УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель главы муниципального образования город Горячий Ключ

УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель главы
муниципального образования
город Горячий Ключ
_______________ В.В. Скоробогатько
«_____»______________2014 года
План работы
архивного отдела администрации муниципального образования
город Горячий Ключ на 2015 год
Архивным отделом администрации муниципального образования
Горячий Ключ в 2015 году планируется:
в сфере обеспечения сохранности и государственного учета:
соблюдение нормативных режимов хранения документов, прежде всего
противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;
обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету
документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ;
проведение плановой цикличной проверки наличия и состояния
документов;
продолжение
работы
по
ведению
централизованного
автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, представление в установленном порядке БД
"Архивный фонд"; заполнение полей "Аннотация", "Историческая справка",
"Движение документов" для всех фондов, имеющихся в наличии.
В сфере комплектования:
продолжение
работы
по
формированию
Архивного
фонда
Краснодарского края, в том числе по комплектованию документами личного
происхождения, фотодокументами, аудиовизуальными и видеодокументами;
продолжение работы по оказанию методической помощи организациямисточникам
комплектования
в
обеспечении
сохранности,
учете,
комплектовании и использовании архивных документов, образовавшихся в их
деятельности;
осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности и приему
на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных
органов и организаций;
продолжение работы по внедрению «Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти», утвержденных постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (ред. От
07.09.2011);
продолжение работы по организации внедрения в практику работы
методических рекомендаций «Определение организаций – источников
комплектования государственных и муниципальных архивов», согласованных
ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012;
участие в конкурсе «Лучшая опись – 2015» описей документов личного
происхождения, коллекций документов по истории городов и районов
Краснодарского края.
В сфере использования архивных документов:
участие в реализации планов основных мероприятий Краснодарского
краевого отделения Российского общества историков-архивистов по подготовке
и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в
Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и окончанию Второй мировой
войны в 1945 г.;
участие в X научно-практической конференции «Вклад кубанцев в
Великую Победу», посвященной 70-летию Победы в Великой Отечественной
войне (г. Крымск, апрель);
продолжение совместной работы архивного отдела и местного отделения
РОИА по сбору, изучению и публикации документов истории Первой мировой
войны, а также по подготовке к 70-летию Победы в Великой Отечественной
войне;
подготовка и организация экспонирования фотодокументальных
выставок, посвященных Первой мировой войне и 70-летию Победы в Великой
Отечественной войне;
продолжение архивно-поисковой работы по выявлению имен участников
Первой мировой войны и Великой Отечественной войны, организацию работы
по сбору документов личного происхождения участников этих войн;
участие школьников в III Всероссийском конкурсе юношеских учебноисследовательских работ «Юный архивист», в том числе по теме: «Дети войны
и их судьбы»;
оцифровка описей дел архивных фондов;
продолжение информационного взаимодействия с управлением ПФР в
целях обмена юридически значимыми документами социально-правового
характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий.
В сфере кадрового, организационного, научно-методического и
информационного обеспечения:
участие в расширенной коллегии управления по делам архивов
Краснодарского края (февраль 2015 года);
внедрение в деятельность муниципальных архивов принципов
открытости;
продолжение работы по наполнению раздела «Архивный отдел» на
официальном сайте администрации муниципального образования город
Горячий Ключ;
информационное обеспечение мероприятий (выставки, статьи, теле- и
радиопередачи и др.), связанных с юбилейными и памятными датами;
проведение мероприятий, посвященных Дню архивов (10 марта) и Дню
работников Архивной службы Краснодарского края (4 октября);
осуществление комплекса работ по розыску сведений по истории
создания и развития архивной службы в муниципальном образовании город
Горячий Ключ, а также о руководителях архивного отдела.
1. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда Российской Федерации
1.1. Для обеспечения сохранности и улучшения физического состояния
провести следующую техническую обработку документов, находящихся на
хранении в архивном отделе:
1.1.1. Подшить и переплести - 75 ед. хр.;
1.1.2. Отремонтировать – 140 листов.
