1 Общее описание задачи

ОАО «Альт-Софт»
«АТП: Путевые листы»
Общее описание задачи
Санкт-Петербург
2006
Введение
Терминология
Задача – комплекс программного обеспечения, позволяющий автоматизировать какуюлибо деятельность предприятия. Объединяет автоматизированные рабочие места внутри
автоматизируемой деятельности предприятия.
АРМ – автоматизированное рабочее место какой-либо службы внутри задачи. Объединяет
сетевые рабочие места пользователей внутри определенной службы.
Сетевое рабочее место – программное обеспечение задачи, установленное на
конкретном компьютере.
Предназначение задачи
Задача «АТП: Путевые листы» предназначения для автоматизации выпуска первичной
документации автопредприятий (автобаз, транспортных отделов, автохозяйств) и контроля
показателей, неразрывно связанных с первичной документацией. Структурно задача состоит из
двух автоматизированных рабочих мест:
1. АРМ «Диспетчер». Выполняет функции выдачи/обработки путевых листов, расчет
топлива по путевым листам (п.л.), расчет доходов по п.л., расчет заработной платы по
п.л., ведение табеля, выпуск актов смены спидометра/передачи топлива, выдача
справок
2. АРМ «Контрольно-расчетная группа» («КРГ»). Выполняет функции контроля работы
диспетчеров, выпуск счетов за оказанные услуги, выпуск пакета выходных форм,
ведение справочников.
2
Функциональность задачи
Основные функции

Выпуск путевых листов.

автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда
данными предыдущего листа;

автоматическая выписка путевых листов по данным справочника маршрутов (с
возможность определения периода времени, например на неделю; для суточных
машин можно указать очередь водителей).

Корректировка выданных путевых листов.

Реестр путевых листов (с возможностью аннулирования листа и удаления данных
доввода).

Доввод путевых листов по возвращению.

автоматический контроль за пачками путевых листов;

неограниченное количество работ и клиентов;

настраиваемый автоматический расчет нормы расхода топлива (нескольких
топлив, смеси топлив);

настраиваемые технологические операции;

учет навесного спецоборудования;

ввод сопровождающих лиц и их ролей.

Акт о передаче топлива.

Реестр актов о передаче топлива.

Акт о смене спидометра.

Реестр актов о смене спидометра.

Ведение табеля рабочего времени.

данные о времени — из путевых листов;

контроль за превышением фонда рабочего времени;

учет больничных и отпускных дней.

Контроль цепочек.

по топливу;

по спидометру;

по номерам путевых листов (если требуется).

Настраиваемый расчет заработной платы.

полная пользовательская настройка видов оплат.

Выпуск счетов за оказанные услуги сторонним организациям.

Реестр счетов.

Ведение нормативно-справочной информации.

настраиваемая структура справочников;

вывод справочника на печать (выбор полей для печати).

Менеджер копий базы данных (резервное копирование).
Выходные формы:

Путевые листы (всех типов)

Реестр путевых листов

Табель (форма №Т-13)

Справка по путевым листам (к пачке путевых листов)

Справка о несданных путевых листах

Справка о выданных путевых листах

Карточка работы автомашины

Справка о выходе на линию
3

Список аннулированных путевых листов

Акт о передаче топлива

Акт о смене спидометра

Контроль цепочек по топливу

Контроль цепочек по спидометру

Контроль цепочек по номерам путевых листов

Отчет о работе транспорта

Справка о работе автомобиля

Карточка учета топлива для автомобиля

Акт сверки (фактически отработанное время по клиентам)

