УТВЕРЖДАЮ Начальник административноконтрольного управления Правительства области _____________В.М. Дубов «____» ___________2014 г. ПОЛОЖЕНИЕ об отделе по документационному обеспечению деятельности Правительства области административно-контрольного управления Правительства области 1. Общие положения 1.1. Отдел по документационному обеспечению деятельности Правительства области (далее – Отдел) является структурным подразделением административно-контрольного управления Правительства области (далее – Управление). 1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Ярославской области, Уставом Ярославской области, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Регламентом Правительства области (далее – Регламент), Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области (далее – Инструкция по делопроизводству), положением об административно-контрольном управлении Правительства области, а также настоящим положением. 1.3. В состав Отдела входят: сектор лингвистической экспертизы, бюро множительной техники. 1.4. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования и штампы установленного образца. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству Отдел использует гербовые печати Губернатора области и Правительства области. 2. Основные задачи Отдела Основные задачи Отдела: 2.1. Организационное обеспечение проведения заседаний Правительства области. Формирование годового и квартальных планов заседаний Правительства области. 2 2.2. Ведение перечня коллегиальных и совещательных органов при Губернаторе области, Правительстве области, иных должностных лицах и органах исполнительной власти области. 2.3. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы с указами и распоряжениями Губернатора области (далее – указы, распоряжения), постановлениями Правительства области (далее – постановления), а также в части проведения лингвистической экспертизы с приказами органов исполнительной власти области (далее – приказы), письмами за подписью Губернатора области. 2.4. Осуществление работы с документами в единой системе электронного документооборота (далее – ЕСЭД) в соответствии с Регламентом Правительства области. 2.5. Совершенствование форм и методов работы с документами. 2.6. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Правительстве области, участие во внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения. 3. Основные функции Отдела Для выполнения возложенных на него задач Отдел осуществляет следующие функции: 3.1. Участвует в документационном обеспечении заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством области, Губернатором области, в том числе осуществляет: - подготовку и направление на согласование в ЕСЭД проектов постановлений Правительства области о годовых и квартальных планах заседаний Правительства области; - формирование, актуализацию и согласование в ЕСЭД повесток заседаний Правительства области, совещаний и иных мероприятий, проводимых Правительством области, Губернатором области; - направление в адрес структурных подразделений заявок, необходимых для подготовки заседаний Правительства области, координацию взаимодействия структурных подразделений Правительства области при подготовке заседаний Правительства области; - составление списков участников и приглашённых на заседания Правительства области; контроль за своевременной подготовкой проектов постановлений Правительства области к очередному заседанию Правительства области; подготовка информации о членах Правительства области, которые не будут присутствовать на очередном заседании Правительства области, с указанием причины отсутствия, и доведение её до сведения первого заместителя Губернатора области – Председателя Правительства области в целях обеспечения кворума; 3 - подготовку материалов к заседаниям Правительства области, направление их членам Правительства области и участникам заседаний Правительства области в соответствии с Регламентом, а также своевременное представление материалов к заседаниям Правительства области для отправки в отдел служебной корреспонденции Управления; - регистрацию участников и приглашённых на заседания Правительства области; - оформление и рассылку протоколов заседаний Правительства области, в том числе в ЕСЭД; - комплекс мероприятий по контролю за исполнением поручений, данных на заседаниях Правительства области; - организацию доработки проектов постановлений Правительства области по результатам рассмотрения на заседаниях Правительства области; - документационное обеспечение иных мероприятий по поручению начальника Управления, заместителя Губернатора области, курирующего вопросы организации делопроизводства и документооборота в Правительстве области, Губернатора области. 3.2. Составление и актуализация перечня коллегиальных и совещательных органов при Губернаторе области, Правительстве области, иных должностных лицах и органах исполнительной власти области; в случае необходимости – подготовка и предоставление информации на основании данного перечня. 3.3. Составление графиков дежурств руководителей структурных подразделений аппарата Правительства области, иных органов исполнительной власти области в выходные и праздничные дни продолжительностью более 3-х дней. 3.4. Ведение страницы Управления на портале органов государственной власти Ярославской области. 