1.2. Восстановить угасающих текстов – 25 листов в следующих фондах:
- фонд № 20 – Коллекция метрических книг церквей Горячего Ключа;
- фонд № Р-107 – Администрация Суздальского сельского округа;
- фонд № Р-109 – Администрация Бакинского сельского округа
1.3. Провести проверку наличия и физического состояния документов, из
них:
- управленческой документации 1241 ед. хр. в следующих фондах:
- фонд № Р-4 – Безымянный сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 263 ед. хр.;
- фонд № Р-5 – Имеретинский сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 472 ед. хр.;
- фонд № Р-8 – Суздальский сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 506 ед. хр.
- документов по личному составу 803 ед. хр. в следующих фондах:
- фонд № 12-Л – Горячеключевская центральная городская больница – 267 ед.
хр.;
- фонд № 16-Л – Ресторан «Центральный» Горячеключевской конторы
«Курортторг» - 110 ед. хр.;
- фонд № 44-Л – МП «Имеретинское» - 4 ед. хр.;
- фонд № 48-Л – МП «Суздальское» – 9 ед. хр.;
- фонд № 73-Л – Коммерческий банк « Горячеключевский» – 15 ед. хр.;
- фонд № 185-Л – ТОО «Дивногорское» – 213 ед. хр.;
- фонд № 210-Л – ОАО «Рыбплемхоз «Горячий Ключ» – 185 ед. хр.
Всего: 2044 ед. хр.
1.4. Работу по учету архивных документов в течение года строить в
соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007). Для
обеспечения сохранности и учета документов архивного фонда произвести
картонирование и шифровку всех поступающих на хранение документов:
- управленческой документации – не менее 350 ед. хр.;
- документов по личному составу – не менее 200 ед. хр.;
- документов личного происхождения – не менее 5 ед. хр.;
Всего: не менее 555 ед. хр.
1.5. Продолжить внедрение версии 4.1 учетной базы данных «Архивный
фонд». На 01.01.2016 предполагается ввести в БД «Архивный фонд»:
- описания 10 новых фондов, 10 новых описей документов по личному
составу, 555 ед. хр.;
- информацию о движении документов за 2015 год;
- 10 исторических справок фондов документов по личному составу.
1.6. Изготовить ярлыки на архивные коробки – 180 ярлыков.
1.7. Провести уничтожение документов 5-летнего срока хранения,
образующихся в деятельности архивного отдела, в соответствии с
номенклатурой дел. Оформить акт о выделении документов к уничтожению.
1.8. В течение года ежемесячно проводить санитарные дни. Обеспылить –
не менее 23000 ед. хр. Консервационно-профилактическая обработка
документов, создание страхового фонда, дезинфекция и дезинсекция
документов на 2015 год не планируются.
1.9. В соответствии с Регламентом государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации составить паспорт архивного отдела
администрации муниципального образования город Горячий Ключ на
01.01.2016.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Организационно-методическое руководство архивами
организаций-источников комплектования
Продолжить работу по формированию Архивного фонда Российской
Федерации, в том числе по комплектованию документами по истории города
Горячий Ключ, фотодокументами. По состоянию на 01.01.2015 источниками
комплектования архивного отдела являются – 32 организации.
2.1. Принять на постоянное хранение документы, сроки ведомственного
хранения которых истекли, - по 2009 год с 5-летним сроком ведомственного
хранения и по 1999 год с 15-летним сроком ведомственного хранения – не
менее 350 ед. хр. управленческой документации.
Принять на постоянное хранение документы личного происхождения,
коллекций документов (в том числе от граждан) – не менее 5 ед. хр.
Принять на хранение документы по личному составу ликвидированных и
реорганизованных предприятий, учреждений, организаций – не менее 200 ед.
хр.
2.2. Принять на постоянное хранение фотодокументы на традиционных
носителях – не планируется.
2.3. Прием аудиовизуальных документов на электронных носителях:
- фотодокументов – не менее 1 ед. хр./ 40 ед. уч.;
- видеодокументов – не менее 1 ед. хр./ 3 ед. уч.
