Только приемлемые расходы

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО
ЕВРОПЕЙСКОГО СОЮЗА
В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ
1
EuropeAid/134655/L/ACT/BY
Негосударственные организации и
местные органы власти в развитии
(NSA&LA) 2013
ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
Данная презентация предоставляет полезную информацию
для заявителей.
Информация, содержащаяся в настоящей презентации, не
может заменить или отменить информацию, содержащуюся
в соответствующем Руководстве для заявителей, которое
публикуется для конкурса заявок. Она также не заменяет
положений Практического руководства по контрактным
процедурам для внешней деятельности ЕС.
В случае разногласий Руководство для заявителей является
единственным юридически обязывающим документом
2
Конкурс заявок
EuropeAid/134655/L/ACT/BY
• Лот 1 "Негосударственные
организации в развитии"
• Лот 2 "Наращивание потенциала
негосударственных организаций"
• Лот 3 "Местные органы власти в
развитии "
3
КРИТЕРИИ СООТВЕТСТВИЯ:
УЧАСТНИКИ
• Заявитель – Координатор (контракт) –
основной Бенефициар
• Созаявитель(и) – Собенефициар(ы)
(если есть)
• Аффилированное лицо(а) (если есть)
4
МУЛЬТИ-БЕНЕФИЦИАРНЫЙ ГРАНТ
All the signatory LEFs are entered in the
system.
Все Файлы ЮЛ вводятся в
систему
Co-applicant 1
Созаявитель 1
Созаявитель 1
Mandate
Мандат
Lead Applicant
Заявитель
Ведущий заявитель
Mandate
Мандат
Co-applicant 2
CONTRACT is
signed by all the
beneficiaries
Контракт подписывается
всеми бенефициарами
Созаявитель 2
Созаявитель 2
5
Сервис PADOR
(Онлайн Регистрация Данных Потенциального Заявителя)
• Организации регистрируются самостоятельно,
загружают необходимые документы и регулярно
обновляют свои данные;
• Эти данные относятся к самой организации, они не
привязаны к конкретному предложению;
• Эти данные используются для проверки
соответствия требованиям организаций, оценки
операционных и финансовых критериев.
6
Сервис PADOR
• Закрытый конкурс заявок
– этап подачи Полного предложения:
Обязательная регистрация всех заявителей,
созаявителя(-ей), аффилированных лиц.
7
Этап Полного пректного предложения
ВАЖНО!
•
Элементы, оцененные на основе Концепции, не могут быть изменены
заявителем в Полном пректном предложении.
К элементам относятся: ​целевые группы, конечные бенефициары,
целевые регионы, места, конкретные цели, основные
заинтересованные группы.
•
В исключительных случаях, когда необходимо изменить элемент
(например, добавление или замена сoзаявителя (ей),
ассоциированных компаний или мероприятий), эта модификация
должна быть четко оговорена в Полном пректном предложении с
предоставлением должного обоснования. Такие обоснования будут
учитываться при оценке Полного пректного предложения.
•
Вклад ЕС не может отличаться от первоначальной заявки более чем
на 20%, в ​то время как заявитель может адаптировать
софинансирование в пределах минимальной и максимальной суммы
софинансирования, как это предусмотрено в разделе 1.3 Руководства
для заявителей.
8
ВОПРОСЫ/ОТВЕТЫ
• Когда и куда отправлять вопросы:
не позднее 21 октября 2013
E-mail: BELARUS-C&F@eeas.europa.eu
Факс: + 375 17 289 12 81
• Когда и как получать ответы от ЕС:
не позднее 31 октября 2013
на интернет-сайте EuropeAid
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome
!Четко укажите ссылку на конкурс заявок!
EuropeAid/134655/L/ACT/BY
9
Этап Полного пректного предложения
1.
2.
3.
Полная форма пректного предложения (Часть B
Приложения A)
Контрольный лист и декларация Заявителя
должны быть сшиты отдельно
Бюджет (Приложение B)
Логическая структура (Приложение C)
Строго придерживайтесь формата!
Отправлять 1 оригинал и 2 копии!
КОМПАКТ-ДИСКИ НЕ ПРИНИМАЮТСЯ.
Неполные заявки могут быть отклонены!
Дополнительные приложения не допускаются !
