Основные правила оформления приказов

Основные правила
оформления приказов
Семинар по делопроизводству
заведующая отделом кадровоорганизационной работы
Смирнягина Л.Д.
Январь 2012 г.
Приказ - это один из видов распорядительного
документа, реализующего нормы, права,
обязательные для исполнения.
!
 1. Распорядительные документы
должны составляться в соответствии с
нормативно – правовыми актами.
 2. Не один из них не может содержать
положений, которые бы
противоречили закону.
Инструкции по
делопроизводству
Стадии подготовки
распорядительных документов
1. Изучения сути вопроса
2. Подготовка проекта
документа
3. Его согласования и
заверение
Приказ – это правовой акт, который издается для исполнения
действующих законов, указов, постановлений и решений
правительства, приказов и инструкций высших органов
Приказ – это документ является актом внутреннего управления,
действия которых не распространяется вне предприятия,
объединения, учреждения
Директор может издать приказ
по всем вопросам его
компетентности
Приказы по вопросам основной деятельности
Констатирующая часть
Цель, и задание распорядительных
действий и причины издательства
приказа. Указываются причины,
послужившие основанием для
издания приказа. Обычно данная
часть начинается со следующих
устойчивых словосочетаний: "В
целях...", "На основании...", "В связи
с...".
.
Распорядительная часть
• Текст распорядительной части имеет
властную форму изложения и начинается
словом «ПРИКАЗываю», которое печатается
большими буквами на отдельной строке
Делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами.
Каждый пункт начинается с обозначения
исполнителя конкретного действия, которое
передаётся глаголом неопределённой формы
В последнем пункте распорядительной
части указываются особы на которых
возлагаются контроль за исполнение
приказа
Если основанием для издания приказа является какой-либо
нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части
следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и
дату, т. е. приводятся все поисковые данные.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей
глаголом"Приказываю", который пишется прописными буквами с новой
строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной
части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок
исполнения. Предписываемое действие выражается глаголами в
неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить",
"утвердить".
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему
предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения
для каждого задания.
Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое
возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.).
Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются
ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако
реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на
приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например:
"Утвердить инструкцию по делопроизводству" (Приложение 1).
 Приказ оформляется на общем бланке формата А4. Далее в
ходе работы над проектом приказа следуют этапы
согласования и подписания. Проекты приказов,
подготовленные для согласования, оформляются на
стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых
реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа "Проект".
 Проект до подписания подлежит согласованию со всеми
заинтересованными лицами, а также со структурными
подразделениями и должностными лицами, которых он
касается. Согласование осуществляется путем визирования.
Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на
первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом
пишут мотивированное заключение. Перед подписанием
проект тщательно выверяется на наличие орфографических
или стилистических ошибок. Приказ подписывается
руководителем или заместителем руководителя
предприятия.
Исполнители
могут быть отмечены
организации или структурные
подразделения
(количество исполнителей по
каждому пункту не ограничено)
может быть должностная особа
(отмечается в том случае, если
приказ касается конкретной
особы)
Исполнитель записывается в дательном падеже
(фамилия, должность, наименование организации
или структурного подразделения)
Последний пункт записывают таким образом :
«Контроль за исполнение приказа возлагается
на ...»
(полное наименование должности и фамилия
в винительном падеже)
Приказы по личному составу
регулируют все трудовые отношения между сотрудником и
предприятием, соответствующие записи делают в трудовой
книжке, личном деле и лицевом счете.
 о приеме на работу (указывается фамилия)
о переводе на другую работу (указывается фамилия)
об увольнении (указывается фамилия)
о предоставлении отпуска (указывается фамилия)
о награждении (указывается фамилия)
о дисциплинарном взыскании (указывается фамилия)
Констатирующая часть может отсутствовать
Распорядительная часть обязательно делится на пункты
Каждый пункт приказа начинается глаголом, который означает действие:
назначить; перевести; уволить; объявить благодарность и т.д. (пишутся большими
буквами от нулевой позиции)
Далее пишут фамилию, имя и отчество особы для которой издаётся приказ, её
должность, структурная часть, куда она назначается.
Изложение содержания таких приказов, должно быть унифицировано.
Имеют собственную нумерацию, порядковый номер устанавливают с начала
календарного года и добавленный индекс «л/с», что означает «личный состав»
Документы, оформляющие организационно-распорядительную
деятельность руководителя организации, как приказы по основной
деятельности, так и приказы по личному составу,
создаются в одном экземпляре
В бухгалтерию, в другие структурные подразделения организации
должна передаваться надлежащим образом заверенная копия.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки или
часть их, не имеет юридической силы.
Заверенная же копия документа – это копия документа, на которой в
соответствии с установленным порядком проставляются
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заявление
1. Личное заявление работника является основанием для
зачисления сотрудника на работу, предоставления ему отпуска,
перевода на другую должность или увольнения. Личное
заявление пишется, как правило, от руки или заполняется на
бланке с трафаретным текстом.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Директору (или другое наименование должности)
Дата____________
(И.О.Ф.)
От __________ (И.О.Ф.)
Прошу принять меня с (дата) на должность (на работу по
специальности) ___________ в (название структурного
подразделения).
