ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
ПОНЯТИЕ И ФИЛОСОФИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
• Время – это …
• Объективное время – это время общее для нас всех, оно
жестко структурировано и неизменно. Основываясь на этих
жестких ограничениях, мы составляем себе графики и
расписания, невыполнение которых порождает в нас тревогу,
неуверенность, беспокойство.
• Субъективное время – это наше ощущение времени, оно не
поддается измерению и течет с разной скоростью.
Восприятие времени должно быть субъективным, время должно
восприниматься осязаемым, так как планирование времени
ничем не отличается от планирования и организации
пространства, например, в шкафу.
Не существует "правильного" способа прожить свою жизнь. Таймменеджмент помогает людям глубже осознать, кто они есть и
чего они хотят, и затем даёт им средства и инструменты, чтобы
они смогли построить свою жизнь вокруг своих идеалов и
потребностей.
ШАГИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
• АНАЛИЗ
• ПЛАНИРОВАНИЕ
• ОРГАНИЗАЦИЯ
СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ВРЕМЕНИ
1. Опишите и схематически изобразите вашу
деятельность в настоящее время, чтобы вы смогли
проанализировать ее.
2. Через неделю или две возьмите текущий план
распределения времени и пристально посмотрите
на этот снимок вашей жизни. Насколько она
сбалансирована? Сколько времени вы уделяете
каждому виду деятельности?
3. Теперь, когда вы знаете, какова ваша исходная точка,
вы можете начать трансформировать ваш план
распределения времени, приводя
его в соответствие с вашими
ценностями и желаниями.
ТРЕХУРОВНЕВАЯ ПРОЦЕДУРА АНАЛИЗА ВРЕМЕНИ
1. Технические ошибки. Это легко исправимые
методические ошибки в подходах к
планированию времени.
•
•
•
•
Для выполнения задач не отводится конкретного
времени и места в расписании или выбранное
время – неподходящее для данной задачи.
Вы — неподходящий человек для выполнения
задачи или задача чрезмерно усложнена
Вы не можете вспомнить, что вы должны сделать
Ваше рабочее пространство не организовано
должным образом
ТРЕХУРОВНЕВАЯ ПРОЦЕДУРА АНАЛИЗА ВРЕМЕНИ
2. Внешние факторы. К их числу относятся
факторы окружающей вас среды,
находящиеся за пределами вашего
контроля. Вы не имеете к ним никакого
отношения, но они накладывают некоторые
ограничения на ваши возможности
планирования и самоорганизации.
•
•
•
Вы столкнулись с непомерно большим объемом
работы
Проблемы со здоровьем
ограничивают ваши силы
Вам мешает неорганизованный
партнер
ТРЕХУРОВНЕВАЯ ПРОЦЕДУРА АНАЛИЗА ВРЕМЕНИ
Психологические препятствия. Это скрытые
внутренние силы и убеждения, которые мешают
вам добиваться своих целей и жить так, как вы
хотите.
•
Вы не прояснили собственные жизненные цели и
приоритеты
•
Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она
проходила в режиме постоянной борьбы с
препятствиями и несчастьями
•
Страхи: вынужденного бездействия, перед
возможной неудачей, нарушить
существующее положение вещей
•
Вам необходимо постоянно
помогать другим, жертвуя собой
3.
ТРЕХУРОВНЕВАЯ ПРОЦЕДУРА АНАЛИЗА ВРЕМЕНИ
ВИД ОШИБКИ
Технические ошибки
Внешние факторы
Психологические
препятствия
ПРИМЕР СИТУАЦИИ ИЗ ВАШЕГО ОПЫТА
ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ: ПОИСК ЦЕЛЕЙ ЖИЗНИ
• Цель - то, что мы желаем получить от жизни
• Миссия - то, что отдаем
Что изменится в мире, когда нас не будет? В чем наша
уникальность?
- Батюшка, скажите, я правильно живу?
- Правильно, сын мой, но зря.
СФЕРЫ ДЛЯ ПОСТАНОВКИ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ
• Работа
• Семейная жизнь
• Личное развитие
• Отношения с любимым
человеком
• Отношения с друзьями
• Финансовое благополучие
• Образование
• Дом
• Духовная жизнь
• …
"Что могло бы сделать меня счастливым в этих
ключевых областях жизни?"
ПРИМЕР СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ
Через 10 лет:
• Личное развитие: "Я много путешествую".