10
Этап Полного пректного предложения
Крайний срок подачи — 11 ноября 2013 года
• Куда?
Вниманию Главы отдела финансов, контрактов и аудита
Делегации Европейского союза в Беларуси
ул. Энгельса 34A/2, 7й этаж
Минск, 220030, Беларусь
• Как?
В запечатанном конверте
Заказным отправлением
Частной курьерской службой
персонально
X Не отправлять по факсу
X Не отправлять по электронной почте
X Не отправлять на другие адреса
Пожалуйста, укажите номер ссылки и название
конкурса заявок
11
ОЦЕНКА
ПОЛНОГО ПРЕКТНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Административная Проверка:
- Соблюдение срока подачи;
- Полное проектное предложение соответствует
критериям, указанным в Контрольном листе (пункты
1-9).
Если какая-либо информация отсутствует или неверна,
Заявка может быть отклонена на этом единственном
основании.
12
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ПОЛНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ:
ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ ВАШЕГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ПОЖАЛУЙСТА, ПРОВЕРЬТЕ , ЧТО КАЖДЫЙ КРИТЕРИЙ НИЖЕ
ПОЛНОСТЬЮ СОБЛЮДЕН, И ОТМЕТЬТЕ ЕГО
Название предложения (укажите название)
ЧАСТЬ 1 (АДМИНИСТРАТИВНАЯ)
1. Использовалась правильная форма заявки
Пометьте
пункты ниже
Да
√
2. Декларация заявителя была заполнена и подписана
√
3. Предложение напечатано и составлено на английском языке
√
4. Приложен 1 оригинал и 2 копии
√
5. Электронная версия ПОЛНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ на компакт-диске НЕ прилагается
√
6. Каждый созаявитель заполнил и подписал мандат, который прилашается. Пометьте «не применяется» (N/A), если у вас нет
созоявителей.
√
7. Каждое аффилированное лицо (лица) заполнило и подписало заявление аффилированного лица, которое прилагается.
Пометьте «не применяется» (N/A), если у вас нет аффилированных лиц.
√
8. Бюджет включен, представлен в требуемом формате, и составлен в евро.
√
9. Логическая структура составлена и приложена.
√
ЧАСТЬ 2 (СООТВЕТСТВИЕ)
10. Срок исполнения проекта от 24 до 60 месяцев (разрешенный минимум и максимум)
√
11. Запрошенное финансирование находится в пределах от 300 000 до 1 000 000 Евро (разрешенный минимум и максимум)
Нет
√
12. Запрошенное финансирование находится в пределах от 50% до 90% прогнозируемых приемлемых расходов (минимальный и
максимальный разрешенный процент), если заявитель белорусской национальности. Запрошенное финансирование находится
в пределах от 50% до 75% прогнозируемых приемлемых расходов (минимальный и максимальный разрешенный процент), если
заявитель имеет национальность государства-члена ЕС.
√
13. Общий объем запрошенного финансирования на основе возможности упрощенных затрат не превышает 60 000 Евро на
каждого заявителя
√
13
ОЦЕНКА ПОЛНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
 Критерии отбора помогают оценить
финансовый и операционный потенциал
заявителей, чтобы убедиться, что они:
- имеют стабильные и достаточные источники
финансирования;
- обладают управленческим опытом,профессиональной
компетентностью и квалификацией, необходимыми
для успешной реализации проекта. Это также
относится к любому аффилированному лицу (лицам)
заявителей.
14
ШКАЛА ОЦЕНКИ
Раздел
1. Финансовый и операционный потенциал
Да /Нет
1.1 Имеет ли заявитель, и, если применимо, аффилированные лица,
достаточный опыт управления проектами?
1.2 Имеет ли заявитель, и, если применимо, аффилированные лица,
достаточный технический опыт? (Особенно знание предметной области
проекта)
1.3 Имеет ли заявитель, и, если применимо, аффилированные лица,
достаточные управленческие ресурсы? (Включая персонал, оборудование,
способность управлять бюджетом проекта)?
1.4 Имеет ли заявитель стабильные и достаточные источники
финансирования?
