2. Инструкция по внедрению АБИС &quot

Министерство образования Российской Федерации
Барнаульский государственный педагогический университет
Утверждаю
Ректор БГПУ
_________________ В.М.Лопаткин
"____"_______________ 2004 г.
Инструкция по внедрению АБИС
«РУСЛАН» в НБ БГПУ
Проректор по инновациям и
информационным технологиям
_________________ С.Д.Каракозов
"____"_______________ 2004 г.
Директор НПБ
_______________ В.А.Климентьева
"____"_______________ 2004 г.
2004 г.
1. Общая часть.
1.1. Организация работы по созданию, ведению, редактированию и
администрированию ЭК осуществляется в рамках АИБС
"РУСЛАН". Благодаря своей сетевой структуре, т. е. делению на
законченные модули, взаимодействующие по сети, система
является масштабируемой, позволяющей организовать работу на
одном компьютере, в локальной сети, в глобальной сети.
1.2. АБИС “Руслан” построена по технологии “клиент-сервер”
типа сервер приложений и состоит из трех частей: клиентской,
серверной и сервера баз данных.
1.3. АБИС “Руслан” обеспечивает локальную автоматизацию всех
основных библиотечных процессов.
1.4.Система
полноценно
поддерживает
обработку
библиографических и авторитетных записей в формате RUSMARC
со всеми возможностями и особенностями формата, заложенными
его разработчиками, включая механизмы связывания записей,
автоматической трассировки ссылок, подключения авторитетных
файлов, настраиваемые таблицы значений индикаторов и подполей,
контроль структурной и логической целостности записи и многое
другое. Это позволяет качественно создавать свои записи и
эффективно использовать базы данных библиографических и
авторитетных записей ведущих российских библиографирующих
агентств.
2. Задачи внедрения АИБС «РУСЛАН»
2.1. Формирование новых принципов обеспечения учебновоспитательного процесса литературой и информацией;
2.2. Построение
новой
системы
информационнобиблиографического обслуживания читателей по мере
завершения внедрения АБИС «РУСЛАН» и новых электронных
технологий;
2.3. Создание более полной версии электронного каталога
библиотеки;
2.4. Развитие информационно-компьютерных технологий;
2.5. Получение максимально широкого доступа к ресурсам
мирового информационного пространства, обучение читателей
профессиональному пользованию ими;
2.6. Повышение информационной культуры студентов, в том
числе привитие навыков самостоятельной работы в библиотеке.
Для решения этих задач предполагается:
- внедрение нового оборудования во всех подразделениях
библиотеки;
- увеличение объема информации баз данных;
- решение многих технических задач, связанных с обменом
имеющейся информацией и интеграцией в единое
информационное пространство.
3.Основные компоненты и технологические процессы АБИС
Внешние АБИС, БД
Ввод
данных
Сбор данных
Обработка данных
Банк данных
Хранение, обновление,
поддержка данных
Поиск информации
Запросы
пользователей
Электронная
книговыдача
Формирование выходных
форм
Анализ полученных
данных
Принятие решений
АИБС “РУСЛАН” осуществляет:
- создание и ведение электронного каталога;
- формирование и печать выходных форм;
- поиск по различным полям и различным критериям;
- учет книговыдачи;
- комплектование;
- возможность применения штрихкодовой технологии;
- подключение полнотекстовых документов;
- ведение баз данных читателей;
- доступ через Интернет;
- администрирование;
- разграничение прав доступа.
АРМ комплектования/каталогизации
 Современный настраиваемый дружественный интерфейс
пользователя
 Традиционные функции комплектования/списания единиц
хранения, проводка счетов
 Формирование типовых выходных форм в формате MS Excel
(инвентарные книги, книга суммарного учета, копии счетов)
 Контроль стадий обработки документов по отделам
 Ведение баз данных библиографических и авторитетных
записей в любом формате семейства MARC (RUSMARC,
UNIMARC, MARC21, "свой-MARC")
 Быстрая настройка формата записи на нужды конкретной
организации (состав полей, свойства полей/подполей,
форматы значений, списки и наборы значений, справочники и
мн. др.)
