Рекомендации секретарю ГАК 1. К началу работы ГАК секретарю необходимо подготовить книги протоколов заседаний ГЭК по защите дипломных работ и сдаче государственных экзаменов. Книги протоколов получают в учебном управлении. На обложке сделать надпись: "Книга протоколов заседаний ГЭК по защите выпускных квалификационных работ (или по сдаче государственных экзаменов) на _____________ факультете. 20 _ года." (наименование факультета) Книги протоколов необходимо пронумеровать (по листам). Прошнуровать, в конце книги сделать наклейку и вывести концы шнуровки: "В книге протоколов пронумеровано и заседаний ГЭК прошнуровано _______________________лист (цифрой и прописью) Специалист по УМР Секретарь ГАК", подписать и поставить печать в Управлении делами. После чего книга готова к работе. 2. Секретарь ГАК следит за процедурой ведения экзамена, фиксирует время его начала и окончания в протоколе, ведёт протоколы заседаний Государственной аттестационной комиссии, записывая дополнительные вопросы и краткое содержание ответов выпускников. Ведение протоколов осуществляется в прошнурованных книгах, листы которых пронумерованы. Записи вносятся чётким, аккуратным почерком. Протоколы подписываются председателем, всеми членами и секретарём комиссии. В книге протоколов не допускаются исправления, замазывания и подчистки, Итоги экзамена проставляются в сводную ведомость и зачётные книжки; при защите ВКР отметка ставится на титульный лист ВКР и в зачетную книжку.. 3. На каждый день заседания отводится один номер протокола. На заседании обязан присутствовать председатель и не менее 2/3 состава ГЭК (по приказу). Все члены комиссии подписывают протокол в конце каждого заседания. Пустые места в протоколе прочеркивают . При заполнении протоколов ГЭК можно использовать фразы: 1 Общая характеристика ответа студента на заданные ему вопросы и рецензию: даны полные ответы на поставленные вопросы, продемонстрировано свободное владение материалом исследования и т.п. Особые мнения членов комиссии: рекомендовать Дмитриеву А.А. продолжение обучения в аспирантуре, продолжить работу над темой диплома для написания диссертационной работы и т.п. Квалификационный протокол заполняется на специальном заседании ГАК, которое проходит после последней госаттестации. В квалификационном протоколе фамилия, имя, отчество студентов пишутся полностью в алфавитном порядке (сначала пишутся фамилии студентов, которым выдаются дипломы с отличием), проставляются оценки госэкзаменов и защиты дипломных работ. Квалификационный протокол является основанием для приказа о выпуске из университета и заполняется только в одной из книг протоколов. Заполненные книги протоколов сдаются методисту ФАКУЛЬТЕТА в учебное управление. 4. До начала государственной аттестации необходимо сдать в учебное управление образцы заполнения "Приложения к диплому" и "Диплома", подписанные деканом и секретарем ГАК в 2-х экземплярах. Один экземпляр заполненного диплома и приложения к нему, после утверждения в учебном управлении, находится в деканате и служит образцом для заполнения соответствующих документов выпускников. 5. Приказ о выпуске печатается в 9 экземплярах на основании квалификационного протокола. Секретарь ГАК обязан проверить соответствие фамилий студентов в приказах «о выпуске» паспортным данным. Студенты, сменившие фамилию в связи с замужеством или по другим причинам, должны оформить смену фамилии приказом по университету, чтобы получить диплом о высшем образовании на новую фамилию. 6. Для получения дипломов и приложений к ним необходимо заполнить бланки заявок в первый отдел. Бланки заявок получают в учебном управлении . Бланки заполняются на основании приказа о выпуске. Фамилия, имя, отчество студента пишутся в три строчки, сначала пишутся фамилии студентов, получающих диплом с отличием, затем без отличия. Нумерация фамилий идет по порядку, не прерываясь. 2 Дипломы и приложения к ним секретари ГАК получают в первом отделе университета при наличии бланков заявок и приказа о выпуске. Там же они получают книгу выдачи Дипломов, которую после заполнения возвращают на хранение в первый отдел. 