Методология построения бухгалтерских информационных систем

Тема: Методология построения бухгалтерских информационных систем
1. Принципы построения бухгалтерской информационной системы
Процесс компьютеризации бухгалтерского учета потребовал создания
соответствующей
методологии
его
проведения,
включающей
подготовительные мероприятия, обследование объекта, систематизацию
данных обследования и их анализ, разработку технологических решений и их
внедрение.
Опыт внедрения ИСБУ показывает, что существуют две
принципиально разные технологии их создания. Первая, долгое время
доминировавшая в нашей стране, заключается в том, что между
формулированием постановки задачи, разработкой техническом проекта
и его внедрением возникали паузы, причем первый и второй этапы могли
быть выполнены разными специалистами. Очевидно, что недоработки,
допущенные в постановочной части, переходили в технический проект,
поскольку к тому времени, когда дело доходило до этого этапа,
постановщик, как правило, был занят другой задачей.
Вторая технология предполагает создание бригады, которая ведет
разработку от начала до внедрения. В бригаду входят постановщик,
системщик, несколько программистов-прикладников, администратор,
секретарь, научный руководитель разработки. Такой состав дает возможность
сократить сроки разработок и обеспечить нормальное внедрение. В
сложившихся экономических условиях лишь единичные организации (в
основном те, чья основная деятельность — разработка программных
продуктов) могут позволить себе содержать такие бригады.
К подготовительным мероприятиям по созданию ИСБУ следует отнести:
разъяснение сущности автоматизации, уточнение предметной области,
заключение договора с проектной организацией, ознакомление в общих чертах
с производственным процессом структурных подразделений предприятия. К
подготовительной работе, если она проводится сторонними специалистами,
привлекаются обычно и работники предприятия — объекта автоматизации.
После подготовки начинается обследование объекта автоматизации,
изучение экономической информации и особенностей организации
производственно-хозяйственной деятельности последнего. Одновременно с
этим проводится сбор данных об объемах вычислительных работ,
систематизируются действующие классификаторы, формы первичных и
сводных документов, ценники, таблицы, инструкции и положения по
организации учета, анализа, планирования и т.п. Эти материалы позволяют
определить
состояние
учета,
контроля,
анализа,
планирования,
прогнозирования, регулирования и решить, как наиболее эффективно
использовать компьютерную технику.
Одна из ключевых целей обследования — сбор данных, необходимых для
определения основных параметров и характеристик действующей на
предприятии системы обработки информации. Существует несколько методов
обследования объектов автоматизации. Наиболее распространены анкетный,
опросный, расчетный и метод аналогии.
Метод саморегистрации (или анкетный) заключается в том, что
обследование проводится с помощью анкет, заполняемых конкретными
работниками без участия обследователя. При опросном методе ответы
регистрируются на рабочем месте исполнителя. Расчетный метод сводится к
определению трудоемкости финансово экономических и учетных работ и
применяется в тех случаях, когда вместо точного подсчета показателей их
можно вывести расчетным путем.
Метод аналогии — сокращенный, при его применении результаты
обследования экономической информации одного предприятия или
подразделения распространяются на все аналогичный структуры. При
обследовании часто приходится использовать одновременно несколько
методов, наиболее часто — опрос, при которой на каждого исполнителя
заполняется опросный лист или другие документы (карты обследования,
таблицы и т.п.). Кроме того, существуют такие методы, как обследование на
основе опроса работников различных служб, опроса руководителей
подразделений, ознакомление с обязанностями сотрудников, изучение
первичных документов и результатной информации, выявление сущности
выполняемых работ и задач и др.
При проведении обследования объект автоматизации может
рассматриваться в следующих аспектах: информационном, технологическом,
организационном, методологическом и техническом. Первый по видам работ
характеризует используемые первичные и выходные документы, состав
файловой системы, структуры файлом наличие и содержание нормативносправочной информации. Во втором определяются перечень и характеристика
задач, порядок ил выполнения и решения, уровень автоматизации.
Организационный аспект предполагает анализ данных о структуре
подразделения: состав, схему подчиненности, должностные обязанности
сотрудников. В методологическом аспекте изучаются существующие
инструкции, нормативные документы, регламентирующие работу отделов, в
техническом -- состав имеющейся вычислительной техники и ПО.
В результате обработки материалов обследования необходимо выявить
следующие данные: объем вычислительных работ, технологический процесс
ведения учета и анализа, структуру аппарата финансово-бухгалтерских и
экономических подразделений, оборот каждого вида первичных документов,
перечень используемых классификаторов, группировочных и отчетных
регистров.
Систематизация данных обследования и их анализ позволяют наметить
основные положения проекта. Выводы и предложения обсуждаются с
работниками подразделений объекта автоматизации. После утверждения
выводов приступают к разработке проекта и его апробированию.
По назначению проекты разделяются на типовые и индивидуальные.
Типовые предназначены для предприятий и организаций однородных по
своей деятельности и где возможна одинаковая организация функций
управления. Типовые проекты разрабатываются на основе национальных
стандартов ведения финансово-хозяйственной деятельности, утвержденных
номенклатур и типовых первичных документов. Принимается во внимание
также порядок ведения учета, анализа, планирования, регулирования и
прогнозирования, составления бухгалтерской и статистической отчетности.
