Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух» Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обязательный медосмотр сотрудника С.В. Разгулин заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет учреждения. На время прохождения медосмотров за сотрудниками сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Порядок проведения обязательных медосмотров приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Все обязательные медосмотры подразделяются на три вида: предварительные (проводятся при трудоустройстве); периодические (проводятся в течение всего срока работы сотрудника в учреждении); внеочередные (проводятся по просьбе сотрудников в соответствии с медицинским заключением). Такая классификация предусмотрена положениями части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ. Организовать проведение обязательного медосмотра учреждение может: в лицензированном медучреждении по договору с ним; в собственном лицензированном медпункте. Это следует из положений пункта 46 части 1 статьи 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ, пункта 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. В бухгалтерском (бюджетном) учете порядок отражения расходов на обязательный медосмотр сотрудников зависит от типа государственного (муниципального) учреждения. В учете казенных учреждений Учет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены: за счет средств учреждения; за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год). Расходы на проведение обязательных медосмотров, проведенных за счет средств учреждения (по договору с медучреждением), отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). При этом сделайте следующие проводки: Дебет КРБ.0.401.20.226 Кредит КРБ.0.302.26.730 – отражены расходы на проведение обязательного медосмотра. Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а учреждение возмещает ему расходы, то компенсацию отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). Начисление компенсации отразите следующими проводками: Дебет КРБ.0.401.20.212 Кредит КРБ.0.302.12.730 – начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра. Расходы на проведение медосмотров, проведенных за счет средств ФСС России, отразите следующим образом: Дебет КРБ.0.303.06.830 Кредит КРБ.0.302.13.730 – отражены расходы на проведение медосмотров сотрудников по договору с медучреждением (по приказу руководителя). Такой порядок установлен пунктами 102, 104 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 303.00, 401.20). В учете бюджетных учреждений Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств расходы на проведение обязательных медосмотров отражают в учете в порядке, установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н). В бюджетном учреждении, которое получает субсидии из бюджета (в соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), учет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены: за счет средств учреждения; за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год). Расходы на проведение обязательных медосмотров за счет средств учреждения (по договору с медучреждением) отразите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). При этом сделайте проводку: Дебет 0.401.20.226 (0.109.80.226) Кредит 0.302.26.730 – отражены расходы на проведение обязательного медосмотра. Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а учреждение возмещает ему расходы, то компенсацию отразите по подстатье КОСГУ 212 «Прочие выплаты» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. № 180н). Начисление компенсации отразите проводкой: Дебет 0.401.20.212 (0.109.80.212) Кредит 0.302.12.730 – начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра. Расходы на проведение медосмотров, проведенных за счет средств ФСС России, отразите следующим образом: Дебет 0.303.06.830 Кредит 0.302.13.730 – отражены расходы на проведение медосмотров сотрудников по договору с медучреждением (по приказу руководителя). Такой порядок установлен пунктами 128, 133 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 303.00, 401.20). В учете автономных учреждений Учет затрат на проведение медосмотров зависит от того, за счет каких источников они оплачены: за счет средств учреждения; за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год). Расходы на проведение обязательных медосмотров за счет средств учреждения (по договору с медучреждением) отразите проводкой: Дебет 0.401.20.226 (0.109.80.226) Кредит 0.302.26.000 – отражены расходы на проведение обязательного медосмотра. Если сотрудник прошел медосмотр за свой счет, а учреждение возмещает ему расходы, то компенсацию отразите проводкой: Дебет 0.401.20.212 (0.109.80.212) Кредит 0.302.12.000 – начислена компенсация расходов на прохождение обязательного медосмотра. Расходы на проведение медосмотров, проведенных за счет средств ФСС России, отразите следующим образом: Дебет 0.303.06.000 Кредит 0.302.13.000 – отражены расходы на проведение медосмотров сотрудников по договору с медучреждением (по приказу руководителя). В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансово-хозяйственной деятельности. Такой порядок установлен пунктами 3, 132, 138, 161 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 109.00, 302.00, 303.00, 401.20). Сумма компенсации расходов на прохождение обязательного медосмотра не облагается: НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ); взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ); взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, постановление ФАС Уральского округа от 4 сентября 2007 г. № Ф09-7064/07-С1). Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с оплаты проезда сотрудников в места проведения медицинских обследований и проживания в этих местах. Медучреждения, в которых проводятся медосмотры, территориально удалены от местонахождения работодателя Ответ на этот вопрос зависит от того, обязательно проведение этих медицинских обследований в соответствии с Трудовым кодексом РФ или нет. Обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медосмотры должны проходить сотрудники, занятые: на тяжелых работах; на работах с вредными или опасными условиями труда (в т. ч. подземных); на работах, связанных с движением транспорта; в пищевой промышленности, общественном питании и торговле; в обслуживании водопроводных сооружений; в лечебно-профилактических и детских учреждениях. Указанные медосмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя. Такие правила установлены в статье 213 Трудового кодекса РФ. Если лечебные учреждения, в которых проводятся обязательные медосмотры, расположены далеко от местонахождения учреждения, то оно оплачивает сотрудникам проезд до пункта назначения и проживание за время прохождения осмотра. Суммы такой оплаты не могут считаться экономической выгодой (доходом) сотрудника, поскольку прохождение медосмотра является обязанностью каждого работника (ст. 213 ТК РФ, ст. 41 НК РФ). Следовательно, если учреждение оплачивает сотрудникам проезд к месту проведения обязательных медицинских обследований и проживание в месте их проведения, то такие суммы не облагаются НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 сентября 2011 г. № 03-0406/6-211. Однако, если проведение медосмотра не предусмотрено статьей 213 Трудового кодекса РФ, то оплата сотруднику проезда к месту проведения такого медосмотра и проживания в месте его проведения признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме. Суммы такой оплаты облагаются НДФЛ (ст. 211 НК РФ) Такой вывод содержится в письме Минфина России от 20 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-349. Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет учреждение. Учреждение применяет общую систему налогообложения При расчете налога на прибыль затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств учреждения включите в состав прочих расходов (при условии, что расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход, и связаны с этой деятельностью) (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждается письмами Минфина России от 6 октября 2009 г. № 03-03-06/1/648, от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84, от 7 августа 2007 г. № 03-0306/1/543. Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на проведение обязательного предварительного медосмотра за счет средств учреждения В январе по договору с районной поликлиникой бюджетное учреждение «Альфа» провело медосмотр сотрудников, занятых производством металлургических агломератов (в рамках деятельности, приносящей доход). Стоимость медосмотра – 300 000 руб. (без НДС). Доходы и расходы «Альфа» определяет методом начисления. В учете сделаны следующие записи: Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.730 – 300 000 руб. – отражены расходы на медосмотр сотрудников; Дебет 2.302.26.830 Кредит 2.201.11.610 – 300 000 руб. – оплачен медосмотр сотрудников; Кредит 18 (код КОСГУ) – 300 000 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения. При расчете налога на прибыль за I квартал бухгалтер учреждения включил в состав прочих расходов 300 000 руб. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть компенсацию сотрудникам затрат на обязательный медосмотр при приеме на работу. При поступлении на работу сотрудники-водители проходят предварительные медосмотры, стоимость которых по истечении испытательного срока компенсирует учреждение. Сотрудники заняты в деятельности, приносящей доход Да, можно. Сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, обязаны проходить предварительные медосмотры (ст. 213 и 328 ТК РФ). Затраты на возмещение стоимости оплаченных ими за свой счет медосмотров при трудоустройстве уменьшают налогооблагаемую прибыль (при условии, что расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход, и связаны с этой деятельностью). Основание – подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом сотрудники должны документально подтвердить понесенные ими расходы на медосмотр. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 21 ноября 2008 г. № 03-0306/4/84 и от 7 ноября 2005 г. № 03-03-04/1/340. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на содержание медпункта (здравпункта), расположенного на территории учреждения. Расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход Да, можно, но при одновременном соблюдении следующих условий: необходимость наличия медпункта должна быть продиктована требованиями законодательства. Такая необходимость возникает, например, если медпункт нужен для оказания первой (доврачебной) помощи на предприятиях с вредными и опасными условиями труда; медпункт должен входить в состав самого учреждения (т. е. не должен являться структурным подразделением другой организации); расходы связаны с ведением деятельности, приносящей доход. О том, можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на содержание медпункта (здравпункта), которые связаны с ведением как деятельности, приносящей доход, так и деятельности, связанной с выполнением государственного (муниципального) задания, см. Как вести раздельный учет по налогу на прибыль, если учреждение получает целевое финансирование (целевые поступления). При