Организация делопроизводства

Российский бухгалтер, N 6, 2014 год
Вадим Говоров,
эксперт журнала
Организация делопроизводства
Деятельность любого хозяйствующего субъекта независимо от его размеров и
отраслевой направленности всегда тесно связана с огромным количеством документации
самого различного характера. Чтобы иметь возможность оперативно принимать
управленческие решения, от которых порой зависят не только нормальные условия
хозяйствования, но и существование организации в целом, фирма должна разработать
такую технологию организации работы с документами, которая позволила бы ей
обеспечить эффективный режим управления.
Решение этой задачи возможно путем надлежащей организации делопроизводства,
под которым в общепринятом значении понимается деятельность, связанная с
разработкой и оформлением официальных документов, а также с организацией их
движения, учета и хранения. Иначе говоря, делопроизводство фактически включает в себя
документирование, документооборот и хранение документации, связанной с
деятельностью организации. Нужно сказать, что сейчас в нормативной литературе наряду
с понятием "делопроизводство" все чаще используется термин "документационное
обеспечение управления" или так называемое ДОУ. Объяснением тому является активное
развитие компьютерных технологий, используемых, в том числе, и для управленческих
целей, что в свою очередь предполагает использование специальных терминов, которыми
оперируют компьютерные программы и специальная литература. В связи с тем что по
смыслу эти два понятия тождественны, в статье мы будем использовать более привычный
термин "делопроизводство".
Итак, делопроизводство включает в себя процесс создания и оформления
документов и собственно организацию всей дальнейшей работы с ними вплоть до их
уничтожения по истечении сроков их хранения. Как уже было отмечено, нормальное
функционирование деятельности хозяйствующего субъекта можно обеспечить только
посредством взаимоувязанных управленческих документов, состав которых обычно
зависит от масштабов организации, ее структурных особенностей, а также от порядка ее
взаимодействия с другими субъектами: вышестоящими и нижестоящими организациями,
органами законодательной и исполнительной власти, другими хозяйствующими
субъектами и гражданами.
Напомним, что в российском законодательстве понятие документа раскрыто в ряде
федеральных законов. Так, в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 29 декабря
1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" под документом
понимается материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме в виде
текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в
пространстве в целях общественного использования и хранения.
В зависимости от того, в какой сфере человеческой деятельности создаются
документы, они подразделяются на личные и официальные документы. К официальным
относятся документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные
в соответствии с действующим законодательством и удостоверенные надлежащим
образом. К официальным документам относятся управленческие, научные, технические,
производственные и другие виды документов. Особое место среди перечисленных видов
официальных документов занимает управленческая документация, являющаяся
неотъемлемой частью внутреннего устройства любой компании, обеспечивающая
взаимосвязь между структурными подразделениями хозяйствующего субъекта и его
сотрудниками.
Так как управление представляет собой многофункциональный процесс,
включающий в себя распорядительную деятельность, планирование, учет и контроль, то
все управленческие документы фирмы в зависимости от их назначения можно
классифицировать на следующие виды:
- документы регламентационного
инструкции, регламенты и так далее;
характера
-
уставы,
положения,
правила,
- распорядительные документы - приказы, распоряжения, решения, постановления и
так далее;
- накопительные и обобщающие документы (регистры бухгалтерского и налогового
учета, отчеты, акты и прочие);
- документы передачи информации - письма, телеграммы и так далее.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Состав управленческой документации определен Общероссийским классификатором
управленческой документации ОК 011-93 (далее - ОК 011-93), утвержденным
постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года N 299.
Отмечаем, что использование документов в управленческих целях возможно только
при условии того, что они обладают юридической силой (смотрите Приказ Росстандарта
от 17 октября 2013 года N 1185-ст, утвердившего ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").
Общие требования к оформлению документов и основы организации работы с
документами определяются Государственным Стандартом Российской Федерации
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.302003" (далее - ГОСТ 6.30-2003).
Несмотря на то что в пункте 1 ГОСТа 6.30-2003 сказано, что его требования
распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к
Унифицированной
системе
организационно-распорядительной
документации
постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другое
(далее - документы), включенные в класс 0200000 ОК 011-93, по мнению автора, он может
применяться и при составлении иных документов, так как его рекомендации носят
универсальный характер.
ГОСТ 6.30-2003 определяет состав реквизитов документов и требования,
выдвигаемые к их заполнению, а также к форматам применяемых бланков документов,
поэтому создание и оформление документов все организации должны осуществлять с
учетом указанных требований.
Порядок работы с документами зависит от формы организации делопроизводства,
применяемой в компании. Заметим, что различают три формы организации
делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Первый тип предполагает, что все операции по обработке документов производятся
централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе
или у секретаря.
При децентрализованной форме обработка документов распределена между
структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет
однотипный набор операций.
Смешанная форма объединяет первые две, то есть часть работы с документами
производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а часть
функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел,
хранение).
Выбор формы организации делопроизводства зависит от масштабов самой
организации, от наличия в ее составе структурных подразделений и их количества, а так
же от объема документооборота.
В небольших организациях обычно используется централизованная форма, которая,
кстати сказать, является наиболее предпочтительной с точки зрения организации труда
делопроизводственного персонала.
