Копии и оригиналы формируются в разные дела

Копии и оригиналы формируются в разные дела
1. Учредительные документы (в копиях) формируются в дело, которое
включается в опись за № 1) ст. 37 Перечня 2010 г.
2. Лист использования подшивается первым перед чистым листом, его
заполнять не надо. Последовательность формирования:
- лист использования
- технический (чистый) лист
- внутренняя опись, пронумерованная отдельно от документов дела (1,
2, 3, …) – если составляется
- само дело пронумерованное
- технический (чистый) лист
- лист заверитель – заполненный и подписанный
3. Акт приема передачи составляет организация, передающая дела на
хранение
4. При передаче дел на хранение предоставляется электронная копия
документов:
- Историческая справка
- Опись
- Предисловие к описи
- Справка о неполноте документов
- Акт приема-передачи архивных документов на хранение
Требования к составлению: поля – верхнее и нижнее 2 см, левое 3 см, правое
1,5 см. Шрифт 14, интервал 1,5, в самой описи (таблица) допускается шрифт
12.
5. Дело прошивается на 4 прокола на равном расстоянии.
При открытом способе концы ниток выводим на заднюю сторону дела и
просто подклеиваем их к обложке, чтобы не болтались (смазав их клеем и
прижав к обложке).
При закрытом способе сверху два листа картона, снизу один. После
прошивки дела один на верхний лист картона сплошным слоем, без
пропусков наносим клей (обойный или ПВА), плотно заворачиваем на
нижний лист и приклеиваем к нему.
Обложка дела приклеивается на обойный клей, либо на клей ПВА (клей
наносится сплошным слоем баз пропусков – как обои клеим).