база данных по учету клиентов и услуг проектов по уходу и
реклама
БАЗА ДАННЫХ ПО УЧЕТУ КЛИЕНТОВ И УСЛУГ ПРОЕКТОВ ПО УХОДУ И ПОДДЕРЖКЕ (пилотная версия) разработана на основе программы SyrEx Презентация подготовлена Галиной Лесинской, Старшим специалистом отдела МиО ВБО «Всеукраинская сеть ЛЖВ» Сетью были разработаны документы для ведение учета клиентов и услуг. Все документы в печатном и электронном виде организация получает после подписания договора. В данное время организации ведут учет клиентов в первичных документах (карточки) Учет услуг происходит в Еxel файлах. Учитывая пожелания организаций, Сетью было принято решение о создании базы данных по учету клиентов и услуг для проектов ухода и поддержки. Поскольку подобная база уже была разработана, для проектов профилактики, было решено не создавать новую БД, так как это только усложнит для организаций процесс ввода данных. Взяв за основу SyrEx и настроив новый блок для наших проектов мы сможем упростить для организаций, которые ведут несколько проектов, учет их работы. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ БАЗ ДАННЫХ Хранение данных в одном источнике Возможность быстрой проверки двойного учета (дублей) Стандартизация названий оказываемых услуг с помощью конфигуратора Составление отчетов в короткий срок Возможность получения данных в незапланированный срок Уменьшение нагрузки на документатора Анализ данных в любое время по любым параметрам (сравнительный анализ плана и достигнутых показателей, стратегическое планирование) 8 6 7 Затраты времени на изучение базы данных (единоразово) Ввод всех клиентов в базу (единоразово) Регулярное сохранение базы данных на твердый носитель Поломка компьютера Отключение электроэнергии 7 5 4 3 2 0 Ознакомление с БД Веденее БД Плюсы Минусы Параметры по которым идентифицируется информация, правила для сохранения резервной копии Настройки программы Данные Организации Автоматическая настройка параметров сохранения резервной копии Настройки программы Настойка параметров о возрастной группе клиентов Общие настройки программы Карточка клиента с основными данными, необходимыми для социальных работников При вводе первичных данных (ФИО) код клиенту будет присвоен автоматически. Будут использованы индивидуальные данные, что позволит ограничить число дублирования данных. Так же это облегчит отслеживание миграции клиентов. Число/Месяц/Год рождения Программа позволяет отслеживать детей до 18 месяцев, что немаловажно при проектах Мама+ и РМТСТ, а также даст возможность увидеть какое кол-во деток и мам участвует в проекте. Дата начала участия в проекте Социальный работник (человек который непосредственно ведет данного клиента) Адрес проживания Уязвимая группа (при выборе близкого окружения все остальные группы становятся не активными) Также предусмотрена изменение данных в динамике с возможностью сохранения первичных данных Необходимые связи и закономерности для работы по проектам МАМА+ и РМТСТ В данной программе предусмотрена прямая связь мамы и ребенка. Если мама является участником проекта и ребенок был рожден в этот промежуток времени, он вводится в базу данных при рождении и напрямую связан с мамой по коду. Также предусмотрена система предупреждения соц.работника о скором сроке родов у женщины, что бы облегчить работу и улучшить качество обслуживания. При вводе информации о родившемся ребенке через закладку беременность, программа автоматически заносит в карточки обоих данные. У мамы отметка о наличии ребенка стоит в двух закладках «Беременность» и «Близкое окружение». У ребенка только в закладке «Близкое окружение». Если у соц.