соблюдении всех вышеперечисленных условий учреждение вправе учесть затраты на содержание медпункта (здравпункта) в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 15 апреля 2010 г. № 03-0306/1/269, от 4 марта 2010 г. № 03-03-06/1/109, от 18 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/356, от 21 июня 2005 г. № 03-03-04/1/20, от 9 июля 2004 г. № 03-03-05/1/69. Подтверждает такой подход арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 ноября 2009 г. № КА-А40/12347-09, Центрального округа от 8 октября 2009 г. № А23-3030/08А-14-189). В остальных случаях, например, если учреждение проводит в созданном медпункте медосмотры сотрудников по своей инициативе и (или) он является структурным подразделением другой организации, расходы на содержание такого медпункта учесть нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ). «Главбух» советует Есть аргументы, которые позволяют учесть расходы на содержание медпункта даже в тех случаях, когда необходимость в нем не связана с требованиями законодательства. Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ не связывает содержание медпункта на территории учреждения с наличием в ее деятельности вредных условий, факторов, предполагающих обязательное проведение медосмотров, или с требованием законодательства об оказании первой (доврачебной) помощи. Поэтому, если расходы на содержание медпункта экономически обоснованны и документально подтверждены, их можно учитывать при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ). Даже если содержать медпункт и проводить медосмотры своих сотрудников учреждение не обязано. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых содержатся аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 июля 2007 г. № КАА40/6818-07, Центрального округа от 9 ноября 2006 г. № А08-11753/05-25). Однако в данном случае расходы на содержание медпункта необходимо обосновать дополнительно. Во-первых, следует подтвердить, что наличие в учреждении медпункта по медицинским показаниям действительно необходимо для персонала. Например, для сотрудников, постоянно работающих на компьютерах, медосмотры рекомендованы пунктом 13.1 статьи 13 постановления от 3 июня 2003 г. № 118, которое вводит в действие СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03. Во-вторых, нужно, чтобы созданный медпункт был оборудован и функционировал под контролем квалифицированного специалиста. Например, медицинского работника (штатного или совместителя). Если медпункт оказывает медицинские услуги не только сотрудникам, но и другим гражданам, учет доходов и расходов по такому подразделению ведите обособленно (ст. 275.1 НК РФ, письмо Минфина России от 19 марта 2007 г. № 03-04-06-02/41). В таком случае медпункт может быть признан обслуживающим хозяйством. При этом право учесть затраты на содержание медпункта в составе расходов от деятельности обслуживающих производств и хозяйств не зависит от обязанности учреждения проводить медосмотры. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на проведение предварительного медосмотра, если после него выяснилось, что гражданин не может быть принят на работу по состоянию здоровья. Расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход Да, можно. Учреждение обязано обеспечить проведение за счет собственных средств обязательных предварительных медосмотров при поступлении сотрудника на работу. Если претендент на трудоустройство самостоятельно оплатил медосмотр, то независимо от результатов учреждение обязано возместить ему понесенные расходы. При этом обязанность проведения медосмотров не ставится в зависимость от факта дальнейшего трудоустройства сотрудника. Такой порядок следует из абзаца 12 части 2 статьи 212 Трудового кодекса РФ. Поскольку предварительные медосмотры проводятся не по инициативе учреждения, а в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, затраты на их проведение нужно квалифицировать как расходы на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6 октября 2009 г. № 03-0306/1/648. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы учреждения на вакцинацию (проведение профилактических прививок) сотрудников. Расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход Да, можно. При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию сотрудников можно включить в состав прочих расходов (при условии, что расходы оплачены за счет средств от деятельности, приносящей доход, и связаны с этой деятельностью) (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако учесть такие расходы можно, только если, проводя вакцинацию сотрудников, учреждение выполняет возложенные на него законодательством обязанности. То есть такая вакцинация должна быть обязательной. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 1 июня 2007 г. № 03-03-06/1/357. О необходимости проведения в учреждениях профилактических мероприятий свидетельствует статья 11 Закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ. А также санитарно-эпидемиологические правила «Профилактика гриппа. СП 3.1.2.1319-03» (введены в действие постановлением Главного государственного санитарного врача от 30 апреля 2003 г. № 82). Кроме того, о важности вакцинации сотрудников высказался и Роспотребнадзор в постановлении от 1 сентября 2004 г. № 1 (принято совместно с Главным государственным санитарным врачом). В этом документе руководителям учреждений рекомендовано выделять средства на закупку противогриппозных вакцин. Правомерность включения затрат на вакцинацию сотрудников в расходы при расчете налога на прибыль подтверждается и арбитражной практикой. Однако основания