6.11 Практическое руководство

А.В.Бабак
Пресс-конференция и пресс-тур
Практическое руководство
Москва – 2014 г
Пресс-конференция.
Одной из основных форм общения и установления личных контактов с
журналистами является пресс-конференция. Это официальная встреча с прессой, на
которой журналистам сообщают необходимую информацию и отвечают на их вопросы по
заранее объявленной теме. Пресс-конференцию надо не просто провести, но и получить
необходимые отзывы в СМИ.
Когда есть смысл созывать пресс-конференцию?
Пресс-конференцию выгодно созывать в том случае, если информация, предназначенная
для СМИ, «тянет» на проведение развёрнутой кампании в прессе и требует общения с
целым пулом журналистов одновременно.
Пример.
Приведём пример обоснованного созыва пресс-конференции в рамках проведения
антикризисной кампании.
Несколько лет назад петербургский завод имени Степана Шаумяна оказался на
грани кризиса. Спрос на автомобильное масло, которое завод производил, резко упал.
Причина была в том, что питерский рынок заполонили частные торговцы, у которых
цены на автомобильное масло были значительно ниже. Представители завода провели
лабораторные исследования масел – заводского и того, что продают частники.
Результаты исследований оказались впечатляющими.
Автомобильное масло,
продаваемое частниками, по качеству не соответствовало элементарным нормам.
Причём у всех! Полученная информация уже сама по себе была пригодна для проведения
кампании в СМИ. Выбор формы общения с журналистами не оставлял сомнений - прессконференция.
Анонсирующий релиз под заголовком «Завод Степана Шаумяна объявляет войну
автомобильной мафии» сработал как нельзя лучше! Материалы, полученные
представителями
СМИ
на
пресс-конференции
от
руководителей
завода,
подтверждённые заключениями экспертов, превратились в злободневные статьи,
телевизионные и радио сюжеты. Почти вся питерская пресса написала об этом. Спрос
на автомобильное масло, выпускаемое заводом Шаумяна, резко повысился. Предприятие
успешно преодолело кризис.
О каких «мелочах» необходимо помнить?
Для представителей СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда они
отправляются по указанному в Вашем пресс-релизе адресу. Понятно, что место встречи
они непременно найдут. Однако от того, как долго они будут искать, зависит настроение
журналистов, которое, в свою очередь, может отразиться на тональности их публикаций.
Поэтому, если пресс-конференция не проводится в каком-нибудь хорошо известном
месте, следует приложить подробную информацию или план с указанием проезда. Также
укажите виды городского транспорта, которыми можно воспользоваться, чтобы без
проблем добраться до места проведения мероприятия.
Изготовьте указатели в виде
объявлений на входе в здание с информацией о том, где будет проходить прессконференция (этаж, комната). Сделайте внутри здания стрелки с текстом: «Прессконференция». Прикрепите соответствующие таблички на двери зала. Поставьте указатель
«Регистрация» на стол, где фиксируется прибытие журналистов. Уместен указатель
«Гардероб», особенно если он расположен не на виду.
Всем организаторам пресс-конференции необходимо иметь нагрудные «бейджи» с
именем и фамилией, а также названием структуры (организации), которая проводит
2
мероприятие. Журналисты должны видеть, к кому они могут обратиться по процедурным
и другим вопросам.
На стол, за которым будут сидеть ведущие мероприятие, необходимо поставить
таблички с фамилией, именем и отчеством каждого ньюсмейкера. Можно ограничиться
именем и фамилией, но в этом случае имя должно быть обязательно поставлено перед
фамилией, а не после неё (правильно - Пётр Градов, а не Градов Пётр). Эти данные
должны быть указаны достаточно крупно и повторены на обратной стороне таблички
(чтобы участник без труда смог найти своё место за столом ведущих). Должности
ньюсмейкеров на табличках писать не обязательно. Всё равно, как бы Вы не старались,
буквы получатся слишком мелкими, чтобы их можно было хорошо рассмотреть из зала.
Должности должны быть указаны в пресс-релизе или других документах, составляющих
пресс-кит.