7. По окончании работы ГАК технические секретари должны сдать в учебное управление следующие материалы: Отчеты председателя ГАК по форме в 2 экз. и в электронном виде. Акт сдачи-приемки выполненных работ председателя ГАК и ГЭК/если председатель не является штатным сотрудником МПГУ/(с указанием количества студентов на каждой аттестации). Книги протоколов заседаний ГАК по сдаче государственных экзаменов. Книгу защиты выпускных квалификационных работ . Цифровой отчет по государственным экзаменам. Цифровой отчет по защите ВКР по специальностям (направлениям) 8. В течение 2-х недель после окончания государственной аттестации секретарь ГАК обязан сдать в отдел кадров университета (вшить в личное дело выпускники) следующие документы: Копию диплома Копию Приложения к диплому Студенческий билет Зачетную книжку Обходный лист Выписку из приказа о выпуске, подписанную секретарем ГАК 3 Процедура работы ГАК 1. В Государственную аттестационную комиссию до начала государственных экзаменов или защиты дипломных работ предоставляются следующие документы: (На первой странице книги протоколов защит ВКР) а) справка декана факультета о выполнении студентами учебного плана и полученных ими оценках по теоретическим дисциплинам, курсовым работам, учебной и производственной практике; б) отзыв руководителя о соответствии выполненной выпускной квалификационной работы установленным требованиям; в) рецензия на ВКР специалиста производства, научного учреждения или высшего учебного заведения. 2. Состав рецензентов утверждается приказом по университету. Примечание; по желанию студента в Государственную аттестационную комиссию могут быть представлены также другие материалы, характеризующие научную и практическую ценность выполненной дипломной работы, например, документы, указывающие на практическое применение работы, образцы материалов, изделий, сельскохозяйственных продуктов, коллекции минералов, гербарии, печатные статьи по теме работы и т.п. 3. Защита дипломных работ и сдача государственных экзаменов производится на открытом заседании Государственной аттестационной комиссии с участием не менее двух третей состава комиссии. 4. Государственные экзамены проводятся по билетам, составленным в полном соответствии с программой государственных экзаменов и утвержденным председателем ГАК. 5. Результаты защиты дипломной работы и сдачи государственных экзаменов определяется оценками "отлично", "хорошо", "удовлетворительно", "неудовлетворительно". 6. Продолжительность государственного экзамена или защиты ВКР не должна превышать 30 минут на одного студента. 7. Студенту, сдавшему государственные экзамены и защитившему дипломную работу, присваивается решением Государственной комиссии квалификация (степень) в соответствии с полученной специальностью и вручается диплом. 8. Выпускнику, прошедшему все виды аттестационных испытаний с оценкой "отлично", и имеющему не менее 75% отличных оценок, выставляемых в Приложении к диплому, выдается диплом с отличием. 4 Примечание: если среди 25 % хороших оценок студент имеет одну удовлетворительную оценку, то по ходатайству декана факультета, с разрешения проректора возможна пересдача удовлетворительной оценки (ПЕРЕСДАЧА РАЗРЕШАЕТСЯ ТОЛЬКО ДО НАЧАЛА ГОСЭКЗАМЕНОВ). 9. Решение Государственной аттестационной комиссии об оценке, о присвоении квалификации и выдаче окончившему диплома (без отличия или с отличием) принимается Государственной аттестационной комиссией на закрытом заседании открытым голосованием простым большинством голосов. При равном числе голосов голос председателя является решающим. 10. Результаты сдачи государственных экзаменов, а также защиты дипломных работ объявляются в тот же день после оформления протоколов. 11. Полученные неудовлетворительные оценки по государственному экзамену не лишают студента права продолжать сдавать государственные экзамены по остальным дисциплинам, но студент не допускается к защите дипломной работы. Студент, получивший при защите ВКР или при сдаче государственного экзамена неудовлетворительную оценку, отчисляется из высшего учебного заведения. В этом случае студенту выдается диплом о неполном высшем образовании . 12. В тех случаях, когда защита ВКР признается неудовлетворительной, Государственная аттестационная комиссия устанавливает, может ли студент предоставить к повторной защите ту же работу с доработкой, определяемой комиссией, или же обязан разработать новую тему, которая устанавливается соответствующей кафедрой. 13. Повторные государственные экзамены проводятся в следующую аттестацию только по тем дисциплинам, по которым в предыдущую аттестацию получены неудовлетворительные оценки. 