Порядок работы читального зала архива

Порядок работы читального зала ОГКУ «Государственный архив
Белгородской области».
Для информационного обслуживания пользователей в архиве действует
читальный зал. Состав пользователей читального зала: студенты, аспиранты,
преподаватели белгородских вузов, а также других областей; музейные
работники, библиотекари, учителя, краеведы, работники различных служб и
ведомств и другие граждане. Порядок работы читального зала определяется в
основном такими нормативными документами, как «Основные правила
работы государственных архивов РФ» (2002 г.); «Правила работы
пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» (1998 г.).
Пользователи, выполняющие научную работу или же какие-то служебные
задания, допускаются в читальный зал на основании писем, направивших их
учреждений и организаций. Разрешается также работать с документами
архива гражданам на основании личных заявлений. В письмах или личных
заявлениях указывается фамилия, имя, отчество пользователей, должность,
учёное звание, учёная степень, тема и хронологические рамки исследования.
Разрешение на работу в читальном зале даётся руководством архива на
необходимый пользователям срок, как правило не более, чем на один год со
дня оформления. При первом посещении читального зала нужно иметь при
себе паспорт и заполнить анкету установленного образца, также
познакомиться с Правилами работы в читальных залах архивов РФ, которые
имеются в читальном зале архива.
В читальный зал для работы пользователям выдаются документы
архива, которые охватывают период примерно с 1-й половины XVIII в. до
2003 г.; периодические издания: районные газеты Белгородской области за
период в основном с 1930 г. по 2005 г., областная газета «Белгородская
правда с 1954 г. по 2005 г. и другие, а также материалы библиотеки архива:
энциклопедические словари, статистические сборники (конец XIX – нач. XX
вв., советского и настоящего времени), краеведческие издания, в том числе
сборники документов, изданные архивом в 1960-2000-е годы по различной
тематике. Архивные документы, периодические издания и материалы
библиотеки размещаются в хранилищах и по заказам пользователей выдаются
в читальный зал.
В читальном зале имеются различные справочники, которые служат для
облегчения поиска нужных документов: путеводитель по фондам архива,
изданный в 2005 г. (состоит из двух частей: I часть – по документам архива
периода до 1917 г., II часть – с 1917 г. до 2003 г. ); два кратких справочника:
список фондов периода до 1917 г. и список фондов периода с 1917 г. по 2002
г.; различные каталоги и картотеки ; описи. Работу над своей темой
исследования пользователи начинают с изучения справочников по фондам
архива, выписывают интересующие их фонды и заказывают описи. На
каждый фонд в архиве имеется опись (архивный справочник, раскрывающий
состав и содержание документов внутри одного фонда). При подборе
интересующих документов пользователи получают консультации сотрудника
читального зала о том, как работать с архивными справочниками, как
правильно выписать поисковые данные интересующих документов и т.д.
Существуют определённые сроки, нормы выдачи дел, документов и
других материалов, общие для всех архивов, согласно «Правил работы
пользователей в государственных архивах РФ». Обычно сроки выдачи
документов и других материалов не должны превышать более 3-х дней со дня
оформления заказа. В ОГКУ «Государственный архив Белгородской области»
документы и другие материалы выдаются в тот же день, когда были заказаны
или на следующий день (если были заказаны во второй половине дня).
По правилам единовременно для пользования может быть выдано 5
описей, 10-20 дел или 10-20 других единиц хранения (книг, фотодокументов и
т.д.). Нормы выдачи дел и других материалов могут устанавливаться в
зависимости от возможностей архива. В нашем архиве в среднем выдаётся 5
описей, не более 15 единиц хранения (дел, книг); 1-2 подшивки газет на
человека в день.
Дела и другие единицы хранения выдаются в читальный зал не более,
чем на 1 месяц, особо ценные не более, чем на 5 дней.
Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование документов, установленных в
соответствии
с
законодательством
Российской
Федерации
или
фондообразователем при передаче документов на хранение в архив;
необходимости выполнения служебных заданий по работе с
документами сотрудниками архива;
выдачи дел и документов во временное пользование другим
учреждениям;
экспонирования заказанных материалов на выставке;
выдачи их другому пользователю.
Пользователи могут заказывать копии документов или самостоятельно
их изготовлять только по разрешению руководства архива. В ОГКУ
«Государственный архив Белгородской области» не разрешается
ксерокопирование документов периода до 1917 г., документов 1920-х годов,
т.к. их мало и многие из них в ветхом состоянии. Пользование собственными
техническими средствами: фотоаппаратами, персональными компьютерами,
диктофонами допускается в исключительных случаях только с разрешения
руководства архива.
Режим работы читального зала:
Понедельник – четверг: с 9 час. до 17 час. 30 мин.
Пятница: с 9 час. до 16 час. 15 мин.
Выходные дни: суббота, воскресенье.