оформления выдачи, использования и отчетности средств

УТВЕРЖДЕН
приказом ректора ТУСУР
от 24.10.2008 г. № 11573
Порядок
оформления выдачи, использования и отчетности средств,
выданных под отчет
На основании п. 11 «Порядка ведения кассовых операций в Российской
Федерации», утвержденного решением Совета Директоров Банка России от
22.09.93г. № 40; пп. 155, 156 приказа Минфина РФ от 10.02.2006 г. № 25н «Об
утверждении Инструкции по бюджетному учету»; Инструкции Минфина СССР,
Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках
в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу
РФ, Постановления Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. «Об
особенностях направления работников в служебные командировки», Постановления
Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты
суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при
служебных командировках на территории иностранных государств работников
организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета",
Постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 "О размерах
возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории
Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств
федерального бюджета" и Учетной политики учреждения в ТУСУРе действует
следующий порядок, обязательный к применению:
1. Деньги на административно-хозяйственные нужды и на командировочные
расходы выдаются под отчет только сотрудникам ТУСУРа.
2. Сотрудник ТУСУРа может получить денежные средства под отчет только
на основании письменного заявления, подписанного руководителем подразделения и
распорядителем кредита с указанием целевого назначения аванса и срока, на
который он выдается. Заявление должно поступить в бухгалтерию максимум за 2
недели, минимум за 3 дня до желаемого срока получения денег.
3. Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются на
основании приказа на командировку и строго обоснованного расчета (плановая
смета).
4. Срок командировки работников определяется руководителем структурного
подразделения.
5. В случае предоставления служебной записки позже, чем были
израсходованы средства, ее формулировка должна быть соответствующей
(компенсация расходов).
6. Лимит расчета за одну хозяйственную операцию под отчет наличных сумм
на административно-хозяйственные нужды определен учетной политикой
университета в размере не более 60 000 руб.
7. Передача выданных под отчет наличных денежных средств от одного лица
другому запрещается.
8. Деньги, полученные под отчет, сотрудник вправе расходовать только на те
цели, на которые они ему выданы.
9. Установлены следующие сроки отчетности по денежным средствам,
выданным в под отчет:


по командировочным расходам – 3 дня после прибытия;
по авансам, выданным на хозяйственные цели, – 5 дней со дня
осуществления хозяйственной операции;
 хозяйственные расходы, совершенные во время командировки,
принимать и проводить в момент сдачи авансового отчета по командировке.
10. В течение указанного в п. 9 срока подотчетные лица должны предоставить
в бухгалтерию оформленный должным образом авансовый отчет и сдать остаток
неизрасходованного аванса в кассу ТУСУРа.
11. Перерасход полученного аванса отражается в авансовом отчете и выдается
подотчетному лицу после утверждения авансового отчета на основании письменного
заявления.
12. К авансовому отчету должны быть приложены документы,
подтверждающие произведенные расходы: командировочное удостоверение;
транспортные, проездные документы; квитанции приходных ордеров и (или)
товарные чеки с обязательным приложением чеков ККМ, в которых должен быть
выделен НДС; бланки строгой отчетности; счета-фактуры; товарные накладные и
т.п. Документы, приложенные к авансовому отчету, наклеиваются на лист бумаги
формата А4, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
13. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места
постоянного жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день
нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а
также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в
пути, в размерах:
100 руб. в день – при направлении в командировку за счет бюджетных
средств;

от 100 до 700 рублей в день по согласованию с руководителем
структурного подразделения при направлении в командировку за счет
внебюджетных средств подразделения (при наличии таковых).

Суточные свыше норм, установленных законодательством Российской
Федерации, выплачиваются за счет внебюджетных средств подразделения с учетом
налога на прибыль.
Во время заграничных командировок суточные выплачиваются в соответствии
с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812.
14. Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту
командировки и обратно к месту постоянной работы, а также расходы по проезду к
станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в
размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и
2
автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по
государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте; оплату
услуг по предварительной продаже проездных документов; расходы за пользование
в поездах постельными принадлежностями.
Если сотрудник выезжал в командировку не из места постоянной работы,
оплата билетов по проезду к месту командировки не может рассматриваться как
компенсация расходов, связанных со служебной командировкой (п. 4 постановления
Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников
в служебные командировки», письмо Минфина от 11.06.2008 г. № 03-04-06-01/164).
В этом случае имеет место получение работником экономической выгоды,
предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда. Поэтому
стоимость билетов должна быть включена в состав доходов работника, полученных
в натуральной форме, и с этой суммы следует удерживать НДФЛ (ст. 211 НК РФ).
Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах,
оплачиваемых по I - IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах
I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету
I класса, возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя
учреждения при предоставлении проездных документов.
При покупке электронного авиабилета к авансовому отчету необходимо
приложить:

распечатку маршрутной квитанции (электронный билет);

посадочные талоны в обе стороны;