2.4. Включение документов на бумажных носителях в состав Архивного
фонда РФ (утверждение описей на ЭПК).
Подготовить и представить на рассмотрение ЭПК управления по делам
архивов Краснодарского края 32 описи дел постоянного хранения по 2012 год
(управленческой документации) организаций-источников комплектования.
Всего – 400 ед. хр.
Подготовить и представить на рассмотрение ЭПК управления по делам
архивов Краснодарского края опись документов личного происхождения,
коллекций документов (в том числе от граждан) – 5 ед. хр.
2.5. Включение фотодокументов на традиционных носителях в состав
Архивного фонда РФ (утверждение описей на ЭПК) – не планируется.
2.6. Подготовить и представить на рассмотрение ЭПК управления по
делам архивов Краснодарского края 1 опись фотодокументов на электронных
носителях - 1 ед. хр./ 40 ед. уч.; 1 опись видеодокументов на электронных
носителях - 1 ед. хр./ 3 ед. уч.
2.7. В 1 квартале 2015 года провести согласование 15 номенклатур дел (не
менее 1600 описательных статей) в организациях - источниках
комплектования архивного отдела.
По мере необходимости оказывать
практическую помощь в разработке номенклатур дел организациям-источникам
комплектования, в которых поменялись ответственные за работу
ведомственных архивов. Оказывать им методическую помощь в подготовке
приказов о создании экспертных комиссий, в разработке положений об ЭК и
архиве организации. Согласовать 5 положений об ЭК и архиве. Согласовать 2
инструкции по делопроизводству.
2.8. Провести 4 семинара по вопросам организации делопроизводства и
работы ведомственных архивов с работниками организаций – источников
комплектования архивного отдела. Практиковать также индивидуальные
занятия и консультации с ответственными за архивы по обработке документов
и составлению описей дел.
2.9. Для предотвращения утраты документов и принятия мер по
обеспечению их сохранности осуществлять контроль за подготовкой
документов ликвидированных организаций и организаций, находящихся на
конкурсном управлении, к передаче их на муниципальное хранение:
- МУП «Объединенные котельные и тепловые сети»;
- ООО «Водолей-2000»;
- ООО «Юность»;
- ООО «Российский кристалл»;
- ООО «Плюс-ойл»;
- ООО «Лесопромышленник».
2.10. Продолжить формирование базы данных (картотеки) о
местонахождении документов ликвидированных организаций.
2.11. Принять участие в конкурсе «Лучшая опись – 2015» описей
документов личного происхождения, коллекций документов по истории
городов и районов Краснодарского края.
3. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата
3.1. Оцифровывание документов (на бумажной основе/фото) – не
планируется.
3.2. Ведение автоматизированного НСА ("Поиск" или др.) по документам
органов власти – не планируется.
3.3. Переработать исторические справки (на закрытые фонды) следующих
фондов:
- фонд № 23-Л – Муниципальный магазин № 9 г. Горячий Ключ;
- фонд № 52-Л – Горячеключевский филиал «Кристалл-92»;
- фонд № 71-Л – Частное предприятие «Белан»;
- фонд № 95-Л – Горячеключевский городской узел связи;
- фонд № 59-Л – ТОО «Фирма ТКС»
Всего 5 исторических справок.
3.4. Провести каталогизацию по документам фонда № Р-15 – Ключевский
сельский Совет народных депутатов. Исполнительный комитет. Разработать 4
ед. хр., внести в каталог 200 карточек.
3.5. Провести усовершенствование описей дел следующих фондов:
- фонд № Р-4 – Безымянный сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 263 ед. хр.;
- фонд № Р-5 – Имеретинский сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 472 ед. хр.;
- фонд № Р-8 – Суздальский сельский Совет народных депутатов.
Исполнительный комитет – 506 ед. хр.
- фонд № 12-Л – Горячеключевская центральная городская больница – 267 ед.
