Управление документами в государственном секторе.

Управление документами в государственном секторе.
Теория и реальность
Анисимов Алексей Николаевич заместитель Председателя Правления
АО «Национальные информационные технологии»
В настоящее время весь мир, в том числе и Казахстан переживает эпоху
перемен.
Стремительно
возрастает
объем
информации
и
высокоинтеллектуальных технологий. Начало XXI века войдет в историю,
как время перехода человечества от индустриального к информационному
обществу. Всем Вам известно, что процесс, обеспечивающий этот переход,
получил название "информатизация". К нему относят создание, развитие
информационных средств и технологий, способствующих кардинальному
улучшению качества труда и жизни людей.
Не без внимания остаются возросшие объемы управленческой
информации, перевод в электронный формат которых лег в задачу проектов
создания единой системы электронного документооборота государственных
органов (ЕСЭДО) и корпоративных порталов.
На сегодняшний день понятие «ЕСЭДО» прочно вошло в лексикон
государственного служащего. Все манипуляции с электронным документом,
начинания от стадии проекта до его отправки адресату подлежат обработке в
ЕСЭДО.
Это действительность убедительнее всех цифр и комментариев, что
доказывает состоятельность проекта и результаты 10-и лет плодотворной
работы. Сегодня это уже осознается, однако, так было не всегда и стало не
сразу.
Вот, что мы имели на старте (слайд 2):
 в большинстве государственных органах Республики Казахстан
бумажные журналы учета документов;
 в более «продвинутых» - разрозненные электронные системы
учета карточек;
 практически
«нулевое»
обеспечение
необходимым
оборудованием;
 финансирование ИТ-проектов по «остаточному» принципу;
 нормативная правовая база по электронным документам и
электронному документообороту в зачаточном состоянии.
Начав реализацию, мы как и все другие верили в идеальное и старались
получить все самое лучшее (слайд 3):
 повысить
эффективность
и
прозрачность
процессов
делопроизводства;
 оптимизировать работу государственных служащих путем
организации бесперебойного и эффективного доступа к документам,
автоматизировать рутинные операции по отслеживанию и поиску
необходимой информации;
 сократить
доставку
документов
при
межведомственном
взаимодействии;
 повысить оперативность и качество принятия управленческих
решений (слайд 4);
 повысить эффективность государственного управления за счет
перехода ГО РК на использование безбумажных технологий
делопроизводства и электронного документооборота;
 сократить время при взаимодействии работников организаций и
граждан с органами власти.
 Ну и конечно сэкономить бумагу;
Для достижения вышеприведенных результатов требовалось
проведение глобальных мероприятий в информатизации ГО РК:
1) автоматизировать делопроизводство ГО РК;
2) обеспечить
быстрый
поиск
документов,
внедрить
производительную СЭД для сокращения выполнения операций над
документами;
3) произвести закуп необходимого оборудования;
4) организовать единую транспортную среду ГО РК;
5) обеспечить
оперативной
своевременной
полной
и
систематизированной информацией, формирование отчетов;
6) внедрить электронную цифровую подпись, юридически значимый
документооборот,
внедрить
Удостоверяющий
Центр
ГО РК, обеспечить хранение электронных документов в течение
регламентированных сроков;
7) организовать прием электронных обращений, интегрировать
ЕСЭДО с веб-порталом «электронного правительства» и
Национальным Удостоверяющим Центром РК.
Десятилетнюю историю проекта можно изложить в следующие
основные этапы (слайд 5):
 2001 год – разработка концепции, проведение пусконаладочных
работ;
 2002 год - опытная эксплуатация в пилотной зоне. Утверждено
техническое задание на создание второй очереди ЕСЭДО;
 2003 год – расширение пилотной зоны;
 2004 год – разработка Центра ЕСЭДО (центра
межведомственного документооборота) и унифицированной
технологии автоматизации документооборота;
 2005 год – внедрение ЕСЭДО в ГО, интеграция с УЦ ГО (слайд
6);
 2006 год – опытная эксплуатация межведомственного
документоборота (далее - МЭДО) с применением ЭЦП в ГО,
интеграция с веб-порталом «электронного правительства»;
 2007 год – ввод в промышленную эксплуатацию;
 2008 год – внедрение единой номативно-справочной информации
(слайд 7);
 2009 год - подключение к МЭДО 16 местных исполнительных
органов. Процент электронных документов, переданных через
Центр ЕСЭДО, составил 95,69%;
 2010 год - подключение к МЭДО 4 ГО г.Алматы. Процент
электронных документов составил 99,50%.