кассовый чек или квитанцию об оплате на бланке строгой отчетности.
В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ от 22.09.1993
№ 40 (утв. письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18) передача выданных под отчет
наличных денег одним лицом другому запрещается. Поэтому оплата электронного
билета с банковской карты другого физического лица не допускается.
При утере посадочных талонов предоставить справку, подтверждающую
полет.
На территории РФ командированному работнику оплачиваются из
внебюджетных средств подразделения расходы по проезду и провозу служебного
багажа на такси, транспортировке груза к станции, пристани, аэропорту (или от
станции, пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта. К
авансовому отчету необходимо приложить служебную записку, подтверждающую
целесообразность использования такси (отсутствие общественного транспорта в
ночное время, тяжесть перевозимого служебного багажа, ночное расписание
отправления поезда, автобуса или авиарейса, сжатый график работы).
Документы принимаются
обязательные реквизиты:
к
учету,
если
они
содержат
следующие
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ (ИНН,
КПП, юридический адрес);
3
г) маршрут движения, время исполнения, фамилия пассажира, наименование
перевозимого груза и его количество;
д) стоимость перевозки прописью;
е) наименование должности лица, ответственного за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления с расшифровкой подписи;
ж) личная подпись пассажира;
з) контрольно-кассовый чек (согласно письмам Министерства финансов
Российской Федерации от 24.01.2008 № 03-01-15/1-14, от 01.12.2007 № 03-01-15/16447 и комментариям к письму Министерства финансов Российской Федерации от
12.05.2008 № 03-03-06/2/47).
При отсутствии перечисленных реквизитов расходы на такси оплачиваются на
основании служебной записки с учетом налога на прибыль из средств
подразделения, а также удерживается НДФЛ из зарплаты сотрудника.
15. Расходы по найму жилого помещения (номера эконом-класса) на
территории Российской Федерации возмещаются работникам при наличии
надлежащим образом оформленных документов:
в размере фактических затрат, но не более 550 руб. в сутки при
направлении работника за счет средств федерального бюджета;

в размере фактических затрат при направлении работника за счет
внебюджетных средств подразделения (при наличии таковых).

Расходы по проживанию в номерах «люкс» принимаются по согласованию с
руководителем учреждения.
В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по
найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в
порядке и размерах согласно п. 15 настоящего «Порядка».
В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на
расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные
работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть
представлены, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату расходов по
найму жилого помещения в размере 12 рублей за ночь и оплату проезда по
минимальной
стоимости
согласно
справке
железнодорожного
вокзала,
подтверждающей стоимость проезда.
16. К авансовому отчету по заграничным командировкам должен быть
приложен на отдельном листе построчный перевод на русский язык всех
представленных документов на иностранном языке. Перевод должен быть заверен
подписью исполнителя с расшифровкой подписи. Разрешается пользоваться
услугами переводчиков специализированных организаций. Документально
подтвержденные расходы на этот вид услуг включаются в состав авансового отчета.
17. Все финансовые документы должны быть оформлены на ТУСУР.
18. Представленный в бухгалтерию авансовый отчет должен быть подписан
руководителем структурного подразделения. Бухгалтер, принявший его, проверяет
правильность составления, наличие всех оправдательных документов. Затем отчет
утверждается ректором ТУСУРа или уполномоченным на это должностным лицом.
4
19. В случае непредоставления в установленный срок авансовых отчетов или
невозврата в кассу остатков неиспользованных подотчетных сумм бухгалтерия
имеет право удерживать эту задолженность из заработной платы подотчетного лица
в порядке, установленном законодательством РФ.
20. Выдача новых авансов подотчетному лицу производится при условии
погашения ранее выданных авансов.
21. Запрещается направлять работника,
командировку без оформления отзыва из отпуска.
находящегося
в
отпуске,
в
22. 3а достоверность данных, содержащихся в отчетных документах, а также
за своевременность и надлежащее их оформление несут ответственность
подотчетные лица, а также должностные лица, подписавшие эти документы.
23. При направлении в командировку лица, не состоящего в трудовых
отношениях с ТУСУРом (студента, аспиранта, сотрудника другой организации)
необходимо руководствоваться Гражданским Кодексом РФ, т.к. поездка
внештатного работника для выполнения работ по поручению учреждения
командировкой не считается. В этом случае на выполнение работ, оказание услуг
заключается договор подряда (ст.702 ГК РФ). Израсходованные на поездку средства
могут компенсироваться работнику, если это предусмотрено договором. При этом
вся сумма, выплаченная работнику, рассматривается как оплата услуг и является его
доходом. На эту сумму начисляется ЕСН, взносы по обязательному страхованию от
несчастных случаев (если предусмотрено договором) и удерживается НДФЛ из
зарплаты сотрудника. На документально подтвержденные расходы по найму жилого
помещения и проезду на основании заявления может быть предоставлен вычет по
НДФЛ (п.2.ст.221 НК РФ).
Если с таким лицом на выполнение работ, услуг есть возможность заключить
срочный трудовой договор, то на него распространяются гарантии и компенсации
трудового законодательства РФ и соответственно действуют вышеизложенные
правила пп. 1-22.
5