МЕТОДИКА учета представительских расходов в затратах

МЕТОДИКА учета представительских расходов в затратах производства
Для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и
заключения новых хозяйственных договоров организация может проводить разного
рода приемы. Затраты на такие мероприятия принято называть представительскими
расходами.
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ
Определение и состав представительских расходов
В настоящее время в нормативных актах не содержится определения
представительских расходов. Его можно отыскать только в Письме Минфина РФ от
06.10.1992 № 94, где оно выглядит так:
«Представительские расходы — это затраты организации, связанные с ее
коммерческой деятельностью, по приему и обслуживанию представителей других
организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с
целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также
участников, прибывших на заседания совета (правления) организации и
ревизионной комиссии».
К представительским расходам Минфин РФ в указанном Письме относит следующие
затраты:
-связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого
аналогичного мероприятия) представителей (участников);
-транспортное обеспечение участников приема;
-посещение культурно-зрелищных мероприятий;
-буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной
программы;
-оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Это же определение использовалось во всех последующих документах, которые
уточняли размер представительских расходов, учитываемых в себестоимости
продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, в том числе и в Приказе
Минфина РФ от 15.03.2000 № 26н «Нормы и нормативы на представительские
расходы, регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость
продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядок их применения».
1
Признание представительских расходов в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам
представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам
деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли,
независимо от времени фактической оплаты.
Основное требование — затраты на прием и обслуживание представителей других
организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием
взаимовыгодного сотрудничества, а расходы на прием и обслуживание участников,
прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии — с работой этих
органов. Представительские расходы, понесенные организацией, в полном объеме
отражаются на счетах учета затрат.
Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычном
видам деятельности предприятия (п. 5 — 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации»,
утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33). В этом случае
представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26
«Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции
со счетами:
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на
капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством,
модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или
нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08
«Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость
основных средств или нематериальных активов.
Представительские расходы могут быть включены в состав прочих операционных
расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов
или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет
счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».
НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ
Определение и состав представительских расходов
Согласно НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и
обслуживание:
2
-представителей других организаций, которые участвуют в переговорах;
-участников, которые прибыли на заседание совета директоров, правления или
иного руководящего органа.
В состав представительских расходов включаются 4 вида затрат предприятия.
1.Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного
аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также для официальных лиц
принимающей организации, которые участвуют в приеме.
По мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема
включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией
питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе
представительских. Такая позиция изложена в Письме Департамента налоговой
политики Минфина РФ от 12.03.2003 № 07-02-03/29.
2.Расходы на транспортное обслуживание — доставка этих лиц к месту проведения
представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.
3.Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
4.Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по
обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Обратите
внимание!
Для
целей
налогообложения
прибыли
состав
представительских расходов является закрытым т. е. при расчете налога на прибыль
не учитываются расходы принимающей стороны:
-на оплату услуг по оформлению виз, проезда железнодорожным или авиационным
транспортом представителей другой организации или совета директоров;
-на оплату их проживания во время проведения переговоров или заседания совета
директоров в гостиницах или в арендованных квартирах.
В некоторых случаях налогоплательщикам удавалось оспорить это мнение
налоговиков. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от
17.05.2004 № А56-21571/03 встал на сторону налогоплательщиков. Он согласился
с доводами истца о том, что организация может включить в состав
представительских расходов затраты по оплате проживания участников
официального приема.
Также не учитываются в составе представительских расходы:
-на организацию развлечения, отдыха, профилактики и лечения заболеваний;
3
-на приобретение цветов, подарков и сувениров для участников приема (Письмо
УМНС РФ по г. Москве от 22.01.2004 № 26-08/4777);
-на обслуживание участников, которые прибыли на заседание ревизионной
комиссии.
Поэтому те расходы, которые не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, не уменьшают
налогооблагаемую прибыль предприятия.
Признание представительских расходов
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически обоснованные и
документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены
организацией.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные
документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам,
связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 НК РФ). Такие затраты
включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают
доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п.
2 ст. 318 НК РФ).
Представительские расходы, перечисленные в п. 2 ст. 264 НК РФ, включаются в
состав расходов организации в целях налогообложения независимо от следующих
условий:
Место проведения приема представителей других организаций или заседание
совета директоров. Прием или заседание может проводиться в том месте, где
расположена принимающая организация, или в любом другом месте (в другом
городе, в другой стране). При этом необходимо решать вопросы безопасности
участников приема и технического обеспечения встречи.
Количество участников и их состав как со стороны принимающей, так и со стороны
контрагента. Организация самостоятельно определяет состав участников встречи.
Конечный результат переговоров. При этом не имеет значения, подписан или нет
договор по результатам встречи. В случае спора с налоговиками судьи обычно
встают на сторону налогоплательщиков (см., например, Постановление ФАС
Уральского округа от 17.06.2004 № Ф09-2441/04-АК).
4
Цель переговоров. На официальном приеме могут решаться вопросы о реализации
продукции (работ, услуг), о приобретении товаров (работ, услуг), совместной
деятельности, слиянии предприятий и т.д.
Норматив представительских расходов
Представительские расходы являются нормируемыми расходами. Это значит, что
при расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период Вы можете учесть
эти расходы в размере, не превышающем 4% от расходов Вашей организации на
оплату труда за этот период.
Расходы и доходы при расчете налога на прибыль учитываются нарастающим
итогом в течение года. Поэтому Вам необходимо пересчитывать сумму расходов,
которая укладывается в установленный норматив. Делать это можно ежемесячно —
если Вы уплачиваете ежемесячные авансовые платежи, или ежеквартально — если
Вы перечисляете ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.
Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме,
то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же
время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в
другом отчетном периоде.
Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой
постоянную разницу. Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на
отдельном субсчете к счетам учета затрат, так и обособленно в регистрах
аналитического учета.
На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные
налоговые обязательства. Такое требование установлено п. 7 ПБУ 18/02, которое
утверждено Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н.
Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие
периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В
этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо
уменьшить или вовсе списать.
НДС по представительским расходам
Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме
представителей других организаций, входит НДС.
5
Сумму «входного» НДС по представительским расходам Вы можете предъявить к
налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в ст. 171 и 172 НК РФ:
представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;
на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;
представительские расходы оплачены, а сумма НДС выделена в платежном
документе отдельной строкой;
представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.
Представительские расходы должны быть непосредственно связаны с Уставной
деятельностью субъекта. И все организационно-распорядительные документы на
мероприятия представительского характера должны быть разработаны и
утверждены в Учетной политике. Для документального оформления
представительских расходов необходимо подготовить:
1. Приказ первого руководителя об организации приема гостей (или гостя), где
конкретно должно быть оговорено кто и откуда приезжает, какие мероприятия
будут проведены, назначение комиссии по проведению мероприятий.
2. Программу проведения мероприятий с указанием даты и места проведения с
перечнем обсуждаемых вопросов и участников (пофамильно).
3. Смету расходов, утвержденную первым руководителем.
4. Акт об исполнении
утвержденной сметы.
сметы,
подтверждающий
фактическое
исполнение
После подписания приказа о проведении мероприятий и назначении комиссии,
бухгалтерия выдает подотчетному лицу сумму, утвержденную сметой. Подотчетное
лицо, на основании акта и первичных документов (расходные и приходные ордера,
чеки, закупочные акты, счета, билеты, договоры аренды и др.) составляет авансовый
отчет, утвержденный первым руководителем, и представляет его в бухгалтерию.
КОГБУ «ЦСХК “Клевера Нечерноземья”»
610020 г. Киров, ул. Дерендяева, д.23, оф.312
Тел. 8332 64-69-34, 64-42-41
6