работника возникнет необходимость ввести других родственников состоящих в проекте. То это так же предусмотрено программой. Для этого достаточно в закладке «Близкое окружение» в поле «Информация о родственниках» выбрать нужного человека по коду, программа предложит выбрать код из списка уже существующих клиентов. Код мамы Информация о родственниках малыша в карточке ребенка Необходимые связи и закономерности для работы по проектам МАМА+ и РМТСТ Код ребенка Код ребенка в карточке мамы в закладке «Близкое окружение» Закладка «Беременность» в карточке мамы родившей малыша Проект АРТ Для более тщательного анализа данных, введен справочник СПИД центров Украины. Теперь при ведении клиента есть возможность поставить отметку о том, в каком СПИД центре (областном или городском), клиент принимает АРТ. Появилась возможность выбора из справочника «Причины отмены АРТ», причину, а не вводить руками. А также в дополнительных полях будет введена информация о проделанной работе с клиентом и состав МДК принявший решение об отмене АРТ. Предусмотрена система предупреждения (напоминания) соц.работнику, о необходимости звонка клиенту. Что облегчит работу соц.работнику и улучшит качество предоставляемых услуг. При необходимости можно вести журнал выдачи АРТ. Журнал выдачи АРТ ведется отдельно от услуг (имеет отдельную форму) и находится в закладке «Ежедневные формы» Ведомость учета выдачи АРТ В ведомости выдачи АРТ предусмотрен ввод необходимых данных, таких как: Дата выдачи ФИО ответственного соц.работника Комментарии (если таковые необходимы) Код клиента (выбирается из списка уже существующих клиентов) у которых заполнена карточка по АРТ Схема АРТ (ставится автоматически из заполненной карточки клиента) Период на который выдан препарат (количество дней) Благодаря именно этому программа сможет высчитать день когда клиент должен вновь прийти за препаратом. Задав программе команду за два дня до критической даты сообщить о необходимости звонка, можно будет избежать проволочек с поиском информации. Проект Заместительной Терапии Данный проект предусматривает работу с клиентами ЛЖВ+ПИН и просто ПИН Обязательным требованием к приему на ЗТ должна быть заполнена закладка «Употребление наркотиков» При заполнении данной закладки была предусмотрена возможность выбора «Схемы» (бупренорфин или метадон) и «Финансирование по проекту» (для улучшения и облегчения подсчета клиентов для доноров) Ежедневная ведомость учета выдачи ЗТ Ведомость ведется ежедневно (может использоваться на сайтах) Необходимые поля для заполнения: дата, код клиента (выбирается из списка), доза (выбирается из справочника), схема (проставляется автоматически из карточки клиента), кем финансируется закупка препарата для данного клиента, а также дата. Дата будет такой же как и в верхнем окошке при заполнении кода клиента, но если необходимо изменить дату, то программа автоматически перенесет клиента в другую ведомость. Также решена проблема с выдачей препарата из другого источника финансирования. Так как данные проект будет финансироваться из нескольких источников, а пункты выдачи ЗТ будут одинаковыми. В данном случае достаточно изменить источник финансирования в ежедневной ведомости и мы получим возможность проследить сколько доз мы должны вернуть донору в случае нехватки препарата по каким либо причинам у любого из доноров. Проект Реабилитация Проект Реабилитации находится в стадии разработки, запланировано кроме закладки «Реабилитация» с основной информацией о клиенте необходимой для данного проекта, вести ведомость по оказанию услуг, так как в данном проекте есть перечень стандартных услуг которые клиенты получают находясь на реабилитации. В данном случае информация о оказанных услугах будет заполняться автоматически из заполненных ведомостей и будет отображена в закладке «Реабилитация» . Некоторые правила по заполнению БД и особенности программы Социальный статус Заполняется при необходимости, сделана возможность изменения данных с сохранением первичной информации (в динамике) Рискованно е поведение Заполняется при необходимости, сделана возможность изменения данных с сохранением первичной информации (в динамике) Употреблени е наркотиков Заполняется при необходимости, сделана возможность