Форма заявки для добавления новых пользователей

Требования к работе пользователей
в системе электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»
Требования по заполнению полей регистрационной карточки
документа:
Обязательным является заполнение следующих полей регистрационной
карточки документа:
1. Подписали – указываются должностные лица, подписавшие документ.
2. Содержание – заполняется подробно, сокращения слов не допускаются.
3. Исполнители – указываются исполнители документа.
4. Связки – при наличии связки текущего документа с другими
документами или проектами документов (например, текущий документ
является ответом на ранее зарегистрированный документ) указание
связанного документа в регистрационной карточке обязательно.
5. Состав – указывается количество листов документа в формате 8/1+7, где 8
– общее количество листов, 1 – количество листов основного документа,
7 – количество листов приложений.
6. Файлы – обязательно прикрепление файлов документа в 2 форматах.
Требования к форматам прикрепляемых файлов:
Обязательным является прикрепление к регистрационной карточке
документа 2 файлов:
1. Отсканированный документ в формате Tagged Image File For mat (TIFF).
Электронный образ страницы документа в формате TIFF компрессия
TIFF CCITT Group 4 (2D) Fax, 300 dpi, многостраничный, монохромный
(черно-белый) с глубиной цвета 1 бит, или в формате Portable Document
Format (PDF), растровый формат отображения информации, режим
сканирования - черно-белый, разрешение - 300 dpi. Размер 1 страницы
прикрепляемого файла не должен превышать 500 кБ. Максимальный
размер прикрепляемого файла – 5 мБ.
2. Распознанный документ в формате DOC, DOCX (документ Microsoft
Word).
Требования к заполнению справочников «Организации», «Граждане»:
Перед добавлением новой организации/гражданина необходимо
убедиться в том, что такой организации/гражданина нет в справочнике.
Недопустимо создание организаций, подразумевающих несколько
организаций, например, «Руководителям органов власти», «Представителям
местного самоуправления», «Директорам подведомственных организаций» и
т.п. Подобные организации будут удалены.
Недопустимо создание организации, подразумевающих должностное
лицо или гражданина, например, «Директор школы №1», «И.Н. Иванов –
председатель комиссии» и т.п.
При систематическом добавлении некорректных организаций,
пользователю будет закрыто право добавления новых организаций/граждан.
Если организация/гражданин созданы некорректно, сообщите об этом
системному технологу, для устранения несоответствия/организации.
Недопустимо занесение организаций в справочник «Граждане», так же
как и занесение граждан в справочник «Организации».
При добавлении новой организации в справочник необходимо
корректно заполнять поля:
1. Название (обязательное поле для заполнения) – название организации
следует заносить полностью, без использования аббревиатур, например,
Открытое акционерное общество «Весна» и т.п.
2. Категория – если организация находится за пределами края, то следует
выбрать значение «Вне края», если в пределах края, то поле остается не
заполненным.
3. Адрес организации следует заносить в обязательном порядке.
4. Индекс – почтовый индекс;
5. Регион – данное поле заполняется, если организация находится в
пределах Ставропольского края (выбирается муниципальное образование
– район или город краевого значения), в Москве или Санкт-Петербурге,
иначе данное поле остается пустым;
6. Город – заносится название населенного пункта (города, села, поселка и
т.д.). Если в поле «Регион» уже выбрано название города, то данное поле
остается не заполненным.
7. Если поле «Регион» не заполнено, то в поле «Город» следует указать
наименование населенного пункта, а затем название области, края и т.д.;
8. Адрес – заносится наименование улицы, дома, номер корпуса, строения,
квартиры, в формате «Радищева ул., д. 17, кв. 84»
9. Е-mail – адрес электронной почты;
10. Представители – сведения о должностных лицах организации,
подписывающих документы или в адрес которых пересылаются документы.
Инициалы должны ставиться перед фамилией, фамилия заносится в
именительном падеже.
После того, как основные сведения об организации занесены,
необходимо поместить ее в определенную вершину в справочнике
«Организации», в зависимости от функциональной особенности организации.
Для этого необходимо зайти в справочник «Организации», выделить
нужную вершину и нажать кнопку «Выбрать».