Сводная ведомость доходов

Справка о зарплате по табельному номеру

Отчет о простоях

Реестр введенных пачек

Справка об окладниках

Счет за оказанные автоуслуги

Реестр счетов

Ведомость доходов
4
Автоматизируемые рабочие места задачи
Задача «АТП: Путевые листы» содержит в себе два АРМ – «Диспетчер» и «КРГ», каждое из
которых может работать в сетевом режиме.
В варианте установки задачи, когда АТП имеет одну автоколонну, оба АРМ работают с
одной общей базой данных (вариант А).
В случае, когда в АТП существует несколько автоколонн, следует устанавливать отдельно
базу данных для каждой диспетчерской, и отдельно выделенную базу данных для КРГ (вариант
Б). Это связано с обеспечением возможности работы удаленных диспетчерских (филиалов), и
позволяет не выдвигать требование в обязательном постоянном доступе к каждому компьютеру по
локальной или глобальной сети.
Вариант А
Схема
Организовать работу по этому варианту можно как в сетевом исполнении:
Диспетчер и КРГ
Диспетчер и КРГ
Диспетчер и КРГ
Так и в локальном:
Диспетчер и КРГ
При этом для сетевого исполнения база данных будет находиться на каком-либо одном
компьютере, а остальные АРМ будут подключаться к базе данных, используя сетевое имя
(подробнее см. руководство по установке).
В варианте А на каждом рабочем месте будут доступны функции как Диспетчера, так и КРГ.
Эти два АРМ будут работать совместно, используя одну единую базу данных. Передача
информации внутри этих АРМ будет происходить автоматически.
Отчетные периоды
Отчетным периодом в задаче «АТП: Путевые листы» является календарный месяц.
Закрытие отчетного периода происходит после ввода всех путевых листов, возвращенных в этом
отчетном периоде. Если отчетный период не закрыт, то выпуск путевых листов на следующий
отчетный период происходит в обычном порядке, а доввод путевых листов, возвращенных в
следующем отчетном периоде, не допускается! После завершения доввода всех путевых листов
отчетного периода необходимо выполнить функцию «Следующий месяц», которая переносит
данные довведенных путевых листов в архив (доступен, используя выпадающее меню на панели
инструментов, подробнее см.), и открывает новый месяц. Нумерация пачек при этом сбрасывается
на начальное значение. Изменение данных в закрытых отчетных периодах не допускается!
5
Вариант Б
Схема
Диспетчер
КРГ
Диспетчер
ФИЛИАЛ
КОЛОННЫ №2
Диспетчер
КОЛОННА №1
КОЛОННА №2
Диспетчер
Диспетчер
Диспетчер
Важной особенностью организации работы задачи для нескольких колонн является
отсутствие требования к наличию сети, объединяющей все компьютеры. Передача данных от
каждой колонны (для каждой колонны устанавливается своя база данных, плюс отдельная база
данных для КРГ) может осуществляться как используя внешние носители (CD, FLASH), так и
используя локальную или глобальную сеть (если они есть). Для организации дополнительных
рабочих мест внутри структурного подразделения (колонны) необходимо наличие локальной сети,
связывающие компьютеры в режиме постоянного доступа (подробнее см. руководство по
установке).
В варианте Б на каждом отдельном рабочем месте будут доступны только функции либо
АРМ «Диспетчер», либо АРМ «КРГ», в зависимости от настроек.
Передача данных из АРМ «Диспетчер» в АРМ «КРГ»
Передача данных о довведенных путевых листах диспетчерских каждой колонны
происходит, используя функцию «Накопление» главного меню. После приема данных в АРМ «КРГ»
и подтверждения контрольно-расчетной группой правильности ввода путевых листов в АРМ
«Диспетчер» следует вызвать функцию «Инициализация», которая закрывает введенные путевые
листы и позволяет вводить следующую порцию путевых листов. Если КРГ выявила ошибки во
вводе путевых листов, то диспетчер исправляет их и снова выполняет «Накопление». Функции
«Накопление» – «Инициализация» можно выполнять с любой периодичностью, необходимой для
слежения контрольно-расчетной группы над функции диспетчеров колонн, в том числе и единожды
в конце отчетного периода.
Передача данных из АРМ «КРГ» в АРМ «Диспетчер»
В случае разделяемых АРМ «КРГ» и «Диспетчер» функции по вводу и корректировке
нормативно-справочной информации (НСИ) находятся в АРМ «КРГ», которая после ввода данных
НСИ создает на внешних носителях набор файлов, принимаемый любым сетевым рабочим
местом АРМ «Диспетчер» каждой колонны.
6
Переход от реализации варианта А к варианту Б
Если работа была организована по варианту А, и с течением времени выяснилась
необходимость в делении автопарка на несколько структурных подразделений (автоколонн), то
можно выполнить перевод базы данных из варианта А в вариант Б. Для подробностей свяжитесь
со специалистами ОАО «Альт-Софт».
7
Расчет с клиентами (выпуск счетов)
Вариант А
В этом варианте установки задачи выпуск счетов производится после доввода и выверки
всех путевых листов в отчетном периоде.
Для выпуска счетов следует войти в «КРГ»  «Расчет с клиентами» и щелкнуть «Принять
следующий файл». После этого путевые листы с доходами от сторонних клиентов (см.
Руководство по настройке технологических операций) будут приняты из файла (в параметрах АРМ
должен быть указан путь копирования файла счетов колонны как путь к базе данных как «{папка,
куда была установлена задача}\_WORK35»). Далее, введя соответствующую даты и щелкнув
«Выпустить счета» будут сформированы счета, с группировкой по клиентам. Счета можно
просмотреть и распечатать, используя «КРГ»  «Реестр счетов». Если обнаружена ошибка в
счете, то её можно исправить, исправив соответствующий путевой лист (путевые листы) и
перевыпустив («принять следующий файл») счета по путевым листам. Следует помнить, что
нумерация в этом случае будет перегенерирована и верные счета получат другие номера.
Существует также возможность указать авизо по клиентам. Они будут учтены при выпуске
счетов.
Вариант Б
В этом варианте установки задачи выпуск счетов производится после приема всех данных
накопления колонн.
Далее следует действовать по инструкции к Варианту А.
8