15
ОЦЕНКА ПОЛНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
 Критерии присуждения помогают:
- оценить качество заявок в отношении целей и
приоритетов;
- выделить гранты для проектов, которые увеличивают
общую эффективность конкурса заявок;
- выбрать заявки, в отношении которых организациязаказчик может быть уверена, что они будут
соответствовать целям и приоритетам;
- определить значимость проекта, его соответствие целям
конкурса заявок, качество, ожидаемое воздействие,
устойчивость и экономическую эффективность.
16
ШКАЛА ОЦЕНКИ
2. Соответствие проекта
Балл перенесен из оценки концепции
3. Эффективность и осуществимость проекта
3.1 Являются ли предложенные мероприятия подходящими, практичными, и соответствующими целям и ожидаемым результатам?
3.2 Является ли план проекта ясным и осуществимым?
3.3 Имеет ли предложение объективно контролируемые индикаторы результатов проекта? Планируется ли какая-либо оценка
результатов?
3.4 Достаточен ли уровень участия созаявителей и аффилированных лиц в проекте?
4. Устойчивость и эффективность проекта
4.1 Будет ли проект иметь заметное воздействие на целевые группы?
4.2 Имеет ли предложение эффект приумножения? (включая перечень для возможного повторения, расширения, и обмена
информацией)
4.3 Устойчивы и надежны ли результаты предложенного проекта?
- с финансовой стороны (как деятельность будет финансироваться после завершения выделенных средств?)
- с организационной стороны (позволяет ли структура продолжать деятельность после завершения проекта? Будут ли
результаты проекта находиться в местной собственности?)
- на уровне политики (где это применимо) (каково будет структурное воздействие проекта —приведет ли он к улучшению
законодательства, кодексов поведения, методов, и т.п.?)
- в отношении окружающей среды (если применимо (будет ли проект иметь положительное /отрицательное воздействие на
окружающую среду?)
5. Бюджет и экономическая эффективность проекта
5.1 Корректно ли отражены мероприятия в бюджете?
5.2 Удовлетворительно ли соотношение между предполагаемыми расходами и ожидаемыми результатами?
Максимальный общий балл
Максимальный
балл
30
20
5
5
5
5
15
5
5
5
15
5х2*
5
80
* Эти баллы умножаются на 2 ввиду их важности
17
Важно!
•
•
•
•
•
•
•
•
БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
Строго следуйте шаблону;
Составляйте в ЕВРО, а не в белорусских рублях;
Заполните бюджет для графы "Все годы" а также для "Год 1";
Бюджет должен охватывать все запланированные мероприятия
- в соответствии с предлагаемым проектом;
Бюджет должен быть реалистичным и экономически
эффективным;
Только приемлемые расходы могут быть включены в
бюджет;
Предоставьте разъяснения по каждой статье бюджета необходимость затрат, и как они связаны с проектом (через
ссылки на мероприятия в описании проекта);
Предоставьте обоснование расчета расходов. Обратите
внимание, что прогнозируемые затраты должны быть основаны
на реальной стоимости.
18
ПРИЕМЛЕМЫЕ РАСХОДЫ
• Грантом покрываются ТОЛЬКО приемлемые расходы;
• Приемлемыми расходами являются фактические расходы,
понесенные в ходе осуществления проекта;
• Бюджет является одновременно оценкой предполагаемых
затрат и пределом по приемлемым расходам;
• Они должны быть разумными, оправданными и
соответствовать требованиям рационального управления
финансами, в частности в отношении экономичности и
эффективности.
19
ПРИЕМЛЕМЫЕ ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ
• Затраты на персонал, назначенный для осуществления
проекта, соответствующие реальной заработной плате;
• Путевые расходы и суточные для сотрудников и других
лиц, участвующих в проекте;
• Приобретение оборудования и материалов специально
для целей проекта;
• Стоимость расходных материалов;
• Стоимость контрактов, заключенных бенефициаром (ами);
• Расходы, вытекающие из Контракта о предоставлении
гранта (например, распространение информации, оценка,
связанная с проектом, аудит, перевод);
• Уплаченные налоги, сборы и пошлины, не подлежащие
возмещению (Приложение J).
