ER Pharma - ISBTechno

ER Pharma
Авансовые
отчеты/путевые листы
Аутсорсинг. Консалтинг. Индивидуальные решения для бизнеса
Общие сведения о системе
ER Pharma является системой, предназначенной для автоматизации заполнения
авансовых отчетов, а также других документов по учету затрат: маркетинговые акты,
путевые листы. Система ER Pharma нацелена на упрощение процесса формирования
отчетных документов сотрудниками Компании, вывода готовых документов на печать,
а также последующего анализа данных по расходам.
В системе ER Pharma реализованы все необходимые функции в сочетании с
удобным графическим интерфейсом.
Функционал системы ER Pharma
Система ER Pharma позволяет решать следующие задачи:
1.
Автоматизировать внесение данных по авансовым отчетам/путевым
листам/маркетинговым актам
2.
Осуществлять дисциплинарный контроль за заполнением ежемесячной
финансовой отчетности сотрудников
3.
Загружать и хранить скан-копии документов (чеки, накладные и т.д.) с
возможностью их редактирования и выводу на печать
4.
Автоматически формировать заполненную печатную форму документа с
последующим выводом на печать
5.
Ускорять проверку отчетов для бухгалтеров
6.
Анализировать данные
Ключевые преимущества
ER Pharma для бизнеса
Ключевые преимущества ER Pharma для Бизнеса
1. Максимальное снижение вероятности проявления “человеческого
фактора”
a.
Автоматическая генерация печатной формы с заполнением всей необходимой информации достаточно нажать на кнопку“Печатная форма”;
b.
Контроль и согласование правильности заполнения АО непосредственными руководителями
сотрудников;
c.
Автоматический контроль сроков на заполнения АО, а также рассылка напоминаний и
уведомлений сотрудникам;
d.
Общее повышение дисциплины сотрудников в плане правильности и своевременности
оформления авансовых отчетов;
e.
Снижение налоговых рисков, которые могут теоретически возникать за счет некорректного и
несвоевременного предоставления данных для налогового учета из-за ошибок и потери
времени на их исправление.
Ключевые преимущества ER Pharma для Бизнеса
2.
Встроенная аналитика
Заказчик получает возможность не только автоматизировать процесс отчетности, но
подробно анализировать полученную информацию. Доступный анализ в системе:
a.
b.
3.
активности сотрудников Компании в заполнении АО в любом разрезе
динамика расходования денежных средств Компании, а также P&L анализ.
Экспорт данных в нужном формате для загрузки в любую
учетную систему Заказчика
a.
Выгрузка в виде файлового отчета в MS Excel (.XLS, .XLSX, .CSV, .TXT, .XML )
a.
Прямая выгрузка информации из системы в базу данных учетной системы
Ключевые преимущества ER Pharma для Бизнеса
4.
Хранение отчетных документов в электронном виде
a.
b.
c.
Постоянное хранение АО за весь период времени работы в системе
Постоянное хранение электронных скан-копий отчетных документов
Возможность размещения скан-копий документов на листах формата А4 в электронном виде
с последующим выводом на печать
5.
Возможное снижение затрат Компании на лишние пересылки
документов вследствие ошибок сотрудников при их заполнении
– экономия средств и времени
6.
Мобильность
Основой предлагаемого решения являются web-технологии, что обеспечивает доступность
системы из любой точки Мира, где есть доступ в Интернет. Работа возможна через любого
местного Интернет-провайдера (кабельное подключение, 3G/4G, Wi-Fi и т.п) и оборудования
(любой ПК, планшет, мобильное устройство).
Ключевые преимущества ER Pharma для Бизнеса
7.
Гибкость и простота в использовании
Предлагаемое решение имеет модульную структуру, что позволяет Заказчику выбирать,
какой именно функционал ему необходим для работы. Мы предлагаем SaaS и On-Site решения в
зависимости от пожеланий Заказчика.
8.
Возможность интеграции с корпоративным каталогом Microsoft
Active Directory (актуально для крупных компаний)
Пользователь использует свою привычную рабочую учетную запись в работе с системой, а
также появляется возможность автоматически изменять данные о сотрудниках в системе (ФИО,
должность, иерархия подчинения, и т.п.)
9.
Разумная цена
Мы используем гибкий подход к формированию ценового предложения исходя из реальных
потребностей Заказчика и применяем прогрессивную шкалу скидок.
Немного статистики
Статистика по активностям сотрудников до и после внедрения системы на примере
одного из заказчиков (внедрение – май 2013г.):
Заполнение авансовых отчетов
в ER Pharma
ER Pharma - авансовые отчеты
В системе ER Pharma для заполнения авансовых отчетов существует следующее
разграничение ролей пользователей в зависимости от должности:
1.
Сотрудник – может заполнять АО, просматривать все свои отчеты, а также
выводить отчеты на печать.
2.
Руководитель – может заполнять АО, просматривать все свои отчеты и отчеты
подчиненных, созданные ранее, выводить отчеты на печать,
согласовывать/отклонять АО, предоставляемые подчиненными.
3.