Очень часто, помимо анонсирующего пресс-релиза, отправляемого в СМИ,
возникает необходимость в дополнительном личном приглашении на пресс-конференцию
конкретных журналистов или редакторов. В этом случае, адресату посылается именное
приглашение.
Пример.
(Текст именного приглашения на пресс-конференцию).
Уважаемый______________________________________
Приглашаем Вас принять участие в пресс-конференции, посвящённой подведению
итогов российско - британского семинара «Музеи Санкт-Петербурга в новых
экономических условиях», которая состоится 15 сентября 2011 г. в 18.00 по адресу: г.
Пушкин, ул. Радищева, 4.
По окончании пресс-конференции – фуршет.
Оргкомитет
(Автобус в г.Пушкин отправляется 16.30 от МФ «Культурная инициатива», ул.
Чайковского, 29).
Контактная информация _____________________
В каком случае журналисты довольны пресс-конференцией?
 Если она созвана в связи с событием действительно значимым для целевой
аудитории печатного издания (телепрограммы, радиопрограммы).
 Если в ней принимают участие влиятельные люди.
 Если организаторы пресс-конференции прислали релиз в редакцию как минимум за
неделю до её проведения (в ежемесячное издание - за месяц), и напомнили об этом
событии ещё за день – два.
 Если пресс-конференция началась вовремя. Без задержек.
 Если пакет материалов (пресс-кит), полученный журналистом на прессконференции, помогает сориентироваться в теме, а не утонуть в ней.
 Если докладчики (выступающие) говорят коротко, внятно, озвучивают конкретные
факты и не уходят от острых вопросов.
3
Рекомендации.
1.
При выборе места проведения пресс-конференции лучше отдайте предпочтение
тому, которое находится в непосредственной близости от метро, имея в виду
тот факт, что большинство журналистов будут добираться до места проведения
общественным транспортом.
2.
Основной интерес для журналистов на пресс-конференции представляют
«живые источники информации», то есть, те компетентные люди, которые
владеют важными сведениями по заявленной теме. Представители прессы
всегда сосредоточены на поиске новых и малоизвестных фактов. Им могут
быть также интересны дополнительные детали, примеры, цифры помогающие
раскрыть тему. Словом, всё то, что может сделать их журналистский материал
содержательным и украсить его любопытными подробностями.
3.
Опыт показывает, что продолжительность плановой пресс-конференции не
должна превышать по времени один час.
4.
Количество выступающих (открывающих пресс-конференцию докладчиков) не
должно быть более двух-трёх человек. Регламент 3-5 минут каждому.
Максимум 8-10 минут. Пресса, как правило, уже «в теме», поэтому основное
время должны занимать ответы на вопросы журналистов.
План подготовки и проведения пресс-конференции.
1. Определение цели пресс-конференции.
2. Определение целевых СМИ.
3. Определение места, даты и времени проведения.
4. Подготовка пресс-релиза и других раздаточных материалов.
5. Рассылка в СМИ анонс-релизов и приглашений.
6. Переговоры с конкретными журналистами и редакторами (в том числе о
сотрудничестве на коммерческой основе).
7. Предварительная репетиционная работа с участниками, которые будут выступать
на пресс-конференции.
8. Встреча и регистрация журналистов, пришедших на пресс-конференцию.
9. Распространение раздаточных материалов, составляющих пресс-кит.
10. Ведение пресс-конференции.
11. При необходимости, общение с журналистами после пресс-конференции.
12. Рассылка итогового пресс-релиза в СМИ, представители которых были
приглашены, но не пришли. Практика показывает, что ваш материал может быть
опубликован.
13. Отслеживание выхода материалов и подготовка подборки статей по итогам прессконференции.
4
Пресс-тур.
Пресс-туром
принято называть комплексное выездное мероприятие,
подготовленное организацией (компанией) специально для журналистов, целью которого
является ознакомление представителей СМИ с деятельностью предприятия, региона и.т.д.
Пресс-тур по времени может быть рассчитан как на несколько часов, так и на
несколько дней. Всё зависит от того, какими возможностями обладают устроители этого
мероприятия, и какие задачи они перед собой ставят.