хр.;
- фонд № 16-Л – Ресторан «Центральный» Горячеключевской конторы
«Курортторг» - 110 ед. хр.;
- фонд № 44-Л – МП «Имеретинское» - 4 ед. хр.;
- фонд № 48-Л – МП «Суздальское» – 9 ед. хр.;
- фонд № 73-Л– Коммерческий банк « Горячеключевский» – 15 ед. хр.;
- фонд № 185-Л – ТОО «Дивногорское» – 213 ед. хр.;
- фонд № 210-Л –ОАО «Рыбплемхоз «Горячий Ключ» – 185 ед. хр.
Всего: 2044 описательные статьи.
3.6. Провести оцифровку описей документов по личному составу и
постоянного хранения не менее 40 описей.
3.7. Провести работу по составлению алфавитных списков в книгах
лицевых счетов фонда № 12-Л – Горячеключевская ЦГБ – 10 дел, № 154-Л –
Черноморский табачный совхоз – 10 дел. Всего - 20 ед. хр.
4. Предоставление информационных услуг
и использование документов
Пропаганду и использование архивных документов в 2014 году проводить
в связи с историческими и памятными событиями этого года, в том числе: 70летием Победы в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг. и окончанием
Второй мировой войны в 1945 году; другими памятными датами в истории
муниципального образования город Горячий Ключ.
4.1. Организовать 2 выставки архивных документов.
4.2. Опубликовать в газете «Вестник администрации города Горячий
Ключ» и разместить на сайте администрации муниципального образования
город Горячий Ключ 1 статью по вопросам архивного дела; 1 статью о работе с
документами по личному составу.
Составить календарь памятных дат и знаменательных событий на 2015
год. Опубликовать его в средствах массовой информации, разместить на сайте
администрации муниципального образования город Горячий Ключ.
Подготовить информационные подборки документов по требованию
органов власти, отдела по работе со СМИ администрации, Горячеключевского
городского музея, по запросам других организаций – не менее 5 подборок.
4.3. Подготовить 2 телепередачи к Дню архивов (март, октябрь).
4.4. В целях популяризации архивного дела провести «День открытых
дверей» в День архивов (10 марта) – 5 экскурсий для школьников.
4.5. Пополнить новыми сведениями 2 информационных стенда для
посетителей архивного отдела.
4.6. Обеспечить своевременное и качественное исполнение запросов
социально-правового характера.
За год исполнить не менее 2000 запросов, из них: 1000 социальноправовых (по документам по личному составу) и 1000 по документам
постоянного хранения; 15 тематических; 10 генеалогических (справки о
рождении, браке, смерти).
5. Организационная работа
5.1. Составить график упорядочения документов и график приемапередачи дел организациями–источниками комплектования архивного отдела
на постоянное хранение. Подготовить проект постановления администрации
муниципального образования по этому вопросу.
5.2. В течение года продолжить организационную работу по внедрению в
практику деятельности архивного отдела административных регламентов
исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг
в области архивного дела.
5.3. Составлять планы работы на год и еженедельные; отчеты о работе
отдела за полугодие, год и еженедельные.
5.4. Начальнику отдела принять участие в краевых мероприятиях, в том
числе в расширенной коллегии управления по делам архивов Краснодарского
края по итогам работы за 2014 год и задачах на 2015 год (февраль).
6. Укрепление материально-технической базы,
хозяйственная деятельность архивного отдела
В основе планирования и организации хозяйственной деятельности
архивного отдела будут находиться
экономическая
обоснованность и
практическая
целесообразность
осуществляемых
мероприятий
и
внутриархивных работ, целевое использование и экономное расходование
бюджетных ассигнований.
Работу по материально-техническому обеспечению отдела планируется
строить на основании утвержденной сметы расходов на 2015 год с
применением конкурсного механизма отбора поставщиков товаров, работ и
услуг.
В 2015 году планируется приобретение:
- канцелярских товаров и расходных материалов для оргтехники;
- архивных коробов.
Начальник архивного отдела
администрации муниципального образования
город Горячий Ключ
26 ноября 2014 года
А.Г. Приходько