Документирование систем управления

Сергей Бугарь, ГК "Современные технологии управления"
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
Перед большинством организаций, принимающих решение о совершенствовании существующей
системы управления, в первую очередь встаёт проблема разработки пакета нормативных документов
(корпоративных стандартов), которые бы отражали все аспекты новой производственнохозяйственной деятельности предприятия. Документирование системы управления является
действительно важным шагом при переходе предприятия из состояния «как есть» к состоянию «как
будет завтра».
Все организации, которые осознают необходимость использования в своей деятельности
нормативных документов, можно условно разделить на две группы.
Первая группа - это организации, имеющие практику выстраивания системы управления на основе
нормативной документации (стандарты предприятий, положения о подразделениях, должностные
инструкции и т.д.). Как правило, это предприятия, существовавшие еще при плановой экономике, с
богатой нормативной базой основанной, например, на комплексной системе управления качеством.
Вторая группа - организации, функционирующие на рынке относительно недавно (10-15 лет) и не
имеющие опыт работы с регламентными документами, особенно в области описания
управленческой деятельности.
Зачастую вопрос о разработке нормативной документации в области управления в таких
организациях решается по принципу «чем больше, тем лучше», другими словами, чем больше
опишем различных областей деятельности, тем эффективнее будет функционировать организация.
Но так ли это на самом деле?
Опыт самарской консалтинговой компании «Современные технологии управления» показывает, что
эффективность функционирования организации не зависит от количества разработанных
нормативных документов. Во-первых, не все организации готовы разрабатывать и внедрять
корпоративные стандарты «по-максимуму», т.к. создание комплекта документации – недешевое
«удовольствие», а во-вторых, руководители организаций не всегда могут оценить степень
готовности персонала к нововведениям. Такая неготовность, прежде всего, базируется на
непонимании сотрудников и руководителей среднего звена в необходимости документов - «есть
сложившаяся годами технология, зачем ее ломать?».
Работу по совершенствованию технологии управления организацией в данных условиях
целесообразно начинать с создания какого-либо одного типа документов, например, положений о
подразделениях. Положение о подразделении должно отражать структуру подразделения (схема
подчиненность сотрудников в рамках подразделения), документооборот (входящие, исходящие и
внутренние документы), а также результаты деятельности подразделения, за которые оно несет
ответственность. Здесь стоит «забыть» о типовых функциях обобщающих деятельность
подразделения, которые переписываются из различного рода справочников. Пусть на первом этапе
их не будет вообще! Главное - документооборот. Именно во взаимодействии проявляются реальные
роли подразделений.
Следующим шагом должна стать апробация документов в подразделениях организации, т.е. все без
исключения сотрудники должны научиться применять их на практике (использовать как рабочие
документы). При этом необходимо осуществлять контроль за исполнением данных положений. Этот
этап является ключевым, от него зависит успех дальнейшей работы. Высшее руководство должно
обеспечить организацию такого контроля. Это объясняется тем, что никакой внешний консультант
не в состоянии заставить сотрудников организации выполнять свои должностные обязанности в
соответствии с документами - ему не хватит ни авторитета, ни полномочий. Такое внимание полезно
еще и потому, что позволяет создать канал обратной связи обо всех возможных проблемах и
отклонениях в работе. Все собранные замечания должны быть проанализированы. Результатом
такого анализа должен стать перечень мероприятий по их устранению.
Заключительный этап - внесение изменений в документацию (в положения о подразделениях).
Такой цикл (внедрение - внесение изменений - внедрение) должен быть повторен не менее 2-х раз.
Это позволит максимально приблизить деятельности подразделений к модели, отраженной в
документации. Результаты всех работ по внедрению и доработке документации должны показать
высшему руководству не только целесообразность продолжения работ по созданию комплексного
описания деятельности организации, но и возможность более «мягкого» способа его выполнения с
учетом предыдущего опыта, а также более активного привлечения к созданию нормативной
документации собственных сотрудников (сокращение времени внедрения документов).
Если результаты проведенной работы будут положительны, тогда следует приступать к разработке
следующей группы нормативных документов.
Таким образом, итерационно будет осуществлен постепенный перевод существующей
неформализованной системы управления организации в документарную форму. Важным этапом
данной работы должно стать создание постоянно действующей комиссии (службы, отдела, в
зависимости от масштаба организации и количества нормативных документов, описывающих
систему управления) по поддержанию документации в актуализированном состоянии. Это
обусловлено необходимостью совершенствования внутренних процессов организации из-за
постоянно меняющейся внешней среды (колебания рынка, политические процессы и пр.). Одним из
критериев оценки эффективности мероприятий по совершенствованию является способность
персонала оперативно перестроиться на деятельность «по новым правилам», а это невозможно
сделать без своевременного отражения всех изменений в нормативной документации.