием информатизации предприятия; • недостаточная эффективность отдачи от ИТ; • отсутствие понимания, в каких направлениях развивать имеющиеся информационные системы, • какие проекты выбрать в качестве приоритетных, • стоит ли вкладываться в очередные новые технологии, и если да, то когда. • Под стратегией понимается «управленческий план, направленный на укрепление позиций организации, удовлетворение потребностей ее клиентов и достижение определенных результатов деятельности» • Иными словами, стратегия организации призвана ответить на вопрос, каким образом переместить эту компанию из текущего состояния в требуемое. • Главной задачей разработки стратегии компании является достижение конкурентных преимуществ и рентабельности. В документе, определяющем ИТстратегию предприятия должны быть концептуально определены • стратегические задачи в сфере основного бизнеса, имеющие отношение к ИТ и реализуемые, в том числе, с их помощью. • стратегические задачи ИТ — в целом, исходя из бизнес-задач и функции подразделения в компании. • функция ИТ-службы в компании, проведен анализ состояния ИТ-подразделения по отношению к компании. • общие подходы к реализации стратегических задач. Например: способы реализации проектов (разработка, аутсорсинг и пр.); подход к поддержке основных ИТ-сервисов (традиционный, Соглашение об уровне сервиса - SLA); организационные аспекты и т. д. • основные критерии успешного решения основных стратегических задач ИТ. • Выбор ИТ-стратегии и разработка конкретных ее целей — прерогатива ИТ-директора и высшего менеджмента предприятия. • Чтобы сэкономить время и деньги предприятия, при разработке полезно обратиться к ИТ-консультантам. Подходы к разработке ИТ-стратегий Выравнивание ИТ-стратегии и стратегии бизнеса • ИТ-стратегия не только поддерживает стратегию предприятия, но и влияет на нее. • ИТ могут дать стратегические преимущества для бизнеса. • предполагается не жесткая привязка стратегии развития ИТ к стратегии организации, а «выравнивание» (alignment) этих стратегий. • Другими словами, ИТ-стратегия отвечает на вопрос о том, как информационные технологии могут гарантировать текущую и будущую деятельность организации, поддерживать имеющиеся у этой организации конкурентные преимущества и обеспечивать новые. ИТ-стратегия определяется стратегией бизнеса • • • • ИТ-стратегия должна плавно вытекать из стратегии предприятия, его миссии, видения целей и задач. Это классический подход к системе информационного обеспечения и ИТ-службе как к подразделению компании или организации, для которого следует разработать функциональную стратегию (управленческий план работы, составляемый для каждого из основных подразделений бизнеса: производственного, маркетингового, финансового и т. д.), поддерживающую стратегию организации. Вначале определяются видение, миссия, основные цели и стратегия предприятия в целом, затем — для ИТ-службы. При этом предполагается, что ИТ на предприятии вторичны и поддерживают основной бизнес Ключевые факторы успеха (КФУ) • • • • ИТ должны поддерживать ключевые факторы успеха организации. Автоматизировать надо бизнес-процессы, которые напрямую влияют на критические факторы успеха предприятия. Соответственно, ключевые факторы успеха предприятия определяют стратегию, цели и задачи ИТ. Например, стратегия компании IKEA основана на быстром приспособлении производства к требованиям рынка, широком ассортименте товаров. При этом одним из ключевых факторов успеха является быстрое и надежное снабжение. Соответственно, в первую очередь надо внедрять информационные системы, поддерживающие снабжение. К сожалению, этот подход весьма нечасто встречается в России. • Основная деятельность ИТ-служб направлена на создание и управление приложениями (прикладными системами), т.е. предоставление ИТуслуг, и эксплуатацию инфраструктуры, т.е. поддержку ИТ-услуг. Разделение обязанностей в связи с различием в деятельности по созданию систем и их сопровождению: • приложения определяют то, как выполняется работа, поэтому разработка приложений тесно связана с основным бизнесом компании или деятельностью государственной организации, а знание приложений — это понимание бизнеспроцессов; • эксплуатация инфраструктуры — деятельность, относительно слабо связанная с ключевыми функциями организации, сфокусированная в основном на технологиях. Две стратегии в области ИТ • прикладные системы - приложения как элемент стратегии ИТ это зона ответственности бизнеса. Основой функционирования организации являются бизнес-процессы, которые поддерживаются прикладными системами. Руководство компании должно оценивать стратегию в области прикладных систем с точки зрения качества и результативности поддержки ключевых функций; • эксплуатация ИТ-инфраструктуры - эксплуатация инфраструктуры сфокусирована на сегодняшних, ежедневных проблемах. Бизнес-руководство оценивает стратегию в области ИТ-инфраструктуры с точки зрения эффективности (максимальная отдача при минимальных затратах). Этапы реализации ИТ-стратегии (Gartner Group) • • • • • • • • • Согласование понимания требований бизнеса к ИТ (понимание направлений развития бизнеса). Определение процессов управления и контроля, выбор финансовых критериев для принятия решений и сравнительного анализа вариантов стратегии. Определение будущего состояния архитектуры предприятия (высокоуровневое описание). Анализ текущего состояния ИТ и оценка вариантов реализаций с учетом существующих ограничений, накладываемых имеющейся инфраструктурой ИТ. Разработка стратегии развития/изменения приложений. Применение знаний, полученных на предыдущих этапах. Формирование стратегии развития процессов и операций управления ИТресурсами. Стратегическим направлением здесь может являться переход к сервисной модели предоставления ИТ-услуг. Определение стратегии и задач по развитию необходимых кадровых ИТресурсов и позиционированию аутсорсинга. Подготовка документа с описанием стратегии ИТ и представление результатов для формального обсуждения. Организация управленческого процесса поддержания стратегии в актуальном состоянии. СВЯЗЬ БИЗНЕС-СТРАТЕГИИ И ИТ-СТРАТЕГИИ При разработке ИТ-стратегии необходимо ответить на два главных вопроса: • Каковы главные компоненты, составляющие основу стратегии ИТ? • На какие аспекты явно или неявно сформулированных бизнес-стратегий необходимо обратить внимание, поскольку они важны для стратегии ИТ? Области, определяющие ИТстратегию (в соответствии с Gartner Group) • ИТ-инфраструктура. Какие компоненты ИТ (аппаратное и программное обеспечение и комплектующие, сети) необходимы для обеспечения среды выполнения бизнес-процессов предприятия? • ИТ-сервисы. Как департамент ИТ обеспечит доступность ИТсреды, какие услуги бизнес-подразделения получают от департамента ИТ на ежедневной основе? Наиболее общим определением ИТ-услуг для бизнес-подразделений является Соглашение об уровне обслуживания (SLA — Service-Level Agreement). • Портфель приложений. Как будет меняться имеющийся набор прикладных систем? • Интеграции бизнес-процессов. Как будут обеспечены интеграция и взаимодействие различных систем между собой? Это особенно важно в связи с ростом объемов электронного взаимодействия с поставщиками, партнерами и клиентами и распространением практики использования внешних ресурсов. • Сорсинг. Как обеспечивается выполнение стратегии внутренними и внешними для департамента ИТ-ресурсами? Бизнес-категории, необходимые для формулировки ИТ-стратегии • • • • • • • География бизнеса. Распределение производственных объектов, клиентов и партнеров. Это имеет непосредственное влияние на развертывание инфраструктуры и предоставление ИТ-сервисов. Вопросы, связанные с изменением портфеля приложений и их интеграцией, приобретают иной уровень сложности в географически распределенной среде. Организация принятия решений в компании. Важно знать, каков механизм принятия решений – исключительно централизованный, или, наоборот, бизнес-подразделения самостоятельны в принятии решений, либо в компании существует какая-то промежуточная модель. При планировании стратегии ИТ необходимо адаптироваться к распределению центров власти и принятию решений. Горизонт планирования. Временная шкала, которую охватывает бизнес-стратегия и которую должна будет охватить ИТ-стратегия. Чем более широким является временной горизонт, тем в большей степени стратегические аспекты должны найти отражение в архитектуре ИТ. Если горизонт очень узок, то трудно вырабатывать долгосрочную стратегию ИТ. Существующие (унаследованные) бизнес-процессы и системы. Здесь определяется, насколько организация планирует жестко придерживаться принятых методов работы или, наоборот, насколько она готова изменять модели ведения бизнеса, а значит, соответствующие бизнес-процессы и те приложения, которые исторически их поддерживают. Виртуализация бизнеса. Интеграция с системами клиентов, партнеров, поставщиков и т.