• Семья: "Я женат (замужем) и живу с человеком,
которого люблю, и у нас трое детей".
• Работа: "Я занимаюсь управлением собственным
бизнесом".
• Друзья: "У меня есть такие друзья, которые помогают
мне в жизни, а не сосут из меня силы и энергию".
• Финансовое положение: "У меня есть собственный
инвестиционный портфель акций".
• Общество: "Я живу в небольшом городе, где меня
окружают дружелюбные, заботливые люди".
ЗАПИШИТЕ ВАШИ ЦЕЛИ!!!
ПОСТАНОВКА СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ
Сфера жизни
Через 10 лет я…
Личное развитие
Семья
Работа
Друзья
Финансовое положение
Общество
Моя миссия - …
ПЛАНИРОВАНИЕ: ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ
СПОСОБОВ ДОСТИЖЕНИЯ СВОИХ ЦЕЛЕЙ
•
Стратегическая цель: уютный и гостеприимный дом
• Год 1
1. Привести в порядок основное жилое пространство и шкафы для вещей
2. Составить график работ по поддержанию порядка в доме
3. Поддерживать чистоту; нанять домработницу для выполнения уборки
один раз в неделю
• Год 2
1. Привести в порядок чердак, гараж и подвал
2. Привести график работ по дому в соответствие с новым ритмом жизни
членов семьи (младший ребенок пошел в детский сад, муж стал
проводить на работе меньше времени и т.д.)
3. Два раза в месяц приглашать гостей и устраивать вечеринки
4. Изменить отделку первого этажа
• Год З
1. Сделать ремонт на кухне
2. Приглашать на ужин друзей два раза в месяц
3. Построить веранду
• Год 4
1. Разбить сад перед домом
2. Посадить огород позади дома
ДЕТСКИЙ САД КАК ИДЕАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ
ОРГАНИЗАЦИИ ПРОСТРАНСТВА
• Причина, почему классная комната детского сада
функционирует настолько успешно, заключается в
том, что она разделена на четко определенные зоны
деятельности, чтобы дети могли сосредоточиться в
нужный момент на чем-то одном.
• Когда вы устанавливаете обособленные зоны для
каждого рода деятельности, это также
предотвращает смешивание разнородных задач и
перетекание задач из одной
временной зоны в другую, что
подрывало бы вашу способность
концентрации и мешало бы вам
наслаждаться текущим делом.
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Матрица Эйзенхауэра
Срочные, но неважные
Срочные и важные
Прерывания, перерывы
Некоторые телефонные звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки
сдачи
Несрочные
и неважные
Важные,
но несрочные
Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телефонные звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения
Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив,
альтернативных проектов
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Примеры критериев приоритетности
• Вклад задачи в общий результат (цели компании,
цели проекта)
• Влияние на работу коллег «по горизонтали»
• Источник задачи и его настойчивость (уровень
руководителя, поставившего задачу, и
приоритетность задачи для него)
• Собственный интерес к задаче
• Сложность, времязатратность (сложные задачи - в
первую очередь)
• Наличие в данный момент доступных ресурсов
(информации и т.п.)
ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ
Модель «4D»
DELEGATE
DO
DELETE
DILATE
КЕЙС
Упражнение «Один день из жизни»
Приветствую Вас на рабочем месте российского менеджера среднего звена. В 9 утра
он пришел на работу и вот с чем столкнулся:
День сегодня загруженный…
Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.
Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов,
которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам.
Основной поставщик задерживает поставки: надо ехать лично и разбираться, что к чему.
Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванов
тормозят процесс, требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа
потратим, а то и больше.
Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет. А еще эта
«летучка» в 10 по итогам предыдущей недели.
Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто
еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит…
А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать… Нет, вряд ли получится.
Мама просила отвезти ее в поликлинику на другой конец города, по-моему, к двум часам.
Да, маме сложно отказать: опять начнутся лекции про то, что на работе готов(а) сутками сидеть, а на
родную мать полутора часов жалко!
И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно,
важно, но у меня же не три головы и не десять рук!
Так, а на какое число у меня назначена презентация? На сегодня. А к ней надо еще
подготовиться. И, кстати, уточнить куда ехать.
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ
Постановка задачи в зависимости
от зрелости подчиненного
• R1: Сообщение алгоритма
• R2: Постановка цели
• R3: Описание проблемы
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ
Алгоритм делегирования
1.
