Ужесточение требований законодательства к делопроизводству Тренды. 10 ноября 2010 Наталья Храмцовская, ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией ПАРТНЕРЫ Организатор: HR- партнер: Информационные спонсоры: Ужесточение требований законодательства к делопроизводству Храмцовская Наталья Александровна Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International 10 ноября 2010 г. Зачем это нужно знать специалистам ДОУ? Убедить руководство выделять силы и средства на делопроизводства могут аргументы, доказывающие, что хорошее управление документами: • Помогает организации больше заработать (к сожалению, такое бывает редко) • Снижает риски штрафов и судебных исков, утечки информации и т.д. • Снижает риск уголовной ответственной и/или личных финансовых потерь руководителя организации Тенденция: ужесточение законодательнонормативных требований • Ещё два года назад был только штраф в 500 руб. • Усиление административной ответственности – – – – Введение новых штрафов Увеличение существующих штрафов Субсидиарная ответственность руководителей К контролю над делопроизводством подключаются регуляторы«тяжеловесы» (ФСФР, Банк России, ФАС, ФНС и др.) • Усиление уголовной ответственности – Ответственность за фальсификацию единого государственного реестра юридических лиц, реестра владельцев ценных бумаг или системы депозитарного учета Законодательно-нормативные требования • ФЗ № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью» Статья 50. Хранение документов общества • ФЗ № 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» Статья 89. Хранение документов общества • Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16 июля 2003 г.) Внесены изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях • Ст.13.25 Нарушение требований законодательства о хранении документов « … штраф на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей» • В сочетании со ст. 19.5. Невыполнение в срок законного предписания … «штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей» Федеральная служба по финансовым рынкам ужесточает требования к АО Арбитражная практика: • За несохранение бухгалтерских документов – 200 тыс. руб. (Дело № А32-4676/2010-51/155-74АЖ) • Неопечатанный конверт с бюллетенями – 200 тыс. руб. (Дело № А65-7550/2010-С A3-44 ) • Хранение документа не по месту нахождения АО – 500 тыс. руб. (Дело № А65-16109/2009 ) Потенциально организация может быть оштрафована даже за отсутствие номенклатуры дел! С полными текстами судебных решений можно ознакомиться в базе решений арбитражных судов: http://kad.arbitr.ru/ Что делать при утрате документов • Составить акт об утрате (повреждении) документов с указанием причины. При чрезвычайных ситуациях (наводнение, пожар, прорыв канализации, кража и т.д.) к акту приложить подтверждающие документы, выданные соответствующими государственными органами. • Начать восстановление утраченных документов, документируя все свои действия. Направить письма контрагентам и государственным органам, с просьбой о предоставлении заверенных копий хранящихся у них документов. Антимонопольная служба может потребовать всю электронную переписку ФЗ от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» Ст. 25. Обязанность представления информации в антимонопольный орган • 1. … обязаны представлять в антимонопольный орган (его должностным лицам) по его мотивированному требованию в установленный срок … документы, объяснения, информацию соответственно в письменной и устной форме (в том числе информацию, составляющую коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну), включая служебную переписку в электронном виде. Закон вступил в силу 23 августа 2009 г. Федеральная налоговая служба также не отстает В Налоговом Кодексе увеличены штрафы за непредставление документов: • Непредставление необходимых документов (ст. 126) с 50 руб. до 200 руб. за каждый документ За несообщение сведений налоговому органу (ст. 129.1) — с 1 тыс. до 5 тыс. руб., а при повторном в течение года нарушении — с 5 тыс. до 20 тыс. руб. Неисполнение банком решения налоговых органов о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (ст. 134) с 10 тыс. до 20 тыс. руб. Действуют со 2 сентября 2010 г. Штраф в 200 рублей – разве это много? • В 2007 г. при выездной проверке «Дальсвязи» налоговики потребовали представить за пять дней более 14 млн. выставленных абонентам счетов и оштрафовали на 707 млн руб. • В 2006 г.«Самотлорнефтегаз» налоговики оштрафовали на 164 млн руб., не получив в срок 3,28 млн. суточных рапортов о работе скважин Эти решения отменены судом, но теперь штрафы за непредставление документов увеличены в 4 раза! Персональная ответственность высшего руководства за отсутствие документов • ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 28.04.2009 № 73ФЗ - ужесточил требования по обеспечению сохранности документов при банкротстве • Изменения внесены в три российских Федеральных закона: • «О банках и банковской деятельности» • «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» • «О несостоятельности (банкротстве)». • Требования вступили в силу в начале июня 2009 г. Субсидиарная ответственность руководителей при отсутствии документов • Кредитная организация – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, а также иные документы, которые отражают экономическую деятельность кредитной организации и обязанность по подготовке, составлению или хранению которых установлена законодательством РФ» • Остальные организации – «документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством РФ» Уголовная ответственность ФЗ от 1 июля 2010 г. № 147-ФЗ «О внесении изменений в Уголовный кодекс РФ и в статью 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ» вступил в силу 5 июля 2010 г. • Ст. 170.1. Фальсификация единого государственного реестра юридических лиц, реестра владельцев ценных бумаг или системы депозитарного учета • Ст. 185.2. Нарушение порядка учета прав на ценные бумаги дополнена ч. 3 « ...умышленное уничтожение или подлог документов, …, если обязательное хранение этих документов предусмотрено законодательством РФ» • Ст. 285.3. Внесение в единые государственные реестры заведомо недостоверных сведений (для госслужащих) Персональные данные • Штрафы за нарушение в среднем – 2000 руб. • Основной риск для коммерческих организаций – приостановление их деятельности Выводы • В обозримом будущем «закручивание гаек» продолжится • Для специалистов по управлению документами это хорошо! • Но необходимо отслеживать изменения законодательнонормативной базы ОПРОС DOCFLOW Пожалуйста, выберете один вариант ответа Вопросы? ПАРТНЕРЫ Организатор: HR- партнер: Информационные спонсоры: