файл (acc_1_3)

СУБД Microsoft
Access 2003.
НАЧАЛО РАБОТЫ
Начало работы с Access

Запуск программы Access
Ярлык
запуска
Окно
Access
При запуске Access
предлагается выполнить
одно из действий:
Создать пустую БД
Создать БД по шаблону
Открыть существующую БД
Выбор действия при
запуске
Работа с готовой базой
данных
Окно базы
данных
Группы
объектов
Окно
Access
Объекты
выбранной
группы
Работа с готовой базой
данных

При работе с базой данных пользователю,
в основном, приходится иметь дело со
следующими типами объектов:
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
Работа с готовой базой
данных

Для демонстрации приемов работы с
базами данных будет использована БД
«Борей», входящая в состав MS Access в
качестве учебного примера
БД хранит данные, относящиеся к сфере деятельности
воображаемой компании «Борей»
БД «Борей» размещена в файле «Борей.mdb». Файл
расположен в подкаталоге Samples каталога установки
MS Access. Например:
E:\Program Files\Microsoft Office\Office\Samples\
Знакомство с базой данных «Борей» может быть полезно как
начинающим пользователям, так и разработчикам БД
Работа с БД «Борей»
 Заставка
При открытии БД «Борей»
запускается окно – заставка
Для закрытия заставки и
начала работы с БД следует
нажать кнопку «OK»
Заставка является формой. Ее
можно увидеть в перечне всех
форм БД.
Форму – заставку, как и любую
форму можно открыть позднее,
в процессе работы с БД.
Работа с БД «Борей»
 Назначение форм
Формы – элементы пользовательского интерфейса
Формы могут выполнять различные функции:
Информационное окно для выдачи сообщений
Интерфейс для просмотра и редактирования
данных в одной таблице или связанных данных из
нескольких таблиц
Окно с кнопками для выполнения различных
операций
Диалоговое окно для ввода требуемой
информации
Задача разработчика БД – сделать интерфейс максимально
удобным для пользователя. Для разных категорий пользователей
и различных видов выполняемых операций могут быть
предусмотрены формы разного вида.
Работа с БД «Борей»
 Работа с формами
После закрытия заставки становится доступным окно базы
данных
Выберем в левой
колонке тип
объектов «Формы»
и двойным щелчком
откроем форму
«Главная
кнопочная форма»
Работа с БД «Борей»

Работа с формами
Главная кнопочная форма содержит набор
кнопок, предназначенных для выполнения
наиболее распространенных действий в среде
БД «Борей»
Нажмем кнопку «Типы»
для запуска формы,
предназначенной для
работы с типами
(категориями) товаров
Кнопки вызова
основных форм
Работа с БД «Борей»

Работа с формами
В верхней части формы располагаются данные об одной из категорий
товара: название категории, описание категории и некоторая картинка
В нижней части
показан список
товаров,
относящихся к
выбранной категории
Снизу находятся
стандартные
элементы навигации
– «перелистывания»
категорий
Работа с БД «Борей»

Работа с формами
Назначение элементов навигации формы
Перемещение к
первой записи
Номер текущей
записи
Перемещение к
предыдущей записи
Перемещение к
последней записи
Перемещение к
следующей записи
Сколько всего
записей
(категорий товара)
Добавить
новую запись
Работа с БД «Борей»

Работа с формами
Кнопки на панели инструментов
Кнопки для сортировки
записей по значениям
выбранного поля
Средства фильтрации
(см. далее)
Поиск
(см. далее)
Добавить
новую запись
По возрастанию
По убыванию
Удалить
текущую запись
Работа с БД «Борей»

Работа с формами
Форма «товары» предназначена для просмотра, редактирования и
добавления информации о товарах
Форма в каждый
момент времени
отображает
полную
информацию об
одном товаре

Работа с БД «Борей»
Применение фильтра в форме
При работе с формой есть возможность из всех записей
отобрать только те, в которых определенные поля содержат
требуемые значения
Это средство называется «Фильтр»
Действия при использовании фильтров:
Создание фильтра
Применение фильтра
Отмена действия фильтра

Работа с БД «Борей»
Применение фильтра в форме
При открытом окне формы нажмем на панели
инструментов Access кнопку «Изменить фильтр»

Работа с БД «Борей»
Применение фильтра в форме
В окне настройки
фильтра зададим тип
товара «Фрукты»
Нажмем на панели
инструментов кнопку
«Применение
фильтра»
Можно создать более сложный критерий отбора – задать значения
нескольких полей и для любого поля задать несколько допустимых
значений (с помощью вкладок «Или»)

