Преимущества ЭДО из учетной системы: почему 1С-ЭДО? Танан Артем «Обмен электронными документами» «фирма 1C» Общие преимущества ЭДО по сравнению с бумажным (относиться ко всем решениям по ЭДО) Ускорение обмена документами; Ускорение ввода документов, а, следовательно, и приходования товара; Снижение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи); Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении документов Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов; Хранение документов в электронном виде, отказ от бумажных архивов; ЭДО в «отрыве» или пристроенное к учетной системе. Риски. При использовании ЭДО в «отрыве» от учетной системы или используя разные виды «шовной» интеграции ЭДО к учетной системе появляется зависимость от: • Постоянного (без разрывного) соединения с сетью Интернет • Качества интеграционного решения ЭДО от интегратора. • • Своевременности обновлений интеграционных решений, причем в соответствии с изменениями при обновлениях учетной системы. Самоконтроль выполнения необходимых операций с ЭД (в учетной системе не хранятся ЭД и может не содержаться или не отображаться статусы обмена ЭД). Все эти факторы не только порождают риски, в т.ч. финансовые, но и увеличивают совокупную стоимость владения тем или иным решением по ЭДО. ЭДО как неотъемлемая часть учетной системы – меньше рисков. Если ЭДО является неотъемлемой частью учетной системы, то: Можно работать с ЭД в офф-лайне (без постоянного соединения с сетью Интернет) и только отправлять/принимать ЭД в он-лайне в удобное для Вас время. Механизм обмена ЭД реализован разработчиком используемой учетной системы (нет сомнений в качестве интеграции с решением «не от вендора»). Учетная система и модуль ЭДО в учетной системе обновляются одновременно, обновления поставляются вендором и для учетной системы и ЭДО вместе. В учетной системе отображаются статусы обмена ЭД, можно найти ЭД прямо из документов реализаций и поступлений, так как архив ЭД встроен в учетную систему – значительно снижается уровень необходимого самоконтроля при работе с ЭД и риска расхождения данных! Дополнительные преимущества ЭДО непосредственно из учетной системы Быстрый поиск – электронный документ (ЭД) найти так же просто, как и документ учетной системы (например, в 1С архив ЭД является частью информационной базы); На основе входящих ЭД автоматически создаются документы учетной системы, которые остается только провести; Нет необходимости дублировать настройки прав доступа; Не нужно переключаться в специальную программу – следовательно, дополнительное повышение производительности труда бухгалтеров, менеджеров; Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего (ЭДО) документооборотов. Сервис 1С-ЭДО Юридически значимый обмен ЭД прямо из ПП 1С: Типовые - Бухгалтерия 8, УПП, УТ и др. 1С:Предприятие 7.7 Можно встроить в нетиповые решения Сервис 1С-ЭДО совмещает в себе общие преимущества ЭДО, преимущества ЭДО непосредственно из учетной системы, а также обладает собственными уникальными преимуществами. Дополнительные преимущества сервиса 1С-ЭДО Настройка ЭДО в типовых решениях 1С доступна пользователю – можно самостоятельно настроить ЭДО по инструкции (http://v8.1c.ru/edi/edi_app/1c-taxcom/start/). Приглашение контрагентов к обмену и принятие приглашений от контрагентов к обмену реализовано прямо в программе 1С: • не возможно отправить ЭД контрагенту, который не принял приглашение к обмену. Автоматическое формирование книг покупок и продаж, журналов выставленных и полученных счет фактур и реестров на основании входящих/исходящих электронных документов. Дополнительные преимущества сервиса 1С-ЭДО Подписание ЭП и отправка любого количества ЭД "одним кликом" Используются дополнительные информационные поля для передачи: • ссылки на документ основания (в ЭД счет фактура передается ссылка на соответствующие ЭД Акт/ТОРГ-12) • • код номенклатуры (сопоставление номенклатур продавца и покупателя) любой другой информации, под разными тэгами, необходимой сторонам сделки (например для энергетиков – 11 символов после запятой, в торговле – артикулы, штрих коды и пр.) Функции подготовки и подписания документов могут быть разделены: проведение документа ИБ, утверждение и подписание ЭД могут выполнятся одним или несколькими разными сотрудниками. Ответственное лицо может подписывать электронной подписью сразу группу документов, выбранных с помощью гибкой системы фильтров, в интерфейсах «На подпись» и «Текущие дела по ЭДО». Дополнительные преимущества сервиса 1С-ЭДО • Реализован интерфейс "Текущие дела по ЭДО" для работы с ЭД, для которых на данный момент обмен не завершен: отражаются действия, которые выполняются с электронными документами, и список электронных документов, для которых требуется совершить то или иное действие. Можно легко понять какие действия с ЭД нужно сделать как со стороны продавца, так и со стороны покупателя. Для списка электронных документов существуют быстрые отборы по: контрагентам, датам, суммам сделок, видам документов, ответственным и пр. Доступно разграничение прав доступа к электронным документам и полномочиям по подписанию различных видов ЭД на уровнях: • пользователей информационной базы 1С; • сертификатов пользователей. • поддерживаемых программой 1С: по договорам, контрагентам, организациям и т.п. Интеграция сервисов 1С-ЭДО и 1С-Отчетность – еще одно преимущество! Если использовать сервисы 1С-ЭДО и 1С-Отчетность вместе, то с помощью сервиса ЭДО происходит обмен юридически значимыми документами с Вашими контрагентами, а через сервис отчетности, не распечатывая их, отправка в контролирующие органы. Вы сможете работать с ЭД в режиме «одного окна» как с контрагентами, так и с контролирующими органами непосредственно из ПП 1С! Использование 1С-ЭДО и 1С-Отчетности вместе удобно и выгодно! Бесплатный тестовый период для корпоративных клиентов – тоже преимущество! Мы можем предложить Вам особые условия использования решения 1СЭДО в период оценки возможностей сервиса и его опытной эксплуатации, в т.ч.: предоставление необходимого количества тестовых сертификатов ЭП бесплатный трафик электронных документов на период тестирования сервиса. Координацию проекта по организационным, методическим и техническим вопросам Таким образом Вы можете еще до принятия решения о переходе на ЭДО - объективно оценить все преимущества ЭДО непосредственно из программных продуктов 1С (сервиса 1С-ЭДО) и сделать объективный выбор решения по ЭДО. Команда 1С-ЭДО Всегда рады Вам помочь – команда 1С-ЭДО: Артем Танан Максим Еременко Служба поддержки ЭДО Павел Табуров 8-800-333-93-13, edo@1c.ru