Памятка по менеджменту проектов программы TEMPUS

Белорусский государственный университет
Управление международных связей
Отдел международных программ и проектов
ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
ПРОЕКТОВ ПРОГРАММЫ ТЕМПУС
(обзор правил программы Темпус-4 «Руководство по использованию гранта»,
«Часто задаваемые вопросы», и др.)
Минск
2013
1
1. Общая информация о финансовом менеджменте проектов Темпус
Со стороны ЕС все финансовые и организационные вопросы решает одно из
структурных подразделений Европейской комиссии - Исполнительное
агентство по образованию, аудиовизуальным средствам и культуре (далее
Агентство). С агентством координатор проекта заключает договор – так
называемое Грантовое соглашение, неотъемлемой частью которого является
проект. Партнеры по проекту делегируют координатору полномочия выступать
от их лица перед Агентством, что оформляется в виде так называемого
«мандата», который подписывается вузом-партнером на этапе подготовки
проектной заявки.
Агентство переводит средства на расчетный счет координатора, который
понимается как счет проекта, либо на счет проекта, если таковой был открыт.
Средства переводятся 3-я траншами: 1 транш – 60% от всей суммы гранта ЕС,
2-й – 30% и 3-й – 10% , так называемая оплата остатка (сальдо), осуществляется
после получения итогового отчета от координатора.
Форма финансовых взаимоотношений координатора и партнера может быть
разнообразной:
1) жесткого требования к тому, чтобы вуз-партнер получал от координатора
всю причитающуюся ему часть бюджета и самостоятельно оплачивал все
необходимые расходы – нет.
2) жестких требований к форме финансовых взаимоотношений между
координатором и партнером также нет. На вопросы «как и когда должен
координатор перечислять средства партнеру» дается следующий ответ:
«координатор и партнеры должны договориться о подходящих им форме
организации
взаимоотношений
для
надлежащего
выполнения
мероприятий… включая вопросы перечисления средств».
2. Требования к софинансированию
Согласно правил программ Темпус – максимальный вклад ЕС в бюджет
проекта Темпус составляет 90% от общей суммы. Оставшиеся 10% бюджета,
понимаемые как софиансирование, покрываются за счет других источников,
отличных от гранта ЕС. (естественно, что Агентству все равно из каких
источников осуществлено софинансирование)
Софинасиование осуществляется по любым статьям бюджета за исключением
накладных расходов.
Размер софиансирования составляет 10% от суммы гранта ЕС. Таким образом,
в случае, если в результате реализации проекта размер гранта, полученный
2
партнером оказался меньше запланированного, то и размер софиансирования
может быть уменьшен пропорционально.
2.1 Форма осуществления софианнсирования
На вопрос «Должны ли средства, относящиеся к софиансированию проходить
через банковский счет проекта» дается следующий ответ: таких требований нет,
хотя такая форма рекомендована. Как уже упоминалось выше – под счетом
проекта подразумевается тот расчетный счет, который указан координатором в
проектной документации. В 99% случаев – это расчетный счет вуза,
выступающего координатором проекта.
2.2 Документы, подтверждающие софинансирование
Требования к документам, подтверждающим софинансирование, такие же как и
к документам, подтверждающим факт осуществления расходов из средств
гранта ЕС.
3
3. Описание статей бюджета проекта Темпус, приемлемых (допустимых) расходов, а также документов,
подтверждающих факт осуществления расходов (как из средств гранта, так и посредством софиансирования).
Статьи затрат
Staff costs –
Расходы на оплату
труда персонала
проекта
Описание того, что относится к данной
статье
Оплата труда сотрудников вуза,
участвующих в проекте, по выполнению
работ, запланированных проектной
документацией.
К работам по проекту относятся следующие
виды деятельности:
- выполнение управленческой работы
(менеджмент проекта, ведение
делопроизводства проекта, ведение
бухгалтерского учета проекта)
- выполнение учебной работы (разработка
учебных планов и программ, разработка
учебно-методических материалов. учебников
и пособий, подготовка к учебным занятиям,
проведение учебных занятий и т.д.);
- системная поддержка и обслуживание онлайн курсов и веб-сайтов;
- расходы на оплату труда персонала,
временно замещающего работников, которые
находятся в командировке по проекту
(только для вузов ЕС);
- специальные услуги, предоставляемые
работниками/студентами (студенты должны
заключить трудовой договор с вузом), в т.ч.
организация и проведение языковых курсов /
курсов по информационным технологиям,
Какие подтверждающие
документы требует ЕС
1) Convention for Staff costs - т.н.
«Соглашение об оплате труда» одностраничный документ по
форме ЕС (на англ. яз-е),
подписанный руководителем вуза и
работником вуза, в котором указана
информация о выполненной работе,
сроках, размере оплаты, а также
источнике оплаты труда (грант ЕС
и/или собственные средства).
2) Time Sheet – т.н. «Табель
времени» - одностраничный
документ по форме ЕС (на англ. язе), подписанный руководителем
вуза и работником вуза, в котором
указана дата, количество
затраченного времени и
наименование вида выполненной
работы.
примечание
Первичные документы
бухгалтерского учета
(расчетный лист) требуются
только в случае, если
работнику начислена
заработная плата по нормам
выше максимально
установленных программой
темпус.