 Создание MARC записей с использованием шаблонов, заранее
подготовленных пользователем с помощью инструментальных
средств АРМа
 Возможность каталогизации любых видов документов,
включая нетрадиционные (аудио, видео, электронные ресурсы,
ноты и т.д.) в соответствии со спецификацией формата и
пользовательскими настройками
 Система контекстной помощи по формату редактируемой
записи
 Технология быстрого копирования подобных записей
(аналитика, периодика)
 Специальная технология выявления "подозрительных на
дублетность" описаний
 Ведение справочников по любым элементам описания
 Взаимодействие с источниками библиографических и
авторитетных данных в форматах семейства MARC,
доступных по протоколу Z39.50 с контролем прав доступа по
категориям пользователей
 Удобный интерфейс поисковой формы, функции простого и
сложного поиска, уточнение запросов, сохранение результатов
поиска в формате RTF по шаблону пользователя
 Сохранение
поисковых
запросов
для
повторного
использования
 Одновременное выполнение нескольких поисковых запросов
 Копирование с автоматическим конвертированием записи в
требуемый формат семейства MARC с возможностью
последующей
проверки
и
редактирования
(USMARC<=>RUSMARC). По желанию заказчика возможно
подключение дополнительных модулей конвертирования
любых MARC форматов
 Универсальная служба печати АРМа может использоваться
для вывода на печать и сохранения в форматах MS Word и MS
Excel
любых
требующихся
конкретной
библиотеке
документов (различных каталожных карточек, списков,
инвентарей и пр.), производится их настройка с учетом
специфики организации, создаются новые шаблоны для всех
необходимых организации документов
 Автоматическое формирование бюллетеня новых поступлений
Таким образом, в АРМЕ Комплектование/ Каталогизация можно
осуществлять следующие процессы:
 текущий и ретроспективный ввод литературы;
 заимствование записей из ЭК других библиотек;
 ведения БД Трудов ученых БГПУ текущего и
ретроспективного периодов;
 регистрации периодических изданий через БД подписки
периодических изданий;
 аналитической росписи журналов;
 отражение электронных ресурсов в ЭК БГПУ;
 формирование автоматизированной КСУ.
АРМ Читатель, АРМ Книговыдача
На WWW сервере библиотеки развернут АРМ читателя, со
встроенной помощью пользователям и возможностью проводить
поиск в 3-х режимах:
только поиск,
поиск и заказ,
контроль над заказами.
У пользователей появится возможность видеть в электронном
каталоге оперативную информацию о новых изданиях в режиме online . Предусмотренная “обратная связь” с потребителями
информации позволяет постоянно совершенствовать существующую
систему помощи к электронному каталогу.
На абонементе будет установлен АРМ Книговыдача с внедренной
БД читателей. Процесс автоматизированной книговыдачи
планируем внедрить в работу абонемента во второй половине 2004 г.
 Регистрация, перерегистрация читателей
 Использование расширенных сведений о читателе, включая
фото, адрес электронной почты и др.
 Прием/выдача и учет выданной пользователю литературы и
сделанных им заказов с использованием технологии штрихкодирования читательских билетов и единиц хранения
 Автоматическое получение информации о местонахождении и
наличии свободных экземпляров документа
 Возможность одновременной работы как по традиционной
технологии заказа с использованием бумажного читательского
требования, так и электронного заказа через Интернет с
помощью АРМа читателя
 Оперативное и отложенное выполнение заказа
 Ведение электронных очередей на литературу
 Контроль сроков выдачи, индикация должников и
просроченных заказов
 Автоматическое оповещение должников и ожидающих
возврата книги по электронной почте
 Получение сводных оперативных данных о выданных книгах,
текущих заказах, пользователях по различным поисковым
критериям
 Работа с книгами в читальном зале
 Учет перемещения книг по сиглам хранения
 Технология
постепенного
штрих-кодирования
единиц
хранения
 Сбор статистических данных о частоте заказа книг.