14. К повторной защите и сдаче государственных аттестационных экзаменов студент, не защитивший дипломной работы или не сдавший государственных аттестационных экзаменов, допускается в течение пяти лет после окончания вуза, но не РАНЕЕ чем через год. 15. Студентам, не защищавшим дипломной работы или не сдавшим государственных аттестационных экзаменов по уважительной причине (документально подтвержденной), может быть удлинен срок обучения до следующего периода работы ГАК, но не более одного года. 5 Порядок прохождения ГАК Все заседания ГАК протоколируются (книги протоколов). Протоколы заседаний ГАК ведет секретарь. Персональную ответственность за сохранность всей документации по ГАК, до момента сдачи в архив, несет секретарь ГАК. Перед началом работы комиссии по защите ВКР секретарь сверяет название темы ВКР, представленной к защите с приказом на утверждение тем ВКР. В случае если название темы ВКР, представленной к защите не совпадает с приказом об утверждении тем ВКР, данная работа к защите в ГАК допущена быть не может. Государственные аттестационные экзамены проводятся по билетам, утвержденным на факультете. Комплект экзаменационных билетов по соответствующей специальности декан факультета передает секретарю ГАК в день заседания. Результат сдачи государственных экзаменов определяется и фиксируется в протоколе заседания ГАК в традиционной 5-ти балльной системе. Результаты сдачи государственных аттестационных экзаменов и защиты дипломных работ объявляются в тот же день после оформления протоколов заседаний ГАК. 6 Заполнение бланков документов. Заполнение бланков документов производится высшим учебным заведением на принтере, пишущей машинке или от руки каллиграфически, черной тушью. Бланки заполняются на русском языке. Бланки дипломов о высшем профессиональном образовании заполняются следующим образом: В верхней части правой стороны бланка диплома указывается наименование города (населенного пункта), в котором находится высшее учебное заведение, и официальное наименование высшего учебного заведения, которое его выдало (в именительном падеже), согласно уставу данного высшего учебного заведения. Государственные награды в официальном наименовании высшего учебного заведения не указываются. Дата принятия решения государственной аттестационной комиссией записывается с указанием числа, месяца (прописью) и года (четырехзначной цифрой). Фамилия, имя и отчество лица, завершившего обучение, пишутся полностью в соответствии с записью в паспорте или документе, его заменяющем (в дательном падеже). Фамилия, имя и отчество иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована с окончившим высшее учебное заведение. В дипломах бакалавра и магистра после слов "Присуждена степень бакалавра …(или магистра…)” вносится запись в соответствии Перечнем квалификаций и степеней. Ниже строкой вписываются слова "по направлению" и указывается в. кавычках наименование направления подготовки, по которому присвоена степень. В дипломе специалиста после слов "Присуждена квалификация" указывается (в именительном падеже, заглавными буквами) квалификация, в соответствии Государственным стандартом по соответствующей специальности. Ниже строкой вписываются слова "по специальности" и указывается в кавычках наименование специальности, по которой присвоена квалификация. Цифровой код направления подготовки и специальности не указывается. Диплом о высшем профессиональном образовании или дубликат диплома подписывается черными чернилами, черной пастой или тушью председателем государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома 7 (дубликата), и ректором (руководителем) высшего учебного заведения. На отведенном для печати месте ставится гербовая печать высшего учебного заведения. В нижней части левой стороны бланка диплома указывается регистрационный номер диплома по книге регистрации выдаваемых дипломов и далее указывается дата выдачи диплома: число (цифрами), месяц (прописью) и год (четырехзначным числом цифрами). Форма обучения (очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат) в дипломе не указывается. Оборот правой стороны диплома служит местом для проставления соответствующими органами апостиля и отметок, связанных с легализацией диплома при его вывозе в другую страну. При