п. Этот аспект определяет, мыслит ли предприятие исключительно в терминах внутренних процессов организации бизнеса или существует тенденция в существенной степени интегрироваться с клиентами и поставщиками. Желание рассматривать внешние организации как активных участников своих бизнеспроцессов обычно значительно повышает требования в области интеграции. Это также влияет на принятие решений о том, какие прикладные системы останутся внутренними для организации, а какие будут переданы на аутсорсинг. Клиенты и заказчики (здесь рассматриваются потребности как внешних клиентов, так и внутренних пользователей информационных систем). Обслуживание клиентов может принимать различные формы, но степень взаимодействия с заказчиками во время процесса предоставления им услуг и соответствующие формы бизнес-процессов накладывают соответствующие требования на необходимую инфраструктуру ИТ. Финансирование ИТ. Это та область, которая явно показывает, насколько предприятие готово идти по пути изменений. Формирование ИТ-стратегии • Необходимым элементом является наличие достоверного и актуального описания ИТ-систем. • Это позволит провести анализ соответствия текущего состояния информационных технологий на предприятии и предъявляемых требований. • После этого формируется матрица корреляции между приведенными семью бизнес-категориями и выделенными пятью областями ИТ-стратегии. • Эта матрица служит рабочим инструментом для анализа степени определенности и взаимосвязей между компонентами ИТ-стратегии. Матрица соответствия потребности бизнеса и ИТ-стратегии ИТ-бизнес Инфраструктура ИТ-сервисы Приложения Интеграция Ресурсы География Расположение объектов, региональные особенности Какой сервис нужен в каждой точке? Учет языков и культур Каковы региональные особенности приложений? Наличие интеграции приложений из разных узлов между собой Как осуществляется обслуживание в разных точках? Принятие решения Кто принимает решения по инфраструктурным вопросам? Кто принимает решения по порядку обслуживания? Стратегия изменения приложений Кто принимает решения по интеграции? Стратегия сорсинга Будущее Соответствие архитектуры Стратегия обслуживания Какие приложения понадобятся для бизнеса в будущем? Корпоративная архитектура масштаба предприятия Какие компетенции понадобятся? Унаследованные системы «Скорость» и стоимость изменении Уровни обслуживания «Скорость» и стоимость изменений Как будет осуществляться интеграция и миграция? Кто выполняет миграцию и обслуживание? Виртуализация Координация инфраструктур с партнерами и поставщиками Типы,уровни и стоимость сервиса Приоритеты во внедрении Интеграция между участниками партнерской сети Кто и как будет обеспечивать взаимодействие с поставщиками? Клиенты Что требуется от ИТ? SLA Приоритезация требований Кастомизация интерфейсов Управление обслуживанием Финансирование Бюджеты операционных расходов на инфраструктуру Расчеты по SLA Как и из каких источников осуществляется финансирование Выделение инвестиции в интеграционные проекты Инвестиции в обучение и наим персонала Разработка стратегий • В области архитектуры приложений • В области ресурсов • В области организации и управления Документально оформленный стратегический план включает • • • • • • • • Определение сферы функционирования ИС. Основополагающие решения, цели и принципы организации ИС; Задачи в планировании и администрировании данных сервисные предложения подразделений ОИ: имеющиеся ресурсы и услуги, цены и условия их предоставления; общий обзор единой для всего предприятия концепции построения ИС (архитектура и ландшафт приложений, представление предусмотренных к реализации ИС, распределение задач между подразделениями ОИ и пользователями); описание структуры организации ОИ (иерархическое упорядочение и расчленение подразделений ОИ, компетенция и ответственность подразделений ОИ, подразделения-пользователи и органы контроля и координации ИС, а также коммуникации); общий обзор использования ресурсов (потребные мощности и затраты) для предусмотренной концепции создания ИС, специфицированный по годам для отдельных ИС и ресурсов, а также сгруппированный по годам и видам ресурсов; характеристику стандартов и исходных данных в области применения методов и инструментов при планировании, развитии, обслуживании и эксплуатации ИС, а также в области работы с пользователями; сводный бюджет затрат на ОИ и (при возможности) финансовый план. • Построение стратегического плана – трудоемкое, сложное и ответственное мероприятие. • Привлечение сторонних консультантов к разработке стратегического плана ИС в первый раз • Сотрудничество подразделенийпользователей, подразделений, осуществляющих планирование ИС (комитет по ИС, комиссия по ОИ) и руководства предприятия.