3.5. Ведение делопроизводства в Управлении, в т.ч. в ЕСЭД. 3.6. Составление и направление в управление делами Правительства области сводной годовой заявки на материально-техническое обеспечение деятельности Управления. 3.7. Участвует в совершенствовании документационных процессов, осуществляемых в ЕСЭД, относящихся к компетенции Отдела. 3.8. Участвует в подготовке и реализации мероприятий, планов и программ в соответствии с компетенцией Управления. 3.9. Участвует в разработке проектов: - Регламента; - Инструкции по делопроизводству; - других документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела и Управления. 3.10. Разрабатывает методические пособия и рекомендации по оформлению указов, постановлений, распоряжений, приказов, организационно-распорядительных документов. 4 3.11. Осуществляет в ЕСЭД и на бумажных носителях лингвистическую экспертизу проектов указов, постановлений, распоряжений, приказов органов исполнительной власти нормативноправового характера, писем за подписью Губернатора области, а также в соответствии с пунктом 18.2 раздела 18 Регламента - соглашений, заключаемых и подписываемых Губернатором области от имени Ярославской области как субъекта Российской Федерации. 3.12. Осуществляет контроль за соблюдением требований Регламента и Инструкции по делопроизводству при проведении лингвистической экспертизы проектов документов, указанных в пункте 3.11 данного раздела. 3.13. Осуществляет ведение перечня проектов указов, постановлений, распоряжений, передаваемых на подпись Губернатору области, и передачу указанных проектов в секретариат Губернатора области. 3.14. Осуществляет комплекс мероприятий по выпуску указов, постановлений, распоряжений, приказов Правительства области, в том числе: - учёт подписанных Губернатором области указов, постановлений, распоряжений; - контроль за полнотой и правильностью оформления проектов указов, постановлений, распоряжений в ЕСЭД; - регистрацию указов, постановлений, распоряжений в ЕСЭД; - ведение реестров принятых указов, постановлений, распоряжений, приказов Правительства области; - рассылку заверенных копий указов, постановлений, распоряжений, приказов. 3.15. Формирует в дела и хранит в течение установленного времени подлинники указов, постановлений, распоряжений, протоколов и стенограмм заседаний Правительства области, переписку Управления со структурными подразделениями Правительства области, органами исполнительной власти области, организациями и учреждениями. 3.16. Осуществляет подготовку и передачу указов, постановлений, распоряжений, протоколов и стенограмм заседаний Правительства области в архив Правительства области. 3.17. Осуществляет подборку копий указов, постановлений, распоряжений по письменным запросам органов исполнительной власти области, структурных подразделений Правительства области. 3.18. Заверяет копии указов, постановлений, распоряжений в установленном порядке. 3.19. Осуществляет информационно-справочную работу по принятым указам, постановлениям, распоряжениям. 3.20. Осуществляет в установленном порядке рассылку копий законов Ярославской области. 3.21. Осуществляет распечатку из ЕСЭД проектов указов, постановлений, распоряжений, писем за подписью Губернатора области, 5 набор текстов наградных документов и их распечатку на специальных бланках. 3.22. Осуществляет текстовую расшифровку фонограмм расширенных заседаний Правительства области. 3.23. Осуществляет приём и отправку телеграмм при помощи соответствующего программного обеспечения. 3.24. Осуществляет копировально-множительные работы, прием и отправку документов с помощью средств факсимильной связи. 3.25. Разрабатывает унифицированные формы бланков писем, указов, постановлений, распоряжений, приказов. Взаимодействует с управлением делами Правительства области по вопросу подготовки заявок на изготовление гербовых бланков, своевременно направляет указанные заявки в управление делами Правительства области; осуществляет хранение, выдачу, учёт гербовых бланков, уничтожение использованных экземпляров. 3.26. Участвует в подготовке и проведении семинаров по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности. 3.27. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам Правительства области по вопросам, относящимся к компетенции Отдела. 3.28. Изучает опыт работы с документами в федеральных органах власти и управления, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и применения информационных технологий для подготовки и обработки документов. 3.29. Осуществляет иные функции, возложенные на Отдел в установленном порядке. 4. Права сотрудников Отдела Сотрудники Отдела для осуществления возложенных на них функций имеют право: 4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые документы и материалы от структурных подразделений Правительства области, органов исполнительной власти, государственных органов и органов местного самоуправления Ярославской области. 4.2. Участвовать в заседаниях Правительства области, в совещаниях и мероприятиях как в связи с обеспечением их подготовки, так и в связи с вопросами, относящимися к компетенции Отдела и Управления. 4.3. Контролировать выполнение поручений, данных на заседаниях Правительства области, установленных правил работы с указами, постановлениями, распоряжениями. 