заполнении приложения к диплому о высшем профессиональном образовании необходимо иметь в виду следующее: Фамилия, имя, отчество указываются полностью в именительном падеже. Дата рождения записывается с указанием числа (цифрами) месяца (прописью) и года (четырехзначным числом цифрами). После слов "Предыдущий документ об образовании" указывается наименование документа об образовании, на основании которого данное лицо было зачислено в высшее учебное заведение, и год его выдачи. В случае если предыдущий документ об образовании был получен за рубежом, указывается его наименование в переводе на русский язык и наименование страны, в которой выдан этот документ. После слов "Вступительные испытания" вписываются слова: "прошел", если это лицо проходило вступительные испытания для поступления в вуз, или "не предусмотрены", если это лицо было освобождено от прохождения вступительных испытаний вузом в соответствии с законодательными и нормативными документами. Приложение к диплому магистра заполняется следующим образом: после слов "Предыдущий документ об образовании" указывается наименование документа об образовании, на основании которого данное лицо было зачислено в магистратуру вуза (диплом бакалавра или диплом специалиста), с конкретным наименованием направления подготовки или специальности и год его выдачи. 8 На оборотной стороне приложения к диплому магистра указываются дисциплины 2-летней специализированной подготовки магистра. Строкой ниже записывается "Дисциплины, изученные за предшествующие 4 года, указаны в приложении к диплому (далее пишется наименование конкретного диплома, указанного в позиции приложения к диплому магистра "Предыдущий документ об образовании"). После слов "Поступил(а) в" и "Завершил(а) обучение в" указываются четырехзначными числами соответственно год поступления и год окончания обучения, а также полное наименование высшего учебного заведения (в соответствующем падеже), в который поступало данное лицо, и наименование вуза, который это лицо окончило. Другие вузы, в которых также мог обучаться студент, не указываются. В данных строках в скобках указывается форма обучения (очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат). Нормативный период обучения по очной форме указывается в соответствии с ГОС ВПО по каждому конкретному направлению подготовки или специальности, по которым осуществлялось обучение в вузе. В строке "Направление/специальность" для специалистов указывается наименование специальности, для бакалавров и магистров - наименование направления (нужное подчеркнуть). Специализация указывается в приложениях к дипломам специалистов, если специализации не было, в данной строке пишется "не предусмотрено". В строке "специализация" для магистров указывается наименование магистерской программы, а для бакалавров – указывается профиль подготовки (наименование по блоку специальных дисциплин или по выпускающей кафедре, если в ГОС ВПО нет наименования профиля). Цифровой код направления (специальности, специализации и магистерской программы) не указывается. Курсовые работы, практики, итоговые государственные экзамены записываются с указанием их наименования и через запятую оценки (зачета), а для каждой из практик указывается также их продолжительность в неделях. Оценки вписываются прописью, продолжительность практик - цифрами. Наименования специальности, специализации, курсовых работ и итоговых государственных экзаменов приводятся без кавычек. 9 Примечание. В случае значительного количества курсовых работ (проектов) и практик соответствующие записи могут быть помещены на обороте после перечня дисциплин. В этом случае после слов "курсовые работы (проекты)"* или "практики" вписываются слова "приведены на обороте". После слов "Выполнение и защита выпускной квалификационной работы" вписываются слова "на тему", а для магистров - "магистерская диссертация на тему", и в кавычках наименование темы квалификационной работы, через запятую указывается число недель, в течение которых выполнялась квалификационная работа, и оценка (прописью). С правой стороны приложения к диплому, ниже слов "Российская Федерация" и Государственного герба Российской Федерации, указывается город, где расположено высшее учебное заведение, полное наименование вуза в именительном падеже, регистрационный номер и дата выдачи диплома по книге регистрации