Подпись ____________И.О. Фамилия
Текст заявления должен быть юридически правильным, поэтому
в сложных ситуациях перед составлением заявления лучше
проконсультироваться с юристом.
Структура приказа по личному составу
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата
№___ л/с
Заголовок
о приёме на работу,
об увольнении, (указать фамилию)
причины издания
приказа
Констатирующая часть (при необходимости) - нарушения
условия контракта, аттестация работника
НАЗНАЧИТЬ
(ПЕРЕВЕСТИ,
УВОЛИТЬ)
распорядительная часть - ф.и.о. должность, дата, статья
Трудового кодекса
Основание
личное заявление (трудовой договор)
Должность
Подпись_______________Ф.И.О.
Визы согласования
Гриф согласования
начинается со слов «С приказом ознакомлен…»
(содержит Ф.И.О., подпись и дату ознакомления)
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
 Если приказ составляется на нескольких
сотрудников, то он оформляется в виде
отдельных пунктов по каждому
сотруднику.
 Приказы вступают в силу с момента их
подписания, но иногда в тексте приказа
может быть указана другая дата
вступления его в юридическую силу.
 (Например, приказ подписан 22 апреля, а
назначение работника на должность
произведено 27 апреля)
 В текстах приказов по личному составу формулировки должны быть
четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника.
 Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности
может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово
"Приказываю«.
 Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова:
"Принять", "Уволить", "Назначить", "Изменить", "Присвоить" и т. д.
Текст приказа может быть оформлен
двумя способами
Первый вариант
Второй вариант
 Распорядительная часть начинается
с глагола: "Изменить", «Присвоить",
"Объявить" и т. д., напечатанного
прописными буквами без абзаца с
новой строки после заголовка к
тексту.
 Заголовок к тексту приказов
отвечает на вопрос "о чем?":о
приеме, об увольнении, об
изменении фамилии, об объявлении
выговора, о переводе на другую
работу и т. п.
 Далее пишутся полностью фамилия,
имя, отчество сотрудника, на
которого издается приказ и
распространяетсядействие приказа
Распорядительное слово пишут в
одной строке с действием.
персональные данные
работника".
Классификатор приказов
– это систематизированный перечень правильно
сформулированных заголовков приказов, которые
издаются в организации.
Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто
его подписывает, регистрирует и сколько его
следует хранить. Он существенно сократит
количество допускаемых ошибок; на его основе
можно создать справочник в СЭД, из которого
работники смогут просто выбирать нужный
заголовок; кроме того, упорядочение работы
позволит избежать ошибок при дальнейшей
экспертизе ценности документов.
Унифицированные формы приказов
 В настоящее время действуют унифицированные формы большинства
приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от
05.01.2004 N 1).
 Эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е.
самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о
переводе, увольнении, командировании.
 Преследуют две цели: упорядочить и унифицировать традиционный
комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления
кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке.
 Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило
внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников
кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания
распорядительной части.
 Унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному
составу
 Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа
на оформление распорядительной документации, однако в целях внесения
единообразия при составлении данного вида документа необходимо
придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по
организации
работы с документами
в конкретной
организации.
Введение
унифицированных
форм
вызвало самые
различные
мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы
кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают
трудоемкость работы по ведению кадровой документации
Типичные ошибки в приказах
Пример 1:
Преамбула (констатирующая часть) приказа организации "О создании
Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда"
В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда
работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным
постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, приказываю:...
 В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда
работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным
постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа
2008 г. № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников
федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных
органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений
и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в
которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба,
оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе
Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных
государственных учреждений", - приказываю:...
Пример 2:
Преамбула в приказе "О мерах по обеспечению противопожарной безопасности".
27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала компании
ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания
главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной
возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими
электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и
противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической
противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением
правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному
ущербу, - приказываю:...

В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в
здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской
области, возникшим из-за отсутствия контроля за
работающими электроприборами и энергопотреблением и
причинившим значительный материальный ущерб
(повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и
в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах:
повышения ответственности за эксплуатацию
электрооборудования и системы электроснабжения,
обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и
средств автоматической противопожарной защиты
системы электроснабжения, - приказываю:...
 Пример 3:
Преамбула в приказе акционерного общества "О внесении изменений в
организационно-функциональную структуру общества".
В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от
15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационнофункциональной структуры и процессов управления обществом,приказываю...
 В целях совершенствования организационно-функциональной
структуры и процессов управления обществом и в
соответствии с решением Совета директоров общества
(протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю...
 Пример 4:
В целях совершенствования организации работы общества и во изменение
порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 "О
планировании работы общества", ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе
подразделений общества (приложения 1,2).
2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и
отчетов о работе подразделений общества заместителями
генерального директора общества в соответствии с установленным
распределением обязанностей между ними.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя
генерального директора Николаева Ю.М.
 Пример 5:
Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного
расписания.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание.
2....
Приложение: штатное расписание - 3 листа.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение ……
Пример 6:
Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу
на новую систему оплаты труда.
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. . . .
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые –
по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
- анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по
категориям персонала;
- соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных
штатными расписаниями учреждений, с профессиональными
квалификационными группами и квалификационными уровнями.
 "проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые
- по мере необходимости";
содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация,
изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в
положении о комиссии.