В целом на сегодняшний день выполнен большой объем работ, система
доведена до районного уровня, вовлечены в работу 86 государственных
органов, 296 территориальных подразделений. Процент МЭДО среди
подключенных к ЕСЭДО центральных ГО, по состоянию на ноябрь 2011 года
достиг 100%. (слайды 8-10)
Проанализиров проведенные работы, можно сделать выводы о том,что
большинство показателей в сложившихся условиях достигнуто (слайд 11).
Автоматизация делопроизводственных процессов позволила получить
максимальную прозрачность и качество принятия управленческих решений,
государственные служащие избавлены от рутинных операций по поиску
нужной информации, при правильном подходе сокращены времени на
подготовку и рассмотрение документов. Также сокращено время доставки
документов в разные регионы при МЭДО: сегодня оно составляет не более
1,5 часа.
Использование
информационно-коммуникационных
технологий
позволило существенно расширить каналы взаимодействия государства и его
граждан, повысить качество этого взаимодействия и способствовать тем
самым
укреплению
гражданского
общества,
построенного
на
взаимопонимании, учете интересов каждого и стремлении к общим
созидательным целям.
Внедрение функционала «Прием и обработка электронных обращений
физических и юридических лиц, отправленных с использованием вебпортала «электронного правительства» в единую систему электронного
документооборота государственных органов», реализованного посредством
интеграции ЕСЭДО и веб-портала «электронного правительства» привело к
сокращению временных затрат населения и юридических лиц на создание и
доставку обращений в государственные органы. Время, затрачиваемое на
отправку 1 электронного обращения составляет в среднем 6 мин. Пункты
отправки обращений в электронном виде в качестве эксперимента также
установлены в центре обслуживания населения для лиц, не имеющих
компьютеров и подключения к Интернет.
Сегодня есть понимание того, что экономию бумаги нельзя
рассматривать в качестве однозначного показателя эффективности внедрения
СЭД, в большей степени это является косвенным результатом, добиться
которого возможно только при проведении организационных мер. Я согласен
со своими коллегами в определении СЭД как «бумагонезависимой» системы,
ведь функциональность системы позволяет отказаться от традиционных
технологий в пределах разрешенного перечня документов, остается только
«слово» за волей и желанием.
Как показывает практика, сокращение затрат на закуп бумаги и
копирование документов возможно только при контроле распечатки
бумажных копий непосредственно в ГО.
По результатам анализа на протяжении развития проекта практически
ежегодно увеличивалось количество закупаемой бумаги (слайд 12).
Естественно, необходимо учитывать, что изменения в социальноэкономической сфере приводят к увеличению выполняемых задач, а
соответственно и документов. Ведь по статистике до 90% управленческой
деятельности
сводятся
к
работе
с
документами.
Однако, положительной тенденцией
является постепенное снижение
копирования документов (слайд 13).
Переход на безбумажные технологии зависит не только от
функциональности, предоставляемой той или иной СЭД. К «зрелости»
должны прийти и оказывающие влияние условия. Переход на безбумажные
технологии предполагает обеспечение в ГО РК соответствующих
технических
условий
функционирования
ЕСЭДО,
необходимого
оборудования и стабильных коммуникаций. При этом, текущая ситуация
технического состояния оставляет желать лучшего.
Юридическая
значимость
электронного
документооборота
обеспечивается при соблюдений юридических условий на всех стадиях
рассмотрения документа. В связи с чем применение ЭЦП необходимо также
при подготовке проектов документов, согласовании внутри ГО РК,
наложении резолюций аналогично ходу рассмотрения бумажных
документов, что требует обеспечение ЭЦП всех работников ГО РК до
«конечного» исполнителя. На первом этапе ЭЦП обеспечивалось только
высшее звено состава ГО и работники служб документационного
обеспечения, дял которых Удостоверяющим центром государственных
органов Республики Казахстан выдано в общей сложности более 3500 ЭЦП.
В целях полноценного обеспечения юридической значимости
документов планируется выдача дополнительно 20000 носителей ЭЦП.
В целом мероприятия, необходимые для перехода на безбумажные
технологии, состоят из следующих работ (слайд 14):
 составление и утверждение
государственными органами
перечней
документов, образующихся в деятельности
государственных органов в формате электронного документа с
указанием сроков хранения;
 разработка государственными органами номенклатур дел
документов с учетом документов, формируемых в электронном
формате без бумажного аналога;
 утверждение государственными органами внутренних приказов о
переходе на межведомственный электронный документооборот
без дублирования на бумажных носителях в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел;
 обеспечение Министерством связи и информации Республики
Казахстан ЭЦП в государственных органах до «конечного»
исполнителя;
 модернизация государственными органами технического
оснащения;
 выполнение государственными органами утвержденных
приказов и планов по переходу на безбумажные технологии в
отношении документов со сроками хранения до 5 лет.
