Порядок оформления представительских расходов компании

Порядок оформления представительских расходов компании Скала Владимир Ильич Исполнительный директор Аудиторской компании «АСИКО» Общие положения. Как известно, представительские расходы, связанные с уставной деятельностью хозяйствующего субъекта, – это затраты на: а) прием и обслуживание представителей других компаний (включая иностранные), прибывших для переговоров с целью установления деловых контактов, обсуждения и подписания контрактов и соглашений, проведения совещаний, семинаров, торжественных собраний и других мероприятий, непосредственно связанных с коммерческой деятельностью юридических лиц; б) прием и обслуживание приглашенных официальных лиц, Участников (Акционеров), членов Совета директоров, Правления, прибывших для участия в очередном годовом собрании согласно Закону РК «Об акционерных обществах» от 13.05.03 г. № 415‐II и Закону РК «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью» от 22.04.98 г. № 220‐1. В связи с тем, что законодательством Республики Казахстан прямо не установлен порядок оформления документов и учета расходов на представительские цели для организаций негосударственного сектора, то в этом случае необходимо использовать нормативные акты, утвержденные Правительством РК для государственных предприятий, в части обязательной к применению или устанавливающей аналогию в т.ч.: ‐ постановление Правительства РК от 28.03.01г. №399; ‐ постановление Правительства РК от 24.12.01г. №1677 (утратило силу с 1.01.2009г.). Все организационно‐распорядительные и первичные документы, подтверждающие расходы на мероприятия представительского характера, должны быть разработаны компанией и утверждены в составе Учетной и Налоговой политики. Затраты, относимые к представительским расходам. К представительским расходам относятся в том числе расходы на:  проведение официальных завтраков, обедов и ужинов;  буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы: ‐ культурное обслуживание (театры, музеи, выставки и т.п.); ‐ автотранспортное обслуживание; ‐ бытовое обслуживание; ‐ оплата услуг переводчиков; ‐ аренда помещений под проведение мероприятий; ‐ музыкальное сопровождение; ‐ оплата номеров в гостиницах; ‐ приобретение сувениров и подарков; ‐ иные расходы, непосредственно относящиеся к конкретным мероприятиям и подтвержденные документально. Общие затраты рассчитываются для равного количества участников принимающей и приглашенной сторон, однако равное количество не считается основным критерием. В каждом конкретном случае необходимо определить строго ограниченный состав представительных затрат, обеспечивающих нормальное проведение мероприятий, без излишеств и повышенных расходов. Документальное оформление мероприятий и представительских расходов. Для оформления представительских расходов на прием представителей других организаций, а также проведения совещаний Советов директоров, Правлений и других мероприятий, предусмотренных законодательством РК, необходимо иметь: а) решение собственника об утверждении годовой суммы расходов на представительские расходы, выделяемые сверх норм, за счет нераспределенной прибыли; б) приказ об организации переговоров с представителями других юридических лиц или проведения совета директоров и т.п. совещаний и встреч; в) программу проведения деловой встречи, совещания и т.п., в которой необходимо отразить: ‐ сведения о дате и месте встречи представителей; ‐ общую продолжительность переговоров; ‐ перечень обсуждаемых вопросов; ‐ список лиц, принимающих непосредственное участие в переговорах с обеих сторон; ‐ сведения о лицах принимающей стороны, ответственных за организацию переговоров (комиссия); г) смету расходов, утвержденную первым руководителем, которая должна включать: ‐ конкретные статьи расходов; ‐ суммы, выделяемые по этим статьям; ‐ количество лиц, принимавших участие в указанных мероприятиях; ‐ общую сумму по всем статьям; ‐ резервную сумму; д) акт об исполнении сметы, документ, фиксирующий фактическое исполнение плановой сметы и являющийся основанием для списания с подотчетного лица денежных сумм; е) первичные документы, подтверждающие расходы (авансовый отчет, расходные и приходные ордера, чеки, закупочные акты, справки о ценах, калькуляции, счета, билеты, договоры аренды, услуг и т.п.). ж) если появляется необходимость в услугах сторонних специалистов (повара, официанты, водители и т.п.), то с исполнителями заключается либо трудовой договор на необходимое время, согласно которого предусматривается оплата труда за фактически проработанное время, либо договор гражданско‐правового характера, в соответствии с которым исполнителям оплатят за объем выполненной работы, согласно акта выполненных работ. Основной перечень первичных документов, подтверждающих представительские расходы и дающих основание списания их с подотчета и отнесения на вычеты из СГД, может включать: ‐ акты выполненных работ и оказанных услуг; ‐ накладные; ‐ товарные чеки; ‐ корешки приходных ордеров; ‐ закупочные акты; ‐ фискальные чеки. Учет и налогообложение.  После подписания приказа о проведении встречи (собрания, совещания, презентации и т.п.) и назначения комиссии по организации мероприятия бухгалтерия выдает подотчетному лицу сумму, утвержденную сметой. Подотчетное лицо в течение срока, определенного Учетной и Налоговой политикой, после окончания мероприятия представляет в бухгалтерию: ‐ авансовый отчет; ‐ первичные документы, подтверждающие расходы; ‐ акт об исполнении сметы, который подписывается комиссией, проверяется бухгалтером и утверждается первым руководителем или уполномоченным лицом. Остатки неиспользованных сумм сдаются в кассу, а подтвержденный перерасход компенсируется подотчетному лицу по расходному ордеру. