Служебные документы. Организационно-распорядительная документация Лекция №12 План • Виды служебных документов. • Жанрово-стилевое своеобразие организационно-распорядительной документации (ОРД). • Составление основных видов ОРД. Виды служебных документов • Служебные документы затрагивают интересы предприятия или организации в целом. • По функциональному назначению делятся на: ▫ ▫ ▫ ▫ организационно-распорядительные; информационно-справочные; финансовые и учетные; официальные письма. Жанрово-стилевое своеобразие ОРД • ОРД обеспечивает управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. ОРД Организационноправовая Плановая Распорядительная Жанрово-стилевое своеобразие ОРД • Строгая форма (формуляр) – совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. • Опорные слова, определяющие конструкцию центральной фразы документа: ▫ глаголы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и др. Жанровые особенности ОПД • Наличие рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора. • Четкость в членении текста достигается применением технико-пунктуационных правил. ▫ Например: Прописные буквы начинают текст после букв и цифр с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками. Организационно-правовая документация (ОПД) • • • • • План Устав Отчет Контракт Договор Договор • Документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Структура договора (обязательные элементы) • • • • • • • Представление сторон. Предмет договора. Обязательства сторон. Условия и порядок расчетов. Ответственность сторон. Срок действия договора. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. Дополнительные пункты • • • • • • • • • Спорные вопросы. Стоимость договора. Дополнительные условия (особые условия). Ответственность сторон (санкции). Порядок расчета (платежи и расчеты). Обстоятельства непреодолимой силы (форсмажор). Гарантии исполнения обязательств (качества товара). Порядок сдачи и приемки работ. Порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п. Оформление заголовка • Словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом о (об) или существительного «контракт» с родительным падежом зависимого слова: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Договор о поставках. Договор о подряде. Договор об оказании услуг. Контракт аренды помещения. Контракт купли-продажи. Распорядительная документация • Документы, реализующие управляемость объектов по вертикали. • Основная задача – придание юридической силы действиям руководителя. • Жанры: ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Постановление Решение Приказ Распоряжение Указание Языковое оформление РД • Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. ▫ Краткое изложение причин, целей, мотивов, послуживших основанием для издания РД. В соответствии… , в целях…, во исполнение… ▫ Перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Приказ • Распоряжение руководителя, основной документ повседневного управления. • В форме приказа реализуются иерархические отношения «руководитель – подчиненный». • Цель – решение вопросов организации работы предприятия, вопросов финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др. Структура приказа. Констатирующая часть • Основанием для приказа могут служить: 1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления); 2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров; 3) производственная необходимость. Пример: констатирующая часть • Во исполнение постановления ... № ... В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.02 г., на основании представленных документов... В связи с возникшими финансовыми трудностями... В связи с производственной необходимостью... В связи с реорганизацией отдела инвестиций… Пример: распорядительная часть • Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на... • Срок исполнения до... • Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. • Констатирующей части не имеют приказы по личному составу. Структура приказа. Распорядительная часть • Начинается со слова Приказываю… • Указывается адресат: «кому?» – конкретный исполнитель, структурное подразделение. ▫ Если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. • Далее – «что сделать?» – указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией. • Далее – «до какого числа?» – указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. ▫ Срок исполнения до... ▫ Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Структура приказа. Распорядительная часть • Поручений несколько, они включают различные по характеру действия → текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. • В последнем пункте РЧ приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение. ▫ Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на... Приказ и распоряжение • Принципиального различия между этими документами не существует. • Во многих компаниях они имеют одинаковую силу: приказ в основном распространяется на деятельность всей компании и подписывается генеральным директором, а распоряжение предполагает выполнения задания каким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения. ПРИКАЗ ректора университета Во исполнение распоряжения Министра науки образования Российской Федерации от 01.11 г. Приказываю: 1. Отделу информатизации принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов. 2. Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта. 3. Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Волкова В.Н. Ректор Зайцев Н.П. Договор • ДОГОВОР № 7 • г. Москва 22 апреля 2003 г. • Товарищество с ограниченной ответственностью производственное предприятие "Мастер-2003", именуемое в дальнейшем "ИСПОЛНИТЕЛЬ", в лице директора Ганюшева Михаила Васильевича, действующего на основании устава, с одной стороны, и ТОО "БЛОК", именуемое в дальнейшем "ЗАКАЗЧИК", в лице директора Герасимова Олега Алексеевича, действующего на основании устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: • I. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ДРУГИЕ ОБЩИЕ УСЛОВИЯ • 1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по изготовлению и монтажу передвижной книгофотовыставки в соответствии с требованием реестра № 68 ст. 3-12 в течение 25 рабочих дней со дня получения оплаты на р/с Исполнителя. • II. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН • 2.1. Заказчик обязуется: • произвести оплату услуг Исполнителя в соответствии с п. 3.1 настоящего договора; • оказывать помощь Исполнителю в выполнении им принятых на себя обязательств • III. СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ • 3.1. Общая сумма по настоящему договору составляет 34 000 (тридцать четыре тысячи рублей). • 3.2. Оплата производится предварительно или 100% в 5-дневный срок со дня подписания договора. • IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН • 4.1. При несвоевременной оплате услуг Исполнителя (в том числе при предварительной оплате) Заказчик уплачивает Исполнителю пеню в размере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки. • 4.2. При несвоевременном выполнении Исполнителем своих обязательств он уплачивает Заказчику пеню в размере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки. • V. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА • Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами и действует до выполнения сторонами своих обязательств. • VI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ • Все остальные условия, не предусмотренные договором, регулируются действующим законодательством. • 1. Договор составлен в двух экземплярах, из которых один находится у Исполнителя, второй - у Заказчика. • 2. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон: • • • • • • • • • • ИСПОЛНИТЕЛЬ: ЗАКАЗЧИК: ИНН 6312008479 ТОО "БЛОК" ТОО ПП "Мастер-93" г. Москва, ул. 9-я Парковая, 17 г. Москва, ул. Свободы, 145/30 ИНН 6380507003 Р/с 1467655 в Центральном р/с 5342678 в Измайловском ОСБ № 6991СБРФ ОСБ № 28, СБ РФ код 843 код 043602606, г. Москва тел. 325-31-42, факс 325-31-40 тел. (факс) 123-90-04, 123-90-56 Директор ТОО ПП "Мастер-2003" Директор ТОО "БЛОК" _____________ /Ганюшев М.В./ __________ /Герасимов О.А./ Спасибо за внимание!