5. Ознакомиться с презентацией

Работа в задачах
Основной метод работы по
задачам
Живая история работы по задачам содержится в комментариях, которые
несут информацию о времени, авторстве, вложенных файлах, финансах,
категориях и статусах, что упрощает организацию информации и усиливает
статистику.
Организация
Проект
Задача
Комментарии
Работа в задачах
Задача — работа, осуществляемая в рамках проекта для
достижения определенного результата. Как правило, одна или
несколько задач реализуют проект.
Задачи в комплексе делятся на 2 вида:
Обычная задача
Задача с вложенными
подзадачами
Коммуникации внутри задачи
• Переписка в комментариях;
• вложение в комментарий любого файла
размером до 100 мегабайт;
• вставка звукозаписи из подключенного
микрофона;
• опросы;
• отправка электронных писем;
• отправка факсов из задач.
Переписка пользователей
в задачах
Если Вам нужно обсудить определенную тему со своими
сотрудниками, создайте задачу и назначьте ее только нужным
сотрудникам, тогда другие пользователи не смогут увидеть
данную переписку.
Когда Вы закончили общение по задаче, задаче можно присвоить
статус «Выполнена». Так эта задача не будет отображаться в
дереве проектов.
Для отображения выполненной задачи в дереве проектов, нужно
в свойствах проекта в котором находится эта задача поставить
галочку «Отображать выполненные».
Данное действие можно выполнять неограниченное количество
раз.
Переписка пользователей
в задачах
Контроль задач
В системе реализованы удобные функции контроля выполнения задач. Контролировать
процесс выполнения можно через комментарии внутри задачи и назначения дел.
Таким образом Вы сможете видеть весь процесс выполнения задачи и анализировать на
каком этапе сейчас ее выполнение.
Это позволит Вам своевременно сдавать все задачи и проекты и поддерживать их.
Работа в существующих
задачах
Общие задачи нужны для равного информационного оповещения
и развития всех отделений РСО.
На примере рассмотрим общие задачи проекта «Единое медиапространство» предназначенные для единого информационного
потока для всех отделений РСО и содержат в себе задачи по
направлениям: «Анонсы», «СМИ о нас», «Пост-релизы», «Фото» и
«Видео».
Эти задачи предназначены для общей информативности всех
отделений.
Существующие задачи
Форум СПО - в данной задаче будут размещены все материалы по Форуму студенческих педагогических отрядов.
Всероссийское совещание руководителей - площадка для обсуждения повестки и пленарного заседания
Всероссийского совещания.
Документы - положения, нормативно-правовые акты, соглашения, методические рекомендации и другие
документы Российских Студенческих Отрядов.
Анонсы – выкладываем анонсы предстоящих мероприятий, если у мероприятия имеется логотип, то прикрепляйте
его.
Мероприятия и другие новости размещать необходимо в данной задаче.
СМИ о нас – в данную задачу выкладывать сюжеты, сканы газет, ссылки или скриншоты с материалами о
студенческих отрядах в СМИ и корпоративных изданиях партнеров.
Фото - выкладываем все фотографии, касающиеся движения студенческих отрядов, проведенных мероприятий,
событий и проектов, выдающихся персон и деятелей отрядов.
Видео – выкладывайте видео, касающиеся движения студенческих отрядов, проведенных мероприятий и
проектов.
Газеты, журналы - в этой задаче давайте выкладывать газеты и журналы (электронный или отсканированный
вариант) содержащие информацию о студенческих отрядах и их деятельности.
Буклеты, проспекты - в данную задачу выкладывать оригиналы или сканы ваших буклетов, проспектов, визиток и
других подобных печатных изданий.
Презентации - в данную задачу выкладывать презентации по мероприятиям студенческих отрядов, сопутствующие
материалы и информацию к ним.
Агитационный материал - в данную задачу выкладывать .pdf или сканы ваших агитационных материалов:
листовок, баннеров, стендов.