Для Беларуси установлены
следующие максимальные нормы
оплаты труда для следующих
категорий персонала (по МСКЗ):
1) персонал 1 группы занятий – т.н.
законодатели, работники органов
госуправления, общественных
организаций (объединений),
коммерческих и некоммерческих
организаций = 120 Евро в день*;
2) Специалисты-профессионалы в
системе образования = 110 Евро в
день;
3) Специалисты = 90 Евро в день;
4) Работники, занятые подготовкой и
обработкой информации, учетом и
предоставлением услуг потребителям
= 65 Евро в день.
4
Travel costs and
costs of stay –
Командировочные
расходы по проекту
(проезд,
проживание,
питание)
Equipment Расходы на
оборудование
услуги по переводу с/на иностранный язык,
мероприятия по контролю за ходом
реализации проекта.
- Расходы на проезд (авиа, ж.д., автобус,
такси, аренда машины);
- оплата визы;
- оплата штрафа за отказ от выкупа билетов;
- обязательная страховка;
А также:
- расходы на питание;
- проживание (в гостинице);
- местный и общественный транспорт;
- личная или добровольная медицинская
страховка.
Оборудование, непосредственно
необходимое для реализации проекта.
Данная статья включает:
- факсовые аппараты
- копировальные аппараты
- компьютеры и периферия
- программное обеспечение
- оборудование для учебных целей
- видеопроекторы
- видео презентации
- телевизоры;
* в месяце 20 рабочих дней, рабочий
день = 7.5 часов
1) Individual mobility report –
Индивидуальный отчет о
мобильности – одностранич-ный
документ по форме ЕС (на англ. язе), подписанный работником вуза,
принявшим участие в поездке, в
котором указана информация о
сроки командировки, вид
мероприятия, расходы на проезд и
суточные.
2) копии (не оригиналы) билетов,
посадочных талонов, накладные и
квитанции, подтверждающие
осуществленные расходы и др.
1) копии товарных накладных
2) подтверждение приобретения
оборудования на основе тендера с
упоминанием 3 альтернативных
предложений (только в случае, если
стоимость приобретенного
оборудования превышает 25 тыс.
Евро)
Наиболее дешевый вариант
предпочтителен (например
«экономкласс», дискаунтер и
т.д.). Однако, при достаточном
обосновании возможно
приобретение более дорогих
билетов.
В стоимость оборудования не
включается НДС.
Полученное / приобретенное
оборудование должно быть
поставлено на баланс вуза.
данная статья также покрывает расходы на:
- установку коммуникационной связи
(интернет, скайп)
5
- доступ к информационным базам данных
(библиотеки/электронные библиотеки)
- приобретение книг и журналов
- расходные материалы для обеспечения
нормального функционирования
приобретенного оборудования (например
тонер)
- настройку и обслуживание приобретенного
оборудования
- страхование и транспортировку
оборудования, а также его установку
- аренду оборудования (в исключительных
случаях по предварительному согласованию
с агентством)
По данной статье оплачиваются затраты на:
- производство литературы (учебники, книги,
брошюры и т.д.) в том числе в электронном
виде
- копирование и тиражирование любой
печатной продукции и документов
необходимых для достижения целей проекта
- веб-дизайн
Other costs - Прочие По данной статье оплачиваются затраты на:
расходы
- распространение информации (реклама в
СМИ, рекламная продукция и материалы)
- аренда помещений для мероприятий,
направленных на распространение
информации (только с предварительного
Printing and
publishing –
Расходы на
печатание и
публикацию
1) копии товарных накладных
2) подтверждение тендерной
процедуры с упоминанием 3
альтернативных предложений
(только в случае, если расходы
превышают 25 тыс. Евро)
1) накладные, документ по
субподряду, выписки с банковских
счетов
Отчетность по израсходованным
средствам на межпроектный
6
Indirect costs Непрямые
(накладные)
расходы
письменного согласия Агентства)
- аудиты (обязательны для проектов с суммой
бюджета более 750 000 Евро)
- межпроектный коучинг (мероприятия, на
котором встречаются представители 2-х или
нескольких темпус проектов по общей
тематике и обмениваются мнениями и
опытом. Максимальная сумма на
межпроектный коучинг = 2500 Евро. Данные
средства идут на оплату труда и покрытие
командировочных расходов.)
- банковские комиссионные платежи
- субподряды со сторонними организациями
для выполнения особых задач (в
исключительных случаях и в рамках целей
проекта, например: внешняя оценка
выполненных работ по проекту, языковые,
ИТ курсы, услуги по переводу с/на
иностранный язык, услуги по веб-дизайну и
обслуживанию сайта, предоставляемые
сторонними организациями).
Расходы на:
- канцелярские принадлежности
- копирование и тиражирование
- отправку корреспонденции
- пользование интернетом и другими
средствами телекоммуникации
коучинг осуществляется согласно
требований к отечности по статьям
«оплата труда» и
«командировочные расходы»
При сумме субподряда
превышающей 25000 Евро –
подтверждение тендера и 3
альтернативных предложения
Отчетных документов не требуется,
однако, получать должен быть
способным идентифицировать
накладные расходы по реализации
проекта
Доля накладных расходов не
превышает 7% от общей суммы
приемлемых расходов
Софинансирование по данной
статье исключено
А.В.Рытов, начальник ОМПП УМС
7