20
ВАРИАНТЫ УПРОЩЕННЫХ ЗАТРАТ
•
Общая сумма упрощенных затрат для каждого из заявителей не
может превышать 60 000 евро
Стоимость единицы: охватывает все или некоторые определенные
категории приемлемых расходов, которые четко определены заранее со
ссылкой на сумму на единицу (например: рабочий месяц, небольшие
расходы на местный транспорт);
•
Твердые суммы: покрывают в глобальном смысле все или некоторые
определенные категории приемлемых расходов, которые четко
определены заранее (например: расходы на события, видеоматериалы);
•
Финансирование по фиксированной ставке: охватывает конкретные
категории приемлемых расходов, которые четко определены заранее,
путем применения заранее установленных процентных значений,
(например: расходы местного офиса).
21
БЮДЖЕТ: 1 Кадры
•
Только сотрудники, нанятые Бенефициаром(ами) по трудовому договору (т.е.
заработная плата включена в заработную плату организации) могут быть
включены в пункт 1. Применяются процедуры найма Бенефициара(ов);
•
Заработная плата и расходы не должны превышать тех, которые обычно несет
Бенефициар(ы), если иное не оправдано важностью для выполнения проекта;
•
Если сотрудники не работают в проекте полный рабочий день, необходимо
указать процент занятости рядом с описанием позиции и отразить числом
единиц (не стоимостью единицы);
•
Экспертов/консультантов, нанятых по сервисным контрактам (и связанные с
ними счета) следует рассматривать как "подрядчиков". В этом случае
применяются правила осуществления закупок, установленные в проекте
контракта. Они должны быть включены в статью бюджета 5 (Прочие расходы);
•
Суточные рассматриваются как приемлемые расходы, если они не превышают
обычные расходы бенефициара(ов) и значения, опубликованные Европейской
комиссией во время поездки.
22
БЮДЖЕТ: 2 Поездки
• Путевые расходы для сотрудников и других
лиц, участвующих в Проекте;
• Укажите место отправления и место
назначения. Если информация недоступна,
введите общую сумму;
• Уточните вид местного транспорта.
23
БЮДЖЕТ: 3 Оборудование и
материалы
•
•
•
•
Только если признано необходимым для Проекта;
Если бенефициар(ы) не имеют своей штаб-квартиры в Беларуси, все
оборудование, транспортные средства и материалы должны быть
переданы местному бенефициару(ам) и/или местному
аффилированному лицу(ам) и/или конечным бенефициарам Проекта,
не позднее момента представления окончательного отчета.
Копии подтверждающих материалов передачи оборудования и
транспортных средств, затраты на приобретение которых были
больше, чем 5000 Евро за единицу, должны быть приложены к
окончательному отчету. Такие подтверждения должны храниться для
проверки во всех других случаях.
Отметьте, что правила происхождения действуют для ВСЕХ затрат,
подпадающих под Приложение IV к контракту, независимо от их
стоимости.
24
БЮДЖЕТ: 4 Местный офис
• Нет необходимости в обустройстве специального офиса
проекта, если иное не обосновано должным образом;
• Затраты на использование офиса Бенефициара (ов) для целей
проекта, как правило, включаются в Косвенные расходы (пункт
10);
• Тем не менее, в случаях, когда административные и
эксплуатационные расходы могут быть точно определены и
учтены в бюджете, как прямые приемлемые затраты, и
подкреплены документами, подтверждающими, что эти расходы
связаны только с предлагаемым проектом, заявитель может
внести в бюджет такие расходы, как приемлемые прямые
расходы, вместо запроса процентной ставки Косвенных
расходов.
25
БЮДЖЕТ: 5 Прочие расходы, услуги
Закупка услуг должна осуществляться в соответствии с
правилами, установленными в Приложении IV к контракту
(процедуры присуждения контракта)
•
•
•
•
•
•
•
•
Публикации (Указывайте их здесь, только если они полностью на субподряде);
Исследования, изучения (Указывайте их здесь, только если они полностью на
субподряде);
Проверка расходов/Аудит;
Затраты на оценку;
Переводы, устные переводчики;
Финансовые услуги (например, расходы на банковские переводы)
Примечание: Банковская гарантия не требуется, поэтому расходы на нее
не должны включаться в бюджет;
Стоимость конференций/семинаров (Указывайте их здесь, только если они
полностью на субподряде);
Действия по продвижению/узнаваемости (Коммуникативные действия и
действия по продвижению/узнаваемости должны быть надлежащим образом
спланированы, и внесены в бюджет на каждом этапе реализации проекта).