Работа с БД «Борей»
Применение фильтра в форме
Теперь из всех 77
записей (товаров) для
просмотра доступны
только 5,
удовлетворяющие
заданному условию
Для отмены
фильтрации нажмем
на панели
инструментов кнопку
«Удалить фильтр»

Работа с БД «Борей»
Поиск с использованием формы
На примере той же
формы рассмотрим
поиск данных
Поместим курсор в
поле «Единица
измерения» и
нажмем на панели
инструментов кнопку
«Найти»

Работа с БД «Борей»
Поиск с использованием формы
В появившемся
диалоговом окне в строке
«Образец» введем слово
«банок»
В поле «Совпадение»
выберем значение «С
любой частью поля»
Нажмем на кнопку
«Найти далее»

Работа с БД «Борей»
Поиск с использованием формы
В форме
отобразилась первая
запись, содержащая
слово «банок» в
строке «Единица
измерения»
При повторном
нажатии на кнопку
«Найти далее» в
форме отобразится
следующая запись,
удовлетворяющая
условию поиска
Таким образом можно просмотреть все подходящие записи

Работа с БД «Борей»
Работа с отчетами
Нажмем в главной кнопочной
форме кнопку «Печать
отчетов»
Выберем пункт «Итоги
продаж по объему» и
нажмем кнопку «Просмотр»

Работа с БД «Борей»
Работа с отчетами
Открывается окно
отчета, в котором
информация
представлена в том
виде, в котором она
будет выведена на
печать
Отчет разбит на
страницы по формату
листов
Чтобы распечатать этот отчет, следует нажать кнопку
«Печать» на панели инструментов

Работа с БД «Борей»
Работа с отчетами
Закроем окно отчета и окно главной кнопочной формы
В окне базы данных
выберем в левой
колонке тип
объектов «Отчеты»
Здесь расположены
все отчеты,
имеющиеся в базе
данных
Они могут быть
запущены двойным
щелчком мыши

Работа с БД «Борей»
Работа с запросами
В окне базы данных
выберем в левой
колонке тип объектов
«Запросы»
Запросы извлекают
некоторые данные из
базы, отображая их в
табличном виде
Двойным щелчком
запустим запрос
«Заказы»

Работа с БД «Борей»
Работа с запросами
Запрос выводит
информацию об
оформленных заказах
(номер, клиент,
заключивший его
сотрудник, дата…)
Как и в формах, к
полученным данным
можно применять
функции сортировки,
фильтрации и поиска
Кнопки навигации позволяют
перемещаться по строкам таблицы
Для горизонтального и
вертикального «пролистывания»
предусмотрены линейки прокрутки

Работа с БД «Борей»
Работа с таблицами
В окне базы данных
выберем в левой
колонке тип объектов
«Таблицы»
Все данные в базе
хранятся именно в
таблицах, а остальные
объекты (запросы,
формы, отчеты)
используются для
работы с этими
данными
Двойным щелчком откроем
таблицу «Поставщики»

Работа с БД «Борей»
Работа с таблицами
Таблица хранит
сведения о поставщиках
товаров, с которыми
сотрудничает компания
«Борей»
Все данные в базе
хранятся именно в
таблицах, а остальные
объекты (запросы,
формы, отчеты)
используются для
удобства работы с этими
данными
Откроем таблицу «Товары»
Работа с БД «Борей»

Работа с таблицами
Таблица хранит сведения о
товарах
Для каждого товара, в
частности, хранится
информация о его
поставщике
В поле «Поставщик»
хранится код поставщика из
таблицы «Поставщики», а
при просмотре отображается
наименование этого
поставщика
В таблице «Товары» нельзя указать
поставщика, информация о котором
отсутствует в таблице «Поставщики»

Работа с БД «Борей»
Работа с таблицами
Таблицы «Поставщики» и «Товары» связаны
между собой. На рисунке эта связь изображена
графически
Подписи у линии связи означают, что каждый
поставщик может быть связан со многими
товарами и к каждому типу товара может
принадлежать много товаров, но каждый товар
принадлежит только к одному типу товара и
поставляется только одним поставщиком
Сведения о связях между таблицами можно
просмотреть с помощью инструмента «Схема
данных»

Работа с БД «Борей»
Подтаблицы
Вернемся к таблице
«Поставщики»
В каждой строке таблицы
слева расположен символ
«+»
При щелчке мышкой по
нему открывается
подтаблица – записи из
таблицы «Заказы»,
связанные с указанным
поставщиком
Подтаблицы позволяют представить данные
иерархически, что может оказаться удобным
для их просмотра и редактирования