Понятно, что процесс работы с документами в компании должен регулироваться
каким-то регламентом, определяющим порядок и сроки работы с документами. Обычно
для этих целей разрабатывается специальная инструкция по делопроизводству, которая
утверждается руководителем компании.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
При разработке собственной инструкции по делопроизводству организации могут
руководствоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15
июня 2009 года N 477 (далее - Правила делопроизводства).
Заметим, что в Правилах делопроизводства довольно подробно изложены все
процедуры делопроизводства, а именно: порядок приема и регистрации документов,
построения поисковых систем для справочной работы с документами, разработка
номенклатуры дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов,
оформление описей дел, оперативное хранение дел и передача их в архив.
Рассмотрим организацию работы с документами немного подробнее.
Во-первых, следует отметить, что все документы, как поступающие извне, так и
созданные самой организацией, должны быть зарегистрированы.
Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, проходят первичную
обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно регистрационной форме (далее - РКФ) и направляются исполнителям. При приеме
документов проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов.
Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация
документа производится путем проставления на нем специального регистрационного
штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы
документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и
регистрационный номер документа.
Отметим, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида
документа, а именно:
- поступающие документы в организацию регистрируются в день их поступления;
- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания
или утверждения.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя
из информационных потребностей организации может дополняться буквенным или
цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, и
другим. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой
чертой.
Документы, поступившие на имя руководителя, а также без указания конкретного
лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются службой
делопроизводства и только потом направляются руководству или в соответствующее
подразделение компании. Эта процедура проводится с целью распределения поступивших
документов на:
- требующие обязательного рассмотрения руководством компании;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным
исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на
основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы,
адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу делопроизводства,
где в РКФ вносится соответствующая резолюция руководителя, а документ передается на
исполнение. Если входящий документ предназначен для нескольких структурных
подразделений организации, то он тиражируется в необходимом количестве, при этом
ответственному исполнителю направляется подлинник, а остальным - копии.
Единицей учета документов в службе делопроизводства является сам документ с
учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно
на основе принятой в организации системы учета документов. Учет количества
документов может производиться в целом по организации или по ее структурным
подразделениям.
Следует иметь в виду, что документы, поступающие в организацию со стороны и
создаваемые ею самостоятельно, учитываются отдельно. Итоговые данные учета
документов могут оформляться в табличной форме.
Для возможности оперативного поиска необходимых документов служба
делопроизводства должна разработать и утвердить поисковую систему документов.
Понятно, что основой для ее создания является регистрация документов, под которой
понимается запись учетных данных о документе по установленной форме,
свидетельствующая о факте создания, отправления или получения документа.
Эффективность поисковой системы документов обеспечивается путем разработки
специальных справочников, в качестве которых в компаниях обычно используется
номенклатура дел.
Номенклатура дел разрабатывается организацией в обязательном порядке, так как ее
практическое применение непосредственно связано с определением порядка хранения
документов организации. Напоминаем, что требование о хранении документов
организаций в течение определенных сроков выдвигает бухгалтерское и налоговое
законодательство Российской Федерации, а также иные нормативные акты.
Согласно статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О
бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета,
бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат
хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с
правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после
отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие
документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе
средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку
подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не
менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской
(финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные
документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
условия
хранения
При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов
бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета
определяется организацией самостоятельно.
Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации
установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры
Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.
Чуть меньший срок хранения документов установлен Налоговым кодексом
Российской Федерации (далее - НК РФ). В силу подпункта 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ
обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других
документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, налогоплательщик обязан в
течение четырех лет, если иное не предусмотрено данным кодексом.
О том, как составляется и оформляется номенклатура дел, сказано в разделе 3.4
"Номенклатура дел" Основных правил работы архивов организаций, одобренных
решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее - Правила).
Номенклатура дел
организации
в
обязательном
порядке
утверждается
руководителем организации и пересматривается не реже одного раза в пять лет. Заметим,
что номенклатура дел - это документ, который создается в нескольких экземплярах. Как
правило, их четыре: первый хранится в самой службе делопроизводства, второй
используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится в архиве в виде учетного
документа, четвертый передается в государственный архив, в котором данная организация
хранит свою документацию.
Формирование документов в дела производится в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел. Напомним, что порядок формирования дел подробно изложен в
пункте 3.5.5. Правил.
При централизованной форме делопроизводства формированием дел занимается
делопроизводственный персонал, причем методическое руководство при этом, как
правило, осуществляет руководитель архива организации. Если организация является
источником комплектования государственного или муниципального актива, то
руководство может осуществляться и сотрудником государственного хранилища.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в
отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года; исключение
составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в организации и иные подобные документы.
- дело должно содержать не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4
см.
С момента заведения дела и до его передачи в архив дела хранятся в месте их
формирования, ответственность за их хранение при этом несут руководители структурных
подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство. Завершенные дела
постоянного и долговременного хранения хранятся в месте формирования в течение трех
лет, после чего сдаются в архив.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя
службы делопроизводства и только под расписку. На выданное дело заводится картазаместитель, в которую вносятся следующие сведения: наименование подразделения,
индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, кроме того, в
карте предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений
на срок не более одного месяца, после чего дело должно быть возвращено на место его
хранения.