изменения данных с сохранением первичной информации (в динамике) Состояние здоровья Данная закладка показывает нам состояние здоровья клиента по заболеваниям ВИЧ, Гепатит, туберкулез, а так же о факте лечения Без первичного ввода названия организации программа не позволит работать с программой (недоступными окажутся услуги) Программа устроена так, что при неполном заполнении какой либо закладки будет сообщать пользователю о не полном заполнении при этом сообщая какие именно поля были пропущены. (программа не даст сохранить некорректно заполненные данные) В программе используется конфигуратор. Мы постарались обезопасить программу. Имеется ввиду, что мы попытались ограничить произвольное заполнение оказываемых услуг. При использовании конфигуратора, после ввода документатором новой услуги он должен будет присвоить этой услуге стандартное название выбрав его из справочника конфигуратора. Это нужно для того, чтобы избежать такого явления как «разное написание одной и той же услуги». Поскольку у нас стоит цель обеспечить целостность данных, мы должны попытаться стандартизировать названия услуг. Данные в конфигураторе могут меняться только координатором БД. Если на протяжении работы организация решит, что нуждается в другой услуге, она заполняет письмо про внесение изменений в перечень услуг и после одобрения данной услуги Сетью, услуга будет внесена в конфигуратор и информационный файл с новой услугой будет разослан по всем организациям. Справочники В базе данных созданы всевозможные справочники. Зачем они нужны? Выбор из справочников синхронизирует информацию, позволяя свести к минимуму дублирование данных и не допускает грамматических ошибок (И, I англ., І укр). Раздаточный материал/Услуги/Консультации – название справочника говорит само за себя, в данном справочнике хранится информация о том какие услуги оказывает организация, какие материалы раздает. Пункты предоставления услуг – если у организации не одно, локальное, место расположение, то закономерно воспользоваться данным справочником. Наркотические вещества – данный справочник заполняется названиями наркотических веществ, которыми пользуются клиенты проекта, используется данная информация при заполнении закладки «Употребление наркотиков». Темы тренингов – вводятся темы тренингов ( для заполнения раздела по учету проведенных тренингов) Пакет услуг – данный справочник создан для быстрого выбора пакета услуг. На пример организация часто оказывает набор определенных услуг ( общественный центр, консультация специалиста, гуманитарная помощь (медикаменты)), документатор заранее введя в пакет перечень этих услуг сможет, каждый раз при необходимости, выбирать именно его при этом на экране появится данный перечень и документатору нужно будет выбрать код клиента и поставить отметку о оказании услуги. Социальный работник – список сотрудников организации оказывающих услуги клиентам проектов. Используется в карточке Клиента, при заполнении ведомостей. А также при проведении тренингов для сотрудников. А так же для возможности оценить нагрузку на сотрудника. Источники финансирования – справочник введен во избежание возможного двойного учета, а также для проектов ЗТ. Проекты – в данном справочники введены названия проектов/направлений по которым организация получила транш. Причины выхода из проекта - в данном случае предусмотрена возможность выбора причины по которой клиент покинул проект, что даст возможность проанализировать информацию. Причины прерывания АРТ – выбор причины прерывания АРТ происходит в закладке «Лечение АРТ» и необходим для создания отчета. Причины прерывания ЗТ – выбор причины прерывания ЗТ происходит в закладке «Лечение ЗТ» и необходим для создания отчета. Схема АРТ – может заполняться по желанию организации, если предусмотрен учет выдачи препаратов. ЕЖЕДНЕВНЫЕ ВЕДОМОСТИ Мы можем видеть на рисунке возможность выбрать услуги или же пакет услуг. Дата оказания