Создание таких проектов в рамках отрасли способствует сокращению сроков
внедрения, экономии стоимостных и трудовых затрат. Индивидуальные проекты
разрабатываются непосредственно под конкретное предприятие. Большую
помощь при этом оказывают типовые проекты, в которых решены
принципиальные вопросы автоматизации.
Проект создания ИСБУ обычно включает основные положения
(принципиальную часть) и рабочую часть (технологию автоматизированной
обработки данных, программное обеспечение). Основные положения содержат
описание классификаторов учетно-плановых и других номенклатур, форм
первичных документов, форм накопительных (группировочных) и отчетных
сводок и их назначение. В рабочей части детально отражается технологический
процесс обработки информации и технологическая документация (инструкции
пользователю по всем операциям технологического процесса, описание
программных решений).
Проект должен охватывать все разделы бухгалтерского учета. При
разработке проектных решений для каждого из этих участков следует помнить
о необходимости организации эффективного обмена между ними. После
составления проекта и его утверждения приступают к завершающему этапу —
его внедрению. Этот процесс, включает проведение подготовительных
мероприятий и внедрение основных положений и рабочей части проекта.
К подготовительным мероприятиям относятся формирование и
подготовка классификаторов планово-учетных номенклатур в виде
справочников, печатание бланков измененных форм первичных документов,
пробное составление накопительных регистров и отчетных сводок с
использованием компьютера, инструктаж работников тех служб и отделов,
которые будут сдавать первичные документы в бухгалтерию.
Внедрение проекта создания ИСБУ может быть осуществлено по
различным схемам. Например, по одной из схем на протяжении
определенного периода одни и те же финансово-экономические работы
выполняются одновременно вручную и. автоматизированным способом.
Когда пользователи - экономисты, бухгалтеры, финансисты - освоятся с
ведением обработки с использованием компьютерной техники, ручное ведение
экономических регистров отменяется. Этот вариант распространен достаточно
широко, хотя и ведет к перегрузке работников экономических служб, так как
одни и ту же работу приходится выполнять дважды.
Вторая схема создания ИСБУ предполагает внедрение проекта
автоматизации последовательно по отдельным объектам предприятия
(подразделениям, отделам, складам) без выполнения этих paбот вручную.
При этом учитывается опыт, накопленный на предыдущих участках, и
совершенствуются положения проекта.
Третья схема предусматривает автоматизацию одновременно по всем
объектам без выполнения этих работ вручную. Здесь требуется тщательно
продуманные подготовительные мероприятия и высокий уровень подготовки
бухгалтеров и экономистов, работающих на компьютере. Обычно такое
внедрение проекта применяется в тех подразделениях, где трудятся опытные
пользователи. Из рассмотренных схем она наиболее эффективна, поскольку
сокращаются сроки внедрения при минимальных затратах. Первая схема
наиболее трудоемка, а вторая затягивает этап внедрения и применяется
обычно при переходе к другой аппаратной платформе. |
Внедрение проекта ИСБУ обычно начинают с первого числа месяца;
предварительно разрабатывают и доводят до сведения пользователей
необходимые классификаторы. Одновременно проводится инструктаж о
порядке заполнения документов и сроках их сдачи. Пользователей также
знакомят, с содержанием разрабатываемых на компьютере группировочных
ведомостей и отчетных сводок. Отчетные сводки должны быть тщательно
выверены, так как ошибки допущенные в этот период, наносят большой вред,
вызывая недоверие работников к ИСБУ в целом.
В период внедрения ИСБУ необходимо следить за тем, чтобы строго
соблюдались сроки сдачи первичных документов на обработку в
экономические
подразделения,
осуществлялся
контроля
принятых
документов в части их оформления и выполнялись предусмотренные
проектом инструкции. После окончания отчетного периода необходимо
подвести итоги внедрения ИСБУ, проанализировать выявленные ошибки и
недостатки и принять меры к их устранению (уточнить сроки сдачи
первичных документов и составления отчетных сводок, изменить отдельные
положения инструкционных карт, шифров, программ настройки и т.п.). После
этого следует внести исправления в проект. О сдаче-приемке проекта
составляют акт. С этого момента проект становится руководящим документом,
по которому организуется работа на данном участке обработки экономической
информации. Срок внедрения проекта в среднем составляет полтора-два
месяца, считая с момента внедрения классификаторов и до окончания
отчетного периода.
Опыт использования компьютерной техники показывает, что
производительность труда экономических работников повышается в 2 раза и
более. Автоматизация экономических работ способствует внедрению
передовых форм и методов, позволяет сократить число работников, занятых на
элементарных операциях, высвободить их для выполнения других работ.
Улучшение качества обработки достигается благодаря ускорению
документооборота,
применению
действенного
контроля
на
всех
технологических операциях, применению более совершенных технических
средств, улучшению форм документов и возможности составлять на
компьютерах за один прием две-три различные отчетные формы.