Индекс дела

ФИНУНИВЕРСИТЕТ
______________________________
(наименование должности руководителя)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________ № ___________
на _________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во
дел
(томов,
частей)
1
2
3
-01 Законы,
указы,
постановления,
распоряжения Президента
Российской Федерации,
Правительства
Российской Федерации,
Правительства
Москвы
**.
Копии
-02 Приказы, распоряжения,
постановления, решения,
инструктивные
письма
Министерства
образования
и
науки
Российской
Федерации
**.
Копии
-03 Устав
и
локальные
нормативные
акты
университета
(правила,
положения, инструкции).
Копии
Срок хранения
Примечание
дела (тома,
части) и номера
статей по
перечню
4
5
До минования Подлинники – в
надобности
вышестоящих
ст.1б
организациях
До минования
надобности
ст.1б
Подлинники – в
Министерстве
образования и
науки
Российской
Федерации
До минования Подлинники – в
надобности
Управлении
ст.27а, 50а, 773 делопроизводства и архива
-04 Приказы
Финуниверситета
по
основной деятельности.
Копии
-05 Приказы
Финуниверситета
по
личному
составу
работников, присланные
для сведения.
Копии
-06 Приказы
Финуниверситета
по
личному
составу
обучающихся,
присланные для сведения.
Копии
-07 Приказы и распоряжения
Финуниверситета
по
административнохозяйственной
деятельности.
Копии
-08 Положения о курируемых
структурных
подразделениях.
Копии
-09 Должностные инструкции
*,
помощника
*
и
руководителей
курируемых структурных
подразделений
-10 Протоколы оперативных
совещаний у *
-11 Выписки из протоколов
заседаний Ученого совета
университета, присланные
для сведения
-12 Протоколы
заседаний
ректората.
Копии
До минования
надобности
ст.19а
До минования
надобности
ст.19б
Подлинники – в
Управлении
делопроизводства и архива
Подлинники – в
Управлении
делопроизводст
ва и архива
До минования
надобности
ст.19б
Подлинники – в
Управлении
делопроизводства и архива
До минования
надобности
ст.19в
Подлинники – в
Управлении
делопроизводства и архива
До минования
надобности
ст.55а
Подлинники – в
Управлении
делопроизводства и архива
Подлинники – в
Центре
планирования и
развития
персонала
До минования
надобности
ст.77а
5 л. ЭПК
ст.18е(2)
До минования
надобности
ст.18д(1)
До минования
надобности
ст.18е(2)
Протоколы – в
Отделе ученых
советов
Подлинники – в
Отделе
контроля
исполнения
поручений
-13 Документы (протоколы,
повестки и др.) заседаний
комиссий университета.
Копии
-14 Годовые планы работы
курируемых структурных
подразделений.
Копии
-15 Годовые отчеты о работе
курируемых структурных
подразделениях.
Копии
До минования
надобности
ст.18д(1)
Подлинники – в
структурных
подразделениях
До минования
надобности
ст.290(1),285б
-16 Договоры, соглашения о
сотрудничестве с (указать
с кем?) о (указать о
каких?) экономических,
научных,
культурных
связях;
документы
(особые
условия,
протоколы о намерениях,
протоколы разногласий,
обоснования,
правовые
заключения и др.) к ним
(доклады,
-17 Документы
обзоры, сводки, списки,
докладные записки и др.),
представляемые
курируемыми
структурными
подразделениями *
(письма,
-18 Документы
заявления,
докладные
записки
и
др.),
поставленные
на
контроль.
Копии
-19 Документы (приглашения,
извещения,
программы,
статьи и др.) об участии *
в работе конференций и
других мероприятий
(***)
по
20- Документы
вопросам деятельности *.
Копии
Подлинники – в
курируемых
структурных
подразделениях
Подлинники – в
курируемых
структурных
подразделениях
Постоянно
ст.492
До минования
надобности
ст.475(1),475
5 л. ЭПК
ст.87, 88, 89
До минования
надобности
ст.32, 83, 84,
183в(1)
Подлинники – в
структурных
подразделениях
-исполнителях
До минования
надобности
ст.90б
До минования
надобности
Подлинники –
(указать место
хранения
подлинников)
-21 Документы
(стандарты
университета,
планы,
отчеты по аудиту и др.
сведения) по системе
менеджмента
качества
(СМК) университета.
Копии
-22 Переписка
с
государственными
органами
Российской
Федерации,
государственными
органами
субъектов
Российской Федерации,
органами
местного
самоуправления
и
другими организациями
по **
-23 Докладные (служебные)
записки по
вопросам
деятельности *
-24 Журнал
регистрации
внутренних документов
(записки, акты и др.)
-25 Журнал
учета
документов,
поставленных на контроль
-26 Журнал
приёма
посетителей
-27 Номенклатура дел *
До минования
надобности
ст.25а, 173б
Подлинники – в
Управлении
менеджмента
качества
5 л. ЭПК
ст.32,35
5 л. ЭПК
ст.87, 88, 89
5 л.
ст.258г
3 г.
ст.258д
3 г.
ст.259а
До замены
новой и не
ранее 3 л. после
передачи дел в
архив или
уничтожения
учтенных по
номенклатуре
дел
ст.200а(1)
Сводная
номенклатура
дел – в
Управлении
делопроизводства и архива
-28 Описи дел, переданных в
архив университета; акты
о
выделении
к
уничтожению
документов,
не
подлежащих хранению
3 г.
после
уничтожения
дел
ст.248в(4)
В Управлении
делопроизводства и архива –
постоянно
Примечание: *
- наименование вида должности руководителя (проректор
университета, директор по направлению университета, президент
университета и др.);
** - наименование вопроса;
*** - договоры (ст.436), отзывы (ст.713), сметы (ст.325а), заявления
(ст.183в(1)), прейскуранты (ст.297а), переписка (ст.84) и др.
- если дело ведётся в электронном виде, в графе 5 «Примечание»
указать «Ведется в электронном виде».
Руководитель секретариата
«____» ________ 201__ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела разработки
документов по делопроизводству
Управления делопроизводства и архива
_____________
Л.В. Орлова
(подпись)
«____» ________ 201__ г.
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела архива
Управления делопроизводства и архива
_____________
Н.Н. Казюкова
(подпись)
«____» ________ 201__ г.
А.Г. Харашвили
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___________ году в
________________________________________________________________________
(наименование подразделения)
По срокам хранения
Всего
1
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет включительно)
ИТОГО
2
___________________________
(наименование должности
В том числе:
переходящих
с отметкой «ЭПК»
3
4
_____________
(подпись)
_________________________
(И.О. Фамилия)
ответственного за делопроизводство)
«____» ________ 201__ г.
Итоговые сведения переданы в отдел разработки документов по делопроизводству
Управления делопроизводства и архива
___________________________ _____________
__________________________
(наименование должности
(подпись)
(И.О. Фамилия)
передавшего сведения)
«____» ________ 201__ г.