2.
3.
4.
5.
Определить желаемые результаты
Договориться о правилах
Определить ресурсы
Установить отчетность
Определить последствия
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ
ПРИЧИНЫ,
по которым руководители избегают
делегирования
1. Опасение, что вышестоящее руководство сочтет их
не способными выполнить свою работу.
2. Опасение испортить отношения трудным заданием.
3. «Я сам могу сделать это лучше» - недооценка
уровня компетентности подчиненных.
4. Стремление контролировать всех
сотрудников и всю информацию.
ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ НЕ СЛЕДУЕТ ДЕЛЕГИРОВАТЬ
1.
2.
3.
ПЛАНИРОВАНИЕ. Планирование - исключительная
обязанность руководителя. Может быть
делегировано лишь планирование конкретной
работы или конкретных деталей общего плана.
УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРОЙ.
Создание и поддержание ценностей, правил и норм
поведения у членов группы является обязанностью
самого руководителя.
РАЗРЕШЕНИЕ КОНФЛИКТОВ. В случае, если
руководитель не управляет конфликтами в
организации, они приобретают деструктивный
характер.
ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ НЕ СЛЕДУЕТ ДЕЛЕГИРОВАТЬ
4.
5.
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ. Определение того,
как работает вся группа, как работают отдельные
ее члены, является основной обязанностью
руководителя.
КОНТРОЛЬ. Определение того, выполняются ли
правильно задания и указания, как можно
исправить ошибки для повышения эффективности
работы, является обязанностью руководителя
группы. Вместе с тем, промежуточный контроль
может делегироваться опытным и
ответственным сотрудникам.
ЗАДАЧИ, КОТОРЫЕ НЕ СЛЕДУЕТ ДЕЛЕГИРОВАТЬ
6.
7.
ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ МЕРЫ. Исправление недолжного или
неправильного поведения отдельных членов группы в ходе
работы является исключительной задачей для руководителя.
ВЫПОЛНЕНИЕ НАИБОЛЕЕ СЛОЖНЫХ И ОТВЕТСТВЕННЫХ
ЗАДАЧ. Время от времени возникают ситуации, когда
руководитель является единственным человеком в группе,
который имеет необходимую квалификацию для выполнения
определенной работы. В этих обстоятельствах руководитель
не может делегировать выполнение работы. Однако, если
данная задача будет повторяться и в будущем,
целесообразно включить в ее выполнение другого
сотрудника (сотрудников): рост его (их) компетентности
со временем позволит делегировать данную задачу и
компенсирует затраты руководителя на разъяснение,
тщательный контроль и корректировку ошибок.
ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДЕЛЕГИРУЕМЫХ
ПОЛНОМОЧИЙ И ЗАДАЧ
1. УСТАНОВИТЬ СТАНДАРТЫ
– количественные и качественные показатели
результативности
2. СРАВНИТЬ ДОСТИГНУТЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ СО
СТАНДАРТАМИ
– установить масштаб допустимых отклонений
– измерить результаты
– проинформировать о результатах и стандартах
3. ПРЕДПРИНЯТЬ КОРРЕКТИРУЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ
– устранить отклонения
– пересмотреть стандарты
– ничего не предпринимать, все
хорошо
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ КОНТРОЛЯ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Контроль «по случаю»
Тотальный контроль
Скрытый контроль
Контроль любимого участка
Контроль-проформа
Контроль из-за недоверия
Контроль без обратной связи
ЭФФЕКТИВНАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
Формула обратной связи
+/-/+
Окажите поддержку– похвалите.
Обратите внимание на «минусы»,
предложите свои варианты
Окажите эмоциональную поддержку
ЭФФЕКТИВНАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
В ходе обратной связи
обсуждайте
не обсуждайте
Конкретные действия
«Вы сдали этот отчет на два дня
позднее срока»
Личность сотрудника
Реальные наблюдения
Свои гипотезы и интерпретации
«Я слышал, как Вы резко ответили
клиенту»
«Тебя вообще не волнует...», «Вы
избегаете ответственности...»
Недавние события
События, случившиеся давно
«Вы вообще очень
неорганизованный человек»
«Вчера Вы пришли позже на 15 минут» «А вот еще в прошлом году...»
Свое отношение к происходящему
«Я был очень расстроен, когда
узнал…»
Открытое выражение эмоций
Разговор на повышенных тонах
«Это просто недопустимо!»