4.4. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в соответствии с правилами, установленными Регламентом и Инструкцией по делопроизводству. 6 4.5. Осуществлять подготовку проектов указов, постановлений, распоряжений, служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции Отдела. 4.6. Принимать решения и давать поручения сотрудникам структурных подразделений Правительства области и органов исполнительной власти Ярославской области, ответственным за соблюдение требований Регламента и Инструкции по делопроизводству, в пределах своей компетенции. 4.7. Визировать документы в пределах компетенции Отдела. 4.8. Вносить предложения по вопросам улучшения организации работы Отдела, совершенствования работы с документами, внедрения и использования современных информационных технологий и технических средств. 4.9. Получать доступ в соответствии с установленным порядком к ресурсам локальной компьютерной сети Правительства области и сети «Интернет», в том числе к правовым и информационным базам данных. 4.10. На надлежащие организационно-технические условия, необходимые для выполнения функций Отдела. 4.11. Иные права, необходимые для осуществления возложенных на Отдел функций. 5. Ответственность Отдела Отдел несёт ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящим положением. 6. Руководство и организация работы Отдела 6.1. Руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник Отдела, назначаемый и освобождаемый от должности должностным лицом, наделённым Губернатором области полномочиями представителя нанимателя, в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе. 6.2. Начальник Отдела: - организует работу Отдела и несёт персональную ответственность за выполнение функций Отдела, указанных в пунктах 3.5 – 3.29 раздела 3; - планирует работу Отдела; - распределяет обязанности между подразделениями и сотрудниками Отдела, за исключением заместителя начальника отдела, отвечающего за документационное обеспечение Правительства области в части подготовки и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов документационного обеспечения заседаний Правительства области; - в пределах своей компетенции даёт указания, обязательные для исполнения сотрудниками Отдела; 7 - принимает решения по вопросам, относящимся к компетенции Отдела; - подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции; - вносит предложения начальнику Управления по должностным обязанностям сотрудников Отдела, разрабатывает должностные регламенты сотрудников Отдела; - совместно с управлением государственной службы и кадровой политики Правительства области решает в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Отделе, в том числе подбора, расстановки, переподготовки и повышения квалификации сотрудников Отдела, в установленных случаях – проведения аттестаций, разработки и выполнения планов адаптации сотрудников отдела, вновь принятых на государственную гражданскую службу, утверждения индивидуальных планов развития сотрудников Отдела; - представляет начальнику Управления предложения о повышении квалификации, поощрении сотрудников Отдела и наложении на них взысканий, за исключением заместителя начальника отдела, отвечающего за документационное обеспечение Правительства области в части подготовки и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов документационного обеспечения заседаний Правительства области; - разрабатывает и осуществляет мероприятия по улучшению организации деятельности Отдела; - обеспечивает выполнение сотрудниками Отдела служебного распорядка Правительства Ярославской области; - осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций Отдела. 6.3. Заместитель начальника отдела, отвечающий за документационное обеспечение Правительства области в части подготовки и проведения заседаний Правительства области и решения вопросов документационного обеспечения заседаний Правительства области: - организует работу Отдела в соответствии с пунктами 3.1 – 3.4 раздела 3 и несёт персональную ответственность за выполнение указанных в них функций Отдела; - координирует работу Отдела в случае отсутствия начальника Отдела и заместителя начальника Отдела, отвечающего за документационное обеспечение Правительства области в части организации и проведения лингвистической экспертизы служебных документов. 6.4. Сотрудники Отдела назначаются на должность должностным лицом, наделённым Губернатором области полномочиями представителя нанимателя, в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе. 6.5. Деятельность сотрудников Отдела регламентируется должностными регламентами, утверждаемыми в установленном порядке. 8 6.6. Отдел в своей деятельности подчиняется непосредственно начальнику Управления, выполняет распоряжения заместителя Губернатора области, курирующего вопросы организации делопроизводства и документооборота в Правительстве области. 7. Структура Отдела Начальник отдела Заместитель начальника отдела Консультант Главный специалист Специалист 1 категории 1 2 1 1 3 Сектор лингвистической экспертизы Главный специалист Ведущий специалист Специалист 1 категории 1 2 1 Бюро множительной техники Специалист 1 категории 2 Итого 14 Начальник отдела Д.В. Махнина