выданных дипломов с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года (четырехзначным числом цифрами), вносятся другие записи в соответствии с текстом основной части диплома. В случае, когда выпускник обучался в нескольких высших учебных заведениях или поступил в высшее учебное заведение, имея высшее профессиональное образование, в приложении к диплому на оборотной стороне в графе "За время обучения сдал (а) зачеты, промежуточные и итоговые экзамены по следующим дисциплинам" вносятся дисциплины, ранее изученные во всех высших учебных заведениях, имеющих государственную аккредитацию, в которых он обучался, перезачтенные вузом в установленном порядке (только соответствующие ГОС ВПО данной специальности). При этом рядом с наименованием дисциплин соответствующими сносками обозначаются все высшие учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, в которых они изучались. При наличии нескольких экзаменов по одной дисциплине могут (по решению ученого совета вуза) указываться - оценки по всем промежуточным экзаменам или оценка по одному экзамену, если он носит характер итогового, характеризующего общий уровень подготовки студента по данной дисциплине. При отсутствии итогового экзамена порядок выставления итоговой оценки по дисциплине устанавливается ученым советом вуза. После завершения перечня изученных дисциплин подводится черта, и следующая строка именуется "Всего". "В этой строке в графе "Общее количество часов" ставится соответствующая итоговая сумма. 10 В следующей строке печатается "в том числе аудиторных" и в скобках проставляется суммарное число аудиторных часов, отведенное учебным планом высшего учебного заведения на изучение этих дисциплин для очной - 51%, очнозаочной – 38%, заочной 22% форм обучения, для экстерната – 12%.(или в точном соответствии с учебным планом) В конце оборотной стороны даются соответствующие расшифровки сносок. В следующей строке после расшифровки сносок записываются слова "конец документа". В случае если высшее учебное заведение изменило свое наименование, в конце оборотной стороны приложения к диплому дается соответствующее разъяснение. Примечание. Приложение к диплому изготавливается в виде нескольких листов: первого листа, порядок заполнения которого описан, и листов продолжения приложения к диплому, предназначенных для записи изученных дисциплин. При выдаче выпускнику Приложения к диплому, состоящему из двух и более разрозненных листов, прошивать, пронумеровывать и скреплять печатью ВУЗа указанные листы. Если кроме Приложения к диплому заполняется еще и продолжение Приложения, то на бланке продолжения сверху над строкой «За время обучения...» написать фамилию, имя, отчество выпускника в именительном падеже, а внизу поставить такие же подписи, которые стоят в правой части лицевой стороны Приложения к диплому и поставить гербовую печать. После заполнения бланка диплома он должен быть тщательно проверен на точность и безошибочность внесенных в него записей. Документ, составленный с ошибками, считается испорченным. Примечания: 1. Если выпускник поступил в ВУЗ после: • окончания школы, то делается следующая запись: аттестат о среднем (полном) общем образовании, выданный в _________году: • окончания училища, колледжа, техникума и т.д.: диплом о начальном профессиональном образовании, или диплом о среднем профессиональном образовании, выданный в ______году: • окончания бакалавриата: диплом бакалавра, выданный в_______году; • окончания высшего учебного заведения: диплом о неполном высшем профессиональном образовании, или диплом о высшем профессиональном образовании, выданный в ___году. 11 * для поступивших в магистратуру делается следующая запись: диплом бакалавра по направлению (указывается название направления из диплома бакалавра), выданный в _______году или диплом по специальности (указывается название специальности из диплома специалиста), выданный в _______году. Испорченные при заполнении бланки дипломов подлежат уничтожению. Для уничтожения этих документов составляется акт за подписью декана и секретаря ГАК. Акт утверждается ректором (проректором). В акте указываются Ф.И.