Последствия негативных действий
Общие фразы
«Это может привести к срыву
сроков всего проекта»
«Происходит ухудшение
морального климата»
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
1.
Метод «швейцарского сыра»: если задача сложна и
энергоемка, попробуйте выполнять ее не в
логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая»
из разных мест маленькие кусочки – наиболее
простые приятные и т.д. Например, при подготовке
отчета можно сначала подобрать иллюстрации,
написать несколько наиболее простых и понятных
абзацев и т.д. Через некоторое время в вашем
«сыре» образуется столько дырок, что доесть его
будет совсем несложно.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
2.
Метод «промежуточная радость»: разбейте работу
на несколько этапов и за прохождение каждого
этапа назначьте себе небольшую награду.
Например, за каждые 2 написанные страницы
откусить кусочек шоколада, или, за каждые
выученные 100 английских слов – шопинг в
любимом магазине. Эти награды могут быть
совсем маленькими, но важно, чтобы они были
немедленными. Как правило, «маленькие радости»
за каждый сделанный шаг мотивирую лучше, чем
осознание будущих долгосрочных
результатов.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
3.
Метод «уничтожение лягушек»: бывают в нашей
жизни дела, требующие, совсем немного времени,
но неприятные: позвонить недружелюбному
клиенту, вызвать наконец сантехника и пр. В таймменеджменте такие задачи называются
«лягушками». «Лягушки» часто подолгу
откладываются и грозят перерасти в большие
неприятности. У испанцев есть пословица:
«Каждое утро съедай одну лягушку».
Действительно, начав день со съедения одной
«лягушки», вы весь день ходите бодрый и
радостный. Про остальных «лягушек» вы не
вспоминаете – они остались на следующие дни.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
4.
Метод «разглобализация крупных задач»: чем
менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она
при этом крупнее - тем труднее, как правило,
заставить себя ее выполнить. В терминологии
тайм-менеджмента такие задачи называют
«слонами». Например: написание диссертации,
изучение иностранного языка, ремонт в доме и пр.
Единственный способ съесть «слона» - разделить
его на маленькие «бифштексы» и каждый день
съедать один такой бифштекс. Пи этом важно
нарезать слона на такие бифштексы, которые
действительно приближают вас к его съедению.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
5.
Метод «план на день»: частое возражение против
планирования дня состоит в том, что все быстро
меняется. Но планы и помогают лучше
ориентироваться в подобных ситуациях. План
обязательно должен быть материальным (на
бумаге или в электронном виде). Обязательно
записывайте все задачи на день и регулярно
просматривайте их в течение дня. План должен
обязательно корректироваться при изменении
обстоятельств. В план лучше вносить результатоориентированный список задач. Например, не
«созвониться с Ивановым», а «Дожать Иванова до
заказа» и т.п.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
6.
Метод «покупка времени»: единственный способ
«покупки времени» - делегирование задачи,
причем, задачу можно передать не только
подчиненному, но и купить внешнюю услугу. При
большом объеме задач, явно не соответствующих
вашей компетентности и стоимости вашего
времени, подумайте о покупке внешней услуги –
секретаря, помощника и т.п., хотя бы на время.
Делегировать также можно домашние задачи: в
наше время услуги домработницы – достаточно
недорогой сервис, который может сэкономить ваше
время и нервы.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
7.



Метод «планирование кайросовых задач». Кайрос
– удобный момент, удобные обстоятельства для
совершения какого-либо дела. Примеры
«кайросов»:
«Если встречу ген.директора, решить вопрос с
рекламациями»
«Поеду домой – не забыть заехать в автосервис,
проверить тормоза»
Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний
интернет»
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Методы тайм-менеджмента
8.
Метод «Ускорение выполнения типовых и монотонных
задач». Потратив несколько часов на разработку процедур
для ускорения выполнения однообразных задач, вы
избавитесь от необходимости тратить слишком много
времени на черную работу. Есть много способов ускорить
выполнение однообразных задач. Иногда вы можете
пропустить определенные этапы выполнения задачи, чтобы
работа пошла быстрее. Вы можете разработать специальные
шаблоны и формы, которые облегчат вам выполнение
повторяющихся задач. Создание простых процедур для
выполнения однообразных и монотонных дел избавит вас от
необходимости думать и принимать решения, поэтому вы
сможете справляться с такими делами намного быстрее.