МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА ИСТОЧНИКОВЕДЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ ПРОЕКТ Обеспечение сохранности архивных документов Автор: О.В. Кульба Руководители: Е.Н. Балыкина А.Н. Латушкин МИНСК 2011 СОДЕРЖАНИЕ: Введение. Глава 1. Строительство и технические требования к помещениям и зданиям архивов. Глава 2. Обеспечение наличия документов в архиве. Глава 3. Обеспечение физической сохранности архивных документов. Глава 4. Создание страхового фонда и фонда пользователя. Введение. Организация хранения документов − система проводимых архивом мероприятий, которые обеспечивают: рациональное размещение документов контроль за их движением и физическим состоянием копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов 1 ГЛАВА 1. ЗДАНИЕ АРХИВА ПО СВОЕЙ ПЛАНИРОВКЕ И ОСНАЩЕНИЮ ДОЛЖНО ОБЕСПЕЧИВАТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ: ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ЗАДАЧ 1. ПО ХРАНЕНИЮ; 2. ПО ОБРАБОТКЕ; 3. ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ. 1. АДМИНИСТРАТИВНОХОЗЯЙСТВЕННОГО; 2. БЫТОВОГО; 3. ТЕХНИЧЕСКОГО ХАРАКТЕРА. 4 ЗДАНИЯ АРХИВОВ ДОЛЖНЫ: 1. РАЗМЕЩАТЬСЯ В СПЕЦИАЛЬНО ПОСТРОЕННЫХ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЗДАНИЯХ; 2. РАЗМЕЩАТЬСЯ В ПРИСПОСОБЛЕННЫХ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЗДАНИЯХ; 3. УДАЛЕНЫ ОТ ОПАСНЫХ В ПОЖАРНОМ ПЛАНЕ ОБЪЕКТОВ; 4. УДАЛЕНЫ ОТ ПРОМЫШЛЕННЫХ ОБЪЕКТОВ, ЗАГРЯЗНЯЮЩИХ ВОЗДУХ. Экспертиза зданий включает определение: СТЕПЕНИ ОГНЕСТОЙКОСТИ РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СОСТОЯНИЯ ПОМЕЩЕНИЙ ДОЛГОВЕЧНОСТИ ОСНОВНЫХ КОНСТРУКЦИЙ ПРОЧНОСТИ МЕЖЭТАЖНЫХ ПЕРЕКРЫТИЙ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ОТОПИТЕЛЬНЫХ И ВЕНТИЛЯЦИОННЫХ СИСТЕМ 9 НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!!! 1. ЗДАНИЯ, НЕ ИМЕЮЩИЕ ЕСТЕСТВЕННОЙ ВЕНТИЛЯЦИИ ВОЗДУХА 2. ВЕТХИЕ СТРОЕНИЯ, ДЕРЕВЯННЫЕ ПОСТРОЙКИ 3. ЗДАНИЯ С ПЕЧНЫМ ОТОПЛЕНИЕМ 4. ЗДАНИЯ С СЫРЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ 4 НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИСТОРИЧЕСКИЙ АРХИВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Историческая справка 5 июля 1938 г.-дата основания- Центральный исторический архив БССР. 1963 г. – переведен из Могилёва в Минск (ул. Козлова, 26). 1992-1995 гг. – входит в состав Национального архива РБ. 12 июня 1995 г. – Национальный исторический архив Беларуси (ул. Кропоткина, 55). Декабрь 2000 г. - "Государственное учреждение "Национальный исторический архив Беларуси в г. Минске". Здание Национального исторического архива Беларуси Приказ Белкомархива № 11 от 22 марта 1996 г. в целях оптимизации и улучшения условий размещения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь выделено здание по ул. Кропоткина, 55. технически обеспечено для поддержки оптимального режима сохранности документов; автоматическая установка газового пожаротушения; охранная и пожарная сигнализация. Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов г. Дзержинск март 1941 г. - Центральный государственный архив фотофонокинодокументов БССР 1944 г. – началась реальная работа октябрь 1949 г.– архиву выделено здание церкви-часовни Св. Марии-Магдалины в г.Минске ноябрь 1963 г. - Центральный государственный архив кинофотофонодокументов (ЦГАКФФД) февраль 1987 г. – открытие нового, специально построенного, здания архива в г. Дзержинске строительство здания в май 1993 г. – Белорусский Государственный архив кинофотофонодокументов (БГАКФФД) Дзержинске февраль 2001 г.- "Учреждение "Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов». ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ ХРАНИЛИЩА: максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива; не имеют каналов; общих с ними вентиляционных отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее двух часов; не допускается совмещение рабочих помещений; хранилищ и не допускаются технологические или бытовые выводы воды; предпочтение отдается помещениям с северной ориентацией окон; естественная или искусственная вентиляция; материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры помещений не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества; соблюдение светового режима; соблюдение оптимального температурновлажностного режима хранения (+17— +19°С) и соблюдение относительной влажности (50—55%); соблюдение санитарно-гигиенического режима; соблюдение охранного режима Хранилища архива оснащаются стеллажами Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см; расстояние между полками по высоте – не менее 40 см; ширина межстеллажных проходов – 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 50 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа – не менее 40 см. Обеспечение пожарной безопасности автоматическая система газового пожаротушения углекислотные огнетушители противопожарным водоснабжением пожарные краны - на всех лестничных площадках скрытая проводка, полугерметическая осветительная арматура светильники, электрощиты и распределительные устройства - закрытого типа хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающимися рубильниками распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники-только вне хранилищ охранно-пожарная сигнализация в хранилищах запрещено курение, применение нагревательных электроприборов, хранение посторонних предметов Пути эвакуации обязаны отвечать следующим требованиям: запрещается загромождать их различными предметами и оборудованием; все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания; подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются собственными выходами; в коридорах на путях эвакуации устанавливаются символические изображения знаков: “Выход”, “Открытая дверь”. ГЛАВА 2. Проверка наличия и состояния дел: установление фактического наличия дел, числящихся по описям; физическое состояние дел; выявление документов, подлежащих различным видам обработки. Проверки наличия и состояния дел проводятся: в плановом порядке в случае чрезвычайных ситуаций фонды, содержащие особо ценные документы секретные документы один раз в 5 лет в соответствии с нормативными документами фонды первой категории один раз в 10 лет фонды второй категории один раз в 15 лет фонды третьей категории один раз в 20 лет 24 в случае чрезвычайных ситуаций стихийное бедствие, массовое перемещение документов и другие обстоятельства внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех дел или их отдельных частей (групп) Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). фактическое наличие дел – путём сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках; физическое состояние дел – визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Запрещается: делать пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учётных документах. После окончания проверки в конце описи проставляется отметка о ее проведении. На основе итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел. Одновременно – акты о технических ошибках, обнаружении неучтённых дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные дела заводятся карточки: номер фонда; название фонда; номер описи; номер дела; заголовок дела. Организация розыска дел: проверка всех учётных документов фонда; анализ истории фонда; изучение учётных документов по выдаче дел; просмотр дел фондов, находящихся рядом; Обнаруженные в ходе передаются хранителю подкладки на место. розыска фондов дела для На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится акт о необнаружении дел (прилагается подробная справка об итогах розыска). Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда. Ее материалы подшиваются в дело фонда. ГЛАВА 3. Отрицательно влияют на физическое состояние документов: действие разрушающих факторов— света, тепла, воды, химических веществ, плесневых грибков; низкое качество бумаги, красители, многократное и небрежное использование документов 3 необратимый процесс изменения структуры бумаги; ее старение и износ; выцветание и повреждение текста; механические повреждения. дальнейшее хранение и использование таких документов сопряжено с опасностью их полной гибели. 4 Контроль физико-химического и технического состояния документов осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния дел; при подготовке дел к выдаче из хранилища; при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов. При организации контроля физического состояния документов подлежат выявлению: влажные документы; документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые); документы с дефектами бумаги и текста. В ходе контроля выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы, находящиеся в делах: металлические, картонные, бумажные и другие закладки; скобы; скрепки. Влажные документы - немедленное выделение, внеочередная обработка (сушка, акклиматизация) и возвращению в сухом состоянии на хранение. Учет физико-химического и технического состояния документов осуществляется: в листе-заверителе дела; в листе и акте проверки наличия и состояния дел фонда; в картотеке учета физического состояния дел фондов. На неисправимо повреждённые дела (документы) составляются заключение реставраторов и специалистов отдела обеспечения сохранности документов архива о полной невозможности восстановления и использования, а также акт о неисправимых повреждениях дел (документов). В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных дел (документов) с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов производится в специализированных лабораториях архивной отрасли, в технических подразделениях архивов и в других организациях, осуществляющих специальную обработку документов. Основные виды специальной обработки документов: дезинфекция, дезинсекция, дератизация как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах; реставрация как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов; воспроизведение документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени документной информации; обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемый при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационнореставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения; Работы по специальной обработке документов: внеочередные плановые работы, выполняемые в аварийноспасательных ситуациях: локальное, массовое поражение документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами; срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке при поражении документов биологическими вредителями. 6 Плановая специальная обработка документов проводится в порядке очередности. Учитываются: ценность документов; видовые особенности документов; физическое состояние документов (особо ценные документы с ослабленной физической основой - приоритетные); возможности архива. 2 ГЛАВА 4. Страховой фонд документов - совокупность копий особо ценных документов: создаётся в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов; является неприкосновенным; хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. Выявление особо ценных документов: в плановом порядке по документам архива; по заявлениям владельцев особо ценных документов Страховая копия документа на бумажной основе - негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Критерии выявления особо ценных документов: значение фондообразователя; время создания документов; ценность содержащейся информации; в документах авторство документов; юридическая сила, подлинность документов; наличие художественных, особенностей документов палеографических Этапы выявления особо ценных документов: выявление фондов, частей фондов; отбор дел по описям; изучение отобранных дел путем полистного просмотра. Дело считается особо ценным при наличии в нем хотя бы одного особо ценного или уникального документа. На отобранные дела составляется опись в четырех экземплярах. Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационнопрофилактической обработки. Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования совокупность копий документов НАФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов. Фонд пользования создается: целевым порядком на наиболее используемые документы; в результате рассекречивания документов; в результате копирования подлинных документов, хранящихся в других государственных хранилищах; в процессе других видов работ по использованию документов. В процессе хранения страховые копии подлежат: проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования; техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационнопрофилактических работ - осуществляется один раз в три года, подлежат 20% страховых копий производства каждого года. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков. Отдел технического контроля (ОТК) принимает страховые копии. При приеме страховых копий проверяется: полнота выполнения заказа на копирование; количество копий; комплектность; правильность заполнения актов технического состояния; визуально-техническое состояние копий.