Инструкция по оформлению первичной документации Комплект накладных на доставку состоит из следующих документов: - Счет-фактура-2 экземпляра - Товарная накладная ТОРГ – 12 – 2 экземпляра; - Товарно-транспортная накладная – 2 экземпляра. - Заказ-Спецификация -2 экземпляра - Водительский лист на доставку -1 экземпляр В зависимости от типа накладных, комплект документов может меняться. Порядок оформления накладных 1. Представитель Покупателя, получающий товарно – материальные ценности по накладной, должен предоставить доверенность на получение, оформленную на его имя с обязательной расшифровкой подписи; В случае отсутствия у представителя Покупателя доверенности на получение ТМЦ, доставленный товар подлежит возвращению на склад Компании ТБМ (далее Поставщик). В случае если представитель Покупателя заверяет, что доверенность подвезут через какое-то время, то максимальное время ожидания должно составлять не более 15 минут 2. Представитель Покупателя, получивший ТМЦ по накладной, должен расписаться в получении товара с обязательной расшифровкой подписи; 3. Только руководитель, указанный в учредительных документах организации, может представлять интересы Покупателя без предоставления доверенности. Все остальные представители Покупателя действуют на основании доверенности. 5. Записи в накладных должны производиться чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом, при помощи пишущих машин, средств механизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве и одним подчерком. Запрещается использовать для записи в накладных простой карандаш. Инструкция по приемке товара при доставке Покупатель должен: 1. Осуществить разгрузку доставленного товара и оформление сопроводительных документов на товар не более чем за 30 минут, с момента прибытия автомобильного транспорта; 2. Создать для правильной и своевременной разгрузки и приемки условия, при которых обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась бы возможность образования недостач и хищений доставленного груза; 3. Обеспечить разгрузку и приемку товара без перерывов. В случае если по каким-либо уважительным причинам работа по приемке товара была прервана, то представитель Покупателя обязан обеспечить сохранность груза и возобновить работы по приемке в кратчайшие сроки. 4. Систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена функция по разгрузке и приемке товарно-материальных ценностей, с целью предупреждения нарушений правил приемки товара. 5. Использовать, полученный товар в производстве или продаже, только после полной приемки по качеству и количеству ответственными лицами. Порядок разгрузки и приемки товара 1. Представитель Покупателя, ответственный за приемку товара, должен предъявить водителю-экспедитору доверенность на получение ТМЦ, оформленную на его имя с расшифровкой подписи. В случае отсутствия у представителя Покупателя доверенности, товар возвращается на склад Поставщика, повторная доставка осуществляется только за счет Покупателя. 2. Представитель Покупателя должен произвести разгрузку транспортного средства в соответствии с указаниями водителя – экспедитора. Водитель – экспедитор должен указать количество мест товара, подлежащих разгрузке по данному адресу и место их расположения в транспортном средстве, руководствуясь реестром погрузки и маркировкой, нанесенной на упаковку груза. Представитель Покупателя не имеет права производить разгрузку транспортного средства в отсутствие водителя-экспедитора. 3. Разгрузка транспортного средства должна производиться силами Покупателя с применением специального технического оборудования или без него, обеспечивающими целостность упаковки и сохранность груза. 4. Приемка товара осуществляется по сопроводительным документам на груз ( счетфактура, товарная накладная, товарно-транспортная накладная). 5. Представитель Покупателя должен проверить точное количество мест и сделать отметку в водительском листе. Оформление рекламаций 1. Все претензии по качеству (брак), количеству (недостача, излишек, некомплект), а также пожелания по Возврату товара должны оформляться через Рекламацию. 2. Рекламации принимаются в сроки указанные в договоре поставки. 3. Особенности работы с рекламациями определяются способом доставки: в случае «доставки ООО Донской крепеж/ИП Абдулбасиров И. А» – рассматривается все заявленные Рекламации; в случае «самовывоза» - рассматриваются только Рекламации, связанные с браком производителя. 4. В случае оформления Рекламаций на бумажном носителе клиент составляет рекламацию и направляет ее курирующему клиента менеджеру (по электронной почте, факсу или в оригинале). Менеджер обязан проверить корректность заполнения рекламации от клиента. При отсутствии необходимой информации менеджер запрашивает ее у клиента. 5. Менеджер принимает решение по рекламации и информирует клиента о принятом решении в течение 3-х дней с момента ее поступления. .Менеджер принимает решение в зависимости от причины рекламации и способа доставки: допоставить в случае заявленной недостачи. Доставка товара клиенту по рекламации осуществляется ближайшей доставкой. После получения товара по рекламации клиент должен отметить данный факт в копии Карточки рекламации (с указанием ФИО и даты получения товара) и передать ее водителю, осуществляющему доставку; вернуть – в случае заявленного излишка. Клиент возвращает лишний товар водителю, осуществляющему доставку товара, отмечая в копии Карточки рекламации факт возврата (с указанием ФИО и даты возврата по рекламации). 6. В случае самовозврата (при самовывозе) клиент отмечает в Карточке рекламации факт замены товара (с указанием ФИО и даты замены). 7. После получения товара по рекламации клиент должен вернуть бракованный товар водителю, отметить факт возврата и получения замены бракованного товара в копии Карточки рекламации (с указанием ФИО и даты получения товара) и передать ее водителю. 8. В случае отсутствия товара на складе в момент поступления рекламации от клиента офис-менеджер принимает решение: о возврате денежных средств клиенту с оформлением возвратной накладной; о замене другим артикулом и допоставке. 9. Если рекламация клиента не подтверждается, то после второго случая не подтверждения срок рассмотрения рекламации (а также срок уведомления Клиента о решении по рекламации) увеличивается до 7рех рабочих дней, и решение по рекламации принимается только после проверки на складе. 10. Менеджер информирует клиента в случае не подтверждения рекламации на складе в течение 7-ми рабочих дней. 11. В случае возврата товара, который был куплен не в компании Донской крепеж, клиенту оформляется отказ по рекламации. 12. В случае возврата товара, который был испорчен не в компании Донской крепеж, клиенту оформляется отказ по рекламации. 13. В случае отказа от товара, обнаружения несоответствия по количеству или брака в момент его получения клиент оформляет Рекламацию (Приложение 1) с указанием причины. Изменения в документы поставки (накладные, счета-фактуры) не вносятся. Рекламация составляется в присутствии водителя, осуществляющего доставку. Клиент передает рекламацию и товар (в случае отказа, излишка или брака) водителю.