О. студента, номер испорченного диплома (с отличием, без отличия), какая была допущена ошибка. Вырезается серия, и номер диплома наклеивается в акте . Для получения новых бланков документов взамен испорченных в первый отдел сдается акт, испорченный бланк документа с вырезанным номером, заявление на новый бланк диплома. В Приложении к диплому после всех сносок перед словами «конец документа» делается запись (если сроки обучения студента проходят в эти даты): В 1997 году наименование университета изменилось с Московского педагогического государственного университета имени В.И. Ленина на Московский педагогический государственный университет. В 2002 году наименование университета изменилось с Московского педагогического государственого университета на Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования “Московский педагогический государственный университет”. Если выпускник поступал в университет до 1990 года, то перед предыдущей записью нужно сделать запись: в 1990 году наименование университета изменилось с Московского государственного педагогического института имени В.И.Ленина на Московский педагогический государственный университет имени В.И.Ленина. Темы курсовых, дипломных работ и другие записи делаются только на русском языке, за исключением отдельных терминов на латинском языке. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ ЕСЛИ СТУДЕНТ ПОСТУПИЛ НА СПЕЦИАЛЬНОСТЬ ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ БАКАЛАВРИАТА, то в строке приложения "Предыдущий диплом об образовании" указывается диплом бакалавра по направлению "……."., выданный в …. году. 12 Строка "Поступил" в государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московский педагогический государственный университет" в 2010 г. Строка "Закончил" государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Московский педагогический государственный университет" в 2011г. Нормативный срок 5 лет В приложении указываются дисциплины, изученные в бакалавриате, помеченные звездочками и сноска изучены за время обучения в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования "Московский педагогический государственный университет" по направлению "……" 13 ЦИКЛОГРАММА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИ №№ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 2011 ГОД Содержание Подготовить сводную ведомость о выполнении студентами учебного плана и полученных ими оценках по теоретическим дисциплинам, курсовым работам, учебной и производственной практике Проверить все данные паспорта, правильность написания фамилии, имени, отчества. Сделать приказы на изменение фамилий студентов (в связи с замужеством) Подготовить приказ о допуске к госэкзамену – 5 экземпляров. Подготовить приказ о допуске к защите ВКР – 5 экземпляров Подготовить книги протоколов: получить в Учебном управлении пронумеровать, прошить, сделать наклейки, подписать у специалиста УУ, курирующего факультет, и поставить печать в Управлении делами Оформить договор об оплате председателя ГАК, ГЭК Подготовить 2 экземпляра образца копии диплома и приложения, подписанные деканом и секретарем ГАК, и сдать Власовой О.А. Заполнять сводную ведомость, экзаменационную ведомость, книгу протоколов, зачетные книжки Приказ о выпуске студентов в 9 экземплярах. Заполнить бланки заявок в 1 отдел (получить у Летохо Е.В.). Получение бланков дипломов и приложений в 1 отделе. Заполнение приложений к диплому (на ВЦ) Заполнение бланков дипломов (на ВЦ или вручную). Отчет председателя ГАК (Печатать на компьютере) в 2 экземплярах + электронный вариант с отчетом председателя ГАК (точно по схеме) и сдать Летохо Е.В. Акт на оплату председателя ГАК,ГЭК сдать Власовой О.А. Цифровой отчет по ГАК сдать Власовой О.А. Сдать Власовой О.А. представление декана факультета на оплату сотрудников, занятых оформлением документации ГАК (надбавка секретарю ГАК) Сдать документы в студенческий отдел кадров: копия диплома, копия приложения, студенческий билет, зачетная книжка, обходной лист, выписка из приказа о выпуске Книги протоколов ГАК сдать курирующему специалисту Учебного управления. Сдать в УМУ (комн.101) Левченко А.В. сведения о дипломах по форме (для Министерства) Сдать в 1 отдел университета Книгу регистрации дипломов и невыданные дипломы Сроки май апрель – май май июнь, в день окончания сдачи последнего госэкзамена до 15 мая до 25 мая до 15 апреля до 15 мая май - июнь до 30 июня до 30 июня до 10 июля до 10 июля до 30 июня до 01 июля до 30 июня до 01 июля срок согласовать с студенческим ОК июль до 15 июля до 1 октября 14