Электронная работа с входящими и исходящими документами
реклама
Характеристика системы документооборота в администрации Ипатовского района УТВЕРЖДАЮ: Глава Администрации В.Е. Рачков Базой для создания модели электронного документооборота будет администрация Ипатовского муниципального района. Внутри администрации выделяют руководство, которое включает в себя главу администрации, 3 заместителя и управляющего делами, 11 отделов, 2 управления, которые, в свою очередь, взаимодействуют между собой и с другими органами власти. Структура администрация Ипатовсвского муниципального района представлена на рисунке 1. Глава администрации Первый заместитель главы Финан совое управ ление Отдел экономическог о развития Отдел имуществе нных и земельных отношений Заместитель главы Отдел социа льног о разви тия Отд ел куль туры Отдел Управлени образ е труда и овани социальной я защиты населения Заместитель главы Отдел муницип ального хозяйств а Управляющий делами Отдел по организ ационны м вопроса м Отдел по общим вопрос ам Отдел правового и кадрового обеспечени я Отдел учета, отчетност ии финансов Архив ный отдел Рисунок 1 – структура Администрации Ипатовского муниципального района Из этого можно сделать вывод, что в документационном обороте участвуют руководство администрации, включающее в себя управления и отделы, являющиеся юридическими лицами, которые включают в себя финансовое управление, отдел образования, отдел имущественных и земельных отношений, отдел культуры, управление труда и социальной защиты населения, отдел по организационным вопросам, отдел по общим вопросам, отдел правового и кадрового обеспечения, отдел учета и отчетности, отдел муни- ципального хозяйства, отдел экономического развития, отдел социального развития, архивный отдел, отдел сельского хозяйства и охраны окружающей среды. Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). В результате успешного перехода к использованию современных информационных технологий государственная власть экономит бюджет, привлекает на службу лучшие кадры, повышает эффективность исполнения своих функций, укрепляет стабильность в обществе, расширяет базу дальнейшего прогресса России. Создание информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому администрация реализует схему поэтапного создания структурных элементов муниципальной информационной системы. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. В администрации района движение документов основывается на следующих правилах: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движе- ний документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.); • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Поскольку администрация имеет достаточно сложную структуру, как внутри, выделяя отделы и подразделения, так и внешне, являясь исполнительным органом муниципального образования, она обладает многообразием функций. Также существует значительный объем документооборота, при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с документами, поэтому внедрение единого комплекса программных средств, на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по обеспечению автоматизированных процессов документационного обеспечения, являлось необходимым. Преимущество системы электронного документооборота: - быстрый поиск документов; - отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; - эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; - сокращение сроков подготовки и согласования документов; - удобная работа над проектами документов; - получение сводных отчетов и журналов; - возможность делегирования полномочий. - быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников; - отслеживание хода исполнения резолюций; - удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД); - журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки; - формирование отчетности. Электронная работа с входящими и исходящими документами 1. Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции. 2. Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме. 3. Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации. 4. Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям. 5. Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам. 6. Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов. 7. Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение. Электронная работа с внутренними документами: 1. создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа; 2. изменение проекта с хранением предыдущих версий; 3. согласование и утверждение проекта документа; 4. регистрация документа, созданного на основе проекта. 5. Формирование поручений по документам; Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками представлены на рисунке 2 Начальник отдела по общим вопросам Начальник отдела правового и кадрового обеспечения Начальник отдела учета и отчетности Управляющий делами администрации Налоговые органы Начальник отдела по организацион ным вопросам Начальник архивного отдела Глава АДМИНИСТРАЦ ИИ Первый заместитель главы Заместитель главы Начальник финансового управления Министерство финансов СК Начальник отдела экономическо го развития Министерство экономического развития Заместитель главы Начальник отдела имущественны х и земельных отношений Начальник отдела социального развития Начальник отдела культуры Начальник отдела образовани я Начальник управления труда и социальной защиты населения Начальник отдела муниципального хозяйства Министерство труда и социальной защиты населения Рисунок 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками Изучив структуру администрации Ипатовского района, можно сделать вывод что взаимодействие и обмен различной документацией производится не только внутри самой администрации, но и с органами власти, министерствами, СМИ и т.д. И конечно же система электронного документооборота делает работу с документами наиболее эффективной, оперативной и удобной. Руководитель отдела Матвеева Татьяна Сергеевна.