Если Вы не можете определить принадлежность организации к той или
иной группе, то выбирайте вершину «Новые организации» (выбирается по
умолчанию).
Нельзя заносить организации в следующие вершины:
1. Администрации муниципальных районов СК;
2. Администрации городских округов;
3. Представительные органы местного самоуправления муниципальных
районов края;
4. Представительные органы местного самоуправления городских округов;
5. Учреждения здравоохранения (для рассылки НПА);
6. Сельские поселения муниципальных районов Ставропольского края.
Заполненная карточка организации выглядит следующим образом:
Аналогично заполняется карточка сведений о гражданине в
справочнике «Граждане».
Фамилия (обязательное поле для заполнения) – ФИО гражданина
следует заносить полностью (если соответствующая информация имеется).
Заполненная карточка гражданина выглядит следующим образом:
Форма заявки для добавления новых пользователей
Директору ГКУ СК «Краевой центр
информтехнологий»
В.Н. Горбову
Уважаемый Владимир Николаевич!
В связи со служебной необходимостью прошу Вас добавить в систему электронного делопроизводства и
документооборота «ДЕЛО» учетные записи новых пользователей с созданием личных кабинетов:
№
п.
п.
Фамилия,
имя,
отчество
Подразделение,
занимаемая
должность
Контактная
Доступ
к Доступ
к Доступные права
информация
документам личным
(телефон, факт, отделов
кабинетам
e-mail,
№
кабинета)
1.
Шаповалова
Юлия
Владимировна
Отдел эксплуатации Тел. 30-62-26
информационных
ys@stavregion.ru,
систем,
главный кабинет №25
специалист
Отдел
эксплуатации
информацион
ных систем
Шаповалова
Ю.В.,
Кононов П.А.
Ввод резолюций от
имени Кононова П.А.,
исполнение
поручений
за
Шаповалову Ю.В.
Форма заявки для удаления пользователей
Директору ГКУ СК
«Краевой центр
информтехнологий»
В.Н. Горбову
Уважаемый Владимир Николаевич!
В связи с увольнением сотрудника(ов) прошу Вас заблокировать в
системе электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО»
учетные записи следующих пользователей:
№
п.п.
Фамилия,
имя,
отчество
Подразделение, занимаемая должность
1.
Шаповалова
Юлия
Владимировна
Отдел эксплуатации информационных систем, главный
специалист
.
.
.
Форма заявки для внесения изменений в список должностных лиц
органа исполнительной власти (без добавления пользователей)
Директору ГКУ СК
«Краевой центр
информтехнологий»
В.Н. Горбову
Уважаемый Владимир Николаевич!
В связи со служебной необходимостью прошу Вас добавить в системе
электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» следующие
изменения в списке должностных лиц ведомства:
№
п.п.
Фамилия,
имя,
отчество
Подразделение,
занимаемая
должность
Контактная
Необходимые
информация
изменения
(телефон, факт, email, № кабинета)
1.
Тищенко
Отдел
эксплуатации Тел. 30-62-26
Юлия
информационных систем, ys@stavregion.ru,
Владимировна главный специалист
кабинет №25
2.
Валовая
Мария
Андреевна
Изменение фамилии
на Шаповалова
Отдел
эксплуатации Тел. 30-62-26
Добавить
информационных систем, valovaya@stavregion.ru,
инженер
кабинет №108
Форма заявки для внесения изменений в доступные права
пользователей
Директору ГКУ СК
«Краевой центр
информтехнологий»
В.Н. Горбову
Уважаемый Владимир Николаевич!
В связи со служебной необходимостью прошу Вас в системе
электронного делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» внести
следующие изменения в доступных правах пользователей:
№
п.п.
Фамилия,
имя,
отчество
Подразделение,
Необходимые изменения в
занимаемая должность правах пользователя
1.
Шаповалова
Отдел
эксплуатации Добавить возможность доступа в
Юлия
информационных систем, кабинет Кононова П.А.,
Владимировна главный специалист
Добавить
возможность
ввода
резолюций от имени Кононова
П.А.