Практическое занятие № 7

Практическое занятие № 7.
«Построение модели документооборота»
УТВЕРЖДАЮ:
Глава Администрации
_________В.Е. Рачков
Базой для создания модели электронного документооборота будет
администрация
Шпаковского
муниципального
района.
Внутри
администрации выделяют руководство, которое включает в себя главу
администрации, 3 заместителя и управляющего делами, 11 отделов, 2
управления, которые, в свою очередь, взаимодействуют между собой и с
другими органами власти.
Структура
администрация
представлена на рисунке 1.
Шпаковского
муниципального
района
АДМИНИСТРАЦИЯ ШПАКОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
Руководство
администрации
Управления и отделы
администрации ,
являющиеся
юридическими лицами
Финансовое
управление
Заместитель главы
администрации по
экономическим вопросам
Отдел
образования
Заместитель главы
администрации по
социальным вопросам
Отдел
имущественных
и земельных
отношений
Отдел культуры
Заместитель главы
администрации по вопросам
муниципального хозяйства
Отделы администрации
Отдел по
организационн
ым о общим
вопросам
Отдел
правового и
кадрового
обеспечения
Отдел учета и
отчетности
отчетности
Отдел
учета и
Отдел
муниципальног
о хозяйства
Отдел
экономического
развития
Отдел
социального
развития
Архивный
отдел
Управляющий делами
администрации
Отдел сельского
хозяйства и защиты
окружающей среды
Рисунок 1 – структура Администрации Шпаковского муниципального района
Из этого можно сделать вывод, что
в документационном обороте
участвуют руководство администрации, включающее в себя 4 должности;
управления и отделы, являющиеся юридическими лицами, которые
включают в себя финансовое управление, отдел образование, отдел
имущественных и земельных отношений, отдел культуры, управление труда
и социальной защиты населения; отделы администрации, включающие в себя
отдел по организационным и общим вопросам, отдел правового и кадрового
обеспечения, отдел учета и отчетности, отдел муниципального хозяйства,
отдел экономического развития, отдел социального развития, архивный
отдел, отдел сельского хозяйства и охраны окружающей среды.
Для
сельских
муниципальных
районов
Ставрополья
проект
автоматизации документооборота в администрации Шпаковского района
стал первым опытом внедрения системы электронного документооборота.
Район сделал важный шаг по пути формирования единого информационного
пространства,
создание
муниципалитете
которого
«Программой
предусмотрено
информатизации
утвержденной
органов
в
местного
самоуправления Шпаковского района Ставропольского края на 2011-2013
годы».
Главные задачи, которые решалась на данном этапе проекта,
следующие:
° автоматизировать и упорядочить процесс регистрации различных
групп документов;
° обеспечить автоматизированный упреждающей контроль за
своевременным
исполнением
документов,
поручений
и
указаний
руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и
месте нахождения любого документа;
° организовать
взаимодействие
администрации
Шпаковского
муниципального района с Аппаратом Правительства Ставропольского края
посредством сервера электронного взаимодействия.
Проект завершен в октябре текущего года. В дальнейшем
предполагается увеличение количества рабочих мест системы, внедрение ЭП,
переход к электронному документообороту (такой опыт уже имеется в
Администрации города Ставрополя, где осуществлен частичный переход от
бумажного документооборота к электронному).
Внедрение
осуществляла
группа
компаний
«Бизнес
Серебряный дилер компании «Электронные Офисные Системы».
ИТ»
–
Поскольку администрация имеет достаточно сложную структуру, как
внутри, выделяя отделы и подразделения, так и внешне, являясь
исполнительным органом муниципального образования, она обладает
многообразием
функций.
Также
существует
значительный
объем
документооборота, при работе с документами выполняются сложные схемы
документопотоков, применяются разнообразные технологии работы с
документами, поэтому внедрение единого комплекса программных средств,
на современной технологической платформе, поддерживающей задачи по
обеспечению
автоматизированных
процессов
документационного
обеспечения, являлось необходимым.
Преимущество системы электронного документооборота:
- быстрый поиск документов;
- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
- сокращение сроков подготовки и согласования документов;
- удобная работа над проектами документов;
- получение сводных отчетов и журналов;
- возможность делегирования полномочий.
- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой
системы различных справочников;
- отслеживание хода исполнения резолюций;
- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки
(РК) как документов, так и проектов (РКПД);
- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
- формирование отчетности.
Электронная работа с входящими и исходящими документами
1.
Регистрация,
контроль
и
учет
входящей
и
исходящей
корреспонденции.
2.
Регистрация переданных по электронной почте документов в
автоматизированном режиме.
3.
Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с
номенклатурой дел, принятой в организации.
4.
Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и
просмотр отчетов по резолюциям.
5.
Пересылка документов для исполнения внутри организации по
заданным маршрутам.
6.
Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность
сохранения и использования сложных поисковых запросов.
7.
Списание документов в дело и возможность передачи на
архивное хранение.
Электронная работа с внутренними документами:
1.
создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение»
распорядительного документа;
2.
изменение проекта с хранением предыдущих версий;
3.
согласование и утверждение проекта документа;
4.
регистрация документа, созданного на основе проекта.
5.
Формирование поручений по документам;
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
представлены на рисунке 2.
Управляющий делами
администрации
Начальник отдела
правового и
кадрового
обеспечения
Начальник отдела
учета и отчетности
Начальник
отдела по
организационны
м и общим
вопросам
Начальник
архивного отдела
Налоговые
органы
ПРАВИТЕЛЬ
СТВО СК
Заместитель главы
администрации по
экономическим вопросам
Начальник
Финансового
управления
ГЛАВА
АДМИНИСТРАЦИИ
Министерство
экономического
развития СК
Заместитель главы
администрации по
социальным вопросам
Министерство труда
и социальной
защиты населения
Начальник Отдела
экономического
развития
Заместитель главы
администрации по вопросам
муниципального хозяйства
Начальник
Отдела
образования
Начальник Отдела
культуры
Министерство
финансов СК
Начальник Отдела
имущественных и
земельных отношений
Начальник Отдела
муниципального
хозяйтсва
Начальник Отдела
сельского хозяйства
и охраны
окружающей среды
Начальник
Отдела
социального
развития
Рисунок 2 - Маршруты работы с входящими и исходящими
документопотоками
Изучив структуру администрации Шпаковского района, можно сделать
вывод что взаимодействие и обмен различной документацией производится
не только внутри самой администрации, но и с органами власти,
министерствами, СМИ и т.д. И конечно же система электронного
документооборота делает работу с документами наиболее эффективной,
оперативной и удобной.
Руководитель отдела:
Зивенкова А.Ю.