26
БЮДЖЕТ: 6 Прочее
• Просьба представить подробную
информацию об этих «прочих» расходах
• Если суммы, указанные в пункте 6 связаны с
другими статьями бюджета, переместите эти
«другие» расходы в эти статьи
27
БЮДЖЕТ: 8 Резерв на
непредвиденные расходы
•
•
•
•
Резерв на непредвиденные расходы и/или
Возможные колебания валютных курсов;
Максимум 5% приемлемых прямых расходов;
Необходимые корректировки в связи с
непредвиденными изменениями на местах;
• Должным образом обоснованный запрос;
• Необходимо предварительное письменное
разрешение.
28
БЮДЖЕТ: 10 Приемлемые косвенные
расходы
• Не могут быть идентифицированы как конкретные затраты,
непосредственно связанные с проектом и, следовательно→
• Не могут быть непосредственно отнесены к проекту, однако →
• Они относятся на счет бенефициара(ов) в связи с прямыми
приемлемыми затратами;
• Косвенные расходы являются приемлемыми при условии, что
они не включают в себя расходы выделенные в другой статье
бюджета;
• Максимум 7% приемлемых прямых расходов;
• Заявителя могут попросить обосновать желаемый процент до
заключения контракта.
29
ИМУЩЕСТВЕННЫЙ ВКЛАД
• Предоставление товаров или услуг
Бенефициару (ам) или АЛ бесплатно;
• Не рассматривается как софинансирование;
• Не являются фактическими расходами;
• Не являются приемлемыми расходами;
• Если описание предложенного проекта
включает имущественные вклады, они
должны быть сделаны.
30
НЕПРИЕМЛЕМЫЕ РАСХОДЫ
• Долги и сборы за обслуживание долга (проценты);
• Резервы на возможные потери или потенциальные
будущие обязательства;
• Расходы, объявленные бенефициаром (ами) и
финансируемые другим проектом или рабочей
программой, получающей грант Евросоюза (в том числе
через EDF);
• Приобретение земли или зданий, за исключением
случаев, когда это необходимо для непосредственного
осуществления проекта, в этом случае право
собственности должно быть передано конечным
бенефициарам и/или местному бенефициару(ам), самое
позднее в конце проекта;
• Потери при конвертации валют;
• Кредит третьим сторонам.
31
НАЛОГИ
• Уплаченные налоги, сборы и пошлины, не
подлежащие возмещению (Приложение J),
являются приемлемыми расходами.
• Если бенефициар может показать, что он не
может вернуть эти расходы, налоги должны
быть включены в каждую соответствующую
статью бюджета. Налоги, которые могут быть
возмещены, не рассматриваются как
приемлемые расходы.
32
РЕЗУЛЬТАТЫ ОЦЕНКИ ПОЛНОГО
ПРЕДЛОЖЕНИЯ:
•
•
•
КРИТЕРИИ ОТБОРА - Финансовый и операционный
потенциал. Если имеется одно “Нет”, Заявка будет
отклонена.
КРИТЕРИИ ПРИСУЖДЕНИЯ - РАНЖИРОВАНИЕ, будет
создана таблица с перечнем заявок, упорядоченных по
баллами и в рамках имеющегося бюджета, а также
резервный список.
ИНФОРМАЦИЯ – Отклоненные и предварительно
отобранные кандидаты в последствии будут
проинформированы о результатах.
33
ПРОВЕРКА СООТВЕТСТВИЯ
• Выполняется только для предварительно отобранных Заявок;
• Любая отклоненная заявка будет заменена следующей
лучшей заявкой, помещенной в резервный список, которая
укладывается в рамки имеющихся финансовых средств;
• Подтверждающие документы предоставляются через PADOR
или в виде оригиналов либо копий (на английском языке);
• Заполненные Файл юридического лица (LEF) и Финансовая
идентификационная форма (FIF) всегда предоставляются
в оригинале!!!
34
ОКОНЧАТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ
Все заявители будут проинформированы
в письменной форме
об окончательном решении касательно
их заявок и,
в случае их отклонения,
о причинах отрицательного решения.
35
СПАСИБО!
36