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически и по существу на соответствие выданного аванса, утвержденной смете. Принятые суммы списываются с подотчета после утверждения авансового отчета и акта об исполнении сметы. В случае невозвращения подотчетных сумм в течение сроков, установленных Учетной и Налоговой политикой или приказом руководителя, бухгалтер имеет право удержать эти суммы из заработной платы подотчетного лица или включить их в доход физического лица в порядке, установленном ст. 137 ТК РК т.е. ‐ удержания из заработной платы работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами Республики Казахстан. ‐ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника ‐ общий размер ежемесячного удержания не может превышать пятьдесят процентов причитающейся работнику заработной платы.  Налогообложение представительских расходов регулируется ст. 102 НК РК т.е.: к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые: ‐ в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества; ‐ в целях организации и проведения заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов, независимо от места проведения указанных мероприятий; к представительским расходам относятся, в том числе расходы на транспортное обеспечение указанных лиц, питание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.  Не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на организацию досуга, развлечений или отдыха (см. статью «Алкогольная продукция в учете представительских затрат»). Представительские расходы относятся на вычеты из СГД в размере, не превышающем 1 процента от суммы расходов работодателя по доходам работника, подлежащим налогообложению, согласно п.2 ст. 163 НК РК, без учета сумм представительских расходов. В соответствии с п.2 ст. 163 НК РК к доходами работника, подлежащими налогообложению, общая сумма которых является налоговой базой для исчисления 1% лимита, относятся любые доходы, полученные работником от работодателя в денежной или натуральной форме, в том числе доходы, полученные в виде материальной выгоды, а также по заключенным в соответствии с законодательством Республики Казахстан между работодателем и третьими лицами договорам гражданско‐правового характера, по которым работником получены доходы в т.ч.: ‐ оплата труда в натуральной форме; ‐ стоимость имущества, полученного от работодателя на безвозмездной основе. Стоимость безвозмездно выполненных работ, оказанных услуг определяется в размере расходов, понесенных в связи с таким выполнением работ, оказанием услуг; ‐ оплата работодателем стоимости товаров, выполненных работ, оказанных услуг, полученных работником от третьих лиц. Доходом работника, подлежащим налогообложению, полученным им в натуральной форме, является стоимость товаров, выполненных работ, оказанных услуг, включая соответствующую сумму налога на добавленную стоимость и акцизов; ‐ отрицательная разница между стоимостью товаров, работ, услуг, реализованных работнику, и ценой приобретения или себестоимостью этих товаров, работ, услуг; ‐ списание по решению работодателя суммы долга или обязательства работника перед ним; ‐ расходы работодателя на уплату страховых премий по договорам страхования своих работников; ‐ расходы работодателя на возмещение затрат работника, не связанных с деятельностью работодателя. При рассмотрении хозяйственных операций по представительским мероприятиям необходимо учитывать следующее: а) из совокупного годового дохода представительские расходы вычитаются только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РК от 24.12.01г. №1677 до 1.01.2009г. и ст. 102 НК РК с 1.01.2009г.; б) сверхнормативные расходы покрываются за счет нераспределенной прибыли юридического лица при наличии документального подтверждения или относятся на доход физических лиц – подотчетников, если документы отсутствуют; в) если подтверждающие документы отсутствуют либо не обеспечивают достоверности расходов, то эти суммы относятся на доходы физического лица и облагаются подоходным налогом; г) в случае установления списания с подотчета сумм без оправдательных документов эти суммы также облагаются подоходным налогом с наложением административного штрафа на первого руководителя и бухгалтера; д) к личным доходам подотчетных лиц могут быть отнесены расходы на представительские мероприятия в случаях: ‐ отсутствия утверждения смет; ‐ отсутствия перечня лиц, участвующих в совещаниях сторон; ‐ отсутствия отчетных и подтверждающих расходы документов. Предоставление услуг по проведению деловых встреч. Как правило, деловые встречи организуются силами самих компаний. Однако в последнее время на рынке услуг появились профессиональные компании, которые предлагают профессиональные услуги по проведению деловых встреч, презентаций и т.п. Заказчикам. Поэтому, при планировании значительного количества участников в таких встречах, компания может заключить договор гражданско‐правового характера согласно ст. 683‐687 ГК РК от 1.07.99г. № 409. Следует отметить, что если Заказчиками являются государственные органы, государственные учреждения, а также государственные предприятия, юридические лица, пятьдесят и более процентов голосующих акций (долей) которых принадлежат государству, и аффилиированные с ними юридические лица, за исключением национальных управляющих холдингов, национальных холдингов, национальных управляющих компаний, национальных компаний и аффилиированных с ними юридических лиц, то приобретение такого рода услуг и товаров, связанных с представительскими расходами, будет являться предметом госзакупок в порядке, предусмотренном Законом РК от 21.07.07г. № 303‐III «О государственных закупках». Наименование товаров, работ и услуг, подлежащих госзакупкам нужно определять в соответствии с приказом МФ РК от 21.12.07г. № 473.