Бухгалтер - может заполнять АО, просматривать отчеты всех сотрудников
Компании, выводить отчеты на печать, согласовывать/редактировать АО,
выгружать информацию в ERP
ER Pharma - авансовые отчеты
Подчиненный
Руководитель
Создает, сохраняет,
редактирует,
отправляет АО на
согласование,
распечатывает и
отправляет по почте
одобренный АО
Бухгалтер
Одобряет/отклоняет
АО подчиненных,
отправляет
одобренный АО
бухгалтеру
Изменения в отчете
запрещены!
Редактирует, проводит
одобренный
руководителем АО,
снимает блокировки на
повторное создание АО
ER Pharma - авансовые отчеты
При входе в раздел “Авансовые отчеты” пользователь попадает в подраздел
“Мои отчеты”, где ему доступны все созданные ранее отчеты:
ER Pharma - авансовые отчеты
Поле “Загрузка скан-копий документов” – загрузка в систему электронных
копий закрывающих документов и их постоянное хранение. Файлы разрешено
сохранять в следующих форматах:
a.
b.
c.
d.
e.
.PDF
.JPG/.JPEG
.BMP
.PNG
.TIF/.TIFF
ER Pharma - авансовые отчеты
Заполненный АО экспортируется в формате MS Excel в виде унифицированной
формы:
ER Pharma - авансовые отчеты
Базовые опции, доступные руководителям:
a)
Одобрение АО руководителем и его автоматическая отправка на согласованию бухгалтеру;
b)
Одобрение АО руководителем, но с указанием комментариев/замечаний;
c)
Отклонение АО руководителем с обязательным указанием причины отклоения – см.
следующий слайд
ER Pharma - авансовые отчеты
Базовые опции, доступные бухгалтерам:
a.
b.
c.
Финальное одобрение АО бухгалтером, после чего отчет уже не подлежит никаким
дальнейшим изменениям;
Внесение корректировок бухгалтером с сохранением истории изменений в отдельном
документе
Финальное одобрение АО бухгалтером после внесения корректировок
ER Pharma - авансовые отчеты
Согласно алгоритму согласования и одобрения АО сотрудникам автоматически
отправляются почтовые уведомления с различной информацией. Ниже – примеры
таких сообщений:
ER Pharma - авансовые отчеты
Функция “Экспорт в ERP” позволяет бухгалтеру и руководителям выгружать
данные из любых АО в формат MS Excel для любой учетной системы предприятия (в
данном примере это специализированная форма выгрузки в SAP):
ER Pharma - авансовые отчеты
“Справочники” - позволяют просматривать, редактировать, выгружать
информацию по сотрудникам, статьям расходов, блокировкам и т.п.:
ER Pharma - авансовые отчеты
В системе предусмотрена возможность управления блокировками отчетов
сотрудников (если сотрудник не соблюдает регламент сдачи отчета – для него после
определенной даты блокируется возможность создать новый документ за текущий
отчетный период):
Создание маркетинговых актов
в ER Pharma
ER Pharma – маркетинговые акты
В системе ER Pharma предусматривается отдельный модуль для создания
маркетинговых актов на основе данных из авансовых отчетов. Такие документы могут
быть необходимы для дополнительного контроля расходования средств по
маркетинговому бюджету.
ER Pharma – маркетинговые акты
Форма для ввода данных по расходам на маркетинговые мероприятия для
формирования маркетингового акта:
ER Pharma – маркетинговые акты
Все маркетинговые акты можно просмотреть общим списком и при
необходимости Изменить/Вывести печатную форму/Удалить:
Заполнение путевых листов
в ER Pharma
ER Pharma – путевые листы
Функциональный блок “Путевой лист” является обязательной частью
авансового отчета (АО) для всех сотрудников, которые ездят на автомобилях по
служебной необходимости и получают компенсацию расходов на топливо и
обслуживание автомобиля.
ER Pharma – путевые листы
1.
2.
3.
Начальные показания одометра автоматически переходят из предыдущего отчета. Система
подсказывает количество километров, которое нужно распределить по остальным дням отчетного
периода
По каждому автомобилю сотрудника заполняется отдельный путевой лист.
Даже, если не было расходов по автомобильному топливу, система требует заполнение «нулевого»
маршрутного листа.
ER Pharma – путевые листы
1.
Если к сотруднику привязано несколько автомобилей, то после заполнения первого система
автоматически предложит ему заполнить путевой лист по следующему автомобилю.
Заполнение путевых листов по каждому автомобилю сотрудника обязательно.
2.
После проверки путевого листа сотрудник получает возможность вывести документ на
печать:
ER Pharma – путевые листы
Для функционала заполнения путевых листов в системе предусматривается
ведение всех необходимых служебных справочников:
ER Pharma – путевые листы
Система ER Pharma позволяет автоматически загружать данные из готовых
отчетов топливных компаний для последующей сверки данных:
Выгрузка данных и аналитика
в ER Pharma
Аналитика в ER Pharma – конструктор отчетов
Система позволяет выгружать информацию для последующего анализа
различными способами.
Первый вариант - специальный конструктор выгрузки данных:
Аналитика в ER Pharma – встроенные графические отчеты
Второй вариант – представление информации в графическом виде:
Аналитика в ER Pharma – сводные отчеты в MS Excel
Третий вариант - сводные аналитические отчеты в MS Excel для подробного
анализа:
Благодарим за внимание!
С уважением,