Схема работы в
существующих задачах
Нормативные
акты
Единое медиапространство
Корпоративная
литература
Документы
Анонсы
Газеты,
журналы
Форум
Пост-релизы
Буклеты,
проспекты
Всероссийское
совещание
руководителей
СМИ о нас
Презентации
Фото
Агитационный
материал
Видео
Сбор информации
Сбор информации в задачах идет простым,
интуитивно понятным методом.
Задача
Результат
Файлы
Комментарий
Информация
Общая база знаний
Совокупность знаний о некоторой предметной области
целесообразно размещать в проектах, являющихся базой
знаний.
Сведения из базы знаний удобно использовать в
комментариях задач других проектов или для отправки по
электронной почте.
Например, здесь можно хранить часто используемые
документы для отправки по электронной почте или
информацию для обучения новых бойцов или отделений.
Электронная почта
Вам нужно вести работу со сторонним человеком, который не
зарегистрирован в системе? Не стоит на этом останавливать
работу.
Подключенная электронная почта поможет вести переписку с
людьми, которые не зарегистрированы в системе (клиенты,
партнеры).
Вы можете вести переписку в отдельной задаче или общей, в
зависимости от вида и содержания переписки.
Если переписка с клиентом будет происходить из задачи,
предназначенной именно для этого клиента, то благодаря
«Интеллектуальной почте» Вы не будете терять свои письма,
так как они будут сохраняться в эту же задачу.
Отправка e-mail из задач
Для отправки эл. писем достаточно ввести адрес получателя в
поле «Ответственный»
Структура задач
вне системы
Система имеет очень важную функцию «Интеллектуальная
почта». Благодаря ей Вы получаете почту в ту же задачу из
которой было отправлено письмо.
Это поможет Вам контролировать приходящую по электронной
почте информацию и сортировать обращения или получение
материалов.
Работа с заказчиками
Заказы на работу можно принимать по электронной почте и
присваивать им категории (в работе, выполнено, отказ и
прочее).
Единый реестр
организаций-работодателей
Единый реестр организаций-работодателей будет в общих контактах
организаций. В контакт мы можем добавить всю информацию о компании
и счета.
В данной карточке мы сможем видеть всю переписку в комментариях по
данной компании, счета, письма электронной почты.
Единый календарь
По каждому проекту можно вести единый календарь работ.
Таким образом Вы можете создавать календарь на определенную
группу\проект и планировать на этот период времени загрузку
группы или стадию выполнения проекта.
Фиксация договоров
История
договоров
заключенных
с
компаниями или учебными заведениями.
В
данном
хранилище
отображается
выполненные или не выполненные договора с
компаниями-работодателями
по
формированию
объемов
работ
для
студенческих отрядов, по любому договору
можно увидеть ответственного.
Опросы в задачах
В задачах можно проводить опросы благодаря возможности
ставить Like или Dislike к комментариям.
Загрузка файла в
комментарий
В комментарий есть возможность вложить любой
файл. Для этого выберите пункт «Вложить файл» или
перенесите файл в окно комментария.
Коллективная работа с
файлами
После загрузки файла в задачу его можно заменить на файл
такого же формата или синхронизировать тот же файл на более
новую версию (при условии, что файл изменялся)
Учет бойцов
Формирование единого реестра бойцов, в котором
Вы сможете по мере необходимости заполнять все
данные о бойце (род деятельности, опыт, курсы,
командировки и т.д.).
Единый реестр бойцов поможет координировать
опытных бойцов для более важных объектов и
уменьшит риск для отдаленных районов что опыт
какого-либо бойца может остаться без должного
внимания.
Вывод
Накопление и передача опыта;
Коллективная работа над совместными проектами и
задачами;
Обсуждение и принятие общих решений;
Планирование и контроль над реализацией проектов
и задач;
Коллективная работа с файлами;
История работы со сторонними организациями
(партнеры, заказчики и ВУЗы).
Спасибо за внимание!