Пресс-туры не проводят без поводов. Так что, наличие соответствующего
общественно значимого повода, способного хоть как-то заинтересовать СМИ обязательно. Например, открыли новое производство, запустили новую технологию,
завершили строительство.
Пресс-тур всегда предполагает посещение журналистами нескольких объектов или
мероприятий, даже если продолжительность встречи с прессой составляет 5-6 часов.
Пример.
(Программа пресс-тура, планируемая продолжительность - шесть часов).
Пресс-тур на ОАО «ЛОМО»
09.30 – 09.45
09.45 10.00 – 10.20
10.20 – 11.20
11.30 – 12.00
12.00 – 13.00
13.10 – 14.10
14.20 14.50 – 15.20
15.20 -
Сбор журналистов у автобуса на площади…
Отъезд на производство по адресу…
Осмотр производства новой модификации светофоров.
Встреча со специалистами ОАО «ЛОМО»
Осмотр производства фотоаппаратов.
Встреча с генеральным директором ОАО «ЛОМО»
Кофе – брейк.
Отъезд на перекрёсток Московского проспекта по адресу…
Передача в дар городу и установка светодиодных светофоров
нового поколения. Подарок принимают___________________.
Отъезд.
Отдел по связям с общественностью
ОАО «ЛОМО»
Пример.
(Итоговый релиз пресс-тура, рассчитанного на три дня).
«Группа ГАЗ» обновляет дизельные двигатели!
22 октября 2011г. 09:30
Тутаев - Ярославль - Москва
21 октября 2011 г. завершился пресс-тур российских и белорусских СМИ на
производственные площадки Группы ГАЗ ОАО «Автодизель» в города Ярославль и Тутаев
(Ярославская обл.).
На
ярославском
моторном
заводе
началось
серийное
производство
высокоэкологичных двигателей ЯМЗ-650 по французской лицензии. Проектная мощность
производства – 20 тыс. двигателей в год. Объём инвестиций вложенных в проект – 60
млн. евро.
Тяжёлый дизельный двигатель ЯМЗ-650 мощностью 303 кВт (412 л.с.) и объёмом
11 литров – это российская модификация французского двигателя DCi-11, лицензию на
производство которого «Группа ГАЗ» приобрела у фирмы Renault Trucks (Франция) в
2009 году.
5
С 4-го квартала 2011 года по первую половину 2012 года двигатели ЯМЗ-650 будут
собираться из комплектующих мировых производителей. Со второй половины 2012 года
начнётся процесс производства узлов и деталей на российских предприятиях, в том
числе, входящих в «Группу ГАЗ».
Основные потребители нового двигателя – РУП «МАЗ» (Республика Беларусь),
ОАО «Урал» (Россия), ХК «АвтоКрАЗ» (Украина), а также предприятия стран СНГ.
На пресс-конференции, посвящённой запуску в производство нового дизельного
двигателя (проведённой в рамках пресс-тура), выступали: Председатель Правления
«Группы ГАЗ» Сергей Занозин, генеральный директор ОАО «Автодизель» Виктор
Кадылкин, генеральный директор РУП «МАЗ» Николай Костень, Председатель
Правительства Ярославской области Ирина Скороходова, президент Renault Trucks
(Франция) Stefano Chmielewski. На мероприятии присутствовали журналисты из деловых
и специализированных автомобильных изданий, представляющие федеральные СМИ, а
также СМИ Ярославля и республики Беларусь.
Перед торжественным запуском нового двигателя на заводе, в присутствии гостей
и журналистов, был отслужен водосвятный молебен на начало нового дела. На второй
день пресс-тура журналисты были приглашены на полигон, где была организована
тестовая поездка на автомобиле МАЗ с новым двигателем ЯМЗ-650.
Организационную и информационную поддержку пресс-тура осуществляло
агентство по связям с общественностью Vanguard PR.
Галина Саяпина
Координатор по внешним связям агентства Vanguard PR.
Тел.: ________________________________________
______@___________www._________________
6