Методические рекомендации по созданию и содержанию архива

Администрация города Кемерово
Архивный отдел
Методические рекомендации
по созданию и содержанию архива
организации
Кемерово, 2011
2
Методические рекомендации разработаны для ответственных лиц
за оперативное хранение документов и состояние архива в организациях–
источниках комплектования архивного отдела администрации города
Кемерово с целью оказания помощи при создании и организации работы
ведомственного архива
Составитель
начальник архивного отдела
администрации города Кемерово
Горьковская И.Д.
3
1. Понятие архива организации,
его задачи и функции
Документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу организации должны находиться в определенных условиях,
обеспечивающих защиту от вредных воздействий окружающей среды,
повреждений и утраты. Наилучшим образом эту проблему можно решить
путем создания в организации специального структурного подразделения,
осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование архивных
документов, - архива и оборудования специального помещения для хранения
документов – архивохранилища, где будет возможно соблюдать
соответствующий
световой,
температурно-влажностный,
санитарногигиенический и охранный режим.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в
архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных
подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению.
Работа архива должна регламентироваться соответствующим
положением.
Основными задачами архива организации являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов на постоянное хранение в
соответствии со сроками и требованиями;
6) осуществление контроля над формированием и оформлением дел.
Архив осуществляет следующие функции:
1) принимает упорядоченные документы структурных подразделений
организации;
2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
3) создает научно-справочный аппарат к документам архива;
4) организует информационное обслуживание руководителей и
структурных подразделений организации, осуществляет использование
документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социальноправовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
5) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс
организационных и методических мероприятий по передаче документов на
постоянное хранение;
6) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
7) оказывает методическую и практическую помощь структурным
подразделениям в работе с документами;
8) участвует в разработке методических документов по архивному делу
и др.
4
2. Требования к помещению архива
Хранилище должно размещаться в изолированном помещении,
защищенном от доступа посторонних лиц, быть безопасным в пожарном
отношении, гарантировано от затопления, иметь запасной выход. В
помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных
трубопроводов.
Хранение в помещении без окон допускается при наличии в хранилище
естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный
воздухообмен в час.
Электропроводка должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую
изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне
помещения хранилища.
Отделку помещения хранилища проводят с использованием
неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах
пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов
вещества.
В хранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов,
размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся
с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
Хранилище должно быть дополнительно защищено открывающимися
изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа
архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От
прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской,
плотными шторами. Обязательной принадлежностью архивохранилища
являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не
жидкостные, например, песок и брезент).
3. Размещение документов в архиве. Топографирование
Продуманное размещение документов позволяет рационально
использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить
оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при
возникновении чрезвычайных обстоятельств.
При определении помещений, необходимых для размещения дел,
учитывается динамика движения дел. Одним из лучших вариантов
размещения дел является их распределение не только по структурным
подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по
срокам их выделения к уничтожению.
Архив должен иметь:
а) специальные передвижные или стационарные металлические
стеллажи с шириной полок не менее 25 см;
б) ширину проходов между стеллажами - 75 см;
5
в) ширину проходов между рядами стеллажей - 120 см;
г) расстояние между полками по высоте - 35-40 см;
д) расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
е) расстояние от пола до нижней полки не менее 15 см, а в цокольных и
полуподвальных этажах – не менее 30 см.
Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов)
применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным
подвесным хранением.
Дела размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных
защитных средств хранения (архивных коробов, папок, специальных
футляров, пакетов и др.) в соответствии с видами, форматом и другими
внешними особенностями документов. Бумажные документы постоянного
хранения размещают в архивных картонных коробах, папках, а документы
временного хранения допускается хранить в связках.
К коробам (связкам) приклеиваются ярлыки с указанием:
- номера описи (номенклатуры дел),
- года (лет) и крайних номеров дел, помещенных в данный короб
(связку).
В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты
использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или
горизонтальный.
Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются
топографические указатели, для чего нумеруются стеллажи, шкафы, полки.
Стеллажи нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в
соответствии с установкой дел, то есть постеллажно сверху вниз.
Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и
односторонние (расположенные вдоль стены). В двусторонних стеллажах
нумерация дел начинается сначала с одной стороны от стены, доводится до
наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки
нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах
начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими
цифрами.
Для быстрого поиска документов используются постеллажные
топографические указатели.