услуг, пункт предоставления услуг, социальный работник оказавший услугу (обязательные поля для заполнения) Код клиента выбирается из списка. Отметка об услуге ставиться документатором. Мы сделали возможность не ставить отметку об выполнении услуги при условии, что услуга будет только одна. Тогда при выборе кода клиента, отметка на против кода проставляется автоматически. Отметка о оказании услуг Выбор услуг или пакета услуг СПРАВОЧНИК УСЛУГ / КОНСУЛЬТАЦИЙ СПРАВОЧНИК УСЛУГ / КОНСУЛЬТАЦИЙ ОПИСАНИЕ РАБОТЫ СПРАВОЧНИКА УСЛУГ Услуги как мы видим делятся на виды (социально-экономические, медицинские, психологические, другие) Документатор вводит название услуги, а также есть возможность заполнить текстовое поле с более детальным описанием данной услуги. Необходимо определить тип услуги. И выбрать из конфигуратора соответствующие название. Консультации как мы знаем, могут быть оказаны на месте (в организации), а могут быть оказаны в других лечебных организациях. В данном случае, консультация фтизиатра оказывается в поликлинике или больнице, мы можем так и отметить (направлен на консультацию, получил консультацию) При необходимости можно отмечать и лечение. Данная возможность скорее для более тщательного наблюдения за оказанными услугами вне проекта. При подсчете оказанных услуг будет считаться только одна консультация, а не весь выделенный спектр. Можно сказать, что конфигуратор даст возможность организациям вести свой собственный учет не влияя на общий отчет для доноров. ПОСТРОЕНИЕ ОТЧЕТОВ В данной базе данных будет возможность с помощью конструктора выбирать параметры по которым будет строиться отчет. Все отчеты можно будет импортировать в Exеl. Предусмотрены стандартные формы отчетов. 1.ОТЧЕТ ЗА ПЕРИОД В отчете предусмотрена возможность просмотра количества клиентов по нескольким категориям По возрастной группе 0-9/10-16/17-21/22-25/26-29/30-33/34-39/40-45/46-50/51-60/61 и старше По полу Мужской/Женский По уязвимой группе ПИН/РКС/ЛЖВ/МСМ/Заключенные/Сироты, а также комбинации такие как ПИН+МСМ и т.д А так же возможность просмотра услуг по категориям Услуги социально-экономические Услуги медицинские Услуги психологические Услуги другие Отдельными отчетами в данной БД будут отчеты по проектам АРТ, ЗТ и тренингам. В отчете по тренингам изменилась система учета потренированных людей по категориям, клиенты проекта и сотрудники проекта. Поскольку каждый клиент и сотрудник имеют уникальные коды, мы можем вести учет по ним. Что поможет нам иметь более правильную картину при создании отчета. Отчет по прерываниям АРТ подсчитывает кол-во клиентов не получивших (отказавшихся) от АРТ за определенный промежуток времени (31день). Учет ведется со сдвигом во времени на один месяц назад. Отчет по отказам от ЗТ имеет более мягкие сроки по которым считаются клиенты прервавшие ЗТ. Сотрудник организации выставляет дату прекращения участия в проекте и если дата совпадает с периодом за который строиться отчет, данный клиент в него попадает. ШАБЛОНЫ ОТЧЕТНЫХ ФОРМ ШАБЛОНЫ ОТЧЕТНЫХ ФОРМ ОТЧЕТ ПО ТРЕНИНГАМ ОТЧЕТ ПРЕРЫВАНИЯ АРТ ПЛАНИРОВАНИЕ ПО ВНЕДРЕНИЮ БД 30 сентября состоится рабочая встреча по ознакомлению с БД. 6 документаторов из организаций будут тестировать БД на протяжении 2 месяцев. В данном тестировании принимают участие следующие организации: “Світло Надії” – Полтава Кріворізьке ОВ ВБО “Всеукраїнська Мережа ЛЖВ” “Лінія Життя” – Горлівка Кримське ОВ ВБО “Всеукраїнська Мережа ЛЖВ” Київське ОВ ВБО “Всеукраїнська Мережа ЛЖВ” “Час життя плюс” – Київ Затем с учетом предложений от организаций, БД будет доработана. Следующим этапом будут проведены тренинги для ознакомления с БД документаторов всех наших партнеров. Планируется к конечным числам марта закончить внедрение БД в организации. Контактная информация «Всеукраинская Сеть ЛЖВ» Отдел мониторинга и оценки тел. 467-75-67 внутр. (747) Лесинская Галина lesinskaya@network.org.ua 476-75-69 факс 476-75-66