Проблема технического оснащения проекта в ГО стояла всегда,
учитывая, что моральное устаревание использующегося оборудования,
снятие с производства требует постоянную финансовую подпитку.
Переход на «облачные технологии» поможет решить данную проблему,
централизовав серверные мощности на виртуальных площадках,
организованных в так называемых Дата-центрах. Развитие проекта ЕСЭДО в
данном направлении поможет не только в техническом плане, но и сократит
расходы на сопровождение системы в ГО. Также к 1-му полугодию 2012
запланирован выпуск версии ЕСЭДО на «тонком» клиенте, что существенно
облегчит администрирование системы и повысит качество обслуживания
клиентов ЕСЭДО.
В контексте применения процессного подхода к бизнес-процессам по
управлению организационно-распорядительной документацией необходимо
понимать, что системы электронного документооборота в «чистом виде»
позволяют автоматизировать только четко выделенную регламентированную
часть работы над документом и не затрагивают слабодетерминированную
сторону.
К примеру, официальному согласованию документа предшествует
создание рабочей группы для работы над ним.
В этом отношении отлично справляются различные решения по
технологии создания социальных сетей, портальных технологий и других
современных средств коллективной работы.
Подобные возможности предоставляет интеграция ЕСЭДО с Интранетпорталом государственных органов (далее - ИПГО), который является одним
из перспективных направлений развития электронного документооборота
организационно-распорядительной документации.
Проект ИПГО не имеет пока такой богатой истории как ЕСЭДО, однако
уже показывает заметные результаты (слайд 15).
На сегодняшний день реалии таковы:
 Автоматизированы 5 бизнес-процессов ГО РК:
 Электронное заседание Правительства РК;
 согласование проектов Постановлений Правительства РК;
 Мониторинг исполнения планов мероприятий Правительства,
операционных планов;
 Мониторинг численности государственных служащих» (в 2011 году
сдано более 12338 отчетов);
 Напоминания по контрольным поручениям Администрации
Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики
Казахстан» (в 2011 г. размещено более 1200 напоминаний);
 разработано АРМ заседаний Правительства РК
(планируется
внедрение);
 опубликованы стандарты Республики Казахстан (более 3145);
 размещен казахско-русский справочник;
 размещены нормативные правовые акты из БД Закон (более 1800).
Внедрение социальной направленности, выстраивание системы
совместной работы и повышение мобильности внутри государственных
органов привели к необходимости переработки большинства сервисов
ИПГО.
В связи с чем, по проекту ИПГО запланированы следующие работы
(слайд 16):

социализация ИПГО:
 реализация личного календаря с возможностью планирования
задач;
 создание
«личной»
области/страницы
с
возможностью
мониторинга и исполнения задач и поручения;
 переработка сервиса обмена мгновенными сообщениями по
примеру известных социальных сетей;
 коллективное обсуждение и работа над документами;
 интеграция с внешним веб-порталом Администрации Президента
Республики Казахстан;
 Единая авторизация пользователей ИПГО с ЕСЭДО.
Подводя итоги, необходимо отметить, что при заинтересованности
руководящего состава государственных органов значения поставленных
показателей могли быть выше, однако в настоящее время государственные
структуры приходят к пониманию необходимости автоматизации деловых
процессов, применения ЕСЭДО в своей работе.
В целом, проанализировав результаты внедрения системы, можно
сделать
вывод
о том, что при использовании ЕСЭДО и ИПГО
государственное управление стало более прозрачным, информативным и
оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках
структур государственного управления уже назрело, ЕСЭДО, является
одним из ключевых.
Внедрение ЕСЭДО привело к сокращению затрат рабочего времени на
непроизводственные задачи. Высвобождение резервов рабочего времени
сотрудников не обязательно означает, что должно автоматически
последовать сокращение штатов: силами тех же сотрудников может
выполняется существенно больший объем работы – растет интенсификация
труда.
При этом, чем больше сотрудников, использующих в своей работе
ЕСЭДО, тем больше масштабны и значимы результаты экономии. А значит с
дальнейшим внедрением системы на всех уровнях государственного
управления ожидается рост эффективности внедрения проекта.