для учета таких расходов суды приводят разные: учреждения, которые проводят вакцинацию сотрудников от гриппа по предписанию, полученному от органа государственного санэпиднадзора, вправе включить затраты на вакцинацию в состав прочих расходов по подпункту 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Доказательством обоснованности затрат и связи с деятельностью, направленной на получение доходов, будет служить указанное предписание органа санэпиднадзора (см., например постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 февраля 2006 г. № А56-29688/2005); затраты на вакцинацию сотрудников можно учесть в составе прочих расходов по подпункту 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. То есть как расходы на обеспечение нормальных условий труда (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 июля 2007 г. № КА-А40/5665-07, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007); затраты на вакцинацию сотрудников можно включить в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). При этом суды признали обоснованность таких затрат как произведенных на основании трудового (коллективного) договора (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 24 октября 2006 г. № А65-6040/2005-СА2-8, Северо-Западного округа от 1 декабря 2008 г. № А21-7038/2007). Учреждение платит ЕНВД Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не влияют. Учреждение применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД Расходы, относящиеся к деятельности учреждения на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить. Подробнее об этом см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД. Затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, занятыми только в одном виде деятельности, распределять не нужно. Пример распределения расходов на проведение обязательного медосмотра за счет средств учреждения. Учреждение применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД Бюджетное учреждение «Альфа» имеет в своей структуре производственную мастерскую. В рамках приносящей доход деятельности мастерская занимается пошивом и реализацией одежды, которую учреждение реализует оптом и в розницу. По оптовым операциям учреждение применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Альфа» рассчитывает поквартально методом начисления. В учетной политике учреждения сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Суммы доходов, полученных «Альфой» от различных видов приносящей доход деятельности в мае, составляют: по производственной деятельности (без НДС) – 10 500 000 руб.; по розничной торговле – 6 000 000 руб. Других доходов у учреждения не было. В мае Н.И. Коровина (занята в двух видах приносящей доход деятельности) была направлена в поликлинику на обязательный периодический медосмотр. Стоимость медосмотра по договору составляет 12 000 руб. (без НДС). Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Альфы» сопоставил доходы на общей системе налогообложения с общим объемом доходов учреждения. Доля доходов на общей системе налогообложения в общем объеме доходов за май составляет: 10 500 000 руб. : (10 500 000 руб. + 6 000 000 руб.) = 0,636. Сумма расходов на проведение медосмотра в мае, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, равна: 12 000 руб. × 0,636 = 7632 руб. Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за II квартал. Сумма расходов на проведение медосмотра в мае, которая относится к деятельности учреждения, облагаемой ЕНВД, составляет: 12 000 руб. – 7632 руб. = 4368 руб. Автономное учреждение применяет упрощенку Налоговую базу автономных учреждений на упрощенке, которые платят налог с доходов, расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Если автономное учреждение платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то при расчете единого налога затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств учреждения включите в состав материальных расходов (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правомерность такого подхода подтверждается письмами Минфина России от 4 июня 2007 г. № 03-11-04/2/157, от 25 мая 2007 г. № 03-11-04/2/139, от 31 января 2006 г. № 03-1104/2/23 и от 10 января 2006 г. № 03-11-04/2/1. Ситуация: может ли автономное учреждение, оказывающее услуги общественного питания, учесть в составе расходов затраты на медосмотры сотрудников. Автономное учреждение применяет упрощенку, платит единый налог с разницы между доходами и расходами Да, может. Автономные учреждения на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, вправе уменьшить налогооблагаемую базу на сумму материальных затрат (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Эти расходы учитываются в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В состав материальных расходов включаются расходы на оплату услуг сторонних организаций, в том числе по контролю за соблюдением установленных технологических процессов и техническому обслуживанию основных средств (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). К производственному контролю относится в том числе организация медицинских осмотров должностных лиц и сотрудников организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды (п. 2.4 Санитарных правил, утвержденных Главным санитарным врачом России 10 июля 2001 г.). Таким образом, для автономных учреждений, которые оказывают услуги общественного питания, медосмотры сотрудников являются обязательными (ст. 213 ТК РФ). Затраты на их проведение учтите при расчете единого налога в составе материальных расходов. Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»