В последнее время для размещения документов в архиве все чаще
используются передвижные стеллажи. Преимущество их в том, что они
позволяют увеличить вместимость архива более чем в два раза или сократить
площадь архива при сохранении прежней вместимости. Вся площадь
занимается стеллажами, остается один рабочий проход. Стеллажи
передвигаются по рельсам из сплава алюминия.
Необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях,
обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий
окружающей среды и исключающих утрату документов. Не допускается
размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
6
4. Обеспечение сохранности документов архива.
Режимы хранения документов
Организация хранения документов – это система мероприятий,
включающая:
- рациональное размещение документов;
- контроль за их движением и физическим состоянием;
- копирование документов с целью создания страхового фонда;
- восстановление (реставрация) первоначальных или близких к
первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся
повреждению или разрушению.
Ежегодно следует проводить проверки наличия и состояния дел.
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны
осуществляться:
а) комплекс мер по организации хранения, предусматривающий
создание материально-технической базы хранения документов (помещение
хранилища, средства хранения документов, средства охраны и безопасности
хранения, средства климатического контроля, копирования и др.);
б) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий
хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарногигиенический, охранный режимы хранения).
Режимы хранения документов:
1. Световой режим.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте.
Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или
технологически необходимых уровнях освещения. Освещение в хранилище
может быть естественным и искусственным.
2. Температурно-влажностный режим.
В хранилище, оборудованном системами кондиционирования воздуха,
должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим,
учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов температура 17-19 град. С, относительная влажность воздуха 50-55%; для
пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40-55%) и цветных (2-5
град. С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых
носителях - 15-20 град. С и 50-65%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не
допускаются. Температурно-влажностный режим контролируется путем
регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемом помещении
- один раз в неделю, с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при
нарушениях режима хранения - ежедневно.
7
Контрольно-измерительные
приборы (термометры, психрометры,
гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от
отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в
регистрационном журнале.
3. Санитарно-гигиенический режим.
Помещение архива должно содержаться в чистоте, в условиях,
исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
Должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая
образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом
отношении.
Запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви,
хранение и использование пищевых продуктов, курение.
В хранилище необходимо проводить систематическую влажную уборку.
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона)
документы (выборочно) и помещение хранилища подвергают обследованию
для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов. При
обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по
дезинфекции и дезинсекции помещения силами архива, санэпидемстанции
или карантинной службы.
4. Охранный режим.
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в
здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны,
сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в
хранилище, опечатыванием помещения.
Наружные двери архива должны иметь металлическую облицовку и
прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые,
распашные наружу металлические решетки. Помещение архива оборудуют
охранной сигнализацией, в нерабочее время оно пломбируется
(опечатывается). В рабочее время хранилище должно быть закрыто на ключ.
Право доступа в него имеют работники архива, а в отдельных случаях другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива
осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
5. Учетные документы архива
Учет документов в архиве организации является одним из средств
обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
Учет документов в архиве организации - это определение их количества
и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация)
принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего
их количества в учетных документах.
К учетным документам архива относятся:
- описи дел;
- книга учета поступления и выбытия документов;
8
- топографические указатели;
- формы отчета о составе и объеме дел, хранящихся в архиве;
- формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе
хранимых документов и итогов периодических проверок наличия и состояния
дел;
- дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм
статистической отчетности и др.;
- паспорт архива. Архив организации осуществляет учет документов
Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве
организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные
сведения в соответствующее архивное учреждение.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том
числе неописанные, а также страховые копии документов.
6. Порядок выдачи дел из архива
Дела выдаются из архива:
- для использования работниками организации;
- для использования гражданами в читальном зале для научных и иных
исследований;
- во временное пользование для других организаций;
- для проведения архивных работ с документами;
- для проведения страхового копирования и специальной обработки
документов с целью улучшения физического состояния документов.
Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:
- 1 месяц для использования работниками организации;
- 1 месяц для использования документов в читальном зале;
- 3 месяца во временное пользование для других организаций;
- 6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или
вынесения судебного решения.
Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.
Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в
исключительных случаях и производится на основании распорядительного
документа руководителя организации с обязательным составлением в деле
заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Выдача дел во временное пользование в другие организации
оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их
которых остается в архиве организации, другой выдается получателю.
На место выданного из архивохранилища дела подкладывается картазаместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.
Выдача дел фиксируется в журнале и оформляется распиской
получателя.
9
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно
быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При
обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна
быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о
привлечении виновных к ответственности.