АРМ МБА
Для полной автоматизации технологических процессов библиотеки
мы приобрели системный модуль АБИС “Руслан” — АРМ МБА,
который предоставит возможность:
 поиска библиографических описаний документов в
электронных каталогах библиотек, предоставляющих
доступ по протоколу Z39. 50;
 заказа услуг МБА по найденным библиографическим
описаниям;
 обработки входящих и исходящих заказов по МБА;
 обслуживания
заказов
на
электронную
доставку
документов.
АРМ администратора системы
 Все функции необходимые для поддержания серверной части
системы в рабочем состоянии
 Конфигурирование параметров Z39.50 сервера и сервера баз
данных
 Учет пользователей системы
 Управление правами доступа пользователей к базам данных
каталога
 Заведение и поддержка баз данных каталога (наименования,
префиксы ключей, форматы записей, точки доступа)
 Сбор и анализ различных статистических данных по всем
операциям
 Просмотр истории работы любого пользователя с сервером (с
точностью до операции)
4. СТРУКТУРА ЭК
4.1. ЭК библиотеки на основе АИБС «РУСЛАН» будет организован
как единый каталог и включать базы данных по отдельным видам
документов:
 «Основной каталог»,
 «Периодика_подписка»,
 «Периодические издания»,
 «Краеведение»,
 «Заказ»,
 «Труды ученых» и др.
5. ТЕХНОЛОГИЯ ВЕДЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭК
Организация работы по созданию, ведению, редактированию и
администрированию ЭК осуществляется в рамках АИБС "Руслан».
5.1. Создание и эксплуатация ЭК библиотеки строится на
следующих
основных
принципах:
-открытый характер системы по составу используемых технических
средств и программного обеспечения;
-одноразовая каталогизация и многоразовое использование
библиографических описаний отечественных и зарубежных изданий
на базе массивов отечественных и зарубежных центров –
генераторов
библиографической
информации;
-использование во внутреннем формате системы стандартных
коммуникативных форматов и наличие конвекторов для импорта и
экспорта библиографических данных;
-построение системы теледоступа к ЭК основывается
использовании сети Интернет, протоколов http и Z 39.50;
на
-обеспечение поиска информации в библиографических базах
данных осуществляется по автору (индивидуальному и
коллективному), заглавию, предметным рубрикам, индексам ББК,
ключевым словам, названию серий, месту издания, дате издания,
инвентарному
номеру,
месту
хранения
документа,
регистрационному номеру (для ГОСТов), ISBN, ISSW, языку
издания, виду документа и другим признакам.
5.2. Работа с ЭК включает основные технологические процессы:
- заказ литературы;
- первичная обработка в отделе комплектования;
- оформление подписки;
- каталогизация документов;
- многоаспектный библиографический поиск в ЭК;
- формирование выходных форм (КСУ, инвентарная книга, акты о
поступлении, списании литературы, формуляр, карточка, указатель).
5.3. Многоаспектный тематический поиск с помощью ключевых
слов предусматривает использование метода координатного
индексирования
документов.
5.4. Результаты поиска в ЭК потребитель может посмотреть на
экране монитора, распечатать на принтере или записать на дискету в
виде списка документов, библиографической карточки, реферата
или полного текста документа, аудиовизуального материала и т.п.
5.5. Алгоритм информационного поиска предусматривает
возможность как по всему ЭК одновременно или выборочно по
одной или нескольким базам данных.
Составитель: зав. отделом автоматизации
Утверждено на заседании Методического Совета
НПБ БГПУ
Протокол № 3 от 6.05.2004 г.
Председатель
Методического
